Introducción a las expresiones

Puede usar expresiones para una amplia gama de tareas de Microsoft Office Access 2007, como realizar cálculos matemáticos, combinar o extraer texto o validar datos. En este artículo se proporciona información básica acerca de las expresiones: cuándo usarlas, en qué se asemejan a las fórmulas de Microsoft Office Excel y cuáles son sus componentes.

En este artículo

Información general sobre las expresiones

¿Por qué usar expresiones?

Comparación entre expresiones de Access y fórmulas de Excel

Componentes de una expresión

Ejemplos de expresiones

Información general sobre las expresiones

Una expresión es la combinación de uno o más de los siguientes elementos: procedimiento Function integradas o definidas por el usuario, identificador (expresiones), operador y constante que dan como resultado un único valor.

Componentes de una expresión

Por ejemplo, la siguiente expresión contiene estos cuatro elementos:

=Suma([Precio de adquisición])*0,08

En este ejemplo, Suma() es una función integrada, [Precio de adquisición] un identificador, * un operador matemático y 0,08 una constante. Esta expresión puede usarse en un cuadro de texto en un pie de página de formulario o de informe para calcular los impuestos asociados a un grupo de artículos.

Las expresiones pueden ser mucho más complejas o sencillas que en el ejemplo anterior. Por ejemplo, esta expresión Boolean consta sólo de un operador y una constante:

>0

Esta expresión devuelve Verdadero cuando se compara con un número mayor que 0 y devuelve Falso cuando se compara con un número menor que 0. Puede usar esta expresión en la propiedad Regla de validación de un campo de control o tabla para garantizar que sólo se especifiquen valores positivos.

En Access, las expresiones se usan en muchos lugares para realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos. Todas las tablas, consultas, formularios, informes y macros tienen propiedades que aceptan una expresión. Por ejemplo, puede usar expresiones en las propiedades Origen del control y Valor predeterminado de un control. También puede usar expresiones en la propiedad Regla de validación del campo de una tabla. Además, al escribir código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) para un procedimiento de evento o un módulo, se suelen usar expresiones similares a las que se usan en un objeto de Access, como una tabla o consulta.

Nota   Para obtener más información acerca de los componentes de una expresión, vea la sección Componentes de una expresión, más adelante en este artículo.

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¿Por qué usar expresiones?

En Access, puede usar expresiones para llevar a cabo lo siguiente:

  • Calcular valores que no existen directamente en los datos. Puede calcular valores de campos de consulta y controles en formularios e informes.

  • Establecer un valor predeterminado para un campo de tabla o para un control en un formulario o informe. Estos valores predeterminados aparecen siempre que abre una tabla, un formulario o un informe.

  • Crear una regla de validación. Las reglas de validación controlan los valores que los usuarios pueden escribir en un campo o control.

  • Especificar criterios para una consulta.

Una de las formas más habituales de usar expresiones en Access es calcular los valores que no existen directamente en los datos. Por ejemplo, puede crear una columna en una consulta que calcule el total de un elemento de línea y, a continuación, incluir dicho valor en un formulario o informe. Una columna de una consulta producto de este tipo de cálculo se llama campo calculado. Por ejemplo, la siguiente expresión de una consulta calcula los totales de los elementos de línea y les aplica un descuento:

PrecioAmpliado: CMoneda([Detalles de pedido].[Precio]*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100

Esta expresión asigna a la columna resultante, o campo calculado, el nombre PrecioAmpliado.

No se puede crear un campo de tabla que calcule automáticamente su propio valor. De ser necesario, puede usar un campo de tabla para almacenar los resultados de un cálculo realizado en otra parte (por ejemplo, en una consulta o en un formulario). Sin embargo, a menos que exista una razón concreta para ello, resulta más eficaz almacenar solo los valores requeridos para realizar el cálculo y, a continuación, calcular los resultados en cuanto los necesite.

Por ejemplo, suponga que tiene que calcular el importe total en dólares de un elemento de línea en una factura. En vez de almacenar el total del elemento de línea en la base de datos, puede calcularlo a medida que sea necesario desde otros dos elementos almacenados en la misma base de datos: cantidad y precio. En un control de cuadro de texto en el informe de factura, use la siguiente expresión para calcular el valor:

=CMoneda([Cantidad]*[Precio])

Esta expresión multiplica la cantidad por el precio, y después aplica la función de conversión de moneda (CMoneda) para convertir el resultado at tipo de datos de moneda. También puede calcular un descuento para cada pedido.

Puede crear un campo calculado cada vez que necesite calcular o realizar operaciones en los datos de dos o más campos de tabla. Por ejemplo, muchas tablas almacenan nombres y apellidos en distintos campos. Si desea combinar estos nombres y apellidos y a continuación mostrarlos en un solo campo, puede crear un campo calculado en una consulta. Como se mencionó anteriormente, crear este tipo de campo calculado directamente en una tabla puede parecer lógico, pero las tablas no admiten este tipo de operación. No proporcionan un campo o propiedad en donde agregar la expresión necesaria.

Un campo calculado que combinara nombres y apellidos tendría el siguiente aspecto: [Nombre] & " " & [Apellidos]. En este caso, los símbolos de unión (&) combinan el valor del campo Nombre, un carácter de espacio (el espacio entre comillas) y el valor del campo Apellidos.

También puede usar expresiones en Access para proporcionar un valor predeterminado a un campo de una tabla o a un control. Por ejemplo, para establecer que el valor predeterminado de un campo de datos sea la fecha actual, escriba Fecha() en el cuadro de propiedades Valor predeterminado de dicho campo.

Además, puede usar una expresión para definir una regla de validación. Por ejemplo, puede usar una regla de validación en un control o campo de tabla para exigir que la fecha indicada fuera mayor o igual a la fecha actual. Para lograrlo, establezca el valor en el cuadro de propiedad Regla de validación en >= Fecha().

Por último, puede usar una expresión para establecer criterios de consulta. Por ejemplo, suponga que desea ver las ventas de productos pertenecientes a pedidos enviados dentro de un determinado período de tiempo. Puede especificar criterios para definir un intervalo de tiempo, y Access solo devolverá las filas que coincidan con estos criterios. Por ejemplo, la expresión podría asemejarse a la siguiente:

Entre #1/1/2007# y #31/12/2007#

Cuando agregue los criterios a la consulta y, a continuación, ejecute la consulta, se devolverán sólo los valores que coincidan con las fechas especificadas.

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Comparación entre expresiones de Access y fórmulas de Excel

Las expresiones de Access se asemejan a las fórmulas de Excel en que ambas usan recursos similares para producir un resultado. Tanto las fórmulas de Excel como las expresiones de Access contienen uno o más de los siguientes elementos:

  • Identificadores    En Excel, los identificadores son los nombres que identifican celdas específicas o intervalos de celdas en un libro, como A1, B3:C6 u Hoja2!C32. En Access, los identificadores son los nombres de los campos de una tabla (como [Contactos]![Nombre]), los controles de formularos o informes (como Formularios![Lista de tareas]![Descripción]) o las propiedades de estos campos o controles (como Formularios![Lista de tareas]![Descripción].AnchoDeColumna).

  • Operadores    Tanto en Access como Excel, se usan operadores para comparar valores o realizar cálculos simples en los datos. A modo de ejemplo pueden citarse los signos + (más) o - (menos).

  • Funciones y argumentos    En Access y Excel se usan funciones y argumentos para llevar a cabo tareas que no pueden realizarse únicamente mediante operadores; por ejemplo, se puede calcular el promedio de los valores de un campo o convertir los resultados de un cálculo a un formato de moneda. Entre estas funciones pueden citarse SUMA y DESVEST. Los argumentos son valores que proporcionan información a las funciones. Access y Excel ofrecen muchas funciones entre las cuales elegir, pero los nombres de funciones similares a veces difieren según el programa. A manera de ejemplo, la función MEDIA de Excel se corresponde con la función Promedio de Access.

  • Constantes    En Access y Excel, las constantes son valores que no cambian: por ejemplo, cadenas de texto o números no calculados por medio de una expresión.

Las expresiones de Access usan operadores y constantes similares a los que se aplican en las fórmulas de Excel, pero distintos identificadores y funciones. Puede usar una fórmula de Excel en un único lugar: una celda perteneciente a un libro. Sin embargo, puede usar una expresión de Access en muchas partes para realizar un amplio espectro de tareas, incluyendo:

  • Crear controles calculados en formularios e informes

  • Crear campos calculados en consultas

  • Usar las expresiones como criterios en consultas

  • Validar los datos que se escriben en un campo, control o formulario

  • Agrupar los datos en informes

Puede usar una expresión de Access o una fórmula de Excel para calcular valores numéricos de fecha y hora con operadores matemáticos. Por ejemplo, para calcular un precio con descuento para un cliente, es posible aplicar la fórmula de Excel =C2*(1-D2) o la expresión de Access = [Precio]*(1-[Descuento]).

También se puede usar una expresión de Access o fórmula de Excel para combinar, dividir o manipular cadenas de diversas formas mediante operadores. Por ejemplo, la fórmula de Excel citada a continuación permite combinar un nombre y un apellido en una misma cadena: =D3 & " " & D4 , mientras que con la expresión de Access = [Nombre] & " " & [Apellidos] se obtendrían resultados análogos.

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Componentes de una expresión

Las expresiones pueden constar de identificadores, operadores, funciones y argumentos, constantes y valores. En las siguientes secciones se describen estos componentes en mayor profundidad. Los ejemplos incluidos también proporcionan una breve descripción de la sintaxis usada en las expresiones.

Identificadores

Un identificador es el nombre de un campo, propiedad o control. Se usan identificadores en una expresión para hacer referencia al valor asociado a un campo, propiedad o control. Por ejemplo, considere la expresión = [FechaRequerida]-[FechaEnvío]. Esta expresión resta el valor del campo o control FechaEnvío del valor del campo o control FechaRequerida. En esta expresión, FechaRequerida y FechaEnvío funcionan como identificadores.

Operadores

Access admite gran variedad de operadores, incluyendo operadores aritméticos comunes como +, -, * (multiplicación) y / (división). También se pueden usar operadores de comparación como < (menor que) o > (mayor que) para comparar valores, operadores de texto como & y + para concatenar (combinar) texto, operadores lógicos como Not y And para determinar valores verdaderos o falsos, y otros operadores exclusivos de Access.

Funciones y argumentos

Las funciones son procedimientos integrados que se pueden usar en las expresiones. Las funciones se usan para realizar una amplia variedad de operaciones, como el cálculo de valores, la manipulación de texto y fechas y el resumen de datos. Por ejemplo, una función que se usa frecuentemente es la de Fecha, que devuelve la fecha actual. Puede aplicar la función Fecha en muchos contextos, como por ejemplo en una expresión que establezca el valor predeterminado de un campo en una tabla. Así, siempre que alguien agregue un nuevo registro, el valor del campo corresponderá a la fecha actual de forma predeterminada.

Algunas funciones necesitan argumentos. Un argumento es un valor que proporciona una entrada a la función. Si una función necesita más de un argumento, éstos deben separarse con una coma. Considere la función Fecha en la siguiente expresión a manera de ejemplo:

=Formato(Fecha(),"mmmm d, yyyy")

En este ejemplo se usan dos argumentos. El primero es la función Fecha(), la cual devuelve la fecha actual. El segundo ("mmmm d, yyyy"), separado del primero por una coma, consta de una cadena de texto para explicarle a la función Formato cómo darle formato al valor de fecha devuelto. Recuerde que la cadena de texto debe escribirse entre comillas. Esta expresión muestra que a menudo se puede usar el valor devuelto por una función como argumento de otra. En este caso, Fecha() funciona como un argumento.

Encontrará vínculos para obtener más información acerca de las funciones y la sintaxis de las expresiones en la sección Vea también .

Constantes

Una constante es un elemento cuyo valor no cambia durante la ejecución de Access. Las constantes Verdadero, Falso y Nulo se usan a menudo en expresiones. También pueden definirse constantes propias en código VBA para aplicarlas en procedimientos de VBA. VBA es el lenguaje de programación que usa Access.

Nota   No pueden usarse constantes de VBA en las funciones personalizadas que usa en expresiones. Por ejemplo, VBA tiene constantes para los días de la semana: vbSunday representa el domingo, vbMonday el lunes, y así sucesivamente. Cada una de estas constantes se corresponde con un valor numérico. Por ejemplo, el valor numérico de vbSunday es 1, y el de vbMonday es 2. No se pueden usar estas constantes en una función personalizada a la que se llama desde una expresión. En ese caso, se deben usar los valores numéricos.

Valores

Pueden usarse valores literales en las expresiones, como el número 1.254 o la cadena "Escriba un número entre 1 y 10". También puede usar valores numéricos, que pueden constar de una serie de dígitos, incluyendo un signo y coma decimal de ser necesario. En caso de que falte el signo, Access supone que se trata de un valor positivo. Para convertir un valor positivo en uno negativo, incluya el signo menos (-). También se puede usar notación científica. Para ello, incluya "E" o "e" y el signo del exponente (por ejemplo, 1,0E-6).

Al usar cadenas de texto como constantes, escríbalas entre comillas para que Access pueda interpretarlas correctamente. En algunos casos Access colocará por sí mismo las comillas antes y después del texto. Por ejemplo, cuando se escribe texto en una expresión para una regla de validación o criterios de consulta, Access coloca automáticamente las cadenas de texto entre comillas.

Por ejemplo, si escribe el texto París, Access muestra "París" en la expresión. Si desea que una expresión produzca una cadena entre comillas, incluya la cadena entre comillas simples (') o entre tres pares de comillas dobles ("). Por ejemplo, las siguientes expresiones son equivalentes:

Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = ' "París" '

Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = " " "París" " "

Para usar valores de fecha y hora, escriba los valores entre signos de número (#). Por ejemplo, #3-7-07#, #7-Mar-07# y #Mar-7-2007# son todos valores válidos de fecha y hora. Cuando Access encuentra un valor válido de fecha y hora escrito entre caracteres #, automáticamente interpreta dicho valor como un tipo de datos de fecha y hora.

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Ejemplos de expresiones

La tabla siguiente muestra algunas expresiones de Access de ejemplo y cómo se usan normalmente:

Expresión

Finalidad

=[FechaRequerida]-[FechaEnvío]

Calcula la diferencia entre los valores de fecha de dos controles de cuadro de texto (denominados FechaRequerida y FechaEnvío) de un informe.

Fecha()

Establece en la fecha actual el valor predeterminado de un campo de tabla con el tipo de datos Fecha/Hora.

PrecioAmpliado: CMoneda([Detalles de pedido].Precio*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100

Crea un campo calculado denominado PrecioAmpliado en una consulta.

Entre #01/01/07# y #31/12/07#

Especifica los criterios para un campo de fecha y hora en una consulta.

=[Subformulario Pedidos].Formulario!SubtotalPedido

Devuelve el valor del control SubtotalPedido del subformulario Pedidos que está en el formulario Pedidos.

>0

Establece una regla de validación para un campo numérico en una tabla; los usuarios deben especificar un valor mayor que cero.

Algunas expresiones comienzan con el operador igual a (=) y otras no. Al calcular el valor para un control en un formulario o informe, use el operador = para iniciar la expresión. En otros casos, como por ejemplo cuando escribe una expresión en una consulta o en la propiedad ValorPredeterminado o ReglaDeValidación de un campo o control, no use el operador = a menos que agregue la expresión a un campo de texto en una tabla. En algunos casos, como cuando se agregan expresiones a consultas, Access quita el operador = automáticamente.

Se aplica a: Access 2007



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