Escenarios para utilizar elementos de la plantilla

En este artículo se proporcionan escenarios para utilizar elementos de la plantilla en sus propias plantillas de formulario. Aunque se pueden tener necesidades de negocio diferentes a las necesidades de Recursos humanos y Ventas descritas en este artículo, puede aplicar los principios de escenario subyacentes a su propia situación.

Nota   Este artículo no describe cómo diseñar y distribuir elementos de plantilla. Puede encontrar vínculos a más información acerca del diseño y la distribución de los elementos de plantilla en la sección Vea también.

En este artículo

Ventajas de utilizar elementos de plantilla

Escenario 1: Recursos humanos

Escenario 2: Ventas

Ventajas de utilizar elementos de plantilla

Los elementos de plantilla son partes reutilizables de una plantilla de formulario. Normalmente incluyen controles, un origen de datos y características como origen de datosconexión de datos o origen de datosconexión de datosvalidación de datosvalidación de datos. Los elementos de plantilla pueden ser útiles en muchas situaciones. Sin embargo, son de especial utilidad cuando hay un gran número de plantillas de formulario que contienen controles y componentes de diseño comunes. En lugar de volver a diseñar una sección estándar en plantillas de formulario individuales, puede diseñar sólo un elemento de plantilla y volver a utilizarlo en varias plantillas de formulario.

La siguiente imagen muestra un único elemento de plantilla Información del empleado, que se vuelve a utilizar en formularios de negocio diferentes en toda la organización.

Elemento de plantilla que aparece en varios formularios

Son muchas las ventajas de estandarizar las secciones de formulario, por lo que todos los diseñadores de formularios utilizan elementos de plantilla idénticos. Con el uso de elementos de plantilla, puede hacer que sea más fácil:

  • Diseñar plantillas de formulario    Si ofrece a los diseñadores de formularios una biblioteca de elementos de plantilla, dichos diseñadores pueden reutilizar los elementos de diseño en diversas plantillas de formulario. Al utilizar una biblioteca de elementos de plantilla, los diseñadores de formulario pueden ahorrar tiempo porque no tienen que diseñar las mismas secciones para cada formulario individual. Por ejemplo, muchos formularios empresariales contienen una serie de cuadros de texto para un nombre de empleado, puesto, dirección de correo electrónico y otra información de contacto importante. Puede diseñar esta sección una vez, mediante un elemento de plantilla, agregar validación de datos u otras características lógicas empresariales para los controles específicos y, a continuación, distribuir el elemento de plantilla entre los diseñadores de formularios. Una vez que éstos agregan el elemento de plantilla al panel de tareas Controles, pueden reutilizar la sección Información de contacto siempre que lo necesiten y además no tienen que rediseñarla cada vez que necesitan utilizarla.

  • Cumplimentar formularios    La coherencia también es buena para los usuarios que rellenan formularios. Les ayuda a rellenarlos más rápidamente, ya que independientemente del formulario con el que estén trabajando, los campos comunes usan las mismas etiquetas, están organizados de forma coherente y responden a la entrada de datos de la manera esperada.

  • Reutilizar datos de formulario    La estandarización resulta importante si los datos de formulario se envían a sistemas de toda la compañía, como bases de datos de Administración de relaciones con los clientes (CRM), que requieren nombres de campos y tipos de datos coherentes. Al utilizar elementos de plantilla, puede garantizar que los datos ubicados en secciones idénticas de un formulario pertenecen a un modelo común para el intercambio de datos.

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Escenario 1: Recursos humanos

El departamento de Recursos humanos (HR) para una agencia de seguros de gran tamaño se encarga de diseñar y mantener una serie de plantillas de formulario que están relacionadas con contrataciones y personal, proporcionar beneficios, pagar a los empleados y garantizar el cumplimiento de la normativa. Puesto que muchas de estas plantillas de formulario comparten secciones comunes, como las secciones de información de los empleados y firma de los empleados, resulta conveniente para el personal del departamento de Recursos humanos trabajar con los desarrolladores del departamento de tecnologías de la información (IT) para desarrollar una biblioteca de elementos de plantilla utilizados más a menudo. Los diseñadores de formularios dentro de la compañía pueden tener acceso a esta biblioteca de elementos de plantilla desde el panel de tareasControles.

Elementos de plantilla que aparecen en el panel de tareas Controles

Como ejemplo, para los formularios de reembolso de asistencia médica, los empleados de un departamento de Recursos humanos pueden determinar que los siguientes elementos de plantilla son necesarios.

Elemento de plantilla

Campos posibles

Utilizado en

Encabezado del logotipo

Ninguno

La mayoría de los formularios

Sección Información para empleados

Nombre y apellidos del empleado; Fecha de nacimiento, Dirección, Número de teléfono de casa, Número de teléfono de la oficina, Puesto, Nombre del departamento

La mayoría de los formularios

Sección Información para empleados

Nombre y apellidos del empleado; Dirección de correo; Número de identificación del plan; Número de grupo

Formularios de reclamaciones médicas

Sección Información del paciente

Nombre y apellidos del paciente; Fecha de nacimiento; Dirección; Sexo; Relación con el empleado

Formularios de reclamaciones médicas

Sección Información del proveedor

Nombre y apellidos del proveedor; Dirección; Número de teléfono

Formularios de reclamaciones médicas

Sección Información de reclamaciones

Fecha del servicio; Pago total enviado

Formularios de reclamaciones médicas

Sección Firma del empleado

Firma del empleado; Fecha

Formularios de reclamaciones médicas

Sección Id. de empleado

Id. de empleado; Nombre y apellidos del empleado; Dirección de correo electrónico; Número de teléfono; Fecha de contratación; Id. del trabajo; Salario; Comisión; Administrador; Departamento

Formularios de reclamaciones médicas

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Escenario 2: Ventas

El departamento de ventas de una compañía farmacéutica piensa diseñar una serie de plantillas de formulario de InfoPath que se utilizarán para recopilar información acerca de los pedidos de productos y los clientes. La compañía utiliza actualmente un origen de datosconexión de datosvalidación de datosesquema XML para ayudar a estandarizar la colección de datos empresariales. Este esquema lo utilizan principalmente los departamentos de marketing, ventas y servicio al cliente, y define los datos relacionados con los clientes, productos y pedidos.

En InfoPath, los diseñadores de formularios pueden crear elementos de plantilla que se basan en los esquemas existentes seleccionando la opción XML o esquema en el cuadro de diálogo Diseñar una plantilla de formulario.

Diseñar un elemento de plantilla que se basa en un esquema XML existente

Una vez creado el elemento de plantilla, el diseñador de formularios puede insertar controles en el elemento de plantilla que se enlazan a los campos correspondientes del esquema. Los diseñadores pueden especificar la configuración de validación de datos, origen de datosconexión de datosvalidación de datosesquema XMLregla, valores calculados predeterminados y conexiones de datos para los controles del elemento de plantilla. Cuando termina de diseñar el elemento de plantilla, puede guardarlo y anunciar su disponibilidad para otros diseñadores de formulario de la organización, quienes pueden entonces utilizar el elemento de plantilla en sus propias plantillas de formulario.

Como ejemplo, los empleados del departamento de ventas pueden determinar que las siguientes partes de plantilla son necesarias.

Elemento de plantilla

Campos posibles

Utilizado en

Sección Cliente

Id. de cliente; Nombre del cliente; Tipo de cliente; Dirección; Ciudad; Estado o provincia; Código postal; País o región; Dirección de correo electrónico; Número de teléfono

Formularios de interacción con clientes; formularios de solicitud de información; formularios de pedidos; formularios de seguimiento de llamadas; solicitud de demostración; solicitud de servicio

Encabezado de pedido

Departamento; Centro de distribución; Organización de ventas

Formularios de interacción con clientes; formularios de solicitud de información; formularios de pedidos; formularios de seguimiento de llamadas; solicitud de demostración; solicitud de servicio

Sección Estado del pedido

Fecha de pedido; Fecha de envío; Dirección de correo electrónico

Formularios de pedidos; formularios de facturas

Sección Estado de entrega

Nombre del paciente; Relación con el empleado; Fecha de nacimiento

Formularios de pedidos; formularios de facturas

Sección Información de pago

Tipo de pago; Fecha de pago; Notas de pago

Formularios de pedidos; formularios de facturas

Sección Detalles de pedido

Id. de producto; Costo de la unidad; Fecha recibida; Descuento; Precio total; Estado

Formularios de pedidos; formularios de facturas

Sección dirección envío

Nombre del envío; Dirección de envío; Ciudad; Estado o provincia; Código postal; País o región

Formularios de pedidos; formularios de facturas

Sección Dirección de facturación

Nombre de facturación; Dirección de facturación; Ciudad; Estado o provincia; Código postal; País o región

Formularios de pedidos; formularios de facturas

Sección Agente de ventas

Nombre del agente; Fecha de inicio; Fecha de fin; Departamento de trabajo

Formularios de pedidos; formularios de facturas

Sección Comisión

Organización de ventas; Personal de ventas; Cantidad de la comisión; Importe de la comisión; Importe del pedido; Cantidad de pedido; Cantidad en porcentaje

Formularios de pedidos; formularios de facturas

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Se aplica a: Office 2010



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