Descripción general: usar un buzón de sitio para colaborar con un grupo

Un buzón de sitio es una cuenta centralizada de correo electrónico y uso compartido de documentos a la que se tiene acceso desde un sitio de SharePoint. El grupo puede optar por utilizar un buzón de sitio para recopilar las conversaciones por correo electrónico pertinentes para todo el equipo o para colaborar en la redacción de un mensaje de correo electrónico importante. También puede resultar útil para el grupo compartir documentos importantes de forma segura mediante un buzón de sitio.

Después de configurar un buzón de sitio para el sitio, se crea una nueva cuenta de correo electrónico con el nombre del sitio. Por ejemplo, supongamos que tiene un sitio de grupo que usa la dirección URL http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. La dirección de correo electrónico para ese buzón de sitio sería HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com .

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Recopilar conversaciones de correo electrónico del nivel del grupo

Muchos grupos conversan mediante mensajes de correo electrónico con bastante frecuencia. Algunas de esas conversaciones generan información que podría usarse como referencia en el futuro. En vez de perder esa información en su propia bandeja de entrada, puede reenviar el correo electrónico más útil de la conversación al buzón del sitio. Todos los usuarios con permisos de colaborador en el sitio podrán abrir el buzón del sitio y ver esos mensajes. De esa forma, más adelante, cuando otro miembro del equipo desee recordar la información que se usó para tomar una determinada decisión, dicho miembro puede abrir el buzón del sitio, buscar en el correo almacenado en esa cuenta y ver el historial del tema en cuestión.

Otra forma práctica de reunir las conversaciones de correo electrónico del grupo es sencillamente poner en copia la dirección de correo electrónico del buzón del sitio al enviar mensajes al grupo. Puede incluso incluir la dirección de correo electrónico del buzón del sitio en un grupo de contactos o lista de distribución, de modo que se agregue de forma automática cada vez que envíe correo electrónico al grupo.

Mensaje de correo electrónico con el buzón de sitio incluido en el campo CC.

¿Desea más información?    Consulte Usar un buzón de sitio para coordinar el correo electrónico del grupo (o, si usa Office 365 para profesionales y pequeñas empresas, consulte Usar un buzón de sitio para coordinar el correo electrónico del grupo).

Compartir documentos con otros usuarios

Todo los grupos tienen documentos que se deben almacenar en algún lugar y, por lo general, se deben compartir con otros usuarios. Si almacena los documentos del grupo en el sitio de SharePoint, puede aprovechar la aplicación Buzón del sitio para compartir los documentos con quienes tengan acceso a un sitio.

Importante    Cuando los usuarios vean un buzón de sitio en Outlook, se mostrará una lista de todos los documentos de las bibliotecas de documentos de ese sitio. Los buzones del sitio presentan la misma lista de documentos a todos los usuarios, de modo que algunos usuarios podrían ver documentos que no pueden abrir.

Si usa Exchange, los documentos también aparecerán en una carpeta de Outlook, lo que facilitará aún más la tarea de reenviar documentos.

Reenviar un documento desde el buzón de sitio

¿Desea más información?    Consulte Usar un buzón de sitio para colaborar en documentos (o, si usa Office 365 Pequeña Empresa, consulte Usar un buzón de sitio para colaborar en documentos). También puede resultarle útil leer Prepararse para usar buzones de sitio en Office 365.

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Se aplica a: SharePoint Server 2013 Preview, SharePoint Foundation 2013, Office 365 End User, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Online



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