Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados

Importante   Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo se explica cómo buscar y ocultar o eliminar los datos duplicados mediante Microsoft Office Access 2007. Como regla general, debe eliminar los valores duplicados siempre que sea posible reducir costos y aumentar la precisión de los datos. Office Access 2007 proporciona una serie de maneras de buscar y ocultar o eliminar los valores duplicados, y en este artículo se explica cómo utilizar los métodos más comunes.

¿Qué desea hacer?

Comprender los datos duplicados

Preparar datos de ejemplo

Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados en una única tabla

Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de varias tablas

Comprender los datos duplicados

Una de las razones principales para utilizar una base de datos relacional es evitar los datos duplicados. Sin embargo, como la edad de las bases de datos, a menudo adquieren valores duplicados, especialmente cuando varios usuarios introducen datos. Normalmente, la eliminación de datos duplicados ahorra dinero en almacenamiento de información y mantiene sus datos más precisos. Esa precisión, a su vez, puede ayudar a tomar mejores decisiones de negocio. Por ejemplo, si introduce una orden de venta de más de una vez, puede el cliente reciba mercancías que no necesite y esa redundancia puede aumentan los costos de envío y de contabilidad.

Duplicación de lo que realmente significa

Antes de proceder a la identificación y eliminación de registros duplicados, recuerde que necesita el conocimiento de los datos. A diferencia del proceso de diseño de una base de datos, no se puede seguir un conjunto de reglas o procedimientos para buscar y eliminar registros duplicados con precisión específicos. Recuerde un hecho cuando proceda: las consultas de la base de datos pueden devolver lo que parecen ser registros duplicados, pero en realidad esos resultados son datos válidos. La duplicación aparente suele suceder cuando no incluye los campos de la consulta que identificar de forma exclusiva cada registro. Para obtener más información acerca de cómo incluir en una consulta los campos necesarios y evitar los falsos duplicados, vea la sección cuándo los registros no son duplicados, más adelante en este artículo.

Además, recuerde que no puede eliminar todos los datos duplicados porque algunas duplicaciones son necesarias para la base de datos funcione correctamente. Dicho de otro modo, las bases de datos pueden contener redundancias necesarias e innecesarias, y desea eliminar sólo las redundancias innecesarias.

Redundancias necesarias suelen dividirse en dos categorías. El primer tipo de redundancia permite la base de datos a la función. Por ejemplo, se duplican los datos en un campo de clave principal cuando se necesita establecer uno a varios o una relación de varios a varios entre las tablas.

El segundo tipo de redundancia necesaria surge cuando se usa la base de datos. Por ejemplo, puede escribir el nombre de una ciudad, un proveedor o un nombre común, como John Smith, muchas veces. Cuando esto ocurre, no está en peligro de duplicación porque otros campos de la base de datos (como valores de clave principal, direcciones y códigos postales) contendrán suficiente información única para evitar que los registros se consideren como duplicados de datos.

Redundancias innecesarias pueden producirse de varias maneras:

  • Dos o más registros pueden contener campos duplicados.    Podrían ser conveniente dos registros duplicados, aunque no todos los campos de los registros contengan valores coincidentes. Por ejemplo, en esta ilustración, verá dos registros para Antonio Moreno Taquería.

    Registros duplicados para un cliente en la tabla Compradores

    A pesar de que cada registro tiene un identificador de cliente único (el valor de la columna más a la izquierda), los valores de los campos nombre, dirección y ciudad coinciden. En tales situaciones, incluso una coincidencia parcial puede ser una buena razón para utilizar sus conocimientos de su negocio y revise los registros para ver si son duplicados.

  • Dos o más tablas pueden contener datos similares.    Por ejemplo, podría encontrar que una tabla Customers y una tabla denominada clientes tengan registros para los mismos clientes.

    Tablas Clientes y Compradores con datos superpuestos

    A pesar de tener estructuras diferentes, ambas tablas contienen el mismo tipo de información, datos de clientes, por lo que puede combinar los valores únicos de (es decir, no duplicados) en una sola tabla y eliminar la otra tabla.

  • Dos o más bases de datos pueden contener datos similares.    Si encuentra que dos o más bases de datos contienen datos similares o se hereda una base de datos que se superpone con la base de datos actual, debe comparar los datos y la estructura de las bases de datos y, a continuación, tomar las medidas necesarias para consolidar la información.

    La comparación manual de bases de datos, incluso las de tamaño reducido, no es tarea fácil. Si necesita ayuda con una comparación, hay varios proveedores que venden herramientas para comparar el contenido y la estructura de las bases de datos de Access.

Nota  Si procede a eliminar datos duplicados de tablas y sigue viendo datos duplicados en un formulario o informe, puede deberse a un diseño incorrecto de un formulario o informe. Asegúrese de que las tablas y consultas subyacentes están correctamente Unidas y que las secciones del formulario o informe no incluyen más de un control que está enlazado al mismo origen de control.

Para obtener más información acerca del diseño de informe, vea el artículo modificar, editar o cambiar un informe.

Comprender cuándo los registros no son duplicados

En algunas situaciones, como cuando se observan los datos devueltos por una consulta, verá lo que parecen ser registros duplicados, aunque parecen que las tablas subyacentes contengan sólo registros únicos. Pueden surgir problemas cuando la vista no incluye campos que identifican de forma única un registro. Por ejemplo, esta figura muestra los datos devueltos por una consulta.

Una vista que no incluye un campo que identifique los registros de manera única

En esta vista, varios registros parecen ser duplicados. Si agrega uno o varios campos adicionales a la consulta, como los nombres de los clientes o los campos de clave principal de cada pedido (ID. de pedido), se verá que cada registro es realmente único, así:

Ahora, la vista incluye el campo Id. de pedido para eliminar los registros duplicados

Como regla general, cuando se crea una consulta, debe incluir el campo o campos que identifique de forma exclusiva cada registro. Normalmente, un campo de clave principal tiene esa función, pero puede usar combinaciones de otros campos en su lugar. Por ejemplo, tiene muchas instancias de un nombre de contacto y numerosas instancias de un nombre de ciudad, pero si se incluyen un número de teléfono y una dirección, la combinación de esos datos debe hacer cada registro único.

Factores a considerar cuando se trabaja con la duplicación

Cómo tratar los registros duplicados depende de varios factores:

  • La naturaleza y el alcance de la duplicación    ¿Se ven datos duplicados en una sola tabla o se ven dos tablas similares (en la misma base de datos o en dos bases de datos distintas) con datos superpuestos? ¿O bien, se ven registros duplicados en una vista que se basa en dos o más tablas relacionadas?

  • Sus requerimientos específicos    ¿Qué desea hacer con los datos duplicados? ¿Desea eliminar los registros de la base de datos o sólo ocultarlos de la vista? O bien, ¿desea contar, promedio o sumar los valores de los registros duplicados? ¿Importa cuál de los registros duplicados se eliminan o se ocultan? Si es así, ¿desea revisar y eliminar los registros o eliminar los registros basándose en una condición manualmente? ¿También desea actualizar o consolidar uno o más registros antes de eliminar los registros?

Las respuestas a esas preguntas (o los tipos de preguntas), además de su conocimiento de los datos, debe permitirle crear un plan para hacer frente a los datos redundantes.

Preparativos generales para quitar duplicados

Si opta por eliminar los registros duplicados, debe tratar las relaciones de tabla existente. Normalmente, la mayoría de las bases de datos usan relaciones uno a varios. Por ejemplo, podría tener un número reducido de clientes, pero cada cliente realiza numerosos pedidos. Como resultado, la tabla de datos de clientes reside en el lado "uno" de la relación y los datos de pedido residen en el lado "varios" de la relación.

Recuerde esta regla cuando proceda: si los datos que desea eliminar residen en el lado "varios" de una relación, se pueden eliminar datos sin tomar medidas adicionales. Sin embargo, si los datos residen en el lado "uno", debe establecer una propiedad en la relación, o acceso impedirá la eliminación.

Para obtener más información acerca de cómo eliminar datos del lado "uno", vea el artículo usar una consulta de eliminación para eliminar uno o más registros de una base de datos.

Antes de comenzar a eliminar datos redundantes, considere la posibilidad de una o varias de las siguientes maneras para preparar la base de datos:

  • Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura.

  • Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para modificar o eliminar registros en la base de datos.

  • Pida a todos los demás usuarios de la base de datos para cerrar los objetos que desea trabajar. Esto ayuda a evitar infracciones de bloqueo.

    Sugerencia  Si un gran número de usuarios que se conecta a la base de datos, deberá cerrar la base de datos y abrirla en modo exclusivo. Para ello, haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office en Access y, a continuación, haga clic en Abrir. Busque y seleccione la base de datos, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

    Abrir un archivo en modo exclusivo

  • Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar registros. Las eliminaciones no se pueden invertir ni deshacer. La única manera de recuperar los registros eliminados es restaurarlos a partir de una copia de seguridad. Puede que una eliminación conlleve también la eliminación de registros de tablas relacionadas, por lo que se recomienda crear una copia de seguridad de toda la base de datos antes de proceder a ello.

    Hacer una copia de seguridad de una base de datos

    1. Haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, haga clic en la flecha situada junto a Administrar y, a continuación, haga clic en Copia de seguridad de la base de datos.

      Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como y Access anexa la fecha actual al nombre de archivo. Por ejemplo, si tiene una base de datos denominada activos, Access crea el siguiente tipo de nombre de archivo: Assets_2006-10-29.

    2. Acepte el nombre predeterminado y la ubicación, o seleccione otro nombre u otra ubicación y, a continuación, haga clic en Guardar.

      Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original.

      Para revertir a una copia de seguridad, cierre y cambie el nombre del archivo original para la copia de seguridad puede utilizar el nombre de la versión original. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y ábrala en Access.

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Preparar datos de ejemplo

Las secciones cómo de este artículo proporcionan tablas de datos de ejemplo. En los pasos cómo utilizan las tablas de ejemplo para ayudarle a comprender cómo funcionan las consultas. Si lo prefiere, opcionalmente puede especificar o importar las tablas de ejemplo a una base de datos nueva o existente.

Access proporciona varias formas de agregar estas tablas de ejemplo a una base de datos. Puede especificar los datos manualmente, puede copiar cada tabla en un programa de hoja de cálculo (como Office Excel 2007 ) y, a continuación, importar las hojas de cálculo a Access, o puede pegar los datos en un editor de texto como el Bloc de notas y, a continuación, importar los datos de los archivos de texto resultantes.

En esta sección se explica cómo escribir datos manualmente en una hoja de datos en blanco y también cómo copiar las tablas de ejemplo en Excel y, a continuación, importar dichas tablas en Access 2007. Para obtener más información acerca de la creación e importación de datos de texto, vea el artículo importar o vincular a datos en un archivo de texto.

Los pasos de los procedimientos de este artículo utilizan las siguientes tablas:

La tabla Compradores:

Nombre de la empresa

Nombre de contacto

Dirección

Ciudad

Código postal

Teléfono

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

={1;2;3;4;5}

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456

(104) 555-2123

Coho Winery

Ezequiel Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima

EW2 DE NS1

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2126

Coho Winery

Cristina Portillo

C/ Córcega 452-454

Seattle

34567

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333

Buenos Aires

01234

(916) 555-2128

Trey Research

María Barrera

E. Zolá 1715

Barinas

43210

(503) 555-2129

Fourth Coffee

Ana Trujillo

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2233

La tabla Empleados:

Apellido

Nombre

Dirección

Ciudad

Fecha de nacimiento

Fecha de contratación

Bernabé

Josh

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

05 de febrero de 1968

10 de junio de 1994

Santos

David

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

22 de mayo de 1957

22 de noviembre 1996

Picó

Ezequiel

C/ Córcega 452

I. de Margarita

11 de noviembre de 1960

11 de marzo de 2000

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

22 de marzo de 1964

22 de junio de 1998

Precio

Julián

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

05 de junio de 1972

05 de enero de 2002

Portillo

Cristina

C/ Córcega 452-454

Seattle

23 de junio de 1970

23 de abril de 1999

Puerto

Esteban

Cerrito 333

Buenos Aires

14 de abril de 1964

14 de octubre de 2004

Barrera

María

E. Zolá 1715

Barinas

29 de octubre de 1959

29 de marzo de 1997

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

22 de marzo de 1964

20 de junio de 1998

La tabla Cuantía adeudada:

Nombre de la empresa

Nombre de contacto

Dirección

Ciudad

Código postal

Teléfono

Importe vencido

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

={1;2;3;4;5}

(505) 555-2122

$556,78

Blue Yonder Airlines

David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456

(104) 555-2123

$1.893,24

Coho Winery

Ezequiel Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567

(206) 555-2124

$321,79

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima

EW2 DE NS1

(171) 555-2125

£457,68

Fourth Coffee

Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2126

$98,75

Coho Winery

Cristina Portillo

C/ Córcega 452-454

Seattle

34567

(206) 555-2125

$321,79

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333

Buenos Aires

01234

(916) 555-2128

$297,45

Trey Research

María Barrera

E. Zolá 1715

Barinas

43210

(503) 555-2129

$509,09

Fourth Coffee

Ana Trujillo

2222 Av. de la Constitución

Ciudad de México

56789

(7) 555-2233

$98,75

La tabla Clientes:

Nombre

Dirección

Ciudad

Teléfono

Fax

Baldwin Museum of Science

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

(505) 555-2122

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

(104) 555-2123

(104) 555-2123

Coho Winery

C/ Córcega 452

I. de Margarita

(206) 555-2124

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

Av. Benavides 4858

Lima

(171) 555-2125

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

(7) 555-2126

(7) 555-2126

Consolidated Messenger

C/ Córcega 452-454

Seattle

(206) 555-2125

(206) 555-2129

Graphic Design Institute

Cerrito 333

Buenos Aires

(916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc.

Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #8-35

Barinas

(503) 555-2129

(503) 555-2110

Tailspin Toys

Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #9-37

Barinas

(503) 555-2233

(503) 555-2239

Introduzca los datos de ejemplo manualmente

  1. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

    Access agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.

    Nota  No es necesario seguir este paso si abre una base de datos en blanco, pero tendrá que seguir cada vez que necesite agregar una tabla a la base de datos.

  2. Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.

    De forma predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila de encabezado con el texto Agregar nuevo campo, así:

    Un nuevo campo en una hoja de datos

  3. Utilice las teclas de flecha para desplazarse a la siguiente celda en blanco del encabezado y, a continuación, escriba el segundo nombre de campo (también puede presionar la tecla TAB o haga doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que escriba todos los nombres de campo.

  4. Escriba los datos en la tabla de ejemplo.

    Al escribir los datos, Access deduce un tipo de datos para cada campo. Si tiene experiencia en bases de datos relacionales, debe establecer un tipo de datos específico, como número, texto o fecha/hora, para cada uno de los campos de las tablas. Establecer los datos de tipos de ayudar a garantizar la incorporación de datos adecuada y también sirve para evitar errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo, debería dejar que Access deduzca el tipo de datos.

  5. Cuando termine de escribir los datos, haga clic en Guardar.

    (Método abreviado de teclado: presione CTRL+S).

    Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  6. En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Utilice el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones cómo utilizan esos nombres.

Crear hojas de cálculo de ejemplo

  1. Inicie el programa de hoja de cálculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, se crea un nuevo libro en blanco de forma predeterminada.

  2. Copie la primera tabla de ejemplo de la sección anterior y péguela en la primera hoja de cálculo, empezando por la primera celda.

  3. Con la técnica proporcionada por el programa de hoja de cálculo, asígnele el mismo nombre que la tabla de ejemplo. Por ejemplo, si la tabla de ejemplo se denomina categorías, dar la hoja de cálculo el mismo nombre.

  4. Repita los pasos 2 y 3, copiar cada tabla de ejemplo en una hoja de cálculo en blanco y cambiar el nombre de la hoja de cálculo.

    Nota  Puede que necesite agregar hojas de cálculo al archivo de hoja de cálculo. Para obtener información sobre cómo realizar esta tarea, consulte la Ayuda de su programa de hoja de cálculo.

  5. Guardar el libro en una ubicación adecuada en el equipo o la red y vaya al siguiente conjunto de pasos.

Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de cálculo

  1. En una base de datos nueva o existente:

    En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

    o

    Haga clic en más y, a continuación, seleccione un programa de hoja de cálculo de la lista.

    Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de nombre de programa.

  2. Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Inicia el Asistente de importación de la hoja de cálculo.

  3. De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja del libro (clientes, si ha seguido los pasos descritos en la sección anterior), y los datos de la hoja de cálculo aparece en la sección inferior de la página del asistente. Haga clic en siguiente.

  4. En la siguiente página del asistente, haga clic en la primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. De manera opcional, en la página siguiente, utilice los cuadros de texto y listas que aparecen bajo Opciones de campo para cambiar los nombres de campo y tipos de datos o de omitir campos en la operación de importación. De lo contrario, haga clic en siguiente.

  6. Deje seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y, a continuación, haga clic en siguiente.

  7. De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o escriba otro nombre y, a continuación, haga clic en Finalizar.

  8. Repita los pasos 1 a 7 hasta que cree una tabla de cada hoja de cálculo en el libro de Excel.

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Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados en una única tabla

Los pasos descritos en las secciones siguientes explican las maneras más comunes para buscar y editar, ocultar o eliminar los valores duplicados en una única tabla.

Buscar registros cuando algunos campos coinciden parcial o totalmente

Mostrar registros únicos ocultando los duplicados

Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados

Utilizar funciones de agregado (cuenta, suma, promedio) en registros duplicados

Utilizar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados

Impedir que los usuarios introduzcan valores duplicados

Buscar registros cuando algunos campos coinciden parcial o totalmente

El proceso de buscar registros que contengan valores coincidentes completos o parciales sigue estos pasos generales:

  • Cree una consulta con el Asistente para consultas de buscar duplicados. De forma predeterminada, la consulta devuelve los registros coincidentes únicamente si los valores de cada campo coinciden en todos los caracteres. Si necesita encontrar coincidencias parciales, puede usar una expresión en la consulta o modificar el código SQL (Lenguaje de consulta estructurado).

  • Si quiere, modifique los valores de campo o elimine los registros cuando vea los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos.

  • Si lo desea, modifique el código de Lenguaje de consulta estructurado (SQL) en la consulta para buscar valores que coincidan parcialmente. Si no modifica el código SQL, la consulta devuelve sólo los registros donde coinciden los valores de los campos especificados con carácter por carácter.

En esta sección se explica cómo crear una consulta de duplicados y cómo modificar la consulta para buscar coincidencias parciales. Los pasos utilizan la tabla de clientes en la tabla siguiente. Para utilizar la tabla en una base de datos, vea la sección Preparar datos de ejemplo, anteriormente en este documento. Puede adaptar los pasos para ajustar los datos.

Nombre de la empresa

Nombre de contacto

Dirección

Ciudad

Código postal

Teléfono

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

={1;2;3;4;5}

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456

(104) 555-2123

Coho Winery

Ezequiel Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima

EW2 DE NS1

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2126

Coho Winery

Cristina Portillo

C/ Córcega 452-454

Seattle

34567

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333

Buenos Aires

01234

(916) 555-2128

Trey Research

María Barrera

E. Zolá 1715

Barinas

43210

(503) 555-2129

Fourth Coffee

Ana Trujillo

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2233

Crear la consulta de duplicados

  1. En la ficha crear, en el grupo, haga clic en Asistente para consultas.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de buscar duplicados y, después, en Aceptar.

    Si aparece un mensaje de alerta que indica que la característica no está instalada, haga clic en para instalar al asistente.

  3. En la lista de tablas, seleccione la tabla que contiene los datos duplicados y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. En la lista de campos disponibles, seleccione únicamente el campo o campos que contengan información duplicada. Si usa la tabla Compradores, agregue sólo los campos nombre de compañía, dirección y ciudad, porque éstos son los únicos campos que contengan valores coincidentes de carácter por carácter. Haga clic en siguiente.

    Nota  Si los campos que se agregan en este paso no contienen a coincidencias de carácter por carácter, la consulta podría no devolver ningún resultado.

  5. En la siguiente lista de campos disponibles, seleccione el campo o los campos que contengan los datos que desee examinar o actualizar o los que contengan datos que sirvan para diferenciar los registros duplicados de los no duplicados. Si usa la tabla Compradores, agregue los campos NombreContacto y Teléfono, porque los datos en ellos ayudan a buscar los valores duplicados y, posiblemente, a conocer el motivo por el que se especificaron tales valores. Haga clic en Siguiente.

  6. Acepte el nombre sugerido (encontrar duplicados de clientes) o especifique un nombre y, a continuación, haga clic en Finalizar para ejecutar la consulta. Si usa la tabla Compradores, verá este resultado:

Nombre de la empresa

Dirección

Ciudad

Nombre de contacto

Teléfono

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

Julián Precio

(7) 555-2126

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

Ana Trujillo

(7) 555-2233

  1. Al crear la tabla Compradores, puede que haya visto más de dos registros duplicados (la tabla contiene cuatro). Los otros duplicados no se ven porque los valores en el campo Dirección no coinciden en todos los caracteres. Puede modificar la consulta para que devuelva valores que coincidan parcialmente. En los siguientes pasos se explica cómo hacerlo. 

Personalizar la consulta para buscar a coincidencias parciales

  1. Cambie la consulta a la vista SQL. Para ello:

    • Haga clic con el botón secundario en la pestaña de documentos de la consulta y, después, haga clic en Vista SQL.

    • En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta y, después, haga clic en Vista SQL.

  2. Modifique el código SQL para buscar y comparar valores parciales.

    Si usó la tabla Compradores en los pasos anteriores, verá la siguiente instrucción SQL:

    Seleccione A los clientes. [Nombre de compañía], los clientes. [Dirección], los clientes. [Ciudad], los clientes. [Nombre del contacto], los clientes. [Teléfono]
    De clientes
    donde (((clientes. [ Nombre de compañía]) en (Seleccionar [nombre de compañía] FROM [Compradores] As Tmp GROUP BY [nombre de compañía], [dirección], [Ciudad] tener Count > 1 And [dirección] = [Compradores]. [ Dirección] And [Ciudad] = [Compradores]. [Ciudad])))
    Pedido por clientes. [ Nombre de compañía], los clientes. [Dirección], los clientes. [Ciudad];

    En este caso, la cláusula WHERE usa una segunda instrucción SELECT para comparar cada registro con todos los registros de la tabla para identificar conjuntos de duplicados.

    Supongamos que necesita modificar el campo de dirección para que se devuelvan a coincidencias parciales. En la siguiente tabla muestra cómo modificar la instrucción, de modo que sólo los siete primeros caracteres del campo deben coincidir. Las modificaciones aparecen en negrita:

Instrucción SQL

Descripción

Seleccione A los clientes. [Nombre de compañía], los clientes. [Dirección], los clientes. [Ciudad], los clientes. [Nombre del contacto], los clientes. [Teléfono]

No hay cambios. Desea ver los mismos campos, incluyendo todo el campo de dirección para cada conjunto de registros duplicados.

DE los clientes

Sin cambios.

DONDE (((Customers.Company Name) en (Seleccionar [nombre de compañía] FROM [Compradores] As Tmp GROUP BY [nombre de compañía],izquierda ([dirección], 7) , [Ciudad] HAVING

Reemplace el campo ([dirección]) con una llamada de función que se ejecuta en el campo dirección (Left) para determinar la duplicación. Esta prueba verifica los siete primeros caracteres del campo dirección en lugar del valor del campo completo. Para que coincida con menos caracteres, especifique un número más pequeño. Para encontrar más caracteres, especifique un número mayor.

Count > 1 y izquierda ([dirección],7) =izquierda ([Compradores]. [ Dirección], 7) And [Ciudad] = [Compradores]. [Ciudad])))

Para comparar los siete primeros caracteres en el campo de dirección de un registro con los de otro registro, reemplace [dirección] con la llamada de función Left y reemplace [clientes]. [ Dirección] con el Left ([Compradores]. [ [Dirección], 7) llamada de función.

ORDER BY compradores.nombre, compañía, compradores.ciudad;

Sin cambios.

  1. Cuando termine de modificar la instrucción, haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

    La consulta devuelve los cuatro registros duplicados, porque ahora coincide con sólo los primeros 7 caracteres (empezando desde la izquierda) en el campo de dirección:

Nombre de la empresa

Dirección

Ciudad

Nombre de contacto

Teléfono

Coho Winery

C/ Córcega 452

I. de Margarita

Ezequiel Picó

(206) 555-2124

Coho Winery

C/ Córcega 452-454

Seattle

Cristina Portillo

(206) 555-2125

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

Julián Precio

(7) 555-2126

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

Ana Trujillo

(7) 555-2233

Editar manualmente los registros

  1. En la vista Hoja de datos, abra la consulta que ha creado en los pasos anteriores.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para modificar el valor de un campo, seleccione el campo y escriba un nuevo valor.

    • Para eliminar un registro completo (una fila), haga clic en el selector de filas (el cuadro vacío junto a la fila) y presione la tecla SUPR.

      Nota  Si encuentra un gran número de registros duplicados (más de lo que eliminar manualmente), puede eliminar esos registros creando y ejecutando una consulta de eliminación. Para los pasos básicos para crear y ejecutar una consulta de eliminación, vea la sección usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados, más adelante en este tema.

      Para obtener información más completa sobre el uso de las consultas de eliminación, incluida información sobre cómo planear una eliminación y cómo cambiar las relaciones de tablas y eliminar datos relacionados, vea el artículo usar una consulta de eliminación para eliminar uno o más registros de una base de datos.

Principio de sección

Mostrar registros únicos ocultando los duplicados

La mayoría de las tablas de base de datos tienen un campo que identifica de forma única cada registro, normalmente un campo de clave principal. Cuando se diseña una consulta y oculta u omite esos tipos de campo, verá lo que parecen ser registros duplicados porque coinciden con los valores de todos los campos devueltos.

Por ejemplo, esta ilustración se muestra el resultado de una consulta en la que dos pedidos (en el cuadro rojo) parece ser duplicados.

Una consulta basada en la tabla Compradores, donde dos registros tienen valores coincidentes en todos los campos

Sin embargo, si la consulta incluye un campo de clave principal, como un ID de pedido, o algún otro campo que identifica de forma única cada registro, como una fecha de envío, vería que los registros no son duplicados. En esta sección se explica cómo ocultar los registros duplicados donde los valores de todos los campos devuelven por la coincidencia de la consulta. Por ejemplo, puede ocultar uno de los registros de Antonio Moreno Taquería, pero no puede ocultar los registros de Blauer See Delikatessen ya los campos dirección contienen valores distintos.

Recuerde esta regla cuando proceda: dos o más registros se consideran duplicados únicamente cuando todos los campos en los resultados de la consulta contienen los mismos valores. Si difieren los valores de incluso un solo campo, cada registro es único y no se puede ocultar esos registros mediante las técnicas que se muestra a continuación. Si desea ocultar ese tipo de registros duplicados, puede hacerlo mediante una consulta de totales con una función de agregado, como primero, Mín, Máxy así sucesivamente. Para obtener información sobre cómo hacerlo, consulte la sección, Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados, más adelante en este artículo.

Access proporciona dos formas de mostrar sólo valores únicos en un conjunto de resultados de la consulta:

  • Si está oculto el campo de clave principal (o algún otro campo que identifique un registro como único), muestre esa columna.

  • Crear una consulta de selección y, a continuación, establezca la propiedad Valores únicos de la consulta en . Cuando la consulta detecte valores duplicados, mostrará sólo uno de esos duplicados (uno primero que encuentre) y ocultará el resto.

En esta sección se explica cómo usar ambas técnicas.

Mostrar campos ocultos

  1. Con la consulta abierta en la vista Hoja de datos, haga clic derecho en cualquier parte en la fila de encabezado (la fila que contiene los encabezados de columna) y haga clic en Mostrar columnas.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active la casilla de verificación junto a cada uno de los campos que desee agregar a la hoja de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Establezca la propiedad valores únicos

Nota  Después de establecer la propiedad Valores únicos de una consulta en , no puede editar los valores de campo ni eliminar datos cuando la consulta está en la vista Hoja de datos. Para modificar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en la vista Hoja de datos.

  1. En la ficha crear, en el grupo, haga clic en Asistente para consultas.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Si aparece un mensaje de alerta que indica que la característica no está instalada, haga clic en para instalar al asistente.

  3. En la lista de tablas, seleccione la tabla que contiene registros duplicados y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. En la lista de campos disponibles, seleccione únicamente el campo o campos que contengan la información duplicada y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. Haga clic en siguiente otra vez sin seleccionar ningún campo adicional. Si agrega otros campos puede hacer que Access trate algunos registros duplicados como registros únicos.

  6. Acepte el nombre sugerido para la consulta, o escriba un nombre, haga clic en modificar el diseño de la consulta y, a continuación, haga clic en Finalizar para abrir la consulta en la vista Diseño.

  7. Haga clic en el área vacía en la mitad superior del Diseñador de consultas y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  8. En la hoja de propiedades, busque la propiedad Valores únicos y cambiarlo a .

    Mostrar la hoja de propiedades de la consulta

  9. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. Si los datos contienen registros duplicados, aparece sólo en uno de esos registros.

Principio de sección

Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados

Cuando hay registros duplicados, puede desear ver sólo los valores distintos, un registro de cada conjunto de duplicados. Para consultar un registro duplicado específico, utilice un tipo de consulta denominado consulta de totales. Al agregar campos a una consulta de totales, la consulta trata cada campo como un grupo y puede ejecutar un tipo de función denominado función de agregado en los datos de un grupo. A su vez, las funciones pueden devolver un registro de un conjunto de duplicados.

Puede utilizar una consulta de totales y una función de agregado con esos datos de varias maneras:

  • Use la función primero para que se muestre únicamente el registro que se introdujo primero.

  • Utilice la función de LaSAN para mostrar únicamente el registro que se introdujo en último lugar.

  • Utilice la función Máx o Mín para que se muestre únicamente el registro con el valor más pequeño o más grande en un campo específico. Por ejemplo, puede mostrar el registro con la fecha más reciente mediante la función Máx o mostrar el registro con la fecha más antigua mediante la función Min .

    Nota  No puede editar los datos devueltos por este tipo de consulta. Para modificar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en la vista Hoja de datos.

En esta sección se explica cómo buscar los registros originales, más recientes y más antiguos. Los pasos usa la tabla empleados.

Apellido

Nombre

Dirección

Ciudad

Fecha de nacimiento

Fecha de contratación

Bernabé

Josh

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

05 de febrero de 1968

10 de junio de 1994

Santos

David

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

22 de mayo de 1957

22 de noviembre 1996

Picó

Ezequiel

C/ Córcega 452

I. de Margarita

11 de noviembre de 1960

11 de marzo de 2000

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

22 de marzo de 1964

22 de junio de 1998

Precio

Julián

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

05 de junio de 1972

05 de enero de 2002

Portillo

Cristina

C/ Córcega 452-454

Seattle

23 de junio de 1970

23 de abril de 1999

Puerto

Esteban

Cerrito 333

Buenos Aires

14 de abril de 1964

14 de octubre de 2004

Barrera

María

E. Zolá 1715

Barinas

29 de octubre de 1959

29 de marzo de 1997

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

22 de marzo de 1964

20 de junio de 1998

Si desea usar la tabla en una base de datos, vea los pasos en Preparar datos de ejemplo, anteriormente en este artículo.

Utilizar una consulta de totales

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que contiene los datos duplicados y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    La tabla aparece en la sección superior del Diseñador de consultas.

  3. Agregue únicamente el campo o los campos que contienen datos duplicados. Puede haga doble clic en un campo o arrástrelo desde la ventana de la tabla hasta la fila campo en la cuadrícula de diseño.

    Si utiliza la misma tabla empleados, agregue los campos Apellido, nombre y fecha de nacimiento, porque esos campos determinan la duplicación.

  4. Agregue el campo que especifica los criterios de selección.

    En la tabla de ejemplo empleados, agregue el campo Fecha de contratación porque ese campo contiene dos valores diferentes para el empleado.

    Nota  No agregue más campos a la cuadrícula. Una consulta de totales debe incluir únicamente el campo o campos que contienen datos duplicados y otro campo que contiene los datos para su uso en la prueba.

  5. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en totales de Imagen del botón . La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en las columnas que contienen el campo de la tabla.

  6. Deje la fila Total para todos los conjunto de campos agrupar por y, a continuación, haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. Si utiliza los datos de la tabla anterior, la consulta devuelve dos veces "José Philippe Dosil" porque sus registros duplicados tienen diferentes fechas de contratación.

  7. Cambiar a la vista Diseño y especifique una condición para seleccionar un registro entre los duplicados. Para utilizar los datos de ejemplo, cambie el valor de la columna fecha de contratación en la fila Total de la siguiente manera:

    • Para ver el registro original, cambie el valor a primero.

    • Para ver el registro incluido más recientemente, cambie el valor a último.

    • Para seleccionar un registro basándose en el valor de un campo específico, necesita usar la función Máx o Min . En este ejemplo, desea ver el registro con la fecha de contratación más antigua. Para ello, cambie el valor a Min.

  8. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Si la consulta genera los resultados deseados, entonces puede cambiar a una consulta de eliminación y ejecutarla para eliminar los registros duplicados rápida y fácilmente. Para obtener información acerca de cómo ejecutar una consulta de eliminación, vea la sección usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados, más adelante en este artículo.

Principio de sección

Utilizar funciones de agregado (cuenta, suma, promedio) en registros duplicados

Además de devolver un registro específico de un grupo de duplicados, también puede utilizar funciones de agregado para contar el número de registros duplicados o resumir los datos de un conjunto de duplicados. Normalmente, estas funciones se ejecutan antes de emprender acciones para consolidar o eliminar los datos duplicados.

Para realizar estas tareas mediante la creación de una consulta de totales que utiliza las funciones de agregado, como cuenta, sumay promedio, para resumir los datos duplicados en una tabla.

Nota  No puede editar los valores de campo ni eliminar registros cuando se ve una consulta de totales en la vista Hoja de datos. Para modificar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en la vista Hoja de datos.

Los pasos de esta sección utiliza la tabla Cuantía adeudada.

Nombre de la empresa

Nombre de contacto

Dirección

Ciudad

Código postal

Teléfono

Importe vencido

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

={1;2;3;4;5}

(505) 555-2122

$556,78

Blue Yonder Airlines

David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456

(104) 555-2123

$1.893,24

Coho Winery

Ezequiel Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567

(206) 555-2124

$321,79

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima

EW2 DE NS1

(171) 555-2125

£457,68

Fourth Coffee

Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2126

$98,75

Coho Winery

Cristina Portillo

C/ Córcega 452-454

Seattle

34567

(206) 555-2125

$321,79

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333

Buenos Aires

01234

(916) 555-2128

$297,45

Trey Research

María Barrera

E. Zolá 1715

Barinas

43210

(503) 555-2129

$509,09

Fourth Coffee

Ana Trujillo

2222 Av. de la Constitución

Ciudad de México

56789

(7) 555-2233

$98,75

Si desea usar la tabla en una base de datos, vea los pasos en Preparar datos de ejemplo, anteriormente en este artículo.

Crear una consulta de totales

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desea utilizar en la consulta, o haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Si está utilizando los datos de ejemplo, agregue la tabla Cuantía adeudada a la consulta.

  3. Agregue los campos que contienen datos duplicados.

    Si usa la tabla Cuantía adeudada, agregue los campos nombre de compañía y ciudad, porque esos campos determinan la duplicación.

  4. Agregue el campo que los criterios de selección. Si usa la tabla Cuantía adeudada, agregue el campo Cuantía pagadera.

  5. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en totales Imagen del botón la fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila de cada campo.

  6. Siga uno de los siguientes valores, dependiendo de sus requerimientos:

    • Para contar un número de registros, seleccione el campo que contiene los valores que desee contar y, a continuación, cambie el valor en el campo en la fila Total a cuenta. Si está utilizando los datos de ejemplo, establezca el valor en el campo Cuantía pagadera en cuenta.

    • Para calcular un total, establezca el valor del campo en suma.

      Nota  Una consulta de totales puede mostrar únicamente información de resumen. No se puede mostrar los valores individuales.

  7. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Principio de sección

Utilizar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados

Después de confirmar que una tabla contiene registros duplicados, puede eliminar los datos no deseados mediante la creación y ejecución de una consulta de eliminación. El proceso de crear y ejecutar una consulta de eliminación normalmente sigue estos pasos generales:

  • Planee la eliminación. Como parte de este proceso, determine si los datos que desea eliminar está relacionados con los datos de otra tabla. Si es así, deberá determinar si los datos residen en el lado "uno" de una relación uno a varios o en el lado "varios" de la relación. Si los datos residen en el lado "uno", debe habilitar una propiedad en la relación para poder eliminar datos. Si los datos residen en el lado "varios", puede crear y ejecutar la consulta sin realizar esa acción adicional. Puede utilizar la herramienta relaciones para examinar las relaciones en una base de datos. Para iniciar la herramienta relaciones, en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en relaciones.

    Para obtener más información acerca de cómo planear y ejecutar las consultas de eliminación, vea el artículo usar una consulta de eliminación para eliminar uno o más registros de una base de datos.

  • Crear una consulta como una consulta de selección o de valores únicos y agregar o cambiar los criterios hasta que la consulta devuelve sólo los datos que desea eliminar.

  • Convierta esa consulta en una consulta de eliminación y, a continuación, ejecutar la consulta de eliminación para eliminar los datos no deseados.

Importante  No puede deshacer los resultados de una consulta de eliminación. Por ese motivo, debe realizar una copia la base de datos antes de ejecutar una consulta de eliminación. Para obtener información acerca de la copia de seguridad de la base de datos, vea la sección de copia de seguridad de una base de datos, anteriormente en este artículo.

Los pasos siguientes explican cómo crear una consulta de selección, convertirla en una consulta de eliminación y ejecutarla para eliminar registros.

Crear una consulta de selección

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

    Se abre el diseñador de consultas y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. La ventana enumera todos los campos de la tabla. Esta figura muestra una tabla típica en el Diseñador de consultas.

    Una tabla en el diseñador de consultas

  3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño.

    Agregar todos los campos de la tabla, permite la consulta de eliminación eliminar registros completos (filas) de la tabla.

  4. Opcionalmente, agregue una columna que permita especificar criterios.

    Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que eliminar todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos registros, agregue los campos ID de cliente y de pedido a la cuadrícula de diseño.

  5. Si ha seguido el paso anterior, especifique los criterios en la fila criterios de la cuadrícula de diseño.

    Debe utilizar criterios para devolver sólo los registros que desea eliminar. De lo contrario, la consulta de eliminación elimina todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior, escriba el número de identificación del cliente que salió de la empresa y la fecha en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos.

    Para obtener más información acerca del uso de criterios, vea el artículo usar una consulta de eliminación para eliminar uno o más registros de una base de datos.

  6. Si ha seguido el paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de criterio.

  7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Compruebe que la consulta devuelve los registros que desea eliminar.

  8. Mantener abierta la consulta y, a continuación, continúe con los pasos siguientes.

Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y ejecutarla para eliminar datos

  1. Haga clic en La vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.

  2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

    Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.

    Asegúrese de que la fila de la columna * (todos los campos) Eliminar muestra de. La palabra ubicación debe aparecer en todas las columnas de criterios.

  3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos.

    Access le pedirá que confirme la eliminación.

    Haga clic en para eliminar los datos.

Ocultar el mensaje de confirmación

Haga lo siguiente si no quiere ver un mensaje de confirmación cada vez que ejecute una consulta de eliminación u otra consulta de acción.

  • Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de Access.

    Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access.

  • Haga clic en Avanzadas y, en la sección Edición, bajo Confirmar, desactive la casilla de verificación consultas de acción.

  • Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Access.

Principio de sección

Impedir que los usuarios introduzcan valores duplicados

Para impedir que los usuarios introduzcan datos duplicados aplicando varias reglas:

  • Configurar un campo que contenga sólo valores únicos.    Para implementar esta regla, siga uno de estos procedimientos:

    • Designe el campo como clave principal. Puede hacerlo sólo si la tabla aún no tiene una clave principal. Para configurar el campo como clave principal, abra la tabla en la vista Diseño, haga clic en el nombre del campo y, a continuación, haga clic en Clave principal Imagen del botón . Un campo de clave principal acepta sólo valores únicos y avisará a los usuarios si proporcionan un valor duplicado.

    • Si la tabla ya tiene una clave principal, establezca la propiedad indizado del campo en Sí (sin duplicados) en la vista Diseño de tabla. Esta propiedad impide que el campo acepte el mismo valor para más de un registro. Recuerde que en algunos casos, como los campos que contienen información de nombre y ciudad, es preciso Aceptar duplicados.

  • Especificar que una combinación de los valores de dos o más campos debe ser única para cada registro.    Por ejemplo, suponga que tiene una tabla de datos de contacto. Puede designar una combinación de campos, como nombre de contacto, dirección y ciudad, como la clave principal de la tabla.

    Ese enfoque funciona porque es muy poco probable que dos contactos con el mismo nombre también compartan la misma dirección y la ciudad.

    Para crear una clave principal multicampo, siga estos pasos:

    1. Abra la tabla en la vista Diseño.

    2. Haga clic en el selector de fila situado a la izquierda del primer campo para seleccionar toda la fila.

    3. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en el selector de fila de los demás campos que desee incluir en la clave principal.

    4. Haga clic y, a continuación, haga clic en Clave principal Imagen del botón en el menú contextual.

      Este paso establece la propiedad indizado de cada campo de la clave principal en Sí (duplicados) para que, por ejemplo, puede especificar el mismo nombre o dirección o ciudad en varios registros. Por ejemplo, puede tener dos contactos denominados Jean Philippe Bagel que viven en más de un registro, pero no viven en Londres.

Principio de sección

Principio de página

Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de varias tablas

La información en las siguientes secciones se explica algunas de las maneras en que puede buscar y editar, ocultar o eliminar los registros duplicados que existen en varias tablas. Normalmente, los datos de dos o más tablas se superponen cuando se intenta integrar una base de datos con el otro.

Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrarlos al adyacentes

Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrar sólo un registro

Mostrar sólo los registros duplicados detectados en ambas tablas

Ver sólo los registros en una tabla que no tengan un registro coincidente en otra tabla

Eliminar registros duplicados de una tabla y combinar los registros restantes en otra tabla

Ver sólo los registros diferentes al ver los datos de las tablas relacionadas

Ver un registro específico o resumir los datos duplicados en tablas relacionadas

Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrarlos al adyacentes

A menudo, puede acabar con dos tablas que contienen datos duplicados o superpuestos en la misma base de datos. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla clientes y una tabla de clientes:

La tabla de clientes   

Nombre

Dirección

Ciudad

Teléfono

Fax

Baldwin Museum of Science

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

(505) 555-2122

(505) 555-3123

Blue Yonder Airlines

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

(104) 555-2123

(104) 555-2124

Coho Winery

C/ Córcega 452

I. de Margarita

(206) 555-2124

(206) 555-2125

Contoso Pharmaceuticals

Av. Benavides 4858

Lima

(171) 555-2125

(171) 555-2126

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

(7) 555-2126

(7) 555-2127

Consolidated Messenger

C/ Córcega 452-454

Seattle

(206) 555-2125

(206) 555-2129

Graphic Design Institute

Cerrito 333

Buenos Aires

(916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc.

Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #8-35

Barinas

(503) 555-2129

(503) 555-2110

Tailspin Toys

Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #9-37

Barinas

(503) 555-2233

(503) 555-2239

La tabla Compradores

Nombre de la empresa

Nombre de contacto

Dirección

Ciudad

Código postal

Teléfono

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

={1;2;3;4;5}

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456

(104) 555-2123

Coho Winery

Ezequiel Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima

EW2 DE NS1

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2126

Adventure Works

Cristina Portillo

3122 Córcega 452-456

Seattle

34567

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333

Buenos Aires

01234

(916) 555-2128

Trey Research

María Barrera

E. Zolá 1715

Barinas

43210

(503) 555-2129

Fabrikam, Inc.

Antonio Moreno

C/ Araquil

Seattle

56789

(206) 555-2233

Observe que en este caso, las tablas individuales no contienen valores duplicados, pero los campos de ambas tablas contienen datos superpuestos, como los datos en el campo nombre de la tabla clientes y datos en el campo nombre de la compañía en la tabla Customers.

Siempre, no se puede integrar los datos de cada tabla combinando las dos tablas. Para algunos clientes, la tabla clientes podría tener la información más reciente, pero la tabla de clientes podría tener los datos más recientes de otros usuarios. Normalmente, el mejor curso de acción es revisar el contenido de ambas tablas y, a continuación, decidir qué conservar y qué elementos desea eliminar.

Para unir los registros de ambas tablas, cree una consulta de unión. La consulta colocará los registros duplicados juntos de modo que sea más fácil revisarlos.

Nota  No se puede editar o eliminar los datos devueltos por una consulta de unión. Para modificar o eliminar datos, abra las tablas subyacentes en la vista Hoja de datos.

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

    Access crea una nueva consulta. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  2. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla sin haber agregado tablas ni consultas a la cuadrícula de diseño.

  3. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de documentos de la consulta y, después, haga clic en Vista SQL.

  4. Si usa las tablas anteriores como ejemplo, pegue la siguiente instrucción SQL en la ventana. Si utiliza sus propios datos, utilice la instrucción siguiente como guía. Utilizar SELECT, UNION ALL SELECT y ORDER BY cláusulas como se muestra, pero sustituya los nombres de tablas y campos de sus propios datos.

    SELECT [nombre de compañía], [dirección], [Ciudad], [teléfono], FROM [clientes]
    UNION ALL SELECT [nombre], [dirección], [Ciudad], [teléfono], FROM [clientes]
    ORDER BY [nombre de compañía];

    La primera instrucción SELECT recupera registros de la tabla Customers, y la segunda instrucción SELECT recupera registros de la tabla clientes. La cláusula UNION ALL reúne todos los registros de ambas tablas. La instrucción ORDER BY ordena los registros para que los registros duplicados estén colocados juntos para que sean fáciles de revisar.

    Nota  Cada instrucción SELECT debe devolver el mismo número de campos y en el mismo orden. Los campos correspondientes deben tener tipos de datos compatibles, pero con una excepción: puede utilizar un campo numérico y un campo de texto como campos correspondientes. Además, recuerde que los nombres de campo pueden diferencian.

  5. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos.

    Si usa los registros de las tablas arriba mencionadas, se mostrarán 18 registros: 9 registros de la tabla clientes y 9 registros de la tabla clientes.

    Guarde la consulta y, a continuación, cierre la vista. Esta consulta se utilizará en la siguiente sección.

Principio de sección

Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrar sólo un registro

En ocasiones, puede que necesite ver sólo los registros distintos de dos tablas similares. Si un registro existe en ambas tablas, puede incluir el registro de la primera tabla y omitir el registro correspondiente de la segunda tabla.

Access trata los registros de tablas distintas como duplicados únicamente si coinciden los valores de todos los campos seleccionados. Por ejemplo, si se incluyen el nombre de la compañía, ciudad, dirección, teléfono y Fax de los campos de la consulta, los valores en todos los campos de cinco deben coincidir antes de que Access trata el registro como un duplicado.

En esta sección se explica cómo modificar la consulta de la sección anterior para mostrar todos los registros de la tabla Customers y sólo los registros únicos de la tabla clientes.

Nota  No puede editar los datos devueltos por una consulta de unión. Para modificar o eliminar datos, abra las tablas subyacentes en la vista Hoja de datos.

Modificar la consulta

  1. Abra la consulta que creó en la sección anterior.

  2. En la ficha de documento de la consulta, haga clic en Vista SQL para ver la instrucción SQL.

  3. Eliminar [teléfono] y [teléfono], los campos de las dos instrucciones SELECT.

  4. Eliminar la palabra todo lo que sigue a la palabra UNION. Esto hace que la consulta omite los registros duplicados de la tabla clientes. La instrucción SQL se parecerá a la siguiente.

    SELECT [nombre de compañía], [dirección], [Ciudad], FROM [Compradores]
    UNION SELECT [nombre], [ dirección], [Ciudad], FROM [clientes]
    ORDER BY [nombre de compañía];

  5. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos.

    Si usa los datos de ejemplo de la sección anterior, la consulta devuelve 14 registros en vez de 18.

Principio de sección

Mostrar sólo los registros duplicados detectados en ambas tablas

Usa una combinación interna cuando se necesita consultar sólo los valores coincidentes de dos tablas. Si está familiarizado con Access, una combinación interna es una operación que vincula las filas de dos o más tablas sólo si coinciden los valores de los campos combinados.

Crear una combinación interna mediante la construcción de una consulta de selección que incluya ambas tablas y, a continuación, crear una relación entre los campos que contienen los valores duplicados. De forma predeterminada, Access crea una combinación interna cuando se crea la relación.

Nota  No puede modificar los campos o filas devueltos por una consulta de selección que tenga una combinación interna. Si desea modificar los datos, abra las tablas subyacentes y cambie los valores en cada tabla.

Crear una consulta que tiene una combinación interna

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Customers y la tabla clientes y, a continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

  3. Identifique los campos que contengan valores coincidentes en los registros duplicados. Si usa las tablas de ejemplo, el campo nombre de compañía de la tabla Customers corresponde al campo nombre de la tabla clientes.

  4. Arrastre el campo nombre de compañía de la primera tabla en el campo de la segunda tabla. Access conecta los campos con una línea.

    Una línea entre las tablas Compradores y Clientes que indica que las dos tablas están relacionadas, basándose en los nombres de cliente

    De forma predeterminada, la consulta crea una combinación interna entre las dos tablas. La combinación interna seleccionará sólo los registros donde el campo nombre de compañía coincida con el campo nombre.

  5. Haga doble clic en el campo Nombre de compañía para agregarlo a la cuadrícula de diseño de la consulta. Este campo ayudará a identificar los registros en la vista Hoja de datos.

  6. Haga doble clic en los demás campos que desee de las tablas compradores y clientes para agregarlos a la cuadrícula de diseño de la consulta. En este caso, agregue el campo de teléfono de la tabla de clientes y el campo de teléfono de la tabla clientes.

  7. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos. La consulta devolverá cinco registros, uno por cada cliente con un registro en ambas tablas.

Nombre de la empresa

Teléfono (compradores)

Teléfono (clientes)

Baldwin Museum of Science

(505) 555-2122

(505) 555-3123

Blue Yonder Airlines

(104) 555-2123

(104) 555-2124

Coho Winery

(206) 555-2124

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

(171) 555-2125

(171) 555-2125

Fourth Coffee

(7) 555-2126

(7) 555-2126

Principio de sección

Ver sólo los registros en una tabla que no tengan un registro coincidente en otra tabla

Continuando con el escenario donde las tablas compradores y clientes tienen datos duplicados, ahora verá lo que necesita hacer para ver los registros de la tabla de clientes que no tienen un registro duplicado en la tabla clientes. Esto puede ayudarle a tomar decisiones para determinados clientes, basándose en el contenido de la tabla Customers por sí solo, antes de tomar medidas para consolidar las dos tablas.

Puede ver sólo los registros en la tabla de clientes que no tengan una coincidencia en la tabla de clientes mediante la creación de una consulta de buscar no coincidentes. Con los datos de ejemplo, este tipo de consulta que recupera todos los registros de la tabla compradores que no tengan una coincidencia en la tabla clientes.

Nota  Puede editar los valores de campo o eliminar registros cuando ve esta consulta en la vista Hoja de datos.

Crear una consulta de buscar no coincidentes

  1. En la ficha crear, en el grupo, haga clic en Asistente para consultas.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de buscar no coincidentes y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Haga clic en la tabla Customers, que contiene los registros que le interesan. Haga clic en siguiente.

  4. Haga clic en la tabla clientes, ésta es la tabla que desea comparar la tabla de clientes con. Haga clic en siguiente.

  5. Haga clic en el campo nombre de la compañía en la tabla de clientes, haga clic en el campo nombre de la tabla clientes y, a continuación, haga clic en el botón <> =. Esto combinará las tablas, basadas en los nombres de los clientes. Haga clic en siguiente.

  6. Seleccione los campos que desea mostrar en la vista. En este caso, agregue los campos nombre de compañía, dirección, ciudad y teléfono. Haga clic en siguiente.

  7. Escriba un nombre para la consulta y haga clic en Finalizar para ver los registros en la vista Hoja de datos. Si usa las tablas de ejemplo, la consulta devolverá cuatro registros, en este caso, grabar los registros de la tabla compradores que no tengan una superposición en la tabla clientes.

Nombre de la empresa

Dirección

Ciudad

Teléfono

Adventure Works

3122 Córcega 452-456

Seattle

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Cerrito 333

Buenos Aires

(916) 555-2128

Trey Research

E. Zolá 1715

Barinas

(503) 555-2129

Fabrikam, Inc.

C/ Araquil

Seattle

(206) 555-2233

Principio de sección

Eliminar registros duplicados de una tabla y combinar los registros restantes en otra tabla

Después de revisar los datos duplicados de tablas similares, puede eliminar los registros duplicados y combinar los datos restantes en una sola tabla. El proceso sigue estos pasos generales:

  • De manera opcional, en la tabla que desee eliminar, actualice los datos que desea combinar. Explica cómo actualizar datos queda fuera del alcance de este tema.

    Para obtener información acerca de cómo actualizar los datos, vea el artículo actualizar los datos de una base de datos.

  • De manera opcional, revise las relaciones que puedan existir entre la tabla que desee eliminar y otras tablas de la base de datos. Si existe una relación, normalmente se elimina y, a continuación, establecer una nueva relación con otra tabla (la tabla que contiene los datos combinados). Sin embargo, deberá asegurarse de que los valores de clave principales en la nueva tabla coinciden con los valores de clave principales de las otras tablas.

  • Crear una consulta de eliminación que se utiliza la propiedad Valores únicos para buscar y eliminar los registros coincidentes. Como parte de esto, debe asegurarse de no interrumpir las relaciones entre las tablas en la base de datos. Por ejemplo, suponga que desea mover los registros únicos de la tabla clientes a la tabla Customers y, a continuación, eliminar la tabla clientes. Si la tabla de clientes está relacionada con otras tablas de la base de datos, debe tomar medidas para garantizar que la tabla Compradores asume esas relaciones. Una explicación completa de las relaciones queda fuera del ámbito de este tema.

    Para obtener más información, vea el artículo crear, modificar o eliminar una relación.

  • Crear una consulta de datos anexados para agregar los registros restantes de la tabla que desea eliminar a la tabla que desea conservar. Como parte de ese esfuerzo, deberá agregar el campo de clave primaria y los valores de los datos anexados a la tabla que desea conservar.

  • Elimine la tabla no deseada.

En esta sección se explica cómo crear y usar una consulta de eliminación y una consulta de datos anexados y cómo eliminar una tabla. Los pasos utilizan las tablas compradores y clientes.

La tabla Compradores

Nombre de la empresa

Nombre de contacto

Dirección

Ciudad

Código postal

Teléfono

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

={1;2;3;4;5}

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456

(104) 555-2123

Coho Winery

Ezequiel Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima

EW2 DE NS1

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789

(7) 555-2126

Adventure Works

Cristina Portillo

3122 Córcega 452-456

Seattle

34567

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333

Buenos Aires

01234

(916) 555-2128

Trey Research

María Barrera

E. Zolá 1715

Barinas

43210

(503) 555-2129

Fabrikam, Inc.

Antonio Moreno

C/ Araquil

Seattle

56789

(206) 555-2233

La tabla de clientes   

Nombre

Dirección

Ciudad

Teléfono

Fax

Baldwin Museum of Science

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

(505) 555-2122

(505) 555-3123

Blue Yonder Airlines

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

(104) 555-2123

(104) 555-2124

Coho Winery

C/ Córcega 452

I. de Margarita

(206) 555-2124

(206) 555-2125

Contoso Pharmaceuticals

Av. Benavides 4858

Lima

(171) 555-2125

(171) 555-2126

Fourth Coffee

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

(7) 555-2126

(7) 555-2127

Consolidated Messenger

C/ Córcega 452-454

Seattle

(206) 555-0170

(206) 555-0171

Graphic Design Institute

Cerrito 333

Buenos Aires

(916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc.

Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #8-35

Barinas

(503) 555-0192

(503) 555-0193

Tailspin Toys

Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #9-37

Barinas

(503) 555-2233

(503) 555-2239

Si desea usar estas tablas en una base de datos, vea Preparar datos de ejemplo, anteriormente en este artículo. Para este ejercicio, suponemos que la tabla Compradores contiene la información más reciente, por lo tanto, en el que desea eliminar los registros coincidentes de la tabla clientes y, a continuación, combinar los registros restantes de la tabla clientes en la tabla Customers.

Eliminar datos no deseados

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Customers y la tabla clientes y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo.

  3. Combine las dos tablas arrastrando el campo CompanyName de la tabla Customers en el campo de la tabla clientes.

  4. Haga clic en el área vacía en la mitad superior de la ventana y, a continuación, haga clic en Propiedades. Establezca el valor de la propiedad Registros únicos en .

    Al combinar las dos tablas y establecer la propiedad Registros únicos de la consulta en , evita el mensaje no se puede eliminar en las tablas especificadas que aparece cuando se ejecuta la consulta.

  5. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

  6. Arrastre el asterisco (*) de la tabla clientes hasta la fila campo de la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.

    El asterisco (*) en Lista de campos representa todos los campos de la tabla

    Los clientes aparece en la fila de la tabla y de aparece en la fila Eliminar. Esto significa que la consulta eliminará filas de la tabla clientes.

  7. Necesitará especificar los registros que la consulta va a eliminar. Si usa las tablas de ejemplo, puede hacerlo mediante la eliminación de los registros donde los valores de los campos nombre, dirección y ciudad de la tabla clientes coincidan con los campos correspondientes de la tabla Customers.

    Arrastre el campo nombre de la tabla clientes a la primera celda en blanco en la fila campo en la cuadrícula de diseño de la consulta. Hacer lo mismo para los campos dirección y ciudad de la tabla clientes.

  8. Si usa las tablas de ejemplo, en la fila criterios, para el campo nombre, escriba [Compradores]. [ CompanyName]. En la fila criterios, para el campo dirección, escriba [clientes]. [ Dirección]. En la fila criterios, para el campo Ciudad, escriba [Compradores]. [ Ciudad]. La cuadrícula de diseño de la consulta debe tener este aspecto:

    Los campos y criterios que determinan los registros duplicados

    Cuando ejecuta la consulta, eliminará todos los registros que cumplan los criterios de la consulta, los que tengan valores coincidentes en los tres campos de cada tabla.

  9. Haga clic en Ver Imagen del botón para obtener una vista previa de los registros que se eliminarán cuando se ejecuta la consulta. Verá los cinco registros duplicados de la tabla clientes.

  10. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en .

  11. Vaya a los pasos siguientes para crear una consulta de datos anexados.

Anexar los datos restantes

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla de origen, haga doble clic en la tabla que contiene los registros que desee anexar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Si usa los datos de ejemplo, haga doble clic en la tabla clientes.

  3. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

  4. En el cuadro de diálogo Anexar, en la lista Nombre de tabla, seleccione la tabla de destino (la tabla a la que desea anexar los datos). Si usa las tablas de ejemplo, seleccione la tabla clientes y, a continuación, haga clic en Cerrar.

  5. Mueva los campos que desee anexar desde la tabla de origen hasta la fila campo de la cuadrícula de diseño.

    Importante  Mover sólo los campos que tengan un campo correspondiente en la tabla de destino.

    Si usa los datos de ejemplo, mueva los campos nombre, dirección y teléfono.

  6. Haga clic en la fila Anexar a de cada campo y seleccione el nombre del campo correspondiente en la tabla de destino. Si usa los datos de ejemplo, seleccione el nombre del cliente, dirección y teléfono, campos, respectivamente.

  7. Porque desea agregar todos los registros en la tabla clientes a la tabla Customers, no es necesario especificar ningún criterio. Haga clic en Ver Imagen del botón para obtener una vista previa de los registros que se agregarán a la tabla de clientes al ejecutar la consulta.

  8. Guarde y cierre la vista.

  9. Busque la consulta de datos anexados y haga doble clic en él. Haga clic en para confirmar la operación de anexado.

    No deseo ver los mensajes de confirmación cada vez que ejecuto esta consulta

    • Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de Access.

    • En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Edición.

    • En la sección Edición General, bajo Confirmar, desactive la casilla de verificación consultas de acción.

Se elimina la tabla.

  1. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para eliminar tablas de la base de datos que la base de datos no es de sólo lectura, y que otro usuario no tiene tabla abierta.

  2. En el panel de exploración, haga clic en la tabla que desea eliminar.

  3. Presione SUPR y, a continuación, haga clic en para confirmar que desea eliminar la tabla.

    Nota  Eliminar tablas de la base de datos puede interrumpir todo o parte de la funcionalidad de una base de datos. Por este motivo, debe planear una eliminación para asegurar que la base de datos se mantiene funcional y debe efectuar una copia de la base de datos antes de eliminar datos u otros componentes.

    Para obtener más información acerca de la eliminación de datos, vea el artículo eliminar uno o más registros de una base de datos.

Principio de sección

Ver sólo los registros diferentes al ver los datos de las tablas relacionadas

Una consulta que combina datos de dos tablas relacionadas muestre registros donde todos los campos parecen coincidir. Sin embargo, si revisa las tablas, puede ser que las tablas no contienen realmente los registros duplicados. Ese problema surge cuando la consulta no incluye determinados campos, como una clave principal, que puede identificar de forma exclusiva cada registro. En estos casos, no desea eliminar los registros, pero se pueden tomar medidas para ocultar lo que parecen ser duplicados.

Por ejemplo, suponga que utiliza una consulta para recopilar los datos de pedido del cliente de dos tablas y asegurarse de que los empleados cumplen los pedidos puntualmente. Los clientes pueden realizar un pedido de varios productos, por lo que cada producto se convierte en un registro independiente (una fila) en las tablas subyacentes. Dado que el pedido se colocan en un solo día y, a continuación, se incluye en un solo día, los registros de un determinado pedido pueden contener grandes cantidades de fechas duplicadas, como así:

Campos con valores únicos que se han quitado de la consulta

Ya sabe que los pedidos llegan un día determinado, y enviar los pedidos en un día determinado, necesita ver sólo un registro (una fila) por pedido. Para mostrar los registros únicos de las tablas que contienen los datos de la orden, puede establecer la propiedad Registros únicos de la consulta en . Cuando se establece la propiedad en , la consulta examina todas las filas de las tablas y, en caso de detectar filas coincidentes (y no sólo campos), excluye todas menos una de esas filas duplicadas del conjunto de resultados.

Establecer la propiedad registros únicos en Sí

  1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades.

  2. En la hoja de propiedades, establezca la propiedad Registros únicos en y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.

    Mostrar la hoja de propiedades de la consulta

Cuando proceda, recuerde que cuando se establece la propiedad Registros únicos en , la consulta compara filas enteras y las filas de todas las tablas deben coincidir para que la consulta excluya datos. Además, puede utilizar la configuración de propiedad Registros únicos sólo cuando una consulta incluye dos o más tablas.

Cuando se cambia a la vista Hoja de datos, verá sólo un registro por pedido.

Un registro por pedido de la tabla Pedidos

Recuerde también que, al establecer la propiedad Registros únicos en y ejecutar la consulta, es que se siga viendo lo que parecen ser registros duplicados. Para continuar con el ejemplo anterior, que pueden resultar registros con la coincidencia de orden y envía las fechas, así:


En la vista se siguen viendo registros duplicados

Esto sucede cuando se reciben dos pedidos diferentes en el mismo día y, a continuación, envían el mismo día. Al establecer la propiedad Registros únicos en se ocultan esos registros de los resultados de la consulta porque los registros no son en realidad duplicados en las tablas subyacentes.

Si desea ver sólo una instancia de esos registros (es decir, un registro de pedido por día), debe establecer la propiedad de valoresúnicos de la consulta en . Cuando se establece la propiedad Valores únicos en , la consulta no examina las tablas subyacentes para duplicados. En su lugar, examina los valores de los campos que se incluyen, y si todos los campos coinciden en dos registros, la consulta oculta un registro de la vista.

Establezca la propiedad Valores únicos de la misma manera que establecer la propiedad Registros únicos : mostrar la hoja de propiedades de la consulta y cambie el valor a . En la hoja de propiedades, el cuadro de la propiedad Valores únicos se encuentra encima del cuadro de la propiedad Registros únicos.

La propiedad Valores únicos está establecida en Sí

Para continuar con el ejemplo anterior, ahora verá sólo las fechas en el que se recibieron o se incluye uno o más pedidos. No verá un registro por pedido.


Fechas de recepción y de envío de los pedidos

Nota  Puesto que al establecer la propiedad Registros únicos en afecta a las filas de las tablas que proporcionan los datos para la consulta y establecer la propiedad Valores únicos en afecta únicamente a los campos de la consulta, no puede usar ambas propiedades juntas. Si se establece a , Access establece automáticamente la otra propiedad en No. Sin embargo, ambas pueden establecerse en No para devolver todos los registros.

En la tabla siguiente ofrece un resumen para ayudarle a elegir la configuración de los Registros únicos y Valores únicos propiedades en una consulta.

Si la consulta se basa en...

Y desea ver...

Establecer

Resultado

Dos o más tablas, pero todos los campos de consulta proceden de una sola tabla

Registros diferentes de la tabla (todos los campos de la tabla deben coincidir en dos registros para que puedan considerarse como duplicados)

Registros únicos en . (Access establece automáticamente el valor de Valores únicos en No ).

Si la tabla contiene registros duplicados, la consulta omitirá los duplicados. Sin embargo, los resultados de la consulta sigan incluyendo registros donde coinciden todos los campos, si la consulta no incluye un campo que identifica de forma única los registros.

Una o más tablas

Registros diferentes en la consulta en la vista Hoja de datos (todos los campos en la vista Hoja de datos deben coincidir en dos registros para que puedan considerarse como duplicados)

Valores únicos en . (Access establece automáticamente el valor de Registros únicos en No ).

La consulta excluye los registros duplicados (donde coinciden todos los campos) en la vista Hoja de datos. Sin embargo, recuerde que puede que no vea todos los registros diferentes de la tabla subyacente.

Una o más tablas

Todos los registros

Valores únicos en No y registros únicos en No.

Ver todos los registros únicos y duplicados de ambas tablas.

Principio de sección

Ver un registro específico o resumir los datos duplicados en tablas relacionadas

Al ver los datos duplicados en tablas relacionadas, puede desear ver un registro específico del conjunto de duplicados, o desea resumir los datos duplicados mediante cuenta, sumao una de las funciones de agregado.

Es similar al escenario descrito en la sección anterior, realmente no tendría los datos duplicados en las tablas, pero al ver los datos de dos tablas que comparten una relación uno a varios, tales como los pedidos y las tablas de detalles de pedidos, encontrará varios registros donde coinciden con varios campos. Por ejemplo, un empleado que haya recibido varios pedidos del mismo cliente o empleado ha vendido el mismo producto como parte de diferentes pedidos el mismo día y así sucesivamente. Si está interesado en Buscar datos para responder a consultas como la siguiente, es necesario resumir los datos en lugar de eliminar los datos duplicados.

  • Buscar la cantidad total de cada producto vendido por cada empleado.

  • Contar el número total de pedidos que cada empleado tramitó para cada cliente.

  • Buscar el mayor pedido del día de cada empleado.

Para resumir los datos, utilice una consulta de totales similar a las abordadas en la sección Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados, anteriormente en este artículo. Esa sección explica cómo utilizar una consulta de totales con una sola tabla. Para crear una consulta de totales que contenga varias tablas, siga este procedimiento:

  • No olvide agregar la segunda tabla cuando agregue la primera tabla en el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  • Cuando agregue los campos que determinen la duplicación, arrastre los campos que desee de las dos tablas y, para todos los campos, establezca el valor en la fila Total de la columna Agrupar por.

  • El campo que identifica el registro que desee ver o que tiene los valores que desea resumir puede provenir de cualquiera de ellas.

Principio de sección

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Nota  Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Se aplica a: Access 2007



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