Asignar o cancelar la asignación de licencias de Office 365 para empresas

En Office 365 para empresas, los usuarios necesitan licencias para usar Outlook, SharePoint Online, Lync Online y otros servicios. Como administrador global o de usuarios, puede asignar fácilmente licencias para los nuevos usuarios cuando crea las cuentas o para los usuarios con cuentas existentes. Para liberar licencias que se pueden asignar a otros usuarios, también puede cancelar la asignación de las licencias que los usuarios ya no necesitan cuando los contactos dejan la organización. Para reducir la cantidad de licencias de la suscripción de Office 365, consulte Quitar licencias de la suscripción de Office 365 para empresas.

¿Qué acción desea realizar?

Compruebe cuántas licencias de Office 365 hay actualmente asignadas y no asignadas. Asignar una licencia de Office 365 a un usuario. Asignar licencias de Office 365 a varios usuarios al mismo tiempo. Libere una licencia de Office 365 desasignando una de un usuario que no la necesite. Ver una lista de los usuarios sin licencia.

Nota   En este artículo se describe cómo administrar licencias de usuario de suscripciones de Office 365 para empresas Si desea quitar una suscripción, consulte Cancelar la suscripción a Office 365.

Esto es lo que ocurre automáticamente al asignar una licencia a un usuario:

  • Para Exchange Online, se crea un buzón para el usuario.

  • Para SharePoint Online, se asignan al usuario permisos de edición para el sitio de grupo predeterminado de SharePoint Online.

  • Para Lync Online, el usuario tendrá acceso a las características asociadas con la licencia.

  • Para Office 365 ProPlus, el usuario podrá descargar Microsoft Office en un máximo de 5 equipos Mac o PC.

Nota   Para realizar los procedimientos que se indican en este artículo, debe ser administrador global o de usuarios.

Averiguar cuántas licencias son válidas y están disponibles

Seleccione una de las opciones siguientes:

Ver licencias disponibles (Office 365 Pequeña Empresa Premium)

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

    Sugerencia   Debe iniciar sesión como administrador global o administrador de facturación.

  2. Seleccione el icono del selector de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 de la esquina superior izquierda y elija Administrador.

    Cómo obtener acceso a la página de administración de Office 365 para empresas y Office 365 Pequeña Empresa Premium.

    Nota   No verá la opción Administrador si no ha iniciado sesión como administrador.

  3. Si ve Bienvenido, vamos a empezar en el centro de la página, haga clic en Ocultar el panel de introducción para cerrarlo.

    Página Introducción a Office 365 Pequeña Empresa Premium
  4. En Facturación, puede ver cuántas de las licencias que ha comprado están disponibles. Por ejemplo, si tiene 25 licencias y ha asignado una de ellas, se indicará que hay 24 licencias disponibles de 25.

    Vea el número de licencias disponibles para asignar a Office 365 Pequeña Empresa Premium.

Ver licencias disponibles (todas las demás suscripciones para empresas)

Vea el vídeo o siga los pasos que se indican a continuación del vídeo para obtener información sobre las licencias disponibles.

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Administrar licencias en Office 365
  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

    Sugerencia   Debe iniciar sesión como administrador global o administrador de facturación.

  2. Seleccione el icono del selector de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 de la esquina superior izquierda y elija Administrador.

    Cómo obtener acceso a la página de administración de Office 365 para empresas y Office 365 Pequeña Empresa Premium.

    Nota   No verá la opción Administrador si no ha iniciado sesión como administrador.

  3. Seleccione Facturación > Licencias.

    Seleccione la página Licencias.
  4. Active las columnas Válida, Expirada y Asignada para su suscripción. Para averiguar cuántas licencias válidas siguen estando disponibles para asignar a los usuarios, reste la cantidad de licencias con el estado Asignada de la cantidad de licencias con el estado Válida.

    Ver el número de licencias válidas, caducadas y asignadas.

Asignar o cancelar la asignación de una licencia para un usuario

Si cambian las responsabilidades de trabajo de un usuario, un administrador global o un administrador de usuarios, puede cancelar la asignación de las licencias que el usuario ya no necesite. Además, si la cantidad de usuarios asignados a un servicio es superior a la cantidad de licencias disponibles, puede quitar licencias a los usuarios que ya no las usen.

  Cuando se quita una licencia de un usuario, todos los datos que están asociados con esa cuenta de usuario se mantienen durante 30 días. Después del período de gracia de 30 días, los datos se eliminan y no se pueden recuperar, excepto los documentos que se guarden en SharePoint Online. Para obtener información sobre cómo bloquear el acceso de un usuario a los datos de Office 365 una vez que se ha quitado su licencia y sobre cómo obtener acceso a los datos tras esto, consulte Cómo bloquear el acceso de los empleados a datos de Office 365.

Seleccione una de las opciones siguientes:

Asignar o cancelar la asignación de una licencia para un usuario (Office 365 Pequeña Empresa Premium)

Siga estos pasos para asignar o cancelar la asignación de una licencia de un usuario si tiene Office 365 Pequeña Empresa Premium.

Para asignar o cancelar la asignación de una licencia para un usuario (Office 365 Pequeña Empresa Premium)
  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

    Sugerencia   Debe iniciar sesión como administrador global o administrador de facturación.

  2. Seleccione el icono del selector de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 de la esquina superior izquierda y elija Administrador.

    Cómo obtener acceso a la página de administración de Office 365 para empresas y Office 365 Pequeña Empresa Premium.

    Nota   No verá la opción Administrador si no ha iniciado sesión como administrador.

  3. En Usuarios y grupos, haga clic en Agregar usuarios, restablecer contraseñas y más.

    Seleccione Agregar usuarios, restablecer contraseñas y el vínculo más.
  4. Active la casilla del nombre del usuario al que desee agregar o quitar una licencia y haga clic en Editar.

  5. Seleccione Licencias.

    Haga clic en Licencias
  6. En Asignar licencias, realice una de estas acciones:

    • Para asignar una licencia a un usuario seleccionado, seleccione la casilla de la licencia que desea asignar.

      Sugerencia   Cuando se asigna una licencia a un usuario, también puede seleccionar qué servicios habilitan dicha licencia. Por ejemplo, si desea que el usuario tenga acceso a todos los servicios disponibles excepto SharePoint Online, puede anular la selección del servicio de SharePoint Online.

      Anule la selección de un servicio para una licencia.
    • Para cancelar la asignación de una licencia para un usuario, desmarque la casilla de la licencia que desea quitar.

      Anular la asignación de una licencia de un usuario.
  7. Haga clic en Guardar.

  8. Si ha eliminado una licencia a un usuario y desea asignarlo a otro usuario, repita este procedimiento.

Asignar o cancelar la asignación de una licencia para un usuario (todas las demás suscripciones para empresas)

Vea el vídeo o siga los pasos que se indican a continuación del vídeo para obtener información sobre cómo o cancelar la asignación de una licencia para un usuario de cualquiera del resto de suscripciones para empresas, como Office 365 Empresa Premium u Office 365 Enterprise E3.

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Para asignar o cancelar la asignación de una licencia para un usuario (todas las demás suscripciones para empresas)
  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

    Sugerencia   Debe iniciar sesión como administrador global o administrador de facturación.

  2. Seleccione el icono del selector de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 de la esquina superior izquierda y elija Administrador.

    Cómo obtener acceso a la página de administración de Office 365 para empresas y Office 365 Pequeña Empresa Premium.

    Nota   No verá la opción Administrador si no ha iniciado sesión como administrador.

  3. Seleccione Usuarios > Usuarios activos.

    Seleccione la página Usuarios activos.
  4. Active la casilla del nombre del usuario al que le desee agregar o quitar una licencia.

  5. Haga clic en Editar Editar

    Editar una cuenta de usuario

  6. Seleccione Licencias.

    Haga clic en Licencias

  7. En Asignar licencias, realice una de estas acciones:

    • Para asignar una licencia a un usuario seleccionado, seleccione la casilla de la licencia que desea asignar.

      Sugerencia   Al asignar una licencia a un usuario, también puede seleccionar qué servicios se habilitan mediante esa licencia y que el usuario puede usar seleccionando la flecha hacia abajo situada junto al nombre de la licencia y anulando la selección de los servicios que quiere restringir para este usuario.

      Asignar una licencia a un usuario.

      Por ejemplo, si desea que el usuario tenga acceso a todos los servicios disponibles excepto Lync Online, puede anular la selección del servicio de Lync Online.

      Anule la selección de un servicio de una licencia.
    • Para cancelar la asignación de una licencia para un usuario, desmarque la casilla de la licencia que desea quitar.

      Anular la asignación de una licencia de un usuario.
  8. Haga clic en Guardar.

  9. Si ha eliminado una licencia a un usuario y desea asignarlo a otro usuario, repita este procedimiento.

Asignar o cancelar la asignación de licencias para varios usuarios a la vez

Además de poder asignar o cancelar la asignación de licencias para usuarios individuales, también puede hacerlo en forma masiva.

  Cuando se quita una licencia de un usuario, todos los datos que están asociados con esa cuenta de usuario se mantienen durante 30 días. Después del período de gracia de 30 días, los datos se eliminan y no se pueden recuperar, excepto los documentos que se guarden en SharePoint Online. Para obtener información sobre cómo bloquear el acceso de un usuario a los datos de Office 365 una vez que se ha quitado su licencia y sobre cómo obtener acceso a los datos tras esto, consulte Cómo bloquear el acceso de los empleados a datos de Office 365.

Para asignar o cancelar la asignación de licencias para varios contactos
  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

    Sugerencia   Debe iniciar sesión como administrador global o administrador de facturación.

  2. Seleccione el icono del selector de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 de la esquina superior izquierda y elija Administrador.

    Cómo obtener acceso a la página de administración de Office 365 para empresas y Office 365 Pequeña Empresa Premium.

    Nota   No verá la opción Administrador si no ha iniciado sesión como administrador.

  3. Seleccione Usuarios > Usuarios activos.

    Seleccione la página Usuarios activos.
  4. Active las casillas de los nombres de los usuarios a los que desea asignar o cancelar la asignación de licencias.

  5. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para Office 365 Empresa Premium, haga clic en Editar

    • Para las demás suscripciones para empresa y Enterprise, haga clic en Editar Editar.

  6. En la página Detalles, haga clic en Siguiente.

  7. En la página Configuración, haga clic en Siguiente.

  8. En la página Asignar licencias, realice una de las siguientes acciones:

    • Para asignar licencias a los usuarios seleccionados, seleccione Agregar a las asignaciones de licencia existentes y, luego, seleccione las casillas de las licencias que desea asignar.

    • Para cancelar la asignación de licencias para los usuarios seleccionados, seleccione Reemplazar asignaciones de licencia existentes y asegúrese de que las casillas de las licencias cuyas asignaciones desea cancelar no se seleccionen.

  9. Haga clic en Enviar > Finalizar.

Eliminar una cuenta de usuario para liberar una licencia

Si un usuario deja de necesitar licencias, por ejemplo, cuando un empleado deja la organización, puede eliminar esa cuenta de usuario. De esta manera, todas las licencias asignadas a esa persona estarán disponibles para que se puedan asignar a otro usuario.

  Cuando se quita una licencia de un usuario, todos los datos que están asociados con esa cuenta de usuario se mantienen durante 30 días. Después del período de gracia de 30 días, los datos se eliminan y no se pueden recuperar, excepto los documentos que se guarden en SharePoint Online. Para obtener información sobre cómo bloquear el acceso de un usuario a los datos de Office 365 una vez que se ha quitado su licencia y sobre cómo obtener acceso a los datos tras esto, consulte Cómo bloquear el acceso de los empleados a datos de Office 365.

Por lo general, se eliminan usuarios solo si se está seguro de que no volverán a necesitar estos datos en un futuro. Para obtener más información, consulte Cómo solucionar problemas de cuentas de usuario eliminadas en Office 365.

Para eliminar la cuenta de uno o más usuarios
  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

    Sugerencia   Debe iniciar sesión como administrador global o administrador de facturación.

  2. Seleccione el icono del selector de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 de la esquina superior izquierda y elija Administrador.

    Cómo obtener acceso a la página de administración de Office 365 para empresas y Office 365 Pequeña Empresa Premium.

    Nota   No verá la opción Administrador si no ha iniciado sesión como administrador.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para Office 365 Pequeña Empresa Premium, en usuarios y grupos, haga clic en Agregar usuarios, restablecer contraseñas y más.

      Seleccione Agregar usuarios, restablecer contraseñas y el vínculo más.
    • Para las demás suscripciones para empresas y Enterprise, seleccione Usuarios > Usuarios activos.

      Seleccione la página Usuarios activos.
  4. Seleccione el nombre del usuario o los nombres de varios usuarios que desee eliminar y, luego, haga algunas de estas acciones:

    • Para Office 365 Pequeña Empresa Premium, haga clic en Eliminar icono..

    • Para el resto de las suscripciones para empresas y Enterprise, haga clic en Eliminar icono.ELIMINAR.

    Haga clic en Eliminar para eliminar la cuenta de usuario

  5. En el cuadro de confirmación, haga clic en .

Nota   Para más información sobre cómo restaurar usuarios, vea Eliminar o restaurar usuarios (para Office 365 Enterprise, Office 365 Empresa Essentials u Office 365 Empresa Premium).

Ver una lista de los usuarios sin licencia

Complete estos pasos para ver una lista de los usuarios que no tienen una licencia asignada.

Nota   Las suscripciones de Office 365 Pequeña Empresa Premium no permiten ver una lista de los usuarios sin licencia.

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

    Sugerencia   Debe iniciar sesión como administrador global o administrador de facturación.

  2. Seleccione el icono del selector de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 de la esquina superior izquierda y elija Administrador.

    Cómo obtener acceso a la página de administración de Office 365 para empresas y Office 365 Pequeña Empresa Premium.

    Nota   No verá la opción Administrador si no ha iniciado sesión como administrador.

  3. Seleccione Usuarios > Usuarios activos.

    Seleccione la página Usuarios activos.
  4. En la lista Seleccionar una vista, seleccione la flecha abajo y, en la lista de vistas, seleccione Usuarios sin licencia.

    Ver una lista de los usuarios sin licencia

    Todas las cuentas de usuario que no tengan una licencia asignada se muestran en la lista.

    Nota   Desde esta lista, puede agregar licencias para los usuarios, uno a uno o de forma masiva, con las instrucciones de este artículo.

Entender las licencias para los buzones que no son de usuario

No es necesario asignar licencias a buzones de recursos, buzones de sala, y los buzones de correo compartido, excepto cuando se les sobre la cuota de almacenamiento de 50 gigabytes (GB).

Para más información sobre buzones que no son de usuario, vea los siguientes artículos:

Averiguar quién puede asignar licencias

Los distintos tipos de administradores pueden trabajar con las licencias de diferentes maneras, dependiendo de sus roles. Consulte la tabla siguiente para ver un resumen de las opciones más habituales. Para obtener una lista completa de los roles y los privilegios del administrador, vea Asignar roles de administrador.

Rol de administrador

Asignar una licencia

Quitar una licencia

Comprar más licencias

Eliminar un usuario

Administrador global

Administrador de facturación

No

No

No

Administrador de administración de usuarios

No

Administrador de servicios

No

No

No

No

Administrador de contraseñas

No

No

No

No

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