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Los riesgos en un proyecto tienen dos causas:
O bien Riesgo=Impacto x probabilidad Por ejemplo, un jefe de proyecto puede pensar que la impresión de un informe de proyecto final contiene el riesgo de que se interrumpa el suministro eléctrico antes de la impresión. Sin embargo, como es poco probable que se produzca una interrupción del suministro eléctrico, el riesgo se puede ignorar de forma segura. Un riesgo más razonable que puede preverse es la no disponibilidad de una imprenta para un informe de accionistas más complejo y de alta calidad. Para este riesgo, el jefe de proyecto deberá asignar más tiempo para imprimir el informe. Para ver más artículos de esta serie de guías informativas sobre la administración de proyectos, consulte Guía básica de administración de Project. |
Sugerencias para la administración de proyectos que debe tener en cuenta antes de empezar...
Ejemplos de actividades de alto riesgo
A continuación encontrará actividades y eventos típicos que pueden aumentar el riesgo en un proyecto.
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Actividad con riesgos |
Descripción |
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Tareas críticas |
Preste mucha atención a las tareas que están en la ruta crítica. Tienen más riesgo porque tienen el mayor impacto en la fecha de finalización del proyecto. |
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Tareas de proveedores |
Cuando contrata a un proveedor, solicita informes de progreso más frecuentes o detallados que los que solicitaría a los miembros de su equipo. Las tareas de proveedores que tienen lugar al final de un proyecto tienen más riesgo que las tareas de proveedores en otros momentos. Los proveedores son tanto personas contratadas externas a la empresa como empleados de otras áreas de su empresa. Debido a que el control que tiene sobre estos es menor que el control que tiene sobre las personas de su equipo, ambos deben tratarse en los mismos términos de riesgo para los resultados de un proyecto. |
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Miembros de equipo sin experiencia |
Asignar a trabajadores sin experiencia en trabajos al final de un proyecto pone en peligro la fecha de finalización del proyecto, ya que necesitan más tiempo de preparación. Para minimizar este riesgo, asigne un tiempo de preparación suficiente para los nuevos trabajadores. |
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Proyectos con más de un año de duración |
Los proyectos cuya duración es superior a un año tienen más aspectos desconocidos y, por lo tanto, contienen más riesgo debido a la disponibilidad de recursos, cambios tecnológicos, cambios en el mercado, etc. |
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Demasiadas tareas que se producen de forma simultánea |
Compruebe si se ha programado un número excesivo de tareas de forma simultánea. Incluso aunque estas tareas sean realizadas por personas distintas, la programación de demasiadas tareas al mismo tiempo crea un riesgo en el proyecto, especialmente hacia el final del proyecto. |
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Preparar una programación en el orden correcto |
Los jefes de proyecto con poca experiencia suelen cometer el error de vincular tareas antes de describirlas. Esto puede llevar a confusión y producir retrasos. Al iniciar un nuevo proyecto, primero cree una lista de tareas y agrúpelas para ver todo el alcance del proyecto y sus entregas. A continuación, puede empezar a vincular tareas hasta llegar a la programación ideal. |
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Ignorar el pasado |
Si no registra los errores realizados en proyectos anteriores, es probable que los repita en proyectos futuros. Los proyectos suelen terminarse con documentos de cierre con el objetivo de minimizar los riesgos repetidos en futuros proyectos. |
Administración de riesgos
Estos son algunas sugerencias y consejos que los jefes de proyecto usan para gestionar los riesgos en los proyectos.
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Evitar el riesgo |
Si la actividad de un proyecto produce consecuencias graves, lo mejor es evitarla. Por ejemplo, usar un proceso de fabricación para dos productos de forma simultánea puede comprometer la planificación del proyecto. En su lugar, un jefe de proyecto puede evitar el riesgo si utiliza el proceso de fabricación de manera secuencial. |
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Mitigar el riesgo |
Busque formas de reducir la aparición de un riesgo. Por ejemplo, puede decidir usar un proceso de fabricación simplificado y bien conocido si otro más innovador y costoso puede tardar más tiempo en instalarse. |
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Transferir el riesgo |
Para controlar el riesgo, transfiéralo a un proveedor externo. Por ejemplo, si la documentación del subsistema de un equipo es demasiado amplia para que los recursos internos puedan completarla a tiempo, subcontrate a un proveedor externo para una parte de esta. |
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Aprenda de los riesgos |
No todos los riesgos son malos. Los riesgos también pueden abrir la puerta a oportunidades. Por ejemplo, si después de analizar los riesgos de un proyecto se da cuenta de que el subsistema de un programa que está siendo desarrollado como parte de un proceso de fabricación mayor puede comercializarse, puede decidir reasignarlo a sus mejores ingenieros para que desarrollen más el subsistema. Quitar a ingenieros experimentados de un proyecto puede crear un riesgo adicional para este, pero en este caso se puede compensar por la oportunidad conseguida. |
Administrar riesgos
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Si desea realizar un seguimiento del progreso de la programación con el fin de descubrir tareas que son un riesgo, debe obtener información sobre cómo establecer líneas base para el proyecto. |
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Revise la eficiencia con la que se usan los recursos en el proyecto y si necesita realizar ajustes en los recursos sobreasignados o no asignados. |
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Visualice las actualizaciones de las tareas de los miembros del equipo para ver dónde están los riesgos. Puede realizar un seguimiento rápido del progreso mediante el gráfico Gantt, o bien puede usar un análisis sofisticado de valor acumulado. |
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Muestre las tareas que tienen un mayor impacto en la fecha de finalización del proyecto. Mire primero esas tareas para detectar riesgos en la programación. |
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Los riesgos de un proyecto no pueden verse si se utiliza una sola vista. Intente explorar los riesgos de un proyecto utilizando varias vistas. |
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El análisis de valor acumulado le ayuda a detectar los riesgos de progreso al hacer preguntas como: "Teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta ahora en este proyecto, ¿cuánto dinero se supone que tendríamos que haber gastado?" o "¿Vamos a terminar a tiempo?" |
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Al administrar los riesgos de un proyecto, va a tener que cambiar continuamente las tareas en la programación. Cualquier cambio que realice en un proyecto tiene un coste de tiempo, dinero o ámbito. |
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Al planear los riesgos y ajustar la programación, Project podría mover las tareas inesperadamente. Comprender el gran "¿Por qué?" detrás del potente motor de programación de Project. |
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Después de introducir los costes del proyecto, revíselos para asegurarse de que no hayan creado riesgos para el presupuesto. |
