Usar varias tablas para crear una tabla dinámica

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Las tablas dinámicas son una buena opción para analizar e informar sobre los datos. Y si los datos son relacionales (es decir, están almacenados en tablas independientes que puede juntar en valores comunes), puede crear una tabla dinámica como esta en cuestión de minutos:

Tabla dinámica que contiene varias tablas

¿Qué tiene de particular esta tabla dinámica? Observe que la lista de campos de la derecha muestra una colección de tablas en lugar de solo una. Estas tablas contienen campos, que el usuario puede combinar en una sola tabla dinámica para segmentar los datos de varias formas. No es necesario preparar los datos ni aplicar formato de forma manual. En cuanto importe los datos podrá crear, de forma inmediata, una tabla dinámica basada en las tablas relacionadas.

Para obtener varias tablas en la lista de campos de la tabla dinámica:

  • Importe datos de una base de datos relacional, como Microsoft SQL Server, Oracle o Microsoft Access. Puede importar varias tablas al mismo tiempo.

  • Importe varias tablas desde otros orígenes de datos, incluidos archivos de texto, fuentes de distribución de datos, datos de hojas de cálculo de Excel, etc. Puede agregar estas tablas a Modelo de datos en Excel, crear relaciones entre ellas y luego usar el modelo de datos para crear la tabla dinámica.

A continuación se muestra la manera de importar varias tablas desde una base de datos de SQL Server.

  1. Asegúrese de conocer los nombres del servidor y de la base datos, así como las credenciales que debe usar para conectarse a SQL Server. El administrador de la base de datos puede facilitarle la información que necesite.

  2. Haga clic en Datos > Obtener datos externos > De otras fuentes > Desde SQL Server.

  3. En el cuadro Nombre del servidor, escriba el nombre del equipo de red del equipo que ejecuta SQL Server.

  4. En el cuadro Credenciales de conexión, haga clic en Usar autenticación de Windows para conectarse como usted mismo. De no ser así, escriba el nombre de usuario y la contraseña que le haya proporcionado el administrador de la base de datos.

  5. Presione Entrar y, en el cuadro Seleccionar base de datos y tabla, elija la base de datos que desee y haga clic en Habilitar selección de varias tablas.

    Casilla Activar selección de varias tablas

  6. Si sabe exactamente con qué tablas desea trabajar, elíjalas de forma manual. De lo contrario, seleccione una o dos tablas y luego haga clic en Seleccionar tablas relacionadas para seleccionar de forma automática tablas relacionadas con las que ha seleccionado.

  7. Si el cuadro Importar relaciones entre tablas seleccionadas está activado, manténgalo así para que Excel pueda crear de nuevo en el libro las relaciones de tablas equivalentes.

  8. Haga clic en Finalizar.

  9. En el cuadro de diálogo Importar datos, elija Informe de tabla dinámica.

    Cuadro de diálogo de importación de opciones

  10. Para iniciar la importación y rellenar la lista de campos, haga clic en Aceptar.

Observe que la lista de campos contiene varias tablas. Se trata de todas las tablas que seleccionó durante la importación. Para ver los campos que contienen, puede expandirlas y contraerlas de forma individual. Siempre que las tablas estén relacionadas, puede crear su tabla dinámica arrastrando los campos desde cualquiera de estas tablas a las áreas VALORES, FILAS o COLUMNAS.

Lista de campos de tabla dinámica

  • Arrastre los campos numéricos al área VALORES. Por ejemplo, si usa una base de datos de ejemplo de Adventure Works, arrastre ImporteVentas desde la tabla VentasInternetEfectuadas.

  • Para analizar las ventas por fecha o zona, arrastre los campos de fecha o zona a las áreas FILAS o COLUMNAS.

  • En ocasiones puede ocurrir que, para usar dos tablas en una tabla dinámica, deba crear una relación entre ellas. Si un mensaje le indica que debe crear una relación, en primer lugar haga clic en Crear.

    El botón Crear aparece cuando es necesaria una relación

    Si está trabajando con otros tipos de bases de datos:

Importar tablas de otros orígenes

Además de SQL Server, puede importar tablas desde otras bases de datos relacionales:

Si desea trabajar con varias tablas en una lista de campos de tabla dinámica, puede usar otros orígenes de datos además de las bases de datos relacionales. Por ejemplo, puede usar tablas del libro o importar fuentes de datos para, posteriormente, integrarlas con otras tablas de datos del libro. Para unir todos estos datos no relacionados deberá agregar cada una de las tablas al Modelo de datos y luego crear relaciones entre ellas con valores de búsqueda coincidentes.

Usar el modelo de datos para crear una nueva tabla dinámica

Quizás ha creado relaciones entre tablas en el modelo de datos y ahora está listo para usar estos datos en su análisis. A continuación se explica cómo crear una tabla dinámica o un gráfico dinámico nuevos mediante el modelo de datos en el libro.

  1. Haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

  2. Haga clic en Insertar > Tabla dinámica.

    Botón Tabla dinámica en la pestaña Insertar

  3. En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, en Seleccione los datos que desea analizar, haga clic en Usar un origen de datos externo.

    Cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con uso de origen de datos externo seleccionado

  4. Haga clic en Elegir conexión.

  5. En la pestaña Tablas, en Este Modelo de datos de libro, seleccione Tablas en el Modelo de datos de libro.
    Tablas del modelo de datos

  6. Haga clic en Abrir y luego en Aceptar para mostrar una lista de campos que contenga todas las tablas del modelo de datos.

Más información sobre tablas dinámicas y el modelo de datos

Se aplica a: Excel 2013



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