Mapa del proyecto: la guía básica para la administración de proyectos

El Mapa del proyecto puede ayudarle a sacar el máximo partido de Microsoft Office Project 2007 y cumplir los objetivos del proyecto usando normas y prácticas aceptadas en la metodología de administración de proyectos.

Nota   Incluso si utiliza metodologías de administración de proyectos ágil, puede usar los objetivos incluidos en el Mapa del proyecto como ayuda para administrar los proyectos satisfactoriamente.

El Mapa del proyecto describe las tres fases del ciclo de vida de un proyecto: la elaboración de un plan, el seguimiento y la administración del proyecto, y el cierre del proyecto. Conozca bien esta guía básica para la administración de proyectos examinando los objetivos correspondientes a cada una de estas fases.

Sugerencia    Haga clic en los vínculos que figuran a continuación para ver las actividades que componen la administración de proyectos y, a continuación, haga clic en los objetivos si desea obtener instrucciones detalladas para alcanzar cada uno de los objetivos en Office Project 2007.

Brújula y mapa

Elaborar un plan

Definir un proyecto

Para poder generar un proyecto, primero debe decidir qué es exactamente, cuál es su alcance y que espera lograr con el proyecto.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Comenzar un proyecto

Durante la fase de planeación de los proyectos que se prolongan en el tiempo o implican a un gran número de personas, es importante definir los objetivos, los supuestos y las delimitaciones del proyecto.

Comenzar a elaborar el plan de un proyecto

Tras la fase inicial de planeación, puede crear un archivo de proyecto, especificar los datos preliminares del proyecto y adjuntar los documentos del plan al archivo.

Definir los resultados del proyecto

Una vez determinados los objetivos del proyecto, defina el producto o servicio real que cumpla esos objetivos.

Planear las actividades del proyecto

Cuando haya definido en qué consiste el proyecto y, para asegurarse de que el proyecto será satisfactorio, debe analizar las principales actividades implicadas. Muchos proyectos fracasan debido a que el jefe de proyecto no considera a tiempo el alcance del trabajo que implica la creación de un proyecto.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Definir fases y tareas

Una vez que haya determinado el trabajo que implica el proyecto, puede organizarlo en hitos, fases y tareas, e integrarlos en un plan de proyecto.

Mostrar la organización del proyecto

Después de perfilar las tareas, puede mostrar asimismo la estructura del proyecto mediante códigos de estructura de descomposición del trabajo (EDT) integrados o personalizados, o mediante códigos de esquema.

Estimar la duración de las tareas

Project 2007 puede crear una programación realista, a menudo basándose únicamente en las duraciones de tareas y dependencias de tareas especificadas.

Programar tareas del proyecto

Tras especificar las duraciones de las tareas, llega el momento de indicar cómo se relacionan entre sí y cómo se vinculan con fechas determinadas.

Crear relaciones entre proyectos

Mediante la creación de dependencias entre las tareas de distintos proyectos, puede evaluar las consecuencias que los cambios y actividades realizados en un proyecto tienen en otros proyectos.

Planear y obtener los recursos

En este punto del proceso de planeación del proyecto, ha identificado su alcance, ha creado la lista de tareas y ha estimado la duración de las tareas.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Estimar las necesidades de los recursos

Ya ha identificado el alcance del proyecto, determinado la lista de tareas y estimado las duraciones de las mismas. Puede usar esta información para realizar estimaciones preliminares, identificar los requisitos e iniciar los procesos de asignación de personal y de adquisición para obtener los recursos necesarios.

Crear el equipo del proyecto

Ya ha identificado, aprobado y adquirido todos los recursos del proyecto. Llega el momento de crear el equipo integrando la información sobre los recursos en el plan del proyecto.

Compartir los recursos con otros proyectos

Project 2007 facilita la tarea de compartir recursos en varios proyectos donde se utilizarán los mismos recursos, materiales o equipos.

Asignar los recursos a las tareas

Una vez integrada la información sobre los recursos en el proyecto, podrá asignar los recursos a las tareas específicas que ha definido para el proyecto.

Planear los costos del proyecto

Sin una clara comprensión de qué son los costos de un proyecto, éste podría venirse abajo rápidamente y volverse económicamente inviable. Los costos se componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo y los materiales que se consumen para llevarlo a cabo.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Estimar los costos

La estimación de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de los recursos y tareas necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto.

Definir el presupuesto del costo y la información de línea de base

Tras especificar los costos, podrá guardarlos como presupuesto antes de comenzar a realizar el seguimiento y administrar el plan. Quizás desee adjuntar asimismo importantes notas sobre las decisiones presupuestarias, compartir la información presupuestaria con otros usuarios o transferir la información a otros formatos de archivo.

Preparar la administración de costos

Tras determinar los costos, podrá llevar a cabo los preparativos necesarios para realizar su seguimiento y administración con el fin de asegurar que el proyecto no sobrepase el presupuesto. Puede especificar una fecha de inicio del año fiscal, controlar las opciones de cálculo y determinar la fecha en que los costos son pagaderos.

Planear la calidad y los riesgos

La calidad es un aspecto básico que afecta directamente a los clientes o usuarios. Sin un plan de administración de riesgos, el proyecto puede sufrir problemas inesperados.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Planear la calidad

Antes de comenzar un proyecto, identifique los estándares de calidad necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto.

Identificar y planear los riesgos

Identificar, planear y reducir los riesgos varias veces a lo largo de un proyecto puede ayudar a respetar la programación y el presupuesto.

Planear la comunicación y la seguridad

La comunicación y la seguridad son aspectos fundamentales que se deben tener en cuenta a la hora de crear un grupo que colabore adecuadamente.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Definir métodos para comunicar la información del proyecto

Defina un método para comunicarse con el grupo del proyecto y mantener el proyecto actualizado.

Ayudar a proteger la información del proyecto

Project 2007 y Project 2007 incluyen características de seguridad básicas que pueden ayudar a proteger la información del acceso no autorizado.

Optimizar un plan de proyecto

Cuando empiece el proyecto, podría tener que revisar cómo marcha todo y ajustar las tareas, recursos o costos.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Optimizar el plan del proyecto para cumplir con la fecha de finalización

Una vez elaborado el plan del proyecto, puede revisarlo y ajustarlo para asegurarse de que se cumplirá con la fecha de finalización programada.

Optimizar el plan del proyecto para los recursos

Una vez elaborado el plan del proyecto, revise la asignación de los recursos para optimizar sus cargas de trabajo.

Optimizar el plan del proyecto para cumplir con el presupuesto

Revise los costos planeados en el plan de proyecto elaborado para garantizar que se ajusten al presupuesto.

Imprima y distribuya la información del proyecto

Mantenga informados a los participantes e integrantes del grupo proporcionándoles acceso a las vistas y los informes impresos o en pantalla.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Imprimir información del proyecto

Cuando haya programado el proyecto, quizás desee distribuir copias impresas de la información más actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del grupo.

Distribuir la información sobre el proyecto en línea

Puede distribuir en línea la información más actualizada del proyecto a los participantes e integrantes del grupo mediante la creación de informes.

Realizar el seguimiento y administrar un proyecto

Realizar un seguimiento del progreso

Seleccione los elementos de los que desee realizar un seguimiento, elija el método de seguimiento y, a continuación, comience a supervisar el progreso del proyecto.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Configurar un proyecto para su seguimiento

Aunque Project 2007 facilita el seguimiento, hay varios pasos que debe seguir antes de comenzarlo.

Registrar el progreso y responder a las actualizaciones

Una vez seleccionados los elementos y el método de seguimiento, puede comenzar a supervisar dichos elementos.

Administrar una programación

Para administrar un proyecto, identifique los problemas, ajuste la programación e informe del progreso a los participantes e integrantes del grupo.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Identificar los problemas de programación

A medida que controla el progreso de las tareas, puede revisar la programación para identificar problemas o posibles problemas en la programación de las tareas.

Volver a poner las tareas, las fases o el proyecto en las fechas previstas

Si identifica problemas en la programación, puede utilizar diversas estrategias para administrar la programación del proyecto.

Administrar los recursos

Administre los recursos controlando su progreso, identificando y resolviendo los problemas de asignación, administrando los recursos compartidos e informando del progreso del proyecto a los participantes e integrantes del grupo.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Realizar un seguimiento del progreso de los recursos

La forma más efectiva de medir el progreso del trabajo de los recursos en un proyecto consiste en equilibrar la carga de trabajo de éstos y controlar el progreso de las tareas.

Identificar los problemas de asignación de los recursos

Al revisar la información sobre los recursos como las asignaciones, sobreasignaciones o infraasignaciones, los costos y las varianzas entre el trabajo planeado y el trabajo real, se puede comprobar si los recursos están asignados de forma óptima a las tareas para obtener los resultados deseados.

Resolver los problemas de asignación de los recursos

Para obtener el mejor rendimiento y los mejores resultados de los recursos, deberá administrar su carga de trabajo con el fin de resolver las sobreasignaciones e infraasignaciones de los mismos.

Administrar la información sobre recursos compartidos

Cuando haya agregado recursos de empresa, revise o cambie la información sobre recursos compartidos para garantizar que el proyecto es lo más flexible y rentable posible.

Administrar los costos

La administración de costos consiste en mantener éstos dentro del presupuesto. Se componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo, y los materiales que se consumen para llevarlo a cabo.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Supervisar los costos

La revisión de la información básica de los costos del proyecto de manera reiterada, así como la realización de un análisis más detallado de los costos, puede contribuir a garantizar el éxito financiero del proyecto.

Ajustar los costos para mantener el proyecto dentro del presupuesto

Una vez identificado un problema en el presupuesto, puede iniciar acciones correctivas usando Project 2007 para resolver el problema y volver a optimizar la programación para los costos.

Administrar los riesgos

Identifique los posibles puntos conflictivos previendo los riesgos y respondiendo a los eventos de riesgo, e informe del progreso del proyecto a los participantes e integrantes del grupo.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Identificar los nuevos riesgos

La identificación, minimización y control de los riesgos le ayudará a lograr los objetivos del proyecto.

Controlar los riesgos del proyecto

Una vez que se ha producido un evento de riesgo, puede que sea necesario que responda al riesgo para controlar su impacto en el proyecto.

Cerrar un proyecto

Revisar la información final del proyecto

Cuando el proyecto finaliza, es un buen momento para celebrar una reunión con los participantes e integrantes del equipo, analizar lo que ha ido bien y lo que no, y elaborar informes y vistas finales, ya sea impresos o en línea.

¿Qué desea analizar?    

Objetivo

Descripción

Revisar la información final del proyecto

El cierre de un proyecto conlleva la creación de un resumen de la información del proyecto y su comunicación, el análisis de la eficacia del proyecto y el archivado de los datos del proyecto.

Se aplica a: Project Standard 2007



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