Importar datos desde Excel a una nueva tabla de Access

Información general

Aprender cómo importar datos

Aprenda cómo importar datos desde Excel en una nueva tabla de Access. La importación es una forma sencilla de sacar provecho de Access.

¿No tiene la versión de Office 2007? Puede descargar una versión de prueba de 60 días gratuita o comprarla ahora.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Preparar los datos en Excel para que se importen satisfactoriamente.

  • Importar datos desde una hoja de cálculo de Excel en una nueva tabla de Access.

  • Comprobar que los datos importados sean precisos.

Este curso incluye:

  • Una lección autodidáctica y una sesión de práctica para adquirir experiencia. La práctica requiere Access 2007 y Excel 2007.

  • Una pequeña prueba al final de la lección; la prueba no está puntuada.

  • Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.

Si no ha usado Access nunca, complete el curso mencionado a continuación antes de realizar este curso.

  • Familiarizarse con Access 2007

    ¿Alguna vez necesitó una forma rápida de trasladar datos de Excel a Access? Puede hacerlo si importa datos en una nueva tabla desde hojas de cálculo.

    Este curso muestra el modo en que deben prepararse los datos de Excel que van a importarse, cómo usar el Asistente para importación en Access para importar datos en una nueva tabla y los procedimientos para comprobar que los resultados sean precisos.

    Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.

Importar datos

Resultados de la importación

Administración más sencilla; respuestas más rápidas

Supongamos que usa Excel para almacenar información sobre los equipos de la compañía. Al pasar el tiempo, la hoja de cálculo se hizo muy grande y no es cómoda para la administración, tiene que desplazarse por demasiadas columnas y filas para buscar datos, lo que dificulta encontrar respuestas. Si importa esa información en Access, facilitará la extracción de dichas respuestas porque puede escribir consultas, componentes que recuperan y procesan datos de forma rápida.

El proceso de importación sigue estos pasos generales:

  • Primero se deben limpiar los datos en Excel. Por ejemplo, debe quitar todas las filas y las columnas en blanco, asegurarse de que cada columna contenga un tipo de datos, como fechas o números, y corregir los errores como #NUM o #DIV.

  • Después, se debe usar el Asistente para importación en Access para importar los datos a una nueva tabla.

  • Finalmente, debe comprobar que los datos importados sean precisos.

Por si no lo sabe, también puede importar datos en una tabla de Access existente, proceso que se denomina anexar. Esto no se trata en este curso, pero en la Tarjeta de referencia rápida, encontrará vínculos a información sobre ese procedimiento.

El proceso tiene algunas limitaciones

Límites en el proceso de importación

No puede importarse todo

Antes de comenzar a importar datos, tenga en cuenta estos límites:

  • Solamente se importan hojas de cálculo de Excel individuales, no libros completos.

  • Puede importar 255 columnas de datos a una tabla de Access. Si la hoja de cálculo de origen contiene más columnas y necesita dicha información, puede importarla en otra tabla.

  • No pueden importarse todos los tipos de datos. Por ejemplo, no pueden importarse imágenes. Además, si la hoja de cálculo usa fórmulas, puede importar sus resultados, pero no las fórmulas en sí.

Preparar los datos en Excel

Errores comunes en datos de origen

Errores comunes que deben encontrarse y solucionarse antes de importar

Antes de comenzar el proceso de importación, busque problemas en los datos de Excel y corríjalos. En la imagen se muestran algunos problemas típicos:

1. Agregue encabezados a todas las columnas, porque facilitarán el uso de los datos en Access. En un momento verá por qué.

2. Elimine todas las filas o columnas no deseadas o que estén en blanco. No puede saltar ni filtrar filas durante la operación de importación.

3. Corrija todos los valores erróneos, como #NUM o #DIV.

4. Asegúrese de que cada columna contenga un único tipo de datos. La imagen muestra una mezcla de cifras de ventas y fechas. Si importa esta mezcla de números y fechas, Access probablemente convierta los datos en números aparentemente aleatorios, lo que obligará a repetir la importación.

Al final de este curso, encontrará una sesión de práctica, que muestra algunas maneras comunes de preparar los datos, y la Tarjeta de referencia rápida, que tiene una lista de verificación más larga con posibles errores, además de vínculos a información sobre cómo corregirlos. Si realiza ciertas tareas en esta etapa, puede contribuir a que el proceso de importación se realice correctamente y dé como resultado datos más ordenados en Access.

Comenzar la importación

Pasos para iniciar una importación

En proceso con tan sólo unos pocos clics

Si sigue las instrucciones para la preparación de los datos, la importación no debería tener errores.

1. En Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel. Se abre el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel.

2. Escriba la ubicación y el nombre del libro de Excel en el cuadro Nombre de archivo. Si no conoce la ubicación, haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Abrir archivo para ubicar los datos de origen. Si no está seguro, puede seleccionar la hoja de cálculo que desee importar más adelante en otro paso.

3. Asegúrese de seleccionar la primera opción, Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y haga clic en Aceptar. Se abre el Asistente para importación de hojas de cálculo.

Asistente para importación, paso 1

Asistente para importación, pantalla 1

Una hoja de cálculo cada vez

En la primera pantalla del Asistente para importación, seleccione la hoja de cálculo que desee importar y haga clic en Siguiente.

Tenga en cuenta que solamente ve esta pantalla si el archivo de Excel tiene más de una hoja de cálculo.

Asistente para importación, paso 2

Asistente para importación, pantalla 2

Usar siempre encabezados de columna

En la segunda pantalla, asegúrese de que la casilla Primera fila contiene encabezados de columna esté activada y haga clic en Siguiente.

Los encabezados de columna facilitan el uso de la base de datos.

Asistente para importación, paso 3

Asistente para importación, pantalla 3

La tercer pantalla del asistente le brinda varias opciones, que se muestran en la siguiente imagen:

1. Si necesita cambiar el nombre de alguna columna, haga clic en ella y escriba el nuevo nombre en el cuadro Nombre de campo.

2. Si realiza búsquedas en una columna con frecuencia y dicha columna contiene muchos datos, haga clic en ella y desde la lista Indizado, seleccione . La indización de una columna puede facilitar y acelerar la búsqueda de datos.

3. También puede establecer un tipo de datos para cada campo, aunque Access lo hará automáticamente. En Access, los tipos de datos controlan lo que se puede escribir en un campo. Por ejemplo, no puede escribir texto en un campo configurado para contener números, y eso ayuda a mantener la precisión de los datos. Y finalmente...

4. Si desea quitar una columna de una operación de importación, active la casilla No importar el campo (Saltar). Después de realizar los cambios, haga clic en Siguiente.

Asistente para importación, paso 4

Asistente para importación, pantalla 4

Por ahora, cree una clave principal

En el paso 4 del asistente, asegúrese de hacer clic en Permitir a Access agregar la clave principal y después haga clic en Siguiente.

Las claves principales son importantes porque hacen que cada columna de la tabla sea única, y esto ayuda a garantizar la precisión de los datos, dado que no puede duplicar la información.

Tenga en cuenta que, si está familiarizado con las bases de datos, no tiene por qué dejar que Access cree la clave principal automáticamente. La imagen muestra que puede crear su propia clave principal usando otras columnas de la tabla, o bien puede omitirla por completo. De todos modos, no se preocupe por esos pasos hasta que tenga cierto grado de experiencia.

Asistente para importación, paso 5

Opciones para guardar los pasos de importación

Ahorrar tiempo guardando los pasos de importación

Los últimos pasos del proceso de importación le brindan algunas opciones. Puede finalizar la importación y comenzar a usar la nueva tabla, o puede guardar los pasos de importación para volver a usarlos. Generalmente, se vuelven a usar cuando se necesita actualizar los datos con regularidad. Por ejemplo, el departamento de marketing le entrega todos los viernes por la tarde un archivo de Excel con información actualizada. Puede volver a ejecutar la importación y rápidamente sobrescribir los datos anteriores.

Además, puede ahorrar más tiempo todavía si crea una tarea en Outlook cuando guarda los pasos de la importación. La tarea le recordará que debe realizar la importación y le proporcionará un botón que le permita hacerlo con tan un único clic.

Estos pasos y la imagen muestran el proceso básico. Durante la sesión de práctica, lo analizará más en detalle.

1. En el paso 5 del asistente, escriba un nombre para la nueva tabla en el cuadro Importar a la tabla y haga clic en Finalizar. Se vuelve a abrir el cuadro de diálogo Obtener datos externos. Si desea detener la tarea en este momento, basta con hacer clic en Cerrar pero, si desea guardar los pasos de la importación, no debe hacerlo.

2. Active la casilla Guardar pasos de importación. Se abre un grupo de controles adicional.

3. Escriba un nombre para los pasos en el cuadro Guardar como, una descripción opcional para los pasos en el cuadro Descripción y, si no desea crear una tarea en Outlook para la importación, haga clic en Guardar importación. Pero...

4. Si quiere crear una tarea en Outlook, una vez terminado el paso 3, active la casilla Crear tarea de Outlook y haga clic en Guardar importación.

Si decide crear una tarea, en breve aparece una pantalla para la tarea. Puede guardar y cerrar la tarea o puede configurar opciones para ella, como la frecuencia con la que le recuerda importar los datos. La sesión de práctica al final del curso explica los procedimientos para configurar opciones comunes para la tarea y para ejecutar una importación guardada en Access.

Comprobar los datos importados

Comprobar los datos importados

Comprobar la precisión

Como último paso, abra la nueva tabla en Access y compruebe los datos. ¿Tienen errores? ¿Están completos? ¿Tienen las fechas y las horas el formato correcto? Ahora es un buen momento para solucionar esos tipos de errores. La sesión de práctica muestra los procedimientos para solucionar un problema común y los vínculos en la Tarjeta de referencia rápida al final del curso le llevarán a información sobre problemas no tratados aquí.

Práctica

Haga clic en el botón Práctica de Access para abrir la ventana del programa Access y la ventana de instrucciones prácticas

Tamaño de la descarga: 317 KB (<2 min a 56 Kbps)

¿No tiene la versión de Office 2007? Puede descargar una versión gratuita de prueba de 60 días y usarla para la práctica o comprarla ahora.

Práctica de Access

Después de haber ejecutado el proceso de importación un par de veces, verá que es bastante sencillo, especialmente si prepara los datos de origen de forma correcta. La sesión de práctica le permite realizar ambas tareas.

Acerca de la sesión de práctica

Cuando hace clic en Práctica de Access, se descarga una base de datos de práctica que se abre en Access. También se descargará una hoja de cálculo que se abrirá en Excel y aparecerá una ventana separada de instrucciones prácticas.

Nota     Debe tener Access 2007 y Excel 2007 instalados en el equipo. Los archivos de práctica no funcionarán con versiones anteriores de estos programas.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

Permita siempre que Access cree una clave principal cuando importe datos en una nueva tabla.

Verdadero

No, no siempre. En algunos casos, probablemente desee usar datos existentes, como números de serie de equipos, como claves principales.

Falso

¡Buena respuesta! Es posible que prefiera usar datos existentes como clave principal.

Cuando se vuelve a ejecutar una importación, se anexan datos a una tabla.

Verdadero

Incorrecto. Cuando se vuelve a ejecutar una importación, se sobrescriben los datos existentes.

Falso

¡Excelente! Volver a ejecutar una importación constituye una forma sencilla de asegurarse de que la tabla tenga datos actualizados.

Antes de importar datos, debe usar Excel para realizar las siguientes tareas:

Asegurarse de que las imágenes se representen correctamente en los datos de origen.

No puede importar imágenes en Access desde Excel.

Eliminar todos los datos no deseados, como filas y columnas en blanco, y corregir todos los errores evidentes como #NUM.

¡Correcto! También debe asegurarse de que cada columna contenga un tipo de datos y aplicar un tipo de datos a cada columna.

Asegurarse de que todas las fórmulas estén en la misma hoja de cálculo.

Incorrecto. Puede importar los resultados de las fórmulas, pero no las fórmulas en sí. Por lo tanto, no importa el lugar donde estén en la hoja de cálculo.

El proceso de importación tiene los siguientes límites:

No más de 65.000 filas.

Incorrecto. Access no limita la cantidad de filas de una tabla. Por el contrario, tiene un límite de tamaño de archivo total de 2 GB, menos el espacio necesario para los objetos de sistema.

No más de 255 columnas.

¡Buena respuesta! Este límite constituye la causa por la que es una buena idea optimizar los datos en Excel en primer lugar.

No más de 256.000 caracteres de texto.

¡Muy lejos de ser cierto! Access puede almacenar hasta casi 2 GB de datos de texto.

No más de 1.024 imágenes.

Incorrecto. Tal vez le convenga volver atrás y revisar lo aprendido. No pueden importarse imágenes.

Si deja una columna en los datos de origen, tiene que mantenerla en la tabla de Access.

Verdadero

Incorrecto. Vuelva atrás y consulte el paso 3 del Asistente para importación.

Falso

¡Excelente! Si elige importar una columna, también puede eliminarla de la tabla de Access.

Ponga a prueba sus conocimientos

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también

Límites del proceso

  • Se importan solamente hojas de cálculo de Excel individuales, no libros completos.

  • Puede importar 255 columnas de datos a una tabla de Access. Si la hoja de cálculo de origen contiene más columnas y necesita dicha información, puede importarla en otra tabla.

  • No puede importar fórmulas, solamente sus resultados.

  • No se pueden importar imágenes.

Preparar los datos en Excel

  • Asegúrese de que la primera fila de la hoja de cálculo de Excel tenga encabezados de columna, pues facilitan el uso de la información en Access.

  • Corrija todos los valores erróneos, como #NUM o #DIV.

  • Quite todas las filas o columnas vacías o no deseadas.

  • Reemplace todos los valores numéricos booleanos (-1, 0) por Verdadero o Falso, respectivamente.

Ejecutar el Asistente para importación

  1. En el grupo Importar de la ficha Datos externos de Access, haga clic en Excel.

    Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel.

  2. En el campo Nombre de archivo, escriba la ruta del archivo de Excel de origen y su nombre. Si no conoce el nombre del archivo ni su ruta, haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Abrir archivo para ubicarlo.

    Si usa Windows® XP, encontrará el archivo en la carpeta Mis documentos\Mis archivos de práctica\Excel. Si usa Windows® Vista, lo encontrará en la carpeta Documentos\Mis archivos de práctica.

  3. Seleccione la primera opción Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y haga clic en Aceptar.

    Se inicia elAsistente para importación de hojas de cálculo. Realice lo siguiente para completar el asistente:

    • En la primera pantalla, seleccione la hoja de cálculo que desee importar y después haga clic en Siguiente.

      Recuerde que no verá esta pantalla a menos que el libro de origen contenga más de una hoja de cálculo.

    • En la segunda pantalla, asegúrese de que la casilla Primera fila contiene encabezados de columna esté activada y haga clic en Siguiente.

    • En la tercera pantalla, no cambie la configuración de Opciones de campo y haga clic en Siguiente.

    • En la cuarta pantalla, asegúrese de que la opción Permitir a Access agregar la clave principal esté seleccionada (a menos que tenga experiencia) y haga clic en Siguiente.

    • En la quinta pantalla, en el cuadro Importar a la tabla, acepte el nombre que Access proporciona y haga clic en Finalizar.

      El asistente se cierra y aparece nuevamente el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel.

    • Si activa la casilla Guardar pasos de importación, puede darles un nombre a los pasos de la importación y crear una tarea en Outlook que le recuerde que debe volver a ejecutar la importación.

  4. Haga clic en la casilla Guardar pasos de importación, escriba un nombre y una descripción opcional para los pasos.

  5. Haga clic en la casilla Crear una tarea de Outlook y en Guardar importación.

  6. Configure las opciones para la tarea de Outlook.

Volver a ejecutar la importación

  • Para ejecutar la operación de importación desde la tarea, haga clic en la lista Tarea en Outlook, haga doble clic en la tarea para abrirla y después haga clic en Ejecutar importación. Imagen del botón.

O bien,

  1. En Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Importaciones guardadas.

    Aparece el cuadro de diálogo Administrar tareas de datos.

  2. En la fichaImportaciones guardadas, haga clic en la importación que desee repetir y haga clic en Ejecutar y después en Cerrar.

Solución de problemas comunes

Esta tabla enumera algunos de los errores de importación más comunes y explica los procedimientos para resolverlos. Esta tabla forma parte de un artículo más grande, Importar o vincular a los datos de un libro de Excel.

Problema

Solución

Elementos gráficos

No se pueden importar elementos gráficos como logotipos, gráficos e imágenes. Agréguelos manualmente a la base de datos después de finalizar la operación de importación.

Valores calculados

Se importan los resultados de una columna o celdas calculadas pero no la fórmula subyacente. Durante la operación de importación, puede especificar un tipo de datos que sea compatible con los resultados de la fórmula, como Número.

Valores VERDADERO o FALSO y -1 o 0

Si la hoja de cálculo o el rango de origen incluyen una columna que contiene sólo valores VERDADERO o FALSO, Access crea un campo Sí/No para la columna e inserta los valores -1 o 0 en el campo. Sin embargo, si la hoja de cálculo o el rango de origen incluyen una columna que contiene sólo valores -1 o 0, Access crea de forma predeterminada un campo numérico para la columna. Puede cambiar el tipo de datos del campo a Sí/No durante la operación de importación para evitar este problema.

Campos multivalor

Al importar datos a una tabla nueva o anexar datos a una tabla existente, Access no habilita la compatibilidad con varios valores en un campo incluso si la columna de origen contiene una lista de valores separados por signos de punto de coma (;). La lista de valores se trata como un valor único y se coloca en un campo de texto.

Datos truncados

Si los datos aparecen truncados en una columna de la tabla de Access, intente aumentar el ancho de la columna en la vista Hoja de datos. Si no se resuelve el problema, los datos de una columna numérica de Excel son demasiado grandes para el tamaño del campo de destino de Access. Por ejemplo, el campo de destino puede tener la propiedad TamañoDelCampo establecida en Byte en una base de datos de Access pero los datos de origen contienen un valor superior a 255. Corrija los valores en el archivo de origen e intente importar de nuevo.

Formato de presentación

Es posible que tenga que establecer la propiedad Formato de algunos campos en la vista Diseño para asegurarse de que los valores se muestren correctamente en la vista Hoja de datos. Por ejemplo:

  • Un campo de Sí/No muestra -1 y 0 en la vista Hoja de datos tras finalizar la operación de importación. Para resolver esto, una vez finalizada la operación de importación, establezca la propiedad Formato del campo en Sí/No para ver casillas en su lugar.

  • Las fechas largas y medianas pueden aparecer como fechas cortas en Access. Para resolver esto, abra la tabla de destino en la vista Diseño en Access y establezca la propiedad Formato del campo de fecha en Fecha larga o Fecha mediana.

Nota    Si la hoja de datos de origen contiene formato de texto enriquecido como negrita, subrayado o cursiva, el texto se importa pero se pierde el formato.

Valores duplicados (error de infracción de clave)

Los registros que está importando pueden contener valores duplicados que no se pueden guardar en el campo de clave principal de la tabla de destino o en un campo que tenga la propiedad Indizado establecida en Sí (sin duplicados). Elimine los valores duplicados en el archivo de origen e intente importarlo de nuevo.

Los valores de fecha están desplazados en 4 años

Los campos de fecha que se importan desde una hoja de cálculo de Excel pueden estar desplazados en cuatro años. Excel para Windows usa el sistema de fechas de 1900 (en el que los números de serie están comprendidos entre 1 y 65.380), que corresponden a las fechas desde el 1 de enero de 1900 hasta el 31 de diciembre de 2078. No obstante, Excel para Macintosh usa el sistema de fechas de 1904 (en el que los números de serie están comprendidos entre 0 y 63.918), que corresponden a las fechas desde el 1 de enero de 1904 hasta el 31 de diciembre de 2078.

Antes de importar los datos, cambie el sistema de fechas para el libro de Excel o, tras anexar los datos, ejecute una consulta de actualización que use la expresión [nombre de campo de fecha] + 1462 para corregir las fechas.

Valores nulos

Es posible que vea un mensaje de error al final de la operación de importación sobre los datos que se eliminaron o perdieron durante la operación, o bien, cuando abra la tabla en la vista Hoja de datos, puede que vea que algunos valores de campo están en blanco. Si las columnas de origen en Excel no tienen formato o las primeras ocho filas de origen contienen valores de distintos tipos de datos, abra la hoja de cálculo de origen y siga este procedimiento:

  • Dé formato a las columnas de origen.

  • Mueva las filas para que las primeras ocho filas de cada columna no contengan valores de tipos de datos diferentes.

  • Durante la operación de importación, seleccione el tipo de datos adecuado para cada campo. Si el tipo de datos es incorrecto, es posible que vea valores nulos o incorrectos en toda la columna tras finalizar la operación de importación.

Los pasos anteriores pueden ayudar a minimizar la aparición de valores nulos. En la tabla siguiente aparecen casos en los que todavía verá valores nulos:

Los valores que faltan son de tipo...

Cuando importa a...

Y el tipo del campo de destino es...

Para resolver...

Texto

Una tabla nueva

Fecha

Reemplace todos los valores de texto por valores de fecha e intente importar de nuevo.

Texto

Una tabla existente

Numérico o fecha

Reemplace todos los valores de texto por valores que coincidan con el tipo de datos del campo de destino e intente importar de nuevo.

Valores de fecha reemplazados por valores numéricos

Verá números aparentemente aleatorios de cinco dígitos en lugar de los valores reales de fecha en las situaciones siguientes:

  • La columna de origen de la hoja de cálculo contiene sólo valores numéricos en las primeras ocho filas pero contiene algunos valores de fecha en las filas posteriores. Estos valores de fecha se convertirán incorrectamente.

  • La columna de origen contiene valores de fecha en algunas de las primeras ocho filas y ha intentado importarla a un campo numérico. Estos valores de fecha se convertirán incorrectamente.

    Para evitar esto, reemplace los valores de fecha por valores numéricos en la columna de origen e intente importar de nuevo.

    A veces, si una columna que contiene sobre todo valores de fecha contiene igualmente algunos valores de texto, es posible que todos los valores de fecha aparezcan como números aparentemente aleatorios de cinco dígitos. Para evitar esto, reemplace los valores de texto por valores de fecha e intente importar de nuevo.

Valores numéricos reemplazados por valores de fecha

Verá valores de fecha aparentemente aleatorios en lugar de los valores numéricos reales en las situaciones siguientes:

  • La columna de origen contiene sólo valores de fecha en las primeras ocho filas pero contiene algunos valores numéricos en las filas posteriores. Estos valores numéricos se convertirán incorrectamente.

  • La columna de origen contiene valores numéricos en algunas de las primeras ocho filas y ha intentado importarla a un campo de fecha. Estos valores numéricos se convertirán incorrectamente.

Para evitar esto, reemplace los valores numéricos por valores de fecha en la columna de origen e intente importar de nuevo.

Se aplica a: Access 2007, Excel 2007



¿Le ha sido útil esta información?

No

¿Cómo podemos mejorarlo?

255 caracteres restantes

Para proteger su privacidad, no incluya información de contacto en sus comentarios. Revisar política de privacidad.

¡Gracias por sus comentarios!

Recursos de soporte técnico

Cambiar idioma