Flujos de trabajo V: Sugerencias útiles para tareas

Información general

Icono de flujo de trabajo que gira sobre un dedo

¿Utiliza su compañía flujos de trabajo en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007? ¿Suele completar tareas de flujo de trabajo con frecuencia? Si es así, le vendrán bien las sugerencias útiles de este breve curso.

¿No tiene la versión de Office 2007? Puede descargar una versión de prueba de 60 días gratuita o comprarla ahora.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Iniciar un flujo de trabajo dentro de Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007.

  • Iniciar un flujo de trabajo para cualquier tipo de archivo.

  • Reasignar una tarea a otra persona

  • Ver todas las tareas de un sitio.

  • Ver las tareas de flujo de trabajo dentro de Outlook 2007

Este curso incluye:

  • Una lección autoguiada.

  • Una pequeña prueba (sin puntuación) al final de cada lección.

  • Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.

Debe saber cómo iniciar los flujos de trabajo Aprobación y Recopilar comentarios, y cómo funcionan. De lo contrario, deberá realizar los cursos Flujos de trabajo I: Conceptos básicos importantes y Flujos de trabajo II: Recopilar comentarios en un archivo.

¿Utiliza su compañía flujos de trabajo en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007? ¿Suele completar tareas de flujo de trabajo con frecuencia? Si es así, le vendrán bien las sugerencias útiles de este breve curso.

Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.

Sugerencias útiles

Botón de Office, comando Flujos de trabajo

Procedimientos para obtener acceso a los flujos de trabajo dentro de Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007.

Si trabaja habitualmente con archivos en bibliotecas de documentos y ejecuta flujos de trabajo en ellos, entonces le vendrá bien esta sugerencia. No tiene que abrir el explorador web para iniciar un flujo de trabajo. En lugar de eso, puede iniciarlo en Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007, siempre que el archivo esté guardado en una biblioteca. Para iniciar un flujo de trabajo, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y en Flujos de trabajo. A continuación, se le pedirá que elija entre los flujos de trabajo Aprobación, Recopilar comentarios y Recopilar firmas.

Iniciar un flujo de trabajo para cualquier tipo de archivo

Biblioteca de documentos, archivo de Visio, menú, comando Flujos de trabajo

Se pueden iniciar flujos de trabajo para otros tipos de archivos además de documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y presentaciones de PowerPoint.

¿Sabía que puede ejecutar flujos de trabajo en otros tipos de archivos además de documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y presentaciones de PowerPoint? Es verdad. Puede iniciar flujos de trabajo en cualquier tipo de archivo, siempre que el archivo esté guardado en una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint Server 2007.

Puede iniciar un flujo de trabajo en un archivo GIF, un archivo PDF, un archivo de Microsoft Office Project o incluso en un archivo de Microsoft Office Visio, como se muestra en esta ilustración.

¿Cómo completarán los usuarios sus tareas de flujo de trabajo en esos archivos? Esto se explica en la siguiente página.

Completar una tarea desde Outlook 2007

Mensaje de correo electrónico con el botón Editar esta tarea

Procedimientos para completar una tarea desde Outlook 2007.

Después de revisar el archivo, los usuarios pueden simplemente abrir el mensaje de correo electrónico en Outlook 2007 y hacer clic en el botón Editar esta tarea. ¿Por qué harían esto en el mensaje de correo electrónico? Porque el botón Editar esta tarea no está disponible al abrir los archivos desde Microsoft Office Visio u otros programas. Sólo está disponible en Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007.

Nota    Si no ve el botón Editar esta tarea en Outlook 2007, siempre puede completar la tarea mediante el explorador web. Vea la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso para obtener más información.

Reasignar una tarea

Cuadro de diálogo Revise el organigrama, vínculo Reasignar tarea

Procedimientos para reasignar trabajo.

¿Qué sucede si se le ha asignado una tarea de flujo de trabajo, pero considera que no es la persona apropiada para completarla? No se preocupe, puede asignar la tarea a otra persona. Simplemente haga clic en el vínculo Reasignar tarea y designe a otra persona. Dicha persona recibirá una tarea en forma de mensaje de correo electrónico. Además, lo que es más importante, la página Estado del flujo de trabajo la mostrará como la nueva persona asignada.

Nota    El vínculo Reasignar tarea sólo está disponible en los flujos de trabajo Aprobación y Recopilar comentarios. No está disponible en el flujo de trabajo Recopilar firmas.

Dónde ver todas las tareas

Sitio del grupo, con el vínculo Tareas a la izquierda

Dónde encontrar el vínculo Tareas.

Cuanto más uso haga su grupo de los flujos de trabajo, más tareas se crearán. Además, si su grupo dispone de un gran número de flujos de trabajo en ejecución, puede ser difícil hacer un seguimiento de todas las tareas. ¿Existe alguna manera de ver qué tareas están en curso y qué tareas se han completado?

Sí. En los cursos anteriores ha aprendido que las tareas se envían a las personas en forma de mensajes de correo electrónico. Si bien esto es cierto, la tarea real en sí se almacena en el sitio en el que está trabajando.

Puede ver todas las tareas de un sitio si hace clic en el vínculo Tareas en el lado izquierdo de la página principal, tal como se muestra aquí.

Lista Tareas

Lista Tareas

Lista Tareas de un sitio.

Observe la lista Tareas. Aquí puede ver todas las tareas del sitio en el que está trabajando. Es el lugar perfecto para ver lo que se ha hecho y lo que aún queda por hacer.

Procedimientos para ordenar

Lista Tareas, menú Ver, comando Por Asignado a

Procedimientos para ordenar las tareas por persona.

A primera vista, la lista Tareas puede parecer compleja, pero puede hacer clic en Por Asignado a en el menú Ver para ordenar las tareas por persona.

Trabajo con las tareas de Outlook 2007

Barra Tareas pendientes de Outlook con cuatro tareas

Barra Tareas pendientes con tareas.

Pero, ¿qué ocurre con las tareas en Outlook 2007? ¿En qué se diferencian de las tareas de flujo de trabajo? Las tareas de Outlook las crean los usuarios, no los flujos de trabajo. Se crean para realizar un seguimiento de los cometidos pendientes. Se muestran en lugares prácticos, como la barra Tareas pendientes que figura aquí. Esto le ofrece un vistazo rápido de aquello en lo que necesita trabajar.

Como se explicó en los cursos anteriores, las tareas de flujo de trabajo acaban en la bandeja de entrada como mensajes de correo electrónico. Sin embargo, no se muestran en la barra Tareas pendientes de Outlook 2007.

Pero, ¿qué ocurre si desea que se muestren allí? ¿Qué ocurre si es un fanático de las tareas y desea ver las tareas de flujo de trabajo dentro de Outlook 2007? Puede lograrlo.

Procedimientos para ver las tareas dentro de Outlook 2007

Lista Tareas, menú Acciones, comando Conectar a Outlook

Procedimientos para ver las tareas de flujo de trabajo en Outlook 2007.

Para ver las tareas de flujo de trabajo en Outlook 2007, vaya a la lista Tareas en el sitio en el que esté trabajando. Haga clic en Acciones y, a continuación, en Conectar a Outlook.

Dónde aparecen las tareas en Outlook 2007

Vista Tareas de Outlook, Otras tareas: Contoso: Tareas, tareas de flujo de trabajo enumeradas

Dónde aparecen las tareas de flujo de trabajo en Outlook 2007.

Una vez que lo haya hecho, las tareas aparecerán en la vista Tareas, en Otras tareas. También aparecerán en otro lugar útil, que se explica en la siguiente página.

Barra Tareas pendientes

Barra Tareas pendientes de Outlook con cuatro tareas normales y dos tareas de flujo de trabajo adicionales

Las tareas de flujo de trabajo también se mostrarán junto con las otras tareas de Outlook.

Las tareas de flujo de trabajo también aparecerán en la barra Tareas pendientes, tal como se muestra aquí. Sin embargo, tenga en cuenta que las tareas se mostrarán en este lugar sólo si le han sido asignadas.

Completar una tarea en Outlook 2007

Tarea abierta: 1 Hipervínculo a Marketing strategy.docx, 2 Botón Editar esta tarea, cuadro Estado No comenzada

Procedimientos para completar una tarea de flujo de trabajo desde Outlook 2007.

Si necesita completar una tarea, haga doble clic en ella y, a continuación, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el vínculo al archivo. A continuación, en Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007, haga clic en Editar esta tarea para completar la tarea.

2. Otra posibilidad es hacer clic en el botón Editar esta tarea en Outlook 2007 para completar la tarea.

Nota    A la derecha de Fecha de inicio, se encuentra el cuadro Estado. No use este cuadro para completar la tarea. Si lo hace, sólo se actualizará la tarea en Outlook y no la tarea en el sitio de SharePoint.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

Si necesita completar una tarea en un archivo que no sea de Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007, ¿qué debe hacer?

Abrir el mensaje de correo electrónico en Outlook 2007 y, a continuación, hacer clic en el botón Editar esta tarea.

Correcto, eso es lo que debe hacer.

Hacer clic en el botón Editar esta tarea en el programa en el que se abra el archivo.

Incorrecto. Otros programas no tienen este botón y, por lo tanto, no podría completar la tarea. Inténtelo de nuevo.

En la biblioteca, desplazar el puntero sobre el archivo, hacer clic en la flecha abajo y, a continuación, hacer clic en Flujos de trabajo.

Incorrecto, esa sería una forma de iniciar un flujo de trabajo para el archivo y no de completar una tarea para un flujo de trabajo. Inténtelo de nuevo.

En la biblioteca, hacer clic en el nombre del archivo, hacer clic en Editar y, a continuación, hacer clic en el botón Editar esta tarea en el programa en el que se abra el archivo.

Incorrecto. Otros programas no tienen este botón y, por lo tanto, no podría completar la tarea. Inténtelo de nuevo.

Verdadero o falso: la única forma de completar una tarea en Outlook 2007 es abrir un mensaje de correo electrónico.

Falso.

Correcto, también puede conectar la lista Tareas con Outlook y, a continuación, abrir una tarea desde la barra Tareas pendientes. (En contraposición a abrir un mensaje desde la bandeja de entrada).

Verdadero.

Incorrecto, también puede conectar la lista Tareas con Outlook y, a continuación, abrir una tarea desde la barra Tareas pendientes. (En contraposición a abrir un mensaje desde la bandeja de entrada).

¿Cómo se conecta una lista de tareas en un sitio de SharePoint con Outlook 2007?

Se debe ir al sitio de SharePoint y hacer clic en Tareas. A continuación, se debe hacer clic en Acciones, Conectar a Outlook.

Correcto, esa es la forma de conectar las tareas con Outlook.

Se debe ir al sitio de SharePoint y hacer clic en Documentos compartidos a la izquierda. A continuación, se debe hacer clic en Acciones, Conectar a Outlook.

Incorrecto. Esa es una forma de descargar la biblioteca completa, no de conectar las tareas de flujo de trabajo con Outlook. Inténtelo de nuevo.

Se debe ir al sitio de SharePoint y, a continuación, a la biblioteca de dicho sitio. A continuación, se debe hacer clic en Acciones y, a continuación, en Enviarme alertas.

Incorrecto, esa es una buena forma de recibir alertas en caso de que se agreguen o cambien elementos de la biblioteca, pero no es así cómo se conecta la lista de tareas con Outlook. Inténtelo de nuevo.

Se debe ir a la página principal del sitio de SharePoint. A continuación, se debe hacer clic en Acciones, Conectar a Outlook.

Incorrecto. Tendría que ir a otro lugar en el sitio para que las tareas de flujo de trabajo aparezcan en Outlook. Inténtelo de nuevo.

Ha recibido una tarea que le indica que debe aprobar un archivo, pero no es la persona apropiada para dicha tarea. ¿Qué debe hacer?

Hacer clic en Editar esta tarea y, a continuación, hacer clic en Reasignar tarea.

Correcto, esa es la forma de proceder en esta situación.

Hacer clic en Editar esta tarea y, a continuación, hacer clic en Solicitar cambio.

Incorrecto. Aunque es una buena opción para aplicar en el flujo de trabajo Aprobación. Dicha opción le permite enviar el archivo nuevamente al iniciador del flujo de trabajo para que pueda hacer cambios por última vez antes de obtener la aprobación. Inténtelo de nuevo.

Hacer clic en Editar esta tarea y, a continuación, hacer clic en Enviar a cola desconocida.

No, lo siento, no es posible; Enviar a cola desconocida no existe. Inténtelo de nuevo.

Simplemente reenviar el mensaje de correo electrónico a la persona que debería estar asignada.

No, eso no funcionará. Si optara por esa opción, el botón Editar esta tarea no aparecería en el programa y la persona no podría completar del todo la tarea. Inténtelo de nuevo.

Verdadero o falso: si hace clic en Flujos de trabajo en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, sólo podrá iniciar el flujo de trabajo Recopilar firmas.

Falso

Correcto. De este modo se pueden iniciar los flujos de trabajo Aprobación, Recopilar comentarios y Recopilar firmas.

Verdadero

Incorrecto. De este modo se pueden iniciar los flujos de trabajo Aprobación, Recopilar comentarios y Recopilar firmas.

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Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Ver todas las tareas de flujo de trabajo en el sitio

  1. Vaya a su sitio mediante el explorador web.

  2. Haga clic en el vínculo Tareas de la izquierda.

Ver las tareas de flujo de trabajo de Microsoft® Office Outlook® 2007

  1. Vaya a su sitio mediante el explorador web.

  2. Haga clic en el vínculo Tareas de la izquierda.

  3. En el menú Acciones, haga clic en Conectar a Outlook.

Completar una tarea desde Outlook 2007

  1. Abra la tarea.

  2. Haga clic en el vínculo al documento.

  3. En Microsoft® Office Excel® 2007, Microsoft® Office PowerPoint® 2007 o Microsoft® Office Word 2007, haga clic en el botón Editar esta tarea y complete la tarea. O bien, vuelva a la tarea en Outlook 2007 y, a continuación, haga clic en Editar esta tarea.

Procedimientos para completar una tarea de flujo de trabajo si el botón Editar esta tarea no está disponible

  1. En el mensaje de correo electrónico de la tarea, haga clic en el vínculo aquí en la parte inferior del mensaje.

  2. Se abrirá el explorador y aparecerá la página de tareas.

  3. Escriba los comentarios que desee y, a continuación, haga clic en Aprobar o Rechazar.

Se aplica a: PowerPoint 2007, Word 2007, Outlook 2007, SharePoint Server 2007, Excel 2007



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