Convertir celdas de tabla dinámica en fórmulas de hoja de cálculo

Los informes de tabla dinámica tienen varios diseños que proporcionan una estructura predefinida al informe, pero puede personalizar estos diseños. Si necesita más flexibilidad a la hora de realizar el diseño de un informe de tabla dinámica, puede convertir las celdas en fórmulas de hoja de cálculo y, a continuación, cambiar el diseño de estas celdas aprovechando todas las características disponibles en una hoja de cálculo. Puede convertir las celdas en fórmulas que utilicen funciones de cubo o usar la función IMPORTARDATOSDINAMICOS. Al convertir las celdas en fórmulas se simplifica considerablemente el proceso de creación, actualización y mantenimiento de los informes de tabla dinámica personalizados.

Cuando las celdas se convierten en fórmulas, estas fórmulas tienen acceso a los mismos datos que el informe de tabla dinámica y se pueden actualizar para ver los últimos resultados. Sin embargo, salvo en el caso de los filtros de informe, ya no tendrá acceso a las características interactivas de los informes de tabla dinámica, como el filtrado, la ordenación o la expansión y contracción de niveles.

Nota    Cuando se convierte un informe de tabla dinámica de procesamiento analítico en línea (OLAP), se pueden seguir actualizando los datos para obtener valores de medición actualizados, pero no se pueden actualizar los componentes reales que se muestran en el informe.

¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre escenarios comunes de conversión de informes de tabla dinámica en fórmulas de hoja de cálculo

Convertir celdas en fórmulas que utilicen funciones de cubo

Convertir celdas mediante la función IMPORTARDATOSDINAMICOS

Obtener información sobre escenarios comunes de conversión de informes de tabla dinámica en fórmulas de hoja de cálculo

A continuación, se incluyen ejemplos típicos de lo que se puede hacer una vez convertidas las celdas de tabla dinámica en fórmulas de hoja cálculo para personalizar el diseño de las celdas convertidas.

Reorganizar y eliminar celdas    

Suponga que tiene un informe periódico que debe crear cada mes para sus empleados. Sólo necesita una parte de la información del informe y prefiere diseñar los datos de una forma personalizada. Puede mover y ordenar las celdas en el diseño que desee, eliminar las celdas que no sean necesarias para el informe de personal mensual y, a continuación, aplicar formato a las celdas y a la hoja de cálculo del modo que desee.

Insertar filas y columnas    

Suponga que desea mostrar información de ventas de los dos últimos años desglosada por región y grupo de productos e insertar comentarios extensos en filas adicionales. Sólo tiene que insertar una columna y escribir el texto. También desea agregar una columna con las ventas por región y grupo de productos que no figura en el informe de tabla dinámica original. Basta con insertar una columna, agregar una fórmula para obtener los resultados deseados y, a continuación, rellenar la columna para obtener los resultados de cada fila.

Usar varios orígenes de datos    

Suponga que desea comparar los resultados entre una base de datos de producción y una de prueba para asegurarse de que la base de datos de prueba produce los resultados previstos. Puede copiar fácilmente fórmulas de celdas y, después, cambiar el argumento de conexión de forma que apunte a la base de datos de prueba para comparar los dos resultados.

Usar referencias de celdas para modificar los datos especificados por el usuario    

Suponga que desea cambiar todo el informe según los datos especificados por el usuario. Podría cambiar los argumentos de las fórmulas de cubo por referencias de celda en la hoja de cálculo y, a continuación, especificar valores diferentes en esas celdas para obtener resultados distintos.

Crear un diseño de filas y columnas no uniforme (denominado también informe asimétrico)    

Suponga que necesita crear un informe que contenga una columna 2008 denominada Ventas reales y una columna 2009 denominada Ventas previstas, pero no desea incluir más columnas. A diferencia de los informes de tabla dinámica, que requieren un diseño de informe simétrico, puede crear un informe que contenga solamente esas columnas.

Crear sus propias fórmulas de cubo y expresiones MDX    

Suponga que desea crear un informe que contenga las ventas de un determinado producto realizadas por tres vendedores específicos en el mes de julio. Si está familiarizado con las expresiones MDX y las consultas OLAP, puede especificar usted mismo las fórmulas de cubo. Aunque estas fórmulas pueden ser bastante complejas, puede simplificar y mejorar la precisión de estas fórmulas mediante Fórmula Autocompletar. Para obtener más información, vea Usar Fórmula Autocompletar.

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Convertir celdas en fórmulas que utilicen funciones de cubo

Nota   Sólo se puede convertir un informe de tabla dinámica de procesamiento analítico en línea (OLAP) mediante el procedimiento siguiente.

  1. Si desea guardar el informe de tabla dinámica para utilizarlo más adelante, es recomendable que realice una copia del libro antes de convertir la tabla dinámica mediante el comando Guardar como del botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office. Para obtener más información, vea Guardar un archivo.

  2. Prepare el informe de tabla dinámica de forma que el trabajo de reorganización de las celdas después de la conversión se reduzca al mínimo mediante el procedimiento siguiente:

    • Cambie a un diseño que se parezca lo más posible al diseño que desea.

    • Interactúe con el informe, filtrándolo, ordenándolo y rediseñándolo, para obtener los resultados deseados.

  3. Haga clic en el informe de tabla dinámica.

  4. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Herramientas OLAP y luego en Convertir en fórmulas.

    Si no hay filtros de informe, se completa la operación de conversión. Si hay uno o más filtros de informe, se muestra el cuadro de diálogo Convertir en fórmulas.

  5. Decida cómo desea convertir el informe de tabla dinámica:

    Convertir todo el informe de tabla dinámica    

    • Active la casilla de verificación Convertir filtros de informe.

      Se convertirán todas las celdas en fórmulas de hoja de cálculo y se eliminará todo el informe de tabla dinámica.

      Convertir sólo las etiquetas de fila, las etiquetas de columna y el área de valores de la tabla dinámica, pero conservar los filtros de informe    

    • Asegúrese de que esté desactivada la casilla de verificación Convertir filtros de informe (estado predeterminado).

      Se convertirán todas las etiquetas de fila, las etiquetas de columna y las celdas del área de valores en fórmulas de hoja de cálculo y se conservará el informe de tabla dinámica original, pero sólo con los filtros de informe para que pueda seguir filtrando con esos filtros.

      Nota    Si el formato de la tabla dinámica pertenece a la versión 2000-2003 o anterior, sólo se puede convertir todo el informe de tabla dinámica.

  6. Haga clic en Convertir.

    La operación de conversión actualiza en primer lugar el informe de tabla dinámica para garantizar que se utilizan los datos actualizados.

    Se muestra un mensaje en la barra de estado mientras se realiza la operación de conversión. Si la operación tarda mucho tiempo y prefiere realizar la conversión en otro momento, presione ESC para cancelar la operación.

    Notas  

    • No se pueden convertir celdas con filtros aplicados a niveles que están ocultos.

    • No puede convertir celdas que contengan campos con cálculos personalizados creados mediante la ficha Mostrar valores como del cuadro de diálogo Configuración de campo de valor (en la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Campo activo y luego en Configuración de campo de valor).

    • El formato de las celdas convertidas se conserva, pero los estilos de la tabla dinámica se quitan ya que sólo se pueden aplicar a tablas dinámicas.

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Convertir celdas mediante la función IMPORTARDATOSDINAMICOS

Puede utilizar la función IMPORTARDATOSDINAMICOS en una fórmula para convertir celdas de informes de tablas dinámicas en fórmulas de hoja de cálculo cuando desee trabajar con orígenes de datos distintos de OLAP, cuando no desee actualizar directamente al nuevo formato de la versión 2007 de tabla dinámica o cuando desee evitar la complejidad de las funciones de cubo.

  1. Asegúrese de que el comando Generar GetPivotData del grupo Tabla dinámica de la ficha Opciones está activado.

    Nota   El comando Generar GetPivotData establece o borra la opción Usar funciones GetPivotData para referencias a tablas dinámicas en la categoría Fórmulas de la sección Trabajando con fórmulas del cuadro de diálogo Opciones de Excel.

  2. En el informe de tabla dinámica, asegúrese de que la celda que desea utilizar en cada fórmula está visible.

  3. En una celda de hoja de cálculo fuera del informe de tabla dinámica, escriba la fórmula que desee hasta el punto en el que desee incluir datos del informe.

  4. Haga clic en la celda del informe de tabla dinámica que desee utilizar en la fórmula del informe de tabla dinámica. Una función de hoja de cálculo IMPORTARDATOSDINAMICOS se agrega a la fórmula que recupera los datos del informe de tabla dinámica. Esta función sigue recuperando los datos correctos si cambia el diseño del informe o si actualiza los datos.

  5. Acabe de escribir la fórmula y presione ENTRAR.

Nota   Si quita alguna de las celdas a las que se hace referencia en la fórmula IMPORTARDATOSDINAMICOS del informe, la fórmula devuelve #¡REF!.

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Se aplica a: Excel 2007



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