Objetivo de la administración de proyectos: comunicar información del proyecto

Comunicarse con el equipo

Comunicar la información del proyecto suele ser difícil, ya sea para obtener información de estado de su equipo o para comunicar el estado del proyecto a los ejecutivos.

Obtenga información sobre cuándo y cómo comunicarse e informar de la información del proyecto. De lo contrario, se produce una colaboración eficaz y el éxito del proyecto podría estar en riesgo.

Para ver más artículos de esta serie de guías informativas sobre la administración de proyectos, consulte Guía básica de administración de Project.

Sugerencias para la administración de proyectos antes de empezar. . .

Lista de las partes interesadas Antes de que comience un proyecto, averigüe quiénes son las partes interesadas. Una forma segura de detener un proyecto es olvidarse de una parte interesada crítica que tiene un impacto indefectido en el proyecto.
Poner en marcha un plan de comunicación temprano Diseñe estrategias y procesos de comunicación en el proyecto antes de que comience el proyecto. Aún mejor, haga que los procesos de comunicación aparezcan como una tarea en las primeras líneas del proyecto para que esta parte crítica de la colaboración se convierta en el compromiso de todos.
Comunicarse a menudo Recopilar la información del estado de las tareas una vez a la semana es lo correcto para evitar problemas antes de que se escalen. Si se comunica con más frecuencia, es posible que los miembros del equipo dejen de enviar actualizaciones debido al tiempo adicional necesario para prepararlas.
Buscar problemas Si parece que todo va bien porque no ha oído nada negativo, probablemente se dirige hacia los problemas. Incluso los mejores proyectos de ejecución tienen problemas. Tu trabajo es ir a buscarlos antes de que se conviertan en problemas más grandes.
Usar la tecnología adecuada Conozca las necesidades de comunicación de los miembros del equipo y las partes interesadas. Por ejemplo, los miembros del equipo que informan sobre el estado de la tarea podrían querer usar el correo electrónico o Project Online, mientras que un ejecutivo podría preferir un gráfico o una tabla dinámica bien presentados. Esta es una lista de programas que puedes usar para ayudar en la comunicación.

Aplicación	Ventajas	Inconvenientes
Project	Tenga herramientas de presentación integradas para todos los niveles de las partes interesadas. Ha comprendido fácilmente las vistas de la escala de tiempo y del planificador de equipo. Exporta datos a Excel y Visio para la comunicación de datos complejos.	Es posible que su empresa no use Project. Los proyectos en los que trabaja su empresa pueden ser demasiado pequeños para aprovechar el potente software de programación.
Project Online	Ideal para la comunicación avanzada y la información de los proyectos de informes en toda la organización. Puede comparar el estado de varios proyectos o de una cartera de proyectos.	Las empresas más pequeñas podrían necesitar la ayuda de los consultores para instalar y usar Project Online.
Excel	Project puede exportar datos a Excel para realizar análisis avanzados, como análisis ANOVA y de valor acumulado. Ideal para la planeación anticipada de proyectos o para entregas de alto nivel que se pueden agregar posteriormente a Project.	Excel carece de características de programación automatizada para proyectos más complejos.
Word	Ideal durante la fase de inicio cuando necesita compartir documentos de planificación como presupuestos y entregas.	No es ideal para presentaciones visuales para las partes interesadas ejecutivas. Use en su lugar la funcionalidad de informes de Excel, Visio, PowerPoint o Project.
SharePoint	Ofrece características de sincronización sin Project Server. Un cambio en una lista de tareas se reflejará en la otra.	Caro de implementar en toda la compañía. Si no tiene los recursos de la empresa para instalar SharePoint, puede usar Microsoft 365 con SharePoint Online.
PowerPoint	Ideal para presentaciones impactantes para las partes interesadas ejecutivas.	Los analistas e ingenieros podrían querer gráficos más detallados para análisis de presupuestos complejos.
Visio	Ideal durante las fases iniciales de un proyecto en el que necesita comunicar procesos de negocio y fabricación con diagramas de flujo u otros diagramas.	Puede presentar demasiada información para un público ejecutivo. Use las características de creación de informes de Project en su lugar.
Microsoft Teams	Ideal para equipos de diferentes ubicaciones. Puede compartir información del proyecto con mensajería instantánea, voz, vídeo o durante reuniones en línea.	Puede requerir la implementación de un departamento de TI.

Comunicar información del proyecto

Comprobar las actualizaciones de estado de Project Online	Si su equipo usa Project Online, descargue las actualizaciones del estado de las tareas desde el servidor antes de comunicarse con el equipo sobre el progreso del proyecto.
Realizar un seguimiento del progreso de su programación, desde lo sencillo hasta lo más especializado	Hay formas sencillas de realizar un seguimiento del progreso y hay formas más complejas. Busque la forma que mejor funcione para su proyecto y su equipo.
Comunicar información de valor acumulado	Capturar información de valor acumulado es un paso más avanzado, pero muy eficaz, para descubrir lo bueno y malo del rendimiento del proyecto. Los hechos de alto nivel que adquiere de esto es lo que las partes interesadas quieren ver.
Crear un informe de proyecto	Con Project, puede crear y personalizar informes gráficos llamativos a partir de cualquier dato de proyecto que desee, sin utilizar ningún otro software. A medida que trabaja en el proyecto, los informes cambian para reflejar la información más reciente, no se necesitan actualizaciones manuales.
Sincronizar con una lista de tareas de SharePoint	Los miembros del equipo pueden ver la programación y actualizar su trabajo en SharePoint, y usted verá los cambios en Project. Y viceversa.
Usar Microsoft 365	Comunique la información del proyecto con Microsoft 365. Siempre que esté trabajando en un equipo con conexión a Internet podrá trabajar en sus documentos con versiones completas de Word, Excel, PowerPoint u OneNote, a demanda y en cualquier lugar.
Publicar cambios de tareas en el servidor	Cuando realice cambios en las tareas, publique esos cambios en Project Online para que todos los usuarios tengan la información adecuada para continuar con su trabajo.
Comunicarse con Microsoft Teams	Si los usuarios no pueden venir a una reunión, use Teams para compartir información del proyecto. Comparta diapositivas de PowerPoint, hojas de cálculo de Excel o un bloc de notas de OneNote para compartir planes de proyecto. Personas pueden participar en reuniones en línea en su oficina, en casa o mediante su dispositivo móvil.

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