Colaboración y coautoría de documentos

La colaboración en documentos es un elemento fundamental para trabajar en equipo de forma eficaz en la empresa. La combinación de las tecnologías de SharePoint y Office 2010 ofrece una gama de métodos de colaboración con documentos, desde la coautoría de una hoja de cálculo hasta la distribución de un plan de negocios mediante un flujo de trabajo. Comprender las formas en las que puede colaborar en documentos es fundamental para tomar la decisión que mejor se adapte a sus necesidades y mejorar la productividad como trabajador de la información.

Sea cual sea la manera que elija para colaborar en documentos, los días de reenviar datos adjuntos en correos electrónicos han acabado. De ahora en adelante, nunca tendrá que repartir el documento y luego dedicar sus esfuerzos a resolver conflictos de versiones, combinar los documentos manualmente y coordinar los cambios, hacer un seguimiento de quién ha hecho cada parte y después buscar la versión más actualizada.

Nota   

  • Para obtener más información acerca de cómo trabajar con coautoría de documentos, consulte los sistemas de ayuda de Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010 y Office Web Apps. Para obtener más información acerca de cómo configurar las tecnologías de SharePoint para la colaboración y coautoría de documentos, consulte el sitio web de TechNet.

En este artículo

La gama de la colaboración con documentos

Coautoría con Office 2010 y Office Web Apps

Resumen de los productos de coautoría

Coautoría, control de versiones, desprotección y entornos de Office mixtos

Coautoría y desprotección de documentos

Coautoría de documentos y control de versiones

Coautoría de documentos en un entorno de versiones de Office mixto

Problemas con la coautoría de documentos

Escenarios de la gama de la colaboración con documentos

Coautoría semiformal

Coautoría formal

Comentarios y revisión

Conjuntos de documentos

La gama de la colaboración con documentos

La colaboración con documentos consiste en que varios autores trabajen juntos en un documento o una colección de documentos. Pueden realizar simultáneamente la coautoría de un documento o revisar una especificación como parte de un flujo de trabajo estructurado. La coautoría de documentos, que es un subconjunto de la colaboración con documentos, consiste en trabajar en un documento simultáneamente con uno o más usuarios. Existen varios métodos diferentes de colaboración y coautoría de documentos que se caracterizan por una estructura y un control cada vez mayores en torno a la experiencia de colaboración con documentos. Una buena forma de ayudarle a decidir qué producto y qué método de colaboración con documentos son adecuados en su caso es visualizar sus opciones en una amplia gama de posibilidades.

La gama de formas de colaboración con documentos

Co-autoría semiformal: varios autores modifican simultáneamente cualquier parte del documento. Algunos ejemplos: minutas periódicas, sesiones de lluvia de ideas y material de referencia en OneNote, y modelos financieros desarrollados por el equipo, presupuestos y listas de seguimiento de activos en Excel.

Coautoría formal: varios autores realizan modificaciones simultáneamente y de una forma controlada, guardando el contenido cuando está listo para divulgarse. Algunos ejemplos: planes de negocios, boletines y escritos legales en Word, y presentaciones de marketing y conferencias en PowerPoint.

Comentarios y revisión: un autor principal solicita cambios y comentarios (que pueden ser discusiones encadenadas) redirigiendo el documento en un flujo de trabajo, pero controla la publicación final del documento. Algunos ejemplos: ayuda en línea, notas del producto y especificaciones.

Conjuntos de documentos: varios autores tienen asignados documentos independientes como parte de un flujo de trabajo y luego se publica un conjunto de documentos maestro. Algunos ejemplos incluyen la información sobre un nuevo producto y un libro de argumentos de venta.

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Coautoría con Office 2010 y Office Web Apps

En las siguientes secciones, se describen las formas en que puede trabajar con coautoría mediante Office 2010 y Office Web Apps, y los procedimientos recomendados al usar bibliotecas para conservar los archivos.

Resumen de los productos de coautoría

Varios productos de Office 2010 y Office Web Apps permiten que varios autores editen documentos al mismo tiempo. La funcionalidad de coautoría es muy similar para todos los productos. Sin embargo, existen algunas diferencias de diseño que admiten diferentes métodos de colaboración y escenarios previstos. La siguiente tabla resume cada producto de coautoría.

Aplicación

Requisitos de servidor

Escenarios comunes

Word 2010

Tecnologías de SharePoint

Cualquier documento, incluidas propuestas, planes, declaraciones de principios, minutas, boletines e informes

PowerPoint 2010

Tecnologías de SharePoint

Cualquier presentación, lo que incluye cursos, conferencias, análisis finales, introducciones a productos, manuales e informes de estado del proyecto

Excel Online

Tecnologías de SharePoint
y Office Web Apps

Cualquier hoja de cálculo, incluidos modelos financieros del equipo, actualizaciones de la línea de productos entre empresas en una página web y hojas de seguimiento de cotizaciones en tiempo real

OneNote 2010

Tecnologías de SharePoint

Cualquier bloc de notas, incluidas minutas de reuniones periódicas, lluvia de ideas para el proyecto ("reflexión en grupo"), material de referencia e investigación compartido y cursos de aprendizaje compartidos

OneNote Online

Tecnologías de SharePoint

y Office Web Apps

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Coautoría, control de versiones, desprotección y entornos de Office mixtos

En las siguientes secciones, se describen los procedimientos recomendados al trabajar con coautoría con otros usuarios.

Coautoría y desprotección de documentos

La coautoría no es compatible con el proceso de proteger y desproteger documentos en una biblioteca. Desproteger un documento significa que desea escribir en él de forma exclusiva y luego volver a protegerlo en algún momento para que los demás puedan ver los cambios o seguir trabajando en el documento. Por lo tanto, al desproteger un archivo, los demás usuarios no pueden trabajar con coautoría en el documento. De forma predeterminada, las bibliotecas no requieren la desprotección de archivos y no debe habilitarse si se va a usar la coautoría. Además, no debe desproteger un documento de forma explícita si desea trabajar en él mediante coautoría.

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Coautoría de documentos y control de versiones

El control de versiones permite a los usuarios guardar versiones de documentos, revertir cambios o tomar una instantánea del estado de un documento para que se corresponda con un hito del proyecto. Tecnologías de SharePoint realiza un seguimiento de los cambios en los documentos a medida que se editan, almacena versiones anteriores e incluso puede conservar versiones principales y secundarias de un documento. Dado que varios coautores pueden mantener un documento abierto durante mucho tiempo, el control de versiones de los documentos con coautoría se realiza a intervalos de tiempo específicos y no necesariamente cuando se guarda el documento. De manera predeterminada, el control de versiones no está habilitado en una biblioteca.

Al trabajar con coautoría en documentos de Word 2010 y PowerPoint 2010, es buena idea usar el control de versiones, tanto principales como secundarias, para que los usuarios puedan recuperar los cambios realizados por otros usuarios cuando sea necesario. Además, el período de control de versiones determina la frecuencia con la que Tecnologías de SharePoint crea una nueva versión de un documento en el que se está trabajando con coautoría. El valor predeterminado, de 30 minutos probablemente funcione en la mayoría de los entornos, pero los administradores pueden ajustarlo según sea necesario. Si este período se configura con un valor más bajo, se capturarán versiones y cambios con más frecuencia, pero es posible que se necesite más almacenamiento en el servidor.

En las bibliotecas que contienen blocs de notas de OneNote, es buena idea activar solamente el control de versiones principales, dado que las secundarias pueden causar errores de sincronización que podrían impedir que se guarden los cambios. Los blocs de notas de OneNote que se actualizan con frecuencia también pueden crear muchas versiones. Dado que el número de versiones puede aumentar mucho con el tiempo, es buena idea limitar el número de versiones que se conservan estableciendo un número máximo de versiones con una cantidad razonable, según las necesidades de los usuarios. Tenga en cuenta que el período de control de versiones no repercute en los blocs de notas de OneNote, porque OneNote conserva información de versiones más detallada dentro del bloc de notas.

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Coautoría de documentos en un entorno de versiones de Office mixto

Algunas organizaciones mantienen un entorno donde los usuarios tienen diferentes versiones de Microsoft Office, como Office 2007 y Office 2010.

Aunque puede almacenar las versiones de Word y PowerPoint con anterioridad a Office 2010 en una biblioteca, no puede trabajar con coautoría en estos documentos. Además, cuando un usuario abre un documento de Word 2010 o PowerPoint 2010 con Word o PowerPoint 2007, Tecnologías de SharePoint crea un bloqueo en el documento e impide que otros usuarios de Microsoft Office 2010 usen coautoría para editarlo. Para aprovechar mejor la coautoría en Office Word u Office PowerPoint, se recomienda que todos los usuarios trabajen con Microsoft Office 2010. Esta situación también se aplica a los libros de Excel 2010 y la coautoría con Excel Web App.

No obstante, tenga en cuenta que OneNote 2010 es compatible con el formato de archivo de OneNote 2007 y admite la coautoría con los usuarios de OneNote 2007. Para que los usuarios de OneNote 2007 y OneNote 2010 puedan trabajar con coautoría en blocs de notas en un entorno mixto, deben guardar los blocs de notas en el formato de archivo de OneNote 2007. Sin embargo, al actualizar los blocs de notas al formato de archivo de OneNote 2010, puede usar algunas características nuevas importantes, como la capacidad para trabajar con coautoría en blocs de notas entre OneNote 2010 y OneNote Web App.

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Problemas con la coautoría de documentos

Si no puede usar la coautoría en un documento de Word o en una presentación de PowerPoint, es posible que la causa de ello sea una o más de las siguientes razones:

  • El archivo usa Information Rights Management (IRM) o Administración de derechos digitales (DRM).

  • El archivo está desprotegido.

  • El archivo está cifrado.

  • No se admite el formato de archivo. Solo se admiten formatos de archivo .docx y pptx. En la mayoría de los casos, se puede guardar el formato de archivo no admitido en el formato admitido.

  • El archivo está marcado como final. El propietario del archivo ha decidido detener el proceso de modificación o co-autoría del archivo y, ahora, el archivo es de solo lectura.

  • Algunas configuraciones de directiva de grupo de Microsoft Office impiden la coautoría, por ejemplo, las siguientes: directiva de cliente de deshabilitación de autocombinación, directiva de servidor de deshabilitación de coautoría, directiva de cliente de deshabilitación de coautoría.

  • El archivo contiene controles ActiveX.

  • El archivo contiene objetos que no pueden identificarse de forma única, por ejemplo, un objeto OLE, un elemento gráfico SmartArt, un gráfico o un objeto de entrada de lápiz.

  • El documento de Word usa documentos maestros con subdocumentos, contiene conjuntos de marcos de HTML o se publica como blog.

  • El documento de Word no tiene activada la casilla Almacenar números aleatorios para mejorar la precisión de combinación. (En la cinta, haga clic en la pestaña Archivo. Luego, haga clic en Opciones para mostrar el cuadro de diálogo Opciones de Word, haga clic en Centro de confianza, haga clic en Configuración del Centro de confianza para mostrar el cuadro de diálogo Centro de confianza, haga clic en Opciones de privacidad y, después, en la sección Configuración específica del documento, asegúrese de que la casilla Almacenar números aleatorios para mejorar la precisión de combinación está activada.)

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Escenarios de la gama de la colaboración con documentos

En las siguientes secciones, se proporcionan más detalles acerca de cada uno de los productos de coautoría, los diferentes métodos de colaboración que admiten y sus escenarios previstos.

Coautoría semiformal

Posiblemente el mejor escenario para explicar la coautoría de una forma semiformal es la clásica sesión de lluvia de ideas en grupo. Al usar OneNote 2010, OneNote Web App o incluso una combinación de ambos, varios autores pueden capturar rápidamente ideas y pensamientos durante una sesión de lluvia de ideas al mismo tiempo y en el mismo bloc de notas. Piense en esto como una "pizarra virtual". Como cualquier buena sesión de lluvia de ideas, no hay necesidad de corregir o revisar de inmediato, simplemente exprésese en un flujo libre de pensamientos. Todos los autores pueden agregar contenido simultáneamente y ver al instante lo que se ha agregado. Al final de la sesión de lluvia de ideas, habrá capturado un registro de la sesión que luego puede limpiar como desee. Si necesita realizar un seguimiento con otro autor, cada fragmento de contenido se etiqueta con su alias e incluso puede buscar contenido por autor.

Otras formas comunes en las que puede usar OneNote para colaborar en un bloc de notas son minutas de reuniones periódicas, investigación compartida para un proyecto rápido, cursos de aprendizaje y material de referencia.

Puede usar Excel 2010 para: ejecutar cálculos y comparaciones estadísticas sobre los datos; crear y usar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y flexible; poner énfasis visual en los datos mediante gráficos de aspecto profesional, iconos de formato condicional, barras de datos, escalas de colores y minigráficos; y realizar operaciones de análisis de hipótesis con los datos.

Mediante Excel Web App, puede hacer gran parte de este trabajo analítico simultáneamente con otros usuarios. Otros autores pueden trabajar en hojas de cálculo diferentes, trabajar en secciones diferentes de una hoja de cálculo o incluso modificar las mismas celdas que otro usuario (incluidas las celdas que contienen fórmulas y funciones), todo al mismo tiempo. En este caso, si dos personas modificaron la misma celda, tiene prioridad la última modificación. Usar Excel Web App al trabajar con co-autoría es una excelente forma de compartir pensamientos, probar diferentes fórmulas y cálculos, comparar resultados e incluso comprobar y detectar los errores unos de otros.

Nota    Excel Web App admite la coautoría en la misma hoja de cálculo entre otros usuarios de Excel Web App, pero no con Excel 2010, que no es compatible con la coautoría.

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Coautoría formal

Cuando un documento de Word 2010 o una presentación de PowerPoint 2010 se almacenan en una biblioteca, dos o más usuarios pueden trabajar con coautoría en el documento o la presentación al mismo tiempo. Por ejemplo, en el mismo documento de Word, puede trabajar en un párrafo mientras un compañero trabaja en otro. O bien, en la misma presentación, puede trabajar en una diapositiva mientras un compañero trabaja en otra. No necesita activar nada ni acordarse de configurar nada para hacer este trabajo. La coautoría, simplemente, funciona. Y es importante señalar que seguirá teniendo acceso a prácticamente todas las características de edición y formato enriquecidas de Word 2010 o PowerPoint 2010 al trabajar con coautoría, como los comentarios, el control de cambios y las versiones de documentos.

La coautoría formal consiste en que los cambios realizados por los autores se pueden almacenar en búfer y luego liberar cuando los autores estén listos para guardar los cambios expresamente. Normalmente, prefiere no compartir pensamientos a medias con otros autores, y no desea que otros coautores interrumpan sus razonamientos constantemente. Sin embargo, mientras trabaja con coautoría en Word 2010 y PowerPoint 2010, siempre puede ver dónde están realizando modificaciones otros autores a medida que las realizan y, a su vez, ellos verán dónde está realizando modificaciones según lo hace mediante el uso de iconos, indicadores de la barra de estado y paneles de navegación del documento o la presentación.

En pocas palabras, la coautoría formal significa que sabe dónde están trabajando los otros autores, pero cada autor revela los cambios únicamente cuando está listo para mostrárselos a los demás.

Este proceso de coautoría formal también ayuda a minimizar los conflictos, porque puede realizar un seguimiento de los cambios y coordinarlos fácilmente según sea necesario en tiempo real. Si tiene Office Communicator instalado en el equipo, puede incluso hacer clic en el botón de presencia para enviar un mensaje instantáneo, enviar un correo electrónico o llamar a un compañero para comentar problemas. Por último, al finalizar el trabajo con coautoría, no cuesta nada buscar la versión más actualizada del documento en la biblioteca de documentos. Permanece en la misma ubicación en todo momento.

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Comentarios y revisión

Comentarios y revisión es un método de colaboración con documentos habitual y más tradicional. En este caso, un solo autor solicita la revisión y los comentarios de otros autores, como compañeros o expertos en la materia, pero desea tener más control sobre la incorporación de ediciones y la publicación final.

Para pasar menos tiempo administrando los detalles del proceso de revisión de los documentos y más tiempo trabajando en los documentos, puede usar un flujo de trabajo de un sitio para recopilar comentarios del documento. Los flujos de trabajo optimizan el coste y el tiempo necesarios para coordinar procesos de negocio comunes, como la revisión de documentos, ya que realizan el seguimiento de las tareas que llevan a cabo los participantes en el proceso y administran esas tareas. Dado que el flujo de trabajo asigna tareas, envía avisos, realiza un seguimiento de la participación, impone fechas de programación y crea un registro de todo el proceso, puede concentrarse en realizar su trabajo en lugar de administrar la logística del proceso de revisión de los documentos.

Por ejemplo, puede iniciar un flujo de trabajo de recopilación de comentarios completando un formulario de inicio del flujo de trabajo en el cual especifique los nombres de las personas que desea que revisen el documento. Puede proporcionar instrucciones concretas a los revisores y especificar la fecha en la que desea que los participantes en el flujo de trabajo completen su revisión. Los participantes pueden ver el estado del flujo de trabajo mientras se está realizando, o comprobar la página Estado del flujo de trabajo para ver qué participantes han completado sus tareas del flujo de trabajo. El propietario del flujo de trabajo puede configurarlo de manera que los participantes puedan trabajar en las tareas en modo paralelo o en serie, actualizar tareas activas, agregar o actualizar revisores, especificar una fecha de vencimiento para la entrega y, finalmente, marcarlo como completado cuando se hayan completado todas las tareas.

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Conjuntos de documentos

En algunas situaciones, será necesario agrupar y coordinar conjuntamente documentos relacionados entre sí, pero asignar un documento específico para cada autor que a menudo trabaja de manera independiente en el documento, pero que es parte de un proceso formal que combina estos documentos en una sola entrega.

Como hemos visto, las tecnologías de SharePoint, con características como listas, bibliotecas, carpetas, alertas y flujos de trabajo, proporcionan una infraestructura sólida para administrar la producción de un único documento. Los conjuntos de documentos se generan sobre esta base, ya que proporcionan un punto focal para agrupar y administrar los múltiples documentos y sus borradores y versiones finales que componen una sola entrega. Ejemplos de conjuntos de documentos son: un propuesta de ventas de un cliente, que incluye una presentación personalizada, una hoja de cálculo de un presupuesto detallado y un contrato; o la documentación de marketing, que incluye una hoja de datos, un folleto y una guía del producto.

La característica de conjuntos de documentos proporciona varias maneras para administrar fácilmente y publicar correctamente una entrega, entre las que se incluyen:

  • Un tipo de contenido predeterminado que se puede usar tal cual, personalizado o como base para una plantilla de conjunto de documentos personalizada.

  • La posibilidad de especificar los documentos predeterminados que se crearán automáticamente cada vez se cree un nuevo conjunto de documentos.

  • La implementación como carpeta de bibliotecas, que los usuarios conocen y que posee muchos de los mismos comportamientos, propiedades y opciones que las carpetas de bibliotecas estándar.

  • Una página de bienvenida personalizable a la que los usuarios tienen acceso al hacer clic en los vínculos hacia el conjunto de documentos. Puede utilizar esta página de bienvenida predeterminada o crear y suministrar su propia página de bienvenida. La página de bienvenida es una página de elementos web especial que muestra metadatos, descripciones, listas de documentos y otra información, y tiene una cinta integrada para los comandos relacionados con el conjunto de documentos.

  • Capacidades de control de versiones que le permiten capturar una instantánea del historial de versiones de un conjunto de documentos que se vincula a las versiones actuales de los documentos dentro del conjunto de documentos.

  • Los flujos de trabajo están diseñados expresamente para la producción de conjuntos de documentos. Por ejemplo, puede usar flujos de trabajo integrados para administrar actividades como la creación, la revisión y la aprobación de contenido para documentos individuales y para todo el conjunto de documentos.

Los trabajadores de la información pueden usar conjuntos de documentos para administrar fácilmente todo el proceso de principio a fin. La capacidad para reunir los documentos mediante programación también está disponible mediante la API XML abierta de Office.

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Se aplica a: SharePoint Server 2010



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