Calendarios de SharePoint II: Conectar un calendario de SharePoint a Outlook

Información general

Calendario de SharePoint, imagen de Outlook, flechas

Conecte un calendario de SharePoint a Outlook para poder ver y actualizar el calendario directamente de Outlook, programa que seguramente usa a diario.

¿No tiene la versión de 2007 Office? Puede descargar una versión gratuita de prueba de 60 días o comprarla ahora.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Conectar el calendario de SharePoint a Outlook y verlo junto con el calendario principal de Outlook.

  • Usar Outlook para especificar o editar elementos de calendario directamente en el calendario de SharePoint, incluso cuando trabaje sin conexión.

  • Copiar elementos entre los dos calendarios para facilitar la programación.

  • Desconectar un calendario de SharePoint cuando ya no desee tener acceso al mismo desde Outlook.

Este curso incluye:

  • Una lección autodidáctica

  • Una pequeña prueba al final de la lección; la prueba no está puntuada.

  • Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.

Entender los diferentes tipos de entradas de calendario de Outlook (evento, cita, reunión) o tomar Calendario I: Conceptos básicos del calendario de Outlook.

Entender los conceptos básicos sobre los calendarios de SharePoint (qué es un calendario en un sitio de SharePoint y cómo puede encontrarlo) o tomar Calendarios de SharePoint I: Aprovechar al máximo su calendario de grupo.

¿Su compañía usa alguno de estos productos: Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007? ¿Hace el seguimiento de los programas o eventos compartidos en un calendario en un sitio de SharePoint?

Si respondió con un sí a estas preguntas y a su vez, es usuario de Outlook 2007, seguramente querrá aprender a conectar el calendario de SharePoint a Outlook para poder ver y actualizar el calendario directamente desde Outlook, programa que seguramente usa a diario.

Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.

Conectar a Outlook y ver o editar el calendario desde ahí

Calendario de SharePoint, persona en el escritorio, calendario de Outlook

Puede conectar el calendario compartido a Outlook.

En el primer curso de esta serie, obtuvo información sobre los beneficios de usar un calendario en un sitio de SharePoint y vio cómo se usa ese calendario compartido en el sitio. Pero ¿qué sucede si hace el seguimiento de sus propios programas de trabajo en Outlook? ¿Debe seguir cambiando entre el explorador web y Outlook? Por suerte, la respuesta es no. Si es usuario de Outlook, puede conectar el calendario compartido a Outlook.

En Outlook, obtendrá todos los beneficios del calendario compartido porque podrá compararlo en paralelo o superpuesto con sus propios programas de trabajo. De esa forma, puede comparar programas fácilmente y evitar conflictos de programación.

Mostrar el calendario de SharePoint en Outlook

[Untitled] Pasos para conectar un calendario de SharePoint a Outlook

Animación que muestra cómo conectar el calendario de SharePoint a Outlook.

Conectar el calendario de SharePoint a Outlook es simple. Comenzará desde el calendario en el sitio de SharePoint, donde hará clic en Conectar a Outlook en el menú Acciones. Una vez que el calendario está conectado a Outlook, podrá verlo en la ventana principal de Outlook. Y como en Outlook puede ver múltiples calendarios a la vez, podrá ver de esa forma al calendario compartido y a sus propios programas personales.

También tenga en cuenta que cualquier persona que pueda ver el calendario de SharePoint puede conectarlo a su propio Outlook.

Para ver un ejemplo de un calendario de SharePoint conectado a Outlook y darse una idea de cómo se ve el calendario desde allí, haga clic en Reproducir sobre la ilustración. (No se preocupe por memorizar los pasos. Incluimos todos los pasos en la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso.)

Especificar un elemento de calendario de Outlook

[Untitled] Pasos para crear una nueva cita en el calendario de SharePoint

Animación que muestra cómo agregar un elemento de calendario desde Outlook.

Como vio en la página anterior, una vez que conectó el calendario de SharePoint a Outlook y lo pudo ver de ahí, tiene una apariencia muy similar al calendario principal de Outlook. Una vez que hace la conexión, podrá crear, modificar o hasta eliminar eventos y citas en el calendario de SharePoint tal como lo hace en su calendario principal.

Nota     Deberá tener los permisos correctos para el calendario en el sitio de SharePoint para crear, modificar o eliminar elementos ahí. (Para obtenerlos, comuníquese con la persona que configuró el calendario de SharePoint.)

Las entradas que hace en el calendario compartido a través de Outlook también son visibles en el calendario en el sitio de SharePoint.

Probablemente ya lo pensó, pero creemos que vale la pena mencionarlo: dado que el calendario es compartido, muchas de sus acciones en el calendario compartido , como hacer citas nuevas, cambiarlas o eliminarlas , pueden impactar a otros usuarios. Téngalo en cuenta al agregar elementos nuevos y especialmente al cambiar o eliminar elementos existentes.

Para crear una entrada nueva de calendario, comience haciendo clic en el calendario compartido en Outlook. Los pasos completos se encuentran en la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso (también incluimos los pasos para comprobar si tiene los permisos correctos para agregar o modificar elementos). Para ver un ejemplo animado y para obtener una idea general de cómo funciona, haga clic en Reproducir sobre el gráfico.

Advertencia sobre los avisos de Outlook

La pantalla dividida muestra los avisos de Outlook, no del sitio de SharePoint

Los avisos funcionan en Outlook sólo si son para usted.

Cuando conecta un calendario de SharePoint a Outlook, podrá configurar avisos para sí mismo mediante el mismo proceso que seguiría para cualquier cita de Outlook (incluimos los pasos necesarios en la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso).

Tenga en cuenta que los avisos funcionarán sólo para usted y le avisarán sólo desde Outlook (es decir, los avisos no se comparten y no están disponibles desde la versión del sitio web del calendario).

Copiar entradas de privado a público

[Untitled] Elemento del calendario principal de Outlook, comando Copiar en carpeta

Animación que muestra cómo copiar una entrada de un calendario privado al calendario compartido.

Ya comprobó que en Outlook puede ver dos calendarios a la vez: el calendario de trabajo personal, que no es visible en el sitio de SharePoint, y el calendario público, que es visible. Entonces, ¿qué debería hacer si desea que una cita o evento aparezca en ambos calendarios? ¿Crearla dos veces? Por suerte, la respuesta es no , porque crear una copia es fácil.

¿Por qué motivo podría querer que una cita aparezca en ambos calendarios? Probablemente para facilitar la programación. Por ejemplo, suponga que algunas personas de la compañía publican sus programas de vacaciones en un calendario en un sitio de grupo de SharePoint. De ese modo, todos pueden ver de soslayo quién está y quién no. A usted le gustaría que sus vacaciones se publiquen ahí y también, en su propio calendario, para evitar programar accidentalmente algo relacionado con el trabajo durante sus vacaciones.

Aunque es posible arrastrar un elemento entre dos calendarios, no recomendamos ese método. ¿Por qué? Porque es demasiado fácil colocar accidentalmente algo en el lugar equivocado.

Para copiar un elemento de su propio calendario al calendario de SharePoint, el mejor método es seleccionarlo, hacer clic en Copiar en carpeta en el menú Edicióny seleccionar el calendario compartido en la carpeta Listas de SharePoint como destino. Suena un poco complejo, pero en realidad no lo es , y usted encontrará todos los pasos en la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso. Para ver un ejemplo del proceso, haga clic en Reproducir sobre la ilustración.

O en el sentido inverso: Copiar de público a privado

[Untitled] Copiar un elemento del calendario de SharePoint a su calendario

Animación de la copia de un elemento de público a privado

Si desea copiar un elemento del calendario de SharePoint a su calendario personal, puede hacerlo también. Este proceso es casi exactamente igual al método que recién tratamos para copiar elementos de su propio calendario al calendario de SharePoint.

Primero, comience en Outlook y seleccione desde ahí el elemento del calendario de SharePoint que desea que aparezca en su calendario privado. Luego haga clic en Copiar en carpeta y copie el elemento en la carpeta Calendario a su buzón. Para ver un ejemplo animado, haga clic en Reproducir sobre la ilustración.

Trabajar sin conexión

PC con Outlook, persona que trabaja sin conexión

Dispone de una copia del calendario de SharePoint que conectó aunque usted trabaje sin conexión.

Si viaja por trabajo y lleva su PC, posiblemente se pregunte: ¿Podré usar el calendario de SharePoint aunque trabaje sin conexión a la red de mi compañía? La respuesta es sí.

Al conectar el calendario de SharePoint a Outlook, se crea una copia de ese calendario en su PC. Cuando se desconecta de la red de su compañía, puede disponer de esa copia del calendario y puede continuar usándola aunque trabaje sin conexión. Cuando vuelve a conectarse, las dos versiones del calendario se sincronizarán. Luego, hablaremos un poco más sobre la sincronización.

Sincronizar sus entradas

Enviar Recibir en el menú Herramientas, comando Esta carpeta

Sincronizar mediante el comando Enviar/Recibir.

Suponga que especificó un elemento en el calendario de SharePoint comenzando desde Outlook. ¿Cuán rápido podrán ver otras personas ese elemento nuevo? La velocidad estándar de sincronización es de 30 minutos. Es decir, si no hace nada, el calendario se sincronizará aproximadamente cada 30 minutos entre el sitio de SharePoint y su PC. Este período de tiempo variará según su ubicación y dependerá de que la persona que configuró el sitio de SharePoint haya usado o no la configuración de sincronización predeterminada.

Si le parece demasiado esperar 30 minutos, se alegrará de saber que no tiene que esperar nada. Si lo desea, puede forzar las entradas del calendario para que se actualicen. Este es el procedimiento que debería seguir:

1. En Outlook, haga clic para seleccionar la carpeta del calendario de SharePoint bajo Otros calendarios.

2. Haga clic en Enviar/Recibir en el menú Herramientas y luego, haga clic en Esta carpeta.

Como supone, esta acción Enviar/Recibir enviará la información al calendario en el sitio de SharePoint. Al mismo tiempo, ustedrecibirá actualizaciones de éste.

Desconectar el calendario de Outlook

Eliminar el Calendario del sitio de grupo en el menú de acceso directo

Comando Eliminar en el menú de acceso directo

Para desconectar el calendario de SharePoint de Outlook, deberá seguir este procedimiento:

1. Haga clic con el botón secundario en la entrada para el calendario bajo Otros calendarios.

2. En el menú de acceso directo, haga clic en Eliminar "Nombre de calendario de SharePoint" (donde Nombre de calendario de SharePoint es el nombre del calendario compartido).

Esto quitará la copia del calendario de Outlook y de su PC. No afectará el calendario en el sitio de SharePoint. Si cambia de idea y desea volver a conectarse, siempre podrá hacerlo mediante el comienzo desde el sitio de SharePoint.

Sugerencia     Si su objetivo es ocultar temporalmente el calendario de SharePoint, simplemente desactive la casilla de verificación siguiente al nombre del calendario de SharePoint (en el Panel de navegación bajo Otros calendarios).

¿No está seguro de recordar toda esta información? No se preocupe, no esperamos que lo haga. La Tarjeta de referencia rápida al final de este curso incluye pasos resumidos para cada uno de los temas tratados en el curso.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

Para conectar un calendario de SharePoint a Outlook, usted comienza a partir de:

Outlook.

No, no es así. ¿Qué otra opción puede ser? Inténtelo de nuevo.

El calendario en el sitio de SharePoint.

Sí, correcto. A partir de ahí, haga clic en el comando Conectar con Outlook en el menú Acciones.

Es indistinto. Puede comenzar de Outlook o del sitio.

No es verdadero. Debe comenzar de un lugar específico. Es una sugerencia. Inténtelo de nuevo.

Puede introducir citas en un calendario de SharePoint directamente de Outlook.

Verdadero.

Sí.

Falso.

La declaración es verdadera. Siempre que tenga los permisos correctos, podrá introducir citas de Outlook y hacer que esas citas aparezcan en el sitio.

Suponga que su objetivo es copiar una cita del calendario de SharePoint al calendario principal de Outlook. ¿Cuál es el mejor método?

Cortar y pegar del explorador a Outlook.

No. Cortar y pegar no es la opción aquí. Inténtelo de nuevo.

Mostrar ambos calendarios en Outlook y usar el comando Copiar en carpeta.

Sí, correcto. Claro y sencillo, y evitará colocar accidentalmente el elemento en el lugar equivocado.

Mostrar ambos calendarios en Outlook y arrastrar de uno al otro.

No. Aunque es posible hacerlo, no lo recomendamos porque existen muchas posibilidades de error. ¿Qué otra opción puede ser? Inténtelo de nuevo.

Podrá ver el calendario de SharePoint aunque esté desconectado.

Verdadero.

Sí, correcto.

Falso.

La respuesta es verdadera. Ese es uno de los beneficios de conectar el calendario a Outlook.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Ver también

Establecer o quitar los avisos

Este curso es el segundo de una serie de cuatro. A continuación, los vínculos a los otros cursos:

Calendarios de SharePoint I: Aprovechar al máximo el calendario de su grupo

Calendarios de SharePoint III: Crear su propio calendario

Calendarios de SharePoint IV: Sugerencias y trucos

Mostrar el calendario de SharePoint en Microsoft® Office Outlook®

  1. En un explorador web, abra el calendario en el sitio que se creó con Windows® SharePoint® Services 3.0 o Microsoft® Office SharePoint® Server 2007.

  2. En el menú Acciones Imagen de menú, haga clic en Conectar a Outlook.

    Conexión de calendario de sitio de SharePoint a Outlook

  3. Cuando se le pregunte si confirma que desea conectar el calendario de SharePoint a Outlook, haga clic en .

En Outlook, en vista Calendario, se agrega el calendario de SharePoint bajo Otros calendarios.

Si están activadas las casillas de verificación para el calendario de SharePoint y el calendario de Outlook predeterminado, ambos calendarios aparecen en la vista Calendario en paralelo.

Especificar un elemento de calendario en Outlook

  1. En Outlook, apoye el puntero sobre la hora que desea en el calendario de SharePoint y luego, haga clic.

  2. Escriba los detalles.

¿Necesita más tiempo para la cita? Arrastre el manipulador para agregar más tiempo.

Sugerencia     A continuación, un modo para abrir rápidamente el calendario de SharePoint en el explorador web directamente en Outlook.

Panel de navegación en calendario, comando Abrir en explorador web en el menú de acceso directo

1. Haga clic con el botón secundario en el nombre del calendario de SharePoint bajo Otros calendarios.

2. Haga clic en Abrir en explorador web.

Comprobar los permisos para el calendario de SharePoint desde Outlook

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de cuenta.

  2. Haga clic en la fichaListas de SharePoint.

  3. En la tabla, observe la entrada en la columna Permisos para el calendario que conectó a Outlook.

Nota     Necesitará permisos de escritura para poder crear, modificar o eliminar elementos. Para obtener los permisos correctos, comuníquese con la persona que configuró el calendario de SharePoint.

Copiar entradas de privado a público

Siga estos pasos para copiar un elemento de su calendario al calendario de SharePoint:

  1. Seleccione el elemento.

  2. Haga clic en Copiar en carpeta en el menú Edición.

  3. En el cuadro de diálogo Copiar elementos, seleccione el calendario compartido en la carpeta Listas de SharePoint como destino.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. Cuando reciba el mensaje acerca de contenido incompatible, haga clic en .

En el sentido inverso: Copiar entradas de público a privado

Siga estos pasos para copiar un elemento desde el calendario de SharePoint a su calendario:

  1. En Outlook, seleccione el elemento del calendario de SharePoint.

  2. Haga clic en Copiar en carpeta en el menú Edición.

  3. En el cuadro de diálogo Copiar elementos, seleccione la carpeta Calendario bajo Buzón como destino.

  4. Haga clic en Aceptar.

Sincronizar sus entradas

Para sincronizar las entradas del calendario de SharePoint entre la versión de Outlook y la versión del sitio web, siga los siguientes pasos:

  1. En Outlook, haga clic para seleccionar la carpeta del calendario de SharePoint bajo Otros calendarios.

  2. Haga clic en Enviar/Recibir en el menú Herramientas y luego, haga clic en Esta carpeta.

Desconectar el calendario de Outlook

Haga clic con el botón secundario en la entrada para el calendario bajo Otros calendarios y haga clic en Eliminar "nombre del calendario de SharePoint" (donde nombre del calendario de SharePoint es el nombre del calendario compartido).

Esto quitará la copia del calendario de Outlook y de su PC. No afectará el calendario en el sitio de SharePoint. Si cambia de idea y desea volver a conectarse, podrá hacerlo al comenzar desde el sitio de SharePoint.

Sugerencia     Si su objetivo es ocultar temporalmente el calendario de SharePoint, simplemente desactive la casilla de verificación para el calendario de SharePoint (en el Panel de navegación bajo Otros calendarios).

Se aplica a: SharePoint Server 2007, Outlook 2007



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