Calendarios de SharePoint I: Aprovechar al máximo su calendario de grupo

Información general

Calendario de SharePoint

Use un calendario en un sitio de SharePoint para compartir información con compañeros de trabajo.

¿No tiene la versión de Office 2007? Puede descargar una versión gratuita de prueba de 60 días o comprarla ahora.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Compartir información de programaciones escribiéndola en un calendario compartido en el sitio de SharePoint.

  • Desplazarse con facilidad por el calendario compartido en el sitio de SharePoint.

  • Actualizar o eliminar entradas en el calendario compartido.

Este curso incluye:

  • Una lección para que aprenda a su ritmo.

  • Una pequeña prueba al final de la lección; la prueba no está puntuada.

  • Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.

¿Su compañía usa algunos de estos programas: Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007? Si usa un sitio de SharePoint, ahora es el momento de aprender a usar un calendario de SharePoint para compartir información con sus compañeros de trabajo.

Con un calendario en el sitio de SharePoint, usted y sus colegas tendrán fácil acceso a programaciones y fechas comunes. Ya sean ferias, reuniones con clientes o vacaciones de la compañía, puede realizar un seguimiento de cualquier tema que implique una programación en un calendario compartido y asegurarse así de que todos tengan fácil acceso a los detalles de la programación.

Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.

Usar un calendario en un sitio de SharePoint

Calendario del sitio de SharePoint

Un calendario en un sitio de SharePoint

¿Por qué se debe usar un calendario en un sitio de SharePoint? Porque es una forma excelente de compartir información mediante el contexto familiar de un calendario. Podría usar un calendario en un sitio de SharePoint para realizar el seguimiento de fechas límite de un proyecto, programaciones de vacaciones y viajes o incluso cumpleaños de compañeros de trabajo.

Un calendario en un sitio de SharePoint puede considerarse similar a un calendario de pizarra que se podría colgar en el vestíbulo o cuarto de receso del edificio. Cualquier persona que pueda tener acceso al calendario puede contribuir. Al igual que una pizarra en un vestíbulo, el calendario de SharePoint se encuentra en un lugar público: el sitio de SharePoint. Cualquier persona que tenga acceso al sitio podrá ver y usar el calendario.

Ver el calendario

Comando Calendario en Inicio rápido

Puede obtener acceso al calendario a través de Inicio rápido.

Supongamos que hemos logrado convencerlo y que está listo para intentar usar un calendario en el sitio de SharePoint de su compañía. Gracias a varias implementaciones estándar de un sitio de SharePoint, habrá un calendario listo para usar. Si éste es su caso, lo único que debe hacer para obtener acceso al calendario es hacer clic en Calendario en Listas en el Inicio rápido. Puede ver esto en la imagen.

Si todavía no tiene un calendario con el cual trabajar, o si desea tener más de uno, es fácil crear su propio calendario: analizaremos estos detalles en el tercer curso de esta serie, "Calendarios de SharePoint III: Crear su propio calendario" (hemos incluido un vínculo a este curso en la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso).

Desplazarse por el calendario

[Untitled] Usar botones para alternar las vistas del calendario

Animación que muestra cómo desplazarse por el calendario

Una vez que haya encontrado su calendario, será necesario que sepa cómo desplazarse por él. Para ello, haga clic en los distintos controles de la página. Puede desplazarse por los meses, las semanas o los días mediante las flechas. También puede mirar un día, una semana o un mes cada vez mediante los botones. Para desplazarse rápidamente a distintos años o meses, use el calendario pequeño que se encuentra encima de Inicio rápido.

Sugerencia     Cuando se desplace por el calendario, observará que varias partes del calendario son vínculos en los que se puede hacer clic: por ejemplo, los días de la semana y los números de fechas.

Para ver un ejemplo animado de cómo desplazarse por el calendario, haga clic en Reproducir encima de la ilustración.

Agregar entradas

[Untitled] Pasos para crear una cita nueva llamada Reunión con cliente

Animación que muestra cómo agregar entradas de calendario de una en una o como una serie de eventos periódicos

Ahora que sabe cómo ver el calendario, el próximo paso consiste en agregar entradas. Los elementos se agregarán de uno en uno al hacer clic en Nuevo elemento en el menú Nuevo. A continuación, escriba los detalles del elemento en un formulario. Otra cosa que debemos mencionar: es fácil crear elementos periódicos, como una reunión de personal semanal. Para hacerlo, active la casilla Hágalo un evento de repetición y luego establezca el patrón de repetición del elemento (por ejemplo, para un almuerzo semanal debería establecer el patrón en semanal).

Haga clic en Reproducir encima de la imagen para ver un ejemplo de cómo agregar al calendario una reunión única con un cliente y un almuerzo semanal periódico.

¿Cambio de planes? Editar o eliminar una entrada

[Untitled] Pasos para editar una entrada existente y para eliminar una entrada existente

Animación que muestra cómo modificar una entrada de calendario y cómo eliminarla

En la sección anterior, hemos analizado cómo agregar elementos al calendario. No obstante, las programaciones cambian y necesitará actualizar las entradas de calendario existentes de modo que reflejen esos cambios. Para modificar un elemento en el calendario, haga clic en el vínculo para abrirlo y, a continuación, haga clic en Editar elemento para modificar los detalles. Para eliminar completamente un elemento del calendario, haga clic en el vínculo para abrirlo y, a continuación, haga clic en Eliminar elemento.

Para ver un ejemplo de cómo modificar, incluso cómo eliminar, un elemento, haga clic en Reproducir encima de la ilustración. Para completar los pasos, vea la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso.

Permitir que otros conozcan el calendario

Menú Archivo en Internet Explorer, comando Vínculo por correo electrónico del submenú Enviar; recuadro alrededor de la dirección URL

Puede usar los comandos del explorador de Internet para enviar un vínculo al calendario a otras personas.

El beneficio de usar un calendario en un sitio de SharePoint es que otras personas podrán verlo y agregarse a él, pero primero deberán saber que existe el calendario. Una forma fácil de informar a otras personas acerca de la existencia del calendario es enviarles un vínculo.

Verá la dirección URL del calendario en la parte superior de su explorador web en la barra de dirección (hemos colocado un recuadro alrededor de la dirección en la imagen). Puede copiar esta dirección URL y pegarla en un mensaje de correo electrónico. O bien, si está usando Windows Internet Explorer, una forma fácil de enviar el vínculo es seguir los pasos que se indican a continuación:

1. En Internet Explorer, haga clic en el menú Archivo.

2. Seleccione Enviar y haga clic en Vínculo por correo electrónico.

Al hacer clic en Vínculo por correo electrónico, creará un mensaje de correo electrónico que contiene el vínculo al calendario. A continuación, lo único que queda por hacer es enviar el mensaje. Puede que también desee incluir un texto explicativo sobre el calendario, como "Éste es un calendario que todos podemos usar para realizar un seguimiento de los eventos importantes y las programaciones de vacaciones".

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

Usar un calendario de un sitio de SharePoint le permite compartir información con cualquier otra persona que tenga acceso a este sitio.

Verdadero

Sí, eso es.

Falso

En realidad, la respuesta correcta es Verdadero. Un calendario de SharePoint le permite trabajar con otras personas en su espacio de trabajo y compartir información de programaciones en una ubicación común.

Para editar un elemento en un calendario de SharePoint:

Busque el día en el calendario y comience a escribir.

No, no es correcto. ¿Qué otra cosa podría hacer? Inténtelo de nuevo.

Elimine el elemento y vuelva a empezar.

Afortunadamente, esa no es la respuesta correcta. ¿Qué otro paso podría ser un buen punto de inicio? Inténtelo de nuevo.

Abra el elemento haciendo clic en su vínculo en el sitio de SharePoint.

Sí, eso es. Haga clic en el vínculo del elemento del calendario. A continuación, use el botón Editar para abrir el elemento que desea editar.

Ha encontrado el calendario en el sitio de SharePoint de su compañía, pero sólo usted parece estar usándolo. ¿De qué manera podría involucrar a otras personas?

Hablarles acerca del calendario.

Sí. Una buena forma de difundir la disponibilidad del calendario y de facilitar la búsqueda a otras personas es usar Internet Explorer para enviar un vínculo del modo en que se mostró en el curso.

Solicitar al administrador del sitio que envíe un anuncio.

En realidad, usted mismo puede enviar el anuncio. ¿Qué otras respuestas parecen ser correctas? Inténtelo de nuevo.

Simplemente espere, al final otras personas se darán cuenta.

No, existe una forma mejor. ¿Qué más podría hacer? Inténtelo de nuevo.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también

Este curso es el primero de una serie de cuatro cursos. Aquí encontrará vínculos a los otros cursos, además de otros vínculos útiles:

Calendarios de SharePoint II: Conectar un calendario de SharePoint a Outlook

Calendarios de SharePoint III: Crear su propio calendario

Calendarios de SharePoint IV: Sugerencias y trucos

Plantillas de sitio predeterminadas

Buscar el calendario integrado

Para obtener acceso al calendario, haga clic en Calendario en el Inicio rápido del sitio que se basa en Windows® SharePoint® Services 3.0 o en Microsoft® Office SharePoint® Server 2007.

Si no ve el calendario en el Inicio rápido, existen otros métodos:

  • Haga clic en Ver todo el contenido del sitio en el Inicio rápido y luego en Calendario en Listas.

  • Cree su propio calendario (vea el vínculo del curso sobre este tema en la sección "Vea también" de esta Tarjeta de referencia rápida).

  • Póngase en contacto con el administrador del sitio y solicítele uno. Windows SharePoint Services incluye plantillas de colaboración que el administrador del sitio puede usar cuando crea un nuevo sitio. La plantilla Sitio de grupo proporciona el calendario integrado que se describe en este curso. Para obtener más información, vea el vínculo "Plantillas de sitio predeterminadas" que se encuentra en la parte superior de esta Tarjeta de referencia rápida.

Desplazarse por el calendario

Use los botones para mirar un día, una semana o un mes cada vez.

Botones para alternar las vistas del calendario

Use las flechas para desplazarse por los meses, las semanas o los días.

Flechas para cambiar las fechas

Para desplazarse rápidamente a distintos años o meses, use el calendario pequeño que se encuentra encima del Inicio rápido.

Elegir un mes diferente en el calendario

Agregar un elemento

En el calendario, en el menú Nuevo Menú Nuevo, haga clic en la flecha y, a continuación, en Nuevo elemento. Si desea crear una entrada periódica, establezca el patrón de repetición del elemento.

Editar o eliminar un elemento

  1. Haga clic en el elemento del calendario para abrir su formulario.

  2. En la parte superior del formulario, haga clic en Editar elemento o Eliminar elemento.

    Editar elemento y Eliminar elemento

Enviar un vínculo a otros

Verá la dirección URL del calendario en la parte superior de su explorador web en la barra de dirección. Puede copiar esta dirección URL y pegarla en un mensaje de correo electrónico. O bien, si está usando Windows® Internet Explorer®, una forma fácil de enviar el vínculo es seguir los pasos que se indican a continuación:

  1. En Internet Explorer, haga clic en el menú Archivo.

  2. Seleccione Enviar y haga clic en Vínculo por correo electrónico.

Se aplica a: SharePoint Server 2007, Outlook 2007



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