Buscar valores en una lista de datos

Supongamos que desea buscar la extensión telefónica de un empleado utilizando su número de identificación, o el porcentaje correcto de una comisión correspondiente a una cantidad de ventas. La consulta de datos se lleva a cabo para buscar información concreta en una lista de forma rápida y eficaz, y comprobar automáticamente que los datos que se usan son correctos. Una vez consultados los datos, puede realizar cálculos o mostrar resultados con los valores devueltos. Existen varias formas de buscar valores en una lista de datos y mostrar los resultados.

¿Qué desea hacer?

Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta

Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia aproximada

Buscar valores horizontalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta

Buscar valores horizontalmente en una lista utilizando una coincidencia aproximada

Crear una fórmula de búsqueda utilizando el Asistente para búsquedas

Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta

Buscar valores verticalmente en una lista de tamaño desconocido utilizando una coincidencia exacta

Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta

Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARV.

Ejemplo

Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco.

Copiar un ejemplo

  1. Seleccione el ejemplo de este artículo.

    Importante   No seleccione los encabezados de columna o de fila.

    Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

    Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

  2. Presione CTRL+C.

  3. En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.

  4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

    Importante   Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.

  5. Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.

1

2

3

4

5

6

7

8



9

A

B

C

D

Número de identificación

Apellido

Nombre

Extensión

ID-34567

Davolio

Nancy

5467

ID-16782

Fuller

Andrew

3457

ID-4537

Leverling

Janet

3355

ID-1873

Peacock

Margaret

5176

ID-3456

Buchanan

Steven

3453

ID-5678

Suyama

Michael

428

Fórmula

Descripción (resultado)

=BUSCARV("ID-4537"; A1:D7; 4; FALSO)

Busca el número de identificación, ID-4537, en la primera columna y devuelve el valor coincidente en la misma fila de la cuarta columna (3355).

Para obtener más información acerca de cómo usar esta función, vea Función BUSCARV.

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Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia aproximada

Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARV.

Importante   Este método sólo funciona si los valores de la primera columna están ordenados en sentido ascendente.

Ejemplo

Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco.

Copiar un ejemplo

  1. Seleccione el ejemplo de este artículo.

    Importante   No seleccione los encabezados de columna o de fila.

    Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

    Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

  2. Presione CTRL+C.

  3. En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.

  4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

    Importante   Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.

  5. Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.

En este ejemplo, se sabe la frecuencia y se desea buscar el color asociado.

1

2

3

4

5

6

7




8

A

B

Frecuencia

Color

4,14

rojo

4,19

anaranjado

5,17

amarillo

5,77

verde

6,39

azul

Fórmula

Descripción (resultado)

=BUSCARV(5,93; A1:B6, 2; VERDADERO)

Busca 5,93 en la columna A; encuentra el siguiente valor superior menor que 5,93 (5,77); devuelve el valor de la columna B que se encuentra en la misma fila que 5,77 (verde).

Para obtener más información acerca de cómo usar esta función, vea Función BUSCARV.

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Buscar valores horizontalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta

Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARH.

Ejemplo

Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco.

Copiar un ejemplo

  1. Seleccione el ejemplo de este artículo.

    Importante   No seleccione los encabezados de columna o de fila.

    Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

    Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

  2. Presione CTRL+C.

  3. En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.

  4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

    Importante   Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.

  5. Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.

1

2

3

4

5

6


7

A

B

Pernos

Estado

Ejes

9

En existencias

4

10

En el pedido

5

11

Pedido auxiliar

6

Fórmula

Descripción (resultado)

=BUSCARH("Pernos", A1:C4, 3, FALSO)

Busca Pernos en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 3 que está en la misma columna (10).

Para obtener más información acerca de cómo usar esta función, vea Función BUSCARH.

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Buscar valores horizontalmente en una lista utilizando una coincidencia aproximada

Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARH.

Importante    Este método sólo funciona si los valores de la primera fila están ordenados en sentido ascendente.

Ejemplo

Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco.

Copiar un ejemplo

  1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.

  2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda.

    Nota   No seleccione los encabezados de fila ni de columna.

    Copiar un ejemplo

    1. Seleccione el ejemplo de este artículo.

      Importante   No seleccione los encabezados de columna o de fila.

      Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

      Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

    2. Presione CTRL+C.

    3. En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.

    4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

      Importante   Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.

    5. Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

    Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.

    Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

  3. Presione CTRL+C.

  4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

  5. Para cambiar entre ver los resultados y las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

2

3







4

A

B

C

D

10000

50000

100000

Volumen de ventas

,05

,20

,30

Tasa

Fórmula

Descripción (resultado)

=BUSCARH(78658;A1:D4;2; VERDADERO)

Busca 78.658 $ en la fila 1; encuentra el siguiente valor superior, menor que 78.658 $ (50.000 $); devuelve el valor de la fila 2 que se encuentra en la misma columna que 50.000 $ (20%).

Notas  

  • La tasa y el número devuelto pueden mostrarse como porcentaje. Seleccione la celda y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en Estilo porcentaje Imagen del botón.

  • El volumen de ventas se puede mostrar con formato de moneda. Seleccione la celda y, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en Formato de número de contabilidad Imagen del botón.

Para obtener más información acerca de cómo usar esta función, vea Función BUSCARH.

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Crear una fórmula de búsqueda utilizando el Asistente para búsquedas

El Asistente para búsquedas crea la fórmula de búsqueda basándose en los datos de una hoja de cálculo con rótulos de filas y columnas. El Asistente para búsquedas le ayuda a buscar otros valores de una fila cuando conoce el valor de una columna, y viceversa. El Asistente para búsquedas utiliza INDICE y COINCIDIR en las fórmulas que crea.

  1. Haga clic en una celda del rango.

  2. En la ficha Fórmulas, en el grupo Soluciones, haga clic en Buscar.

    Si el comando Buscar no está disponible, tendrá que cargar el programa de complemento Asistente para búsquedas.

    Cómo cargar el programa de complemento Asistente para búsquedas

    1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Complementos.

    2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en Ir.

    3. En el cuadro de diálogo Complementos disponibles, active la casilla de verificación situada junto a Asistente para búsquedas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Siga las instrucciones del Asistente.

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Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta

Para realizar esta tarea, utilice las funciones INDICE y COINCIDIR.

Ejemplo

Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco.

Copiar un ejemplo

  1. Seleccione el ejemplo de este artículo.

    Importante   No seleccione los encabezados de columna o de fila.

    Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

    Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

  2. Presione CTRL+C.

  3. En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.

  4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

    Importante   Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.

  5. Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.

1

2

3

4

5

6


7

A

B

Producto

Recuento

Bananas

38

Naranjas

25

Manzanas

41

Peras

40

Fórmula

Descripción (resultado)

=INDICE(A2:B5;COINCIDIR("Peras";A2:A5;0);2)

Busca Peras en la columna A y devuelve el valor correspondiente a Peras en la columna B (40).

La fórmula utiliza los siguientes argumentos.

Fórmula para buscar un valor en una lista sin ordenar

Fórmula para buscar un valor en un rango sin ordenar (función INDICE)

1. A2:B5: rango completo en el que se buscan los valores.

2. COINCIDIR("Peras";A2:AC;0): la función COINCIDIR determina el número de fila.

3. "Peras": valor que hay que buscar en la columna de búsqueda.

4. A2:A5: columna en la que va a buscar la función COINCIDIR.

5. 2: columna en la que se devuelve el valor. La columna situada más a la izquierda es 1.

Para obtener más información sobre cómo usar estas funciones, vea Función INDICE y Función COINCIDIR.

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Buscar valores verticalmente en una lista de tamaño desconocido utilizando una coincidencia exacta

Para realizar esta tarea, utilice las funciones DESREF y COINCIDIR.

Utilice este método cuando los datos estén situados en un rango de datos externos que se actualice diariamente. Se sabe que el precio se indica en la columna B, pero no se sabe cuántas filas de datos devolverá el servidor y la primera columna no está ordenada alfabéticamente.

Ejemplo

Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco.

Copiar un ejemplo

  1. Seleccione el ejemplo de este artículo.

    Importante   No seleccione los encabezados de columna o de fila.

    Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

    Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

  2. Presione CTRL+C.

  3. En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.

  4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

    Importante   Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.

  5. Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.

1

2

3

4

5

6


7

A

B

Producto

Recuento

Bananas

38

Naranjas

25

Manzanas

41

Peras

40

Fórmula

Descripción (resultado)

=DESREF(A1;COINCIDIR("Peras";A2:A5; 0);1)

Busca Peras en la columna A y devuelve el valor correspondiente a Peras en la columna B (40).

La fórmula utiliza los siguientes argumentos.

Fórmula para buscar un valor en una lista sin ordenar (función DESREF)

1. A1: celda superior izquierda del rango, también denominada celda inicial.

2. COINCIDIR("Peras",A2:A5, 0): la función COINCIDIR determina el número de fila situado debajo de la celda inicial para hallar el valor de búsqueda.

3. "Peras": valor que hay que buscar en la columna de búsqueda.

4. A2:A5: columna en la que va a buscar la función COINCIDIR. No incluya la celda inicial en este rango.

5. 1: número de columnas situadas a la derecha de la celda inicial para hallar el valor de búsqueda.

Para obtener más información sobre cómo usar estas funciones, vea Función COINCIDIR y Función DESREF.

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Se aplica a: Excel 2007



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