Bibliotecas de documentos de SharePoint III: Trabajar con el historial de versiones

Introducción

Versiones de archivo

¿Utiliza su organización un sitio de Windows SharePoint Services 3.0 o utiliza Microsoft Office SharePoint Server 2007? Es posible que sus bibliotecas estén configuradas para almacenar versiones anteriores, en cuyo caso podrá disfrutar de grandes ventajas. Realice este curso y descubra por qué.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Averiguar si su biblioteca almacena automáticamente las versiones anteriores.

  • Ver el historial de versiones de un archivo.

  • Restaurar a una versión anterior de un archivo.

  • Conocer la diferencia entre versiones principales y secundarias, y cuándo debería especificar cada una de ellas.

Este curso incluye:

  • Una lección autoguiada.

  • Una pequeña prueba (sin puntuación) al final de cada lección.

  • Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.

Antes de realizar este curso, debe ser capaz de:

  • Agregar y modificar archivos de una biblioteca de SharePoint.

  • Proteger los archivos de una biblioteca de SharePoint.

O bien realice los cursos Bibliotecas de documentos I y Bibliotecas de documentos II.

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¿Utiliza su organización un sitio de Windows SharePoint Services 3.0    o utiliza Microsoft Office SharePoint Server 2007? Es posible que sus bibliotecas estén configuradas para almacenar versiones anteriores, en cuyo caso podrá disfrutar de grandes ventajas. Realice este curso y descubra por qué.

Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.

Contenido adicional, si existe.

Revisar y restaurar versiones

Varias versiones de un archivo

Cuando se almacenan versiones de un archivo, puede hacer referencia a ellas e incluso restaurar una.

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¿Ha trabajado alguna vez en un documento durante un período prolongado de tiempo, semanas, meses o incluso años? Es sorprendente cómo puede cambiar un archivo. Algunas veces los cambios son tan grandes que resulta difícil reconocer el original.

Pero ¿y si desea ver el original? ¿Y si desea ver una versión anterior del archivo para recordar cierta decisión? O quizá cometió un error grave hoy y necesita "retroceder en el tiempo" y restaurar el documento a una versión anterior.

Esto es posible cuando se habilitan las versiones para una biblioteca de documentos de SharePoint.

Cómo averiguar si se almacenan versiones

Haciendo clic en el comando Historial de versiones

El Historial de versiones aparecerá en el menú si su biblioteca está configurada para almacenar versiones.

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¿Cómo saber si su biblioteca realiza un seguimiento de las versiones? Coloque el mouse sobre un archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, busque el comando Historial de versiones.

Aspecto del historial

Seis versiones de un archivo, cada una con número de versión, fecha y hora, nombre del autor y tamaño del archivo

Aspecto del historial de un archivo.

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Al hacer clic en Historial de versiones para un archivo, verá una lista de versiones, cada una con un número de versión y la fecha y hora de la versión. También puede ver quién cambió el archivo para cada versión. La versión actual se muestra la primera.

En este ejemplo, la versión actual es la versión 6.0. Fue modificada por última vez a la 1:33 p.m. el 15 de diciembre por Jeff Hay. La siguiente versión más antigua es la versión número 5.0, modificada el 1 de diciembre por José Lugo. Conforme se desplace hacia abajo por la lista, verá versiones cada vez más antiguas. Incluso puede ver la primera versión de todas, creada por Shu Ito el 10 de marzo.

Cómo ver las versiones anteriores

[Untitled] Haciendo clic en el comando Historial de versiones

Una animación sobre cómo ver versiones anteriores.

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¿Cómo se abre una versión anterior de un archivo para que pueda hacer referencia a ella? Haga clic en la fecha y hora de la versión. Tenga en cuenta que las versiones anteriores se abren como archivos de sólo lectura y no se pueden modificar. Haga clic en Reproducir para ver una animación en la que se muestra cómo comprobar el historial de versiones del documento de estrategia de marketing mostrado aquí.

Cuándo se crean versiones

Cuándo se crean versiones del archivo

Tres casos en los que crean versiones.

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¿Cuándo se crean versiones? En varias ocasiones. Las más importantes que debe conocer son:

1. Cuando se agrega por primera vez el archivo a la biblioteca.

2. Cuando se modifica un archivo, se guarda y, a continuación, se cierra.

3. Cuando se desprotege, se edita y se protege un archivo.

Exponer el trabajo como una versión

Tres versiones de un archivo, cada una con comentarios para cada versión

Versiones históricas con comentarios descriptivos, cortesía de Frank Lee.

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Si desea utilizar comentarios para describir el trabajo que hizo para una versión, tendrá que desproteger el archivo, modificarlo, guardarlo y, a continuación, protegerlo. Una vez protegido el archivo, puede agregar comentarios que describan el trabajo realizado.

Esto es lo que Frank Lee hizo con este archivo tres veces. Cada vez, desprotegió el archivo, lo modificó y lo guardó y, a continuación, lo protegió. Cada vez que lo protegió, agregó un comentario. Puede ver esos comentarios en el margen derecho de esta imagen.

Podría haber modificado el archivo, guardarlo y cerrarlo, e igualmente se habrían creado versiones. Pero en ese caso, no habría podido agregar comentarios. Los comentarios sólo se pueden agregar cuando se desprotege y protege un archivo.

¿Hay algún límite en el número de versiones?

Seis versiones de un archivo, con una pregunta encubierta: ¿hay algún límite?

¿Hasta dónde se puede remontar el historial?

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¿Hay un límite en el número de versiones que se pueden almacenar en una biblioteca? En la mayoría de los casos, no. Pero tenga en cuenta que las personas a cargo de su sitio pueden establecer límites si desean ahorrar espacio en disco en el sitio. Cuando se alcanza este límite, primero se eliminan los borradores más antiguos, lo cual no suele ser motivo de preocupación. Los documentos suelen mejorar a medida que se trabaja en ellos, por lo que las versiones más antiguas se vuelven menos valiosas. Pero si le interesa guardar cada una de las versiones antiguas, pida a la persona que configuró la biblioteca que le indique el número de versiones que se pueden almacenar. Y, si es necesario, descarte la desprotección utilizando la característica Descartar desprotección si decide que no necesita almacenar una determinada versión en la que está trabajando. La característica Descartar desprotección se explica en la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso.

Versiones principales y secundarias

Cuadro de diálogo Proteger con dos opciones: Versión secundaria (borrador) y Versión principal (publicación)

Una disyuntiva que puede surgir: ¿secundaria o principal?

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Algunas bibliotecas se configuran para realizar el seguimiento de dos tipos de versiones: versiones secundarias y versiones principales. Se dará cuenta de esto cuando proteja un archivo y se le pida que elija entre las dos. A continuación, se ofrece una descripción de ambos tipos de versiones:

  • Una versión secundaria es una versión que está en curso; por ejemplo, una versión que contiene cifras de ventas incompletas.

  • Una versión principal es aquélla que está lista para presentársela a un grupo de personas más numeroso, como un informe de cifras de venta finales.

Si se le pide que elija entre estas dos versiones, la biblioteca puede reaccionar de forma diferente en función de la versión que elija. Por ejemplo, si especifica una versión secundaria, la biblioteca podría ocultar automáticamente ese archivo de la vista de determinadas personas de la biblioteca: aquéllas que no tienen permiso para examinar trabajos en curso. Si especifica una versión principal, el archivo se puede publicar para que lo vea un grupo más numeroso de personas. O es posible que se avise automáticamente a las demás personas de que aprueben los cambios antes de exponer el archivo a otros usuarios. Si desea saber si es así como se comporta su biblioteca, pregunte a la persona que la configuró.

Cómo restaurar un archivo a una versión anterior

[Untitled] Haciendo clic en el comando Historial de versiones

Una animación que muestra cómo restaurar una versión anterior.

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¿Y si no le gusta la versión actual del archivo, y desea restaurar una versión anterior para convertirla en la versión actual? Esto es posible, y es especialmente útil si comete un error grave en la versión actual. Por ejemplo, ¿qué ocurriría si ha eliminado todas las diapositivas de una presentación de PowerPoint y protege el archivo sin darse cuenta? Haga clic en Reproducir para ver cómo salir de este aprieto.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

¿Cómo puede averiguar si su biblioteca almacena versiones?

Coloque el mouse sobre el archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, vea si Versiones principal y secundaria está disponible.

Incorrecto. Una biblioteca podría estar configurada para almacenar versiones secundarias y principales, pero aquí no lo vería. Inténtelo de nuevo.

Coloque el mouse sobre el archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, vea si Historial de versiones está disponible.

Correcto. Ésta es la manera de saber si su biblioteca almacena versiones.

Coloque el mouse sobre el archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, vea si El historial de versiones está disponible.

Incorrecto. Esta pregunta tiene truco. ¿Qué otra respuesta le parece probable?

Coloque el mouse sobre el archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, vea si Administrar versiones está disponible.

Incorrecto. No hay ningún comando en el menú denominado Administrar versiones. Inténtelo de nuevo.

¿Cómo puede ver una versión anterior de un archivo?

Coloque el mouse sobre el archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Editar en Microsoft Word. Cuando el archivo se abra, desplácese por el documento para ver la fecha de cada versión. Haga clic en una fecha y el programa se desplazará a una página independiente que contiene esa versión.

Incorrecto. Si modifica un archivo de una biblioteca, no se le pedirá que elija una versión. Inténtelo de nuevo.

Coloque el mouse sobre el archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Historial de versiones. En la página siguiente, haga clic en la fecha de la versión superior. Se le preguntará qué versión desea abrir. Haga clic en una fecha.

Incorrecto. La versión superior es la versión actual, no una versión anterior. Inténtelo de nuevo.

Coloque el mouse sobre el archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Historial de versiones. En la página siguiente, haga clic en una fecha de versión antigua.

Correcto, eso es.

Coloque el mouse sobre el archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Entidades históricas. En la página siguiente, haga clic en Administrar copias y, a continuación, haga clic en una fecha anterior.

Incorrecto. Ésta no es la forma de ver una versión antigua. Vuelva a intentarlo.

¿Con cuál de las operaciones siguientes NO se creará una versión?

Al seleccionar Descartar desprotección.

Correcto. Descartar desprotección eliminará la versión en la que está trabajando.

Al hacer clic en un archivo, seleccione Desproteger y editar, guarde el archivo y, a continuación, ciérrelo.

Incorrecto. Con esta operación se almacenará una versión en la biblioteca. Inténtelo de nuevo.

Al hacer clic en un archivo, elija Modificar, guarde el archivo y, a continuación, ciérrelo.

Incorrecto. Ésta es una de las formas de almacenar una versión. Inténtelo de nuevo.

Al guardar un archivo en una biblioteca.

No, no es correcto. Si hace esto, creará una versión. Vuelva a intentarlo.

Si desea utilizar un comentario para describir una versión y el trabajo realizado en ella, ¿qué puede hacer?

Coloque el mouse sobre el nombre de archivo en la biblioteca, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Historial de versiones. Haga clic en una fecha de versión y, a continuación, escriba sus comentarios.

No, no es correcto. Los comentarios se escriben de otra forma. Inténtelo de nuevo.

Desproteja el archivo. Mientras trabaja en él, escriba de vez en cuando algún comentario descriptivo. Incluya los comentarios entre corchetes para que no se confundan con el contenido del archivo.

No exactamente. Para asociar comentarios a una versión específica de la biblioteca, hay un procedimiento un poco más sencillo. ¿Qué otra respuesta le parece probable?

Desproteja el archivo, trabaje en él, guárdelo, protéjalo y, a continuación, agregue su comentario.

Correcto. Ésta es la manera de describir una versión con un comentario.

Coloque el mouse sobre el nombre del archivo en la biblioteca, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Editar propiedades. En la página de propiedades, en Comentarios, escriba una descripción del trabajo que ha hecho.

Incorrecto. La página Editar propiedades permite hacer muchas cosas, como cambiar el nombre de un archivo. Pero no puede escribir comentarios allí. Inténtelo de nuevo.

¿Cómo puede restaurar una versión anterior para convertirla en la actual?

Coloque el mouse sobre el archivo en la biblioteca y haga clic en la flecha abajo que aparece. En el menú que se muestra, se le ofrecerá una lista de fechas para restaurar. Elija una y haga clic en Aceptar.

No, no es correcto. En este menú no se muestran fechas. Inténtelo de nuevo.

Coloque el mouse sobre el archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Historial de versiones. Coloque el mouse sobre cualquier fecha de versión que no esté en la parte superior de la lista. Haga clic en la flecha abajo y, a continuación, haga clic en Restaurar en el menú.

Correcto. Ésta es la manera correcta de restaurar una versión anterior para convertirla en la actual.

Coloque el mouse sobre el archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Historial de versiones. En la página siguiente, coloque el mouse sobre la versión superior. Haga clic en la flecha abajo y, a continuación, haga clic en Restaurar en el menú.

Incorrecto. La versión superior es la versión más reciente y la actual. No se puede restaurar la versión superior. Inténtelo de nuevo.

Coloque el mouse sobre el archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Ver propiedades. En la página siguiente, haga clic en Administrar copias y verá una lista de versiones con fechas.

Incorrecto. Así no es como se restauran las versiones. Inténtelo de nuevo.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también:

Examinar versiones antiguas

  1. Coloque el mouse (ratón) sobre un archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en el comando Historial de versiones.

  2. Haga clic en una fecha de versión antigua.

Restaurar una versión anterior para convertirla en la versión actual

  1. Coloque el mouse sobre un archivo, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en el comando Historial de versiones.

  2. Coloque el mouse sobre una versión antigua, haga clic en la flecha abajo y, a continuación, haga clic en Restaurar.

Cómo describir una versión específica con comentarios en Microsoft Office Word, Excel® o PowerPoint® 2007

  1. Primero desproteja el archivo: coloque el mouse sobre el nombre de archivo para que aparezca una flecha abajo. Haga clic en la flecha abajo y, en el menú que aparece, haga clic en Desproteger.

    Nota    Si desea trabajar con el archivo sin conexión en su equipo, asegúrese de activar la casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores.

  2. A continuación, modifique el archivo haciendo clic en el nombre de archivo.

  3. Cuando termine de modificar el archivo, ciérrelo. Se le pedirá que lo proteja y escriba comentarios que describan su trabajo.

Cómo descartar la desprotección

  1. Vaya a la biblioteca escribiendo su dirección URL en el explorador Web.

  2. Coloque el puntero en el nombre del archivo para mostrar una flecha abajo.

  3. Haga clic en la flecha abajo y, en el menú que aparece, haga clic en Descartar desprotección.

Se aplica a: SharePoint Server 2007, Excel 2007, Word 2007, PowerPoint 2007



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