Archivar elementos manualmente

Una forma eficaz de reducir el tamaño del archivo de datos de Outlook (.pst) o del buzón de Exchange es archivar elementos antiguos de forma regular. A diferencia de las copias de seguridad tradicionales en las que se realiza una copia de los elementos de Outlook, los elementos archivados se mueven a un archivo de datos de Outlook (.pst) independiente. Se puede obtener acceso a ellos en cualquier momento, simplemente abriendo este archivo.

Nota   La característica y el comando Archivar no aparecerán para ninguna cuenta de su perfil de Outlook si incluye una cuenta de Exchange Server y la organización usa el Archivo en línea de Microsoft Exchange Server. El administrador de red también puede deshabilitar esta característica.

De forma predeterminada, los elementos de Outlook antiguos se archivan automáticamente a intervalos regulares. Para obtener más información acerca de Autoarchivar, vea Usar Autoarchivar para realizar una copia de seguridad de elementos o eliminarlos.

También puede realizar una copia de seguridad y archivar elementos de forma manual, además de Autoarchivar o como reemplazo. El archivado manual proporciona flexibilidad y le permite especificar exactamente qué carpetas se incluirán en el archivado y qué archivo histórico de datos de Outlook (.pst) se usará.

Para archivar elementos de Outlook de forma manual, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Herramientas de limpieza.

  3. Haga clic en Archivar.

  4. Haga clic en la opción Archivar esta carpeta y todas sus subcarpetas y, a continuación, haga clic en la carpeta que desea archivar. Se incluirán todas las subcarpetas de la carpeta que seleccione en el archivado manual.

  5. En Archivar elementos anteriores al, escriba una fecha.

    Cuadro de diálogo Archivar

  6. Si no desea usar la ubicación o el archivo predeterminados, en Nombre del archivo histórico, haga clic en Examinar para especificar un nuevo archivo o ubicación. Busque el archivo que desee o escriba el nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar. La ubicación del archivo de destino aparecerá en el cuadro Nombre del archivo histórico.

  7. Seleccione la casilla de verificación Incluir elementos con “No autoarchivar” activado para incluir elementos que puedan estar marcados individualmente para que se excluyan del archivado automático. Esta opción no quita la exclusión de esos elementos, sino que ignora la casilla de verificación No autoarchivar de este archivado únicamente.

Desactivar Autoarchivar

Si desea archivar sólo de forma manual, debe desactivar Autoarchivar. Haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Opciones.

  3. En Autoarchivar de la ficha Avanzado, haga clic en Configuración de Autoarchivar.

  4. Desactive la casilla de verificación Ejecutar Autoarchivar cada n días.

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Se aplica a: Outlook 2010



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