Actualizar datos conectados (importados)

Un rango de celdas, una tabla de Excel, un informe de tabla dinámica, un informe de gráfico dinámico, un archivo de texto y una consulta web son elementos que pueden conectarse a un origen de datos externo. Puede actualizar los datos para obtener la versión actual de los datos externos. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de estos, incluidos los cambios realizados en ellos.

Seguridad   Las conexiones a datos externos pueden estar deshabilitadas en el equipo. Para actualizar los datos al abrir un libro, deberá habilitar las conexiones de datos mediante la barra Centro de confianza, o bien, deberá colocar el libro en una ubicación de confianza.

Para obtener más información, vea los temas sobre cómo agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza para sus archivos, agregar, quitar o ver un editor de confianza y ver mis opciones y mi configuración en el Centro de confianza.

¿Qué desea hacer?

Actualizar los datos de una consulta de Microsoft Query, el Asistente para la conexión de datos o una consulta web

Actualizar los datos de un archivo de texto importado

Actualizar un archivo de cubo sin conexión

Actualizar los datos en un archivo XML importado

Actualizar automáticamente los datos cuando se abre un libro

Actualizar automáticamente los datos a intervalos periódicos

Requerir una contraseña para actualizar un rango de datos externos

Ejecutar una consulta en segundo plano o mientras se espera

Comprobar el estado de una operación de actualización o cancelar una actualización

Actualizar los datos de una consulta de Microsoft Query, el Asistente para la conexión de datos o una consulta web

Realice alguna de las siguientes acciones:

  • Para actualizar una conexión de datos específica en el libro, haga clic en una celda del rango de datos externos. En la ficha Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y, a continuación, haga clic en Actualizar.

  • Para actualizar todas las conexiones de datos en el libro, en la ficha Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo.

Nota   Si tiene abierto más de un libro, deberá repetir la operación en cada libro.

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Actualizar los datos de un archivo de texto importado

  1. Seleccione la hoja de cálculo que contiene el archivo de texto importado.

  2. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada al lado de Actualizar y, a continuación, en Actualizar.

  3. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, seleccione el archivo de texto y, a continuación, haga clic en Importar.

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Actualizar un archivo de cubo sin conexión

La actualización de un archivo de cubo sin conexión, que vuelve a crear el archivo utilizando los datos más recientes del cubo del servidor, puede llevar mucho tiempo y requerir una gran cantidad de espacio temporal en disco. Comience el proceso cuando no necesite acceso inmediato a otros archivos y asegúrese de tener suficiente espacio en disco para guardar el archivo nuevamente.

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica que está basado en el archivo de cubo sin conexión.

  2. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada al lado de Actualizar y, a continuación, en Actualizar.

    Imagen de la cinta de Excel

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Actualizar los datos en un archivo XML importado

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda asignada para seleccionar la asignación XML que desee actualizar.

  2. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para que se muestre:

    1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.

    2. Haga clic en Personalizar cinta de opcionesy, bajo Fichas principales, active la casilla de verificación Programador.

    3. Haga clic en Aceptar.

  3. En la ficha Programador, en el grupo XML, haga clic en Actualizar datos.

    Grupo XML en la cinta

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Actualizar automáticamente los datos cuando se abre un libro

Puede actualizar un rango de datos externos de forma automática cuando abre el libro. De manera opcional, puede guardar el libro sin guardar los datos externos para que se reduzca el tamaño de archivo del libro.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada al lado de Actualizar y, a continuación, en Propiedades de conexión.

    Imagen de la cinta de Excel

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. En Control de actualizaciones, active la casilla de verificación Actualizar al abrir el archivo.

  5. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla de verificación Quitar datos del rango de datos externo antes de guardar el libro.

Nota   Para actualizar los datos al abrir el libro para un informe de tabla dinámica, también puede activar la casilla de verificación Actualizar al abrir el archivo, que está situada debajo de la sección Datos de tabla dinámica en la ficha Datos del cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica.

Para obtener más información, vea el tema de información general sobre informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico.

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Actualizar automáticamente los datos a intervalos periódicos

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada al lado de Actualizar y, a continuación, en Propiedades de conexión.

    Imagen de la cinta de Excel

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. Active la casilla de verificación Actualizar cada y, a continuación, especifique el número de minutos entre actualizaciones.

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Requerir una contraseña para actualizar un rango de datos externos

Las contraseñas almacenadas no están cifradas y no se recomienda su uso. Si el origen de datos requiere una contraseña para conectarse a él, podrá requerir que los usuarios escriban la contraseña para poder actualizar el rango de datos externos. El procedimiento que se describe a continuación no se aplica a los datos recuperados de un archivo de texto (.txt) o una consulta web (.iqy).

Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase de contraseña en la que se usan 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo proteger la información personal con contraseñas seguras.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada al lado de Actualizar y, a continuación, en Propiedades de conexión.

    Imagen de la cinta de Excel

  3. Haga clic en la pestaña Definición.

  4. Desactive la casilla de verificación Guardar contraseña.

Nota   Excel le solicita la contraseña sólo la primera vez que se actualiza el rango de datos externos en cada sesión de Excel. La próxima vez que inicie Excel, se le solicitará de nuevo la contraseña si abre el libro que contiene la consulta y, a continuación, intenta realizar una operación de actualización.

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Ejecutar una consulta en segundo plano o mientras se espera

Si ejecuta una consulta en segundo plano, puede utilizar Excel mientras se ejecuta la consulta.

Nota   No puede ejecutar una consulta OLAP en segundo plano.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada al lado de Actualizar y, a continuación, en Propiedades de conexión.

    Imagen de la cinta de Excel

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. Active la casilla de verificación Habilitar actualización en segundo plano para ejecutar la consulta en segundo plano, o desactívela para esperar mientras se ejecuta.

Nota   Durante la grabación de una macro que incluye una consulta, Excel no ejecuta la consulta en segundo plano. Para cambiar la macro grabada de modo que la consulta se ejecute en segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic. Cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de BackgroundQuery := False a BackgroundQuery := True. Para obtener información sobre cómo modificar las macros, vea la Ayuda de Visual Basic para Aplicaciones.

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Comprobar el estado de una operación de actualización o cancelar una actualización

Realice una de las siguientes acciones:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un icono giratorio en la barra de estado para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el icono Actualización en segundo plano Indicador de actualización para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener la actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el icono Actualización en segundo plano Indicador de actualización situado en la barra de estado para que aparezca el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para que deje de ejecutarse una consulta cuando la casilla de verificación Habilitar actualización en segundo plano está desactivada, presione ESC.

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Se aplica a: Excel 2010



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