Anexo a la declaración de privacidad de Microsoft Word 2010

Usar las plantillas de Office.com

La ficha nuevo en la vista Backstage de Microsoft Office (haga clic en la pestaña archivo y, a continuación, haga clic en nuevo ) puede proporcionarle ayuda actualizada descargada desde Office.com para los documentos basados en plantillas. También puede enviar comentarios sobre las plantillas y facilitar una clasificación numérica de cada plantilla descargada.

Al abrir una plantilla o un archivo basado en una plantilla, Word 2010, en función de la configuración de la Ayuda en pantalla, puede ponerse en contacto con Office.com. Envía el identificador de esa plantilla, el programa y la versión que está usando, junto con información estándar del equipo.

El identificador de plantilla se usa para identificar la plantilla original descargada de Office.com o incluida en la instalación de Word 2010. No identifica de manera única el documento. El identificador es el mismo para todos los usuarios de la misma plantilla.

Vincular a imágenes y otros documentos

Si decide crear un vínculo a una imagen, un archivo, un origen de datos u otro documento del disco duro o de un servidor, la ruta de acceso a ese archivo se guarda en el documento. En algunos casos, el vínculo podría incluir el nombre de usuario o información sobre los servidores de la red. En el caso de una conexión de datos, tiene la posibilidad de guardar un nombre de usuario o una contraseña en el vínculo de conexión de datos.

Además, cuando aplica un esquema XML a un documento, se guarda en el documento una ruta de acceso al esquema XML creado. En algunos casos, la ruta de acceso podría incluir su nombre de usuario.

Imprimir

Al imprimir un documento de Word 2010 y guardarlo a continuación, Word 2010 guarda la ruta de acceso a la impresora junto con el documento. En algunos casos, la ruta de acceso podría incluir un nombre de usuario o de equipo.

Sitios del área de documentos

Word 2010 le permite obtener acceso a un sitio del área de documentos en un sitio de Microsoft SharePoint Foundation 2010. Un sitio del área de documentos es un espacio compartido donde se puede colaborar con otros miembros del grupo en uno o varios documentos.

Al obtener acceso a un sitio del área de documentos, Word 2010 descarga datos de ese sitio para facilitar información sobre el sitio. Entre esos datos se incluyen los siguientes:

• Nombre del sitio de SharePoint Foundation

• Dirección URL o dirección del sitio

• Nombres, direcciones de correo electrónico y niveles de permisos de los usuarios del sitio

• Lista de los documentos, tareas y otro tipo de información que esté disponible en el sitio

Word 2010 también almacena en el equipo, en forma de cookies, una lista de los sitios de SharePoint Foundation que ha visitado. Esta lista sirve para proporcionar acceso rápido a los sitios que ya ha visitado. Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios visitados y esta información no se muestra en Internet, a menos que decida que la lista esté disponible abiertamente.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 proporciona sitios de áreas de trabajo compartidos basados en web donde puede colaborar en documentos o reuniones.

Al obtener acceso a un sitio de SharePoint mediante el explorador web o cualquier programa de Office, el sitio guarda cookies en el equipo si se dispone de permisos para crear un nuevo subsitio en ese sitio. Todas esas cookies constituyen conjuntamente una lista de sitios para los que se dispone de permisos. Varios programas de Office usan esta lista para proporcionarle acceso rápido a los sitios ya visitados.

Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios visitados y esta información no se muestra en Internet, a menos que decida que la lista esté disponible abiertamente.

En SharePoint Foundation, cuando se crea un nuevo sitio web o una nueva lista, o se agregan o invitan usuarios a un sitio web o una lista existentes, el sitio guarda la siguiente información de todos los usuarios, incluida la suya:

• Nombre completo

• Dirección de correo electrónico

Se agrega un id. de usuario a cada elemento que los usuarios agreguen al sitio o que modifiquen en él. Al igual que sucede con todo el contenido del sitio de SharePoint, solo los administradores e integrantes del sitio tendrán acceso a esta información.

Todos los elementos del sitio de SharePoint incluyen dos campos: Creado por y Modificado por. El campo Creado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que creó el elemento y fecha de creación. El campo Modificado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que modificó por última vez el documento de Word 2010 y la fecha de esa modificación.

Los administradores de los servidores donde se albergan los sitios de SharePoint tienen acceso a parte de los datos de esos sitios, que se utilizan para analizar los modelos de uso del sitio y mejorar el porcentaje de tiempo que el sitio está disponible. Estos datos sólo están disponibles para los administradores de los servidores y no se comparten con Microsoft, a menos que Microsoft albergue el sitio de SharePoint. Los datos específicamente recopilados incluyen los nombres, las direcciones de correo electrónico y los permisos de todos los usuarios con acceso al sitio.

Todos los usuarios con acceso a un sitio en particular de SharePoint pueden buscar y ver todo el contenido disponible en ese sitio.

Auditoría

Microsoft SharePoint Foundation 2010 proporciona características de auditoría que permiten a los administradores mantener un seguimiento de auditoría confiable del trabajo de los usuarios con un contenido específico.

Cuando los administradores de SharePoint Foundation habilitan la característica Auditoría, el servidor registra automáticamente en la base de datos de contenido de SharePoint algunas acciones ejecutadas por el usuario. Estas acciones incluyen ver, editar, desproteger y proteger. Por cada acción, el servidor registra información de identificación sobre el archivo, la acción y el identificador de usuario de SharePoint. No se envía información a Microsoft como parte de esta característica.

De forma predeterminada, esta característica esta desactivada y sólo está disponible para los administradores de los sitios de SharePoint en los que se almacena contenido.

Servicio de fax

El servicio de fax permite enviar un fax a través de Internet y organizar los faxes que ha enviado en Word 2010. Para usar el servicio de fax, debe suscribirse a un proveedor de servicios de fax, independiente de Microsoft, que procese los faxes y los envíe a través de Internet. Microsoft no recopila ningún dato enviado mediante la característica del servicio de fax.

Cuando se suscriba al servicio de fax, el proveedor de servicio creará un paquete de registro que almacenan el proveedor y Word 2010. El paquete está formado por la dirección del sitio web del proveedor de servicio de fax y un “token” (símbolo) que confirma el acceso al proveedor de servicio de fax. Cuando se envía un fax desde un programa de Office, este paquete de registro se adjunta al documento.

El servicio de fax también se puede usar para calcular el precio de un fax sin enviarlo. Si decide calcular el precio de un fax, Word 2010 usa una conexión cifrada para enviar un token de registro, el número de teléfono al que se va a enviar el fax y el número de páginas del fax al proveedor de servicios de fax. Microsoft no recibe ni almacena esta información.

Servicio de referencia

Word 2010 permite solicitar información sobre un término o frase en particular a varios proveedores de contenido importantes. Cuando solicite una búsqueda de una palabra o frase en concreto, Word 2010 usará Internet para enviar el texto solicitado, el producto de software que esté usando en ese momento, la configuración regional del sistema e información de autorización que indica que tiene derecho a descargar información de referencia, en caso de que la otra empresa lo necesite.

Word 2010 envía esta información a un servicio proporcionado por Microsoft o por un proveedor de otra empresa que seleccione. Este servicio devuelve información acerca de la palabra o frase que ha solicitado.

A menudo, la información que recibe incluye un vínculo a información adicional desde el sitio web del servicio. Si hace clic en este vínculo, el proveedor del servicio podría agregar una cookie a su sistema para identificarle en futuras transacciones. Microsoft no es responsable de las prácticas de privacidad de sitios web y servicios de terceros. Microsoft no recibe ni almacena esta información, a menos que haya consultado un servicio propiedad de Microsoft.

Puede evitar que Word 2010 busque e instale automáticamente un nuevo servicio de referencia mediante el procedimiento siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

3. Haga clic en Centro de confianza.

4. Haga clic en Configuración del Centro de confianza.

5. Haga clic en Opciones de privacidad y, a continuación, desactive la casilla Permitir que el panel de tareas Referencia busque e instale nuevos servicios.

Servicio de traducción

Word 2010 permite traducir una parte del documento o el documento completo mediante un diccionario bilingüe o un servicio de traducción automática. Puede decidir la forma en que desea traducir el documento.

Puede seleccionar o escriba una palabra o frase que desea traducir, o puede elegir traducir todo el documento, en cualquier caso, seleccionando la opción de traducción aplicable en el panel referencia. También puede usar la característica de sugerencias de documento para traducir al colocar el cursor sobre las palabras que desea traducir. La característica de sugerencias de documento está desactivada de forma predeterminada. Puede activar la característica haciendo clic en la pestaña revisar y, a continuación, haga clic en traducir en el grupo de idioma.

Si selecciona o escribe la palabra o frase que desea traducir, la frase escrita se compara con un diccionario bilingüe. Algunos diccionarios bilingües se incluyen con el software y otros están disponibles en Office.com. Si la palabra o frase escrita no está en el diccionario bilingüe incluido con el software, se enviará sin cifrar a un servicio de traducción de Microsoft o de otro proveedor.

Si desea traducir el documento completo, éste se envía sin cifrar a Microsoft o a un servicio de traducción de otros proveedores. Como ocurre con cualquier tipo de información que se envía sin cifrar a través de Internet, es posible que otras personas vean la palabra, frase o documento que se traduce.

Si opta por usar uno de los diccionarios disponibles en Office.com o un servicio de traducción de otro proveedor, Word 2010 usa Internet para enviar el texto solicitado y el tipo de software que posee, así como la configuración regional y de idioma de su sistema (haga clic en la pestaña Archivo y, en Ayuda, haga clic en Opciones y, a continuación, en Idioma). En el caso de los servicios de traducción de otro proveedor, es posible que Word 2010 también envíe la información de autenticación que ya haya almacenada en la memoria caché, que indica que se registró previamente para obtener acceso al sitio web.

Mensajería instantánea y notificaciones

Word 2010 permite enviar mensajes instantáneos desde el propio programa y recibir alertas cuando se conectan usuarios o cuando se realizan algunos cambios en los documentos compartidos o en los sitios de las áreas de trabajo.

Word 2010 puede usar un cliente de mensajería instantánea que permite ver si hay otros usuarios en línea y enviarles mensajes. Word 2010 incluye un control web que permite mostrar la presencia de mensajería instantánea en una página web. Tanto las páginas de Microsoft SharePoint Foundation 2010 como las de Microsoft SharePoint Server 2010 usan este control. Este tipo de páginas no transmite los datos de presencia de vuelta al servidor web.

Este control web se puede usar para transmitir datos de presencia del programa de mensajería instantánea al servidor web. De forma predeterminada, los datos de presencia solo se pueden enviar a sitios de la intranet, sitios de confianza y sitios ubicados en el equipo local.

Nuevos formatos de archivo

Word 2010 usa formatos de archivo basados en XML. Estos formatos son extensibles, es decir, los usuarios pueden especificar esquemas o etiquetas adicionales en los archivos. Un complemento o cualquier otro tipo de código de terceros también puede adjuntar información adicional de metadatos a estos formatos de archivo XML que no se pueden ver en Word 2010.

Puede comprobar los metadatos asociados con un archivo XML visualizando el archivo en un visor de texto.

Comentarios

De forma predeterminada, si guarda los comentarios en un archivo, Word 2010 agrega sus iniciales a cada comentario. Esta información está disponible para todos los usuarios que tienen acceso al archivo.

Puede quitar la información personal de estos comentarios mediante el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Información.

3. Haga clic en Comprobar si hay problemas y, a continuación, en Inspeccionar documento.

Control de cambios

De forma predeterminada, cuando efectúa cambios en un archivo con la característica Control de cambios activada, su nombre de usuario y sus iniciales se almacenan en el documento y se asocian con los cambios realizados. Esta información, que incluye el texto original y el revisado, está disponible para cualquier usuario que tenga acceso al archivo.

Después de aceptar o rechazar estos cambios, se quitará su nombre. También puede quitar su información personal de estos cambios; para ello, haga clic en la pestaña Archivo, en Información, en Comprobar si hay problemas y, finalmente, en Inspeccionar documento.

Dónde se puede almacenar su nombre

En determinados casos, Word 2010 almacena su nombre para proporcionarle mejores resultados cuando se usan algunas características. Por ejemplo, su nombre se almacena en estas ubicaciones:

• Los campos Autor

• Propiedad de archivo nombre del autor

Para quitar su nombre de estos campos y propiedades, haga clic en la pestaña Archivo y después en Información, Comprobar si hay problemas e Inspeccionar documento.

Las soluciones de Microsoft Office creadas por otras compañías también pueden incluir su nombre u otro tipo de información personal en las propiedades personalizadas asociadas al archivo.

Si usa el control web de Microsoft Office, el acceso a datos de Microsoft Excel, DataCalc o cualquier otra característica que le permita conectarse directamente a otro origen de datos, puede que se guarde en el documento la información de autorización (id. de usuario y contraseña). Para cambiar o eliminar esta información de autorización, debe cambiar las propiedades de la conexión adecuadamente.

Otros datos y metadatos ocultos

De forma predeterminada, cada archivo que guarda Word 2010 incluye propiedades del archivo como las siguientes:

• Autor

• Administrador

• Compañía

• Guardado por última vez por

• Nombres de los revisores del documento

Además, se pueden guardar otras propiedades en el archivo en función de las características o soluciones de terceros que use. Por ejemplo, si el documento forma parte de un flujo de trabajo, se guardarán propiedades adicionales del archivo para realizar el seguimiento del flujo de trabajo.

Esta información está disponible para todos los usuarios con acceso al archivo.

Para quitar su nombre de estas propiedades, haga clic en la pestaña Archivo y después en Información, Comprobar si hay problemas e Inspeccionar documento.

La característica Inspeccionar documento también se puede usar para quitar otros tipos de datos que podrían no verse en todas las vistas, como comentarios y revisiones. Se recomienda ejecutar esta característica en cualquier documento que planee hacer público.

Los datos y los metadatos ocultos también se pueden incluir en archivos de Microsoft Office mediante su modelo de objetos. Por ejemplo, puede hacer invisibles las imágenes en el modelo de objetos de Microsoft Office, lo que significa que no se pueden ver en el momento en que se abre el archivo, pero las imágenes se almacenan en el archivo y se pueden hacer visibles más tarde.

Precisión de combinación

Para poder proporcionar una combinación más precisa, Word 2010 agrega al documento un número aleatorio de 10 dígitos. Este número generado de forma aleatoria sirve para determinar el orden en que se producen los cambios cuando se usa la característica Combinar. Si lo desea, puede quitar este número mediante el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

3. Haga clic en Centro de confianza.

4. Haga clic en Configuración del Centro de confianza.

5. Haga clic en Opciones de privacidad y, a continuación, en Configuración específica del documento, desactive la casilla de verificación Guardar el número aleatorio para mejorar la precisión de combinación.

Grabar macros

La grabación de macros permite registrar una secuencia de acciones de modo que se pueda reproducir más tarde. Si decide grabar una macro, el nombre de usuario se guardará como un comentario en el código cuando la macro se crea inicialmente. Puede quitar manualmente el nombre de usuario de esta ubicación.

Firmas digitales

Una firma digital es una característica opcional que puede ayudarle a autenticar la identidad de la persona que le envía un documento. Una firma digital es un valor cifrado único de los datos del documento que firma. Cuando se envía un documento con una firma digital, dicha firma se envía al destinatario, junto con los datos del documento y un certificado digital de confianza del usuario (el remitente). El certificado digital lo emite una entidad de certificación, como VeriSign, y contiene información para autenticar al remitente y comprobar que el contenido original del documento no se ha modificado. Word puede ponerse en contacto automáticamente con la entidad de certificación en línea para comprobar la firma digital.

Al firmar un documento, se puede ver un cuadro de diálogo que muestra la información que se incluye en la firma digital, como la fecha y hora del sistema, el número de versión del sistema operativo y los números de versión de Microsoft Office y de Word.

Information Rights Management

Information Rights Management (IRM) permite conceder a determinados usuarios o grupos el derecho de acceso y modificación de un documento. A pesar de algunas similitudes, IRM no es lo mismo que la característica Protección del documento. IRM permite establecer permisos en todo el documento para acciones específicas, como imprimir el documento o reenviarlo a otras personas, así como para la lectura y modificación del documento.

Al almacenar un documento con la característica IRM habilitada, Word 2010 guarda en el documento una lista de todos los usuarios que tienen derechos para ese documento, así como los permisos que tienen. Esta información se cifra de modo que solo los propietarios del documento tienen acceso a ella.

Además, los documentos con la característica IRM habilitada contienen licencias de contenido. Una licencia de contenido incluye una dirección de correo electrónico e información de permisos y autenticación. Cada vez que un usuario intenta abrir un documento con la característica IRM habilitada, Word 2010 compara las licencias de contenido guardadas en el documento con la identidad del usuario. Si el usuario nunca ha abierto el documento, Word 2010 se pone en contacto con un servidor de IRM, comprueba la identidad del usuario, descarga una nueva licencia de contenido para el usuario (siempre que el usuario tenga los derechos necesarios) y guarda esa licencia de contenido en el documento.

Los propietarios de documentos pueden optar por no guardar las licencias de contenido en el documento. Sin embargo, si esta licencia de contenido no se guarda en el documento, Word 2010 debe ponerse en contacto con el servidor de IRM cada vez que se abra el documento. Si Word 2010 no está conectado a una red o no puede ponerse en contacto con el servidor de IRM, el documento no se puede abrir.

Protección del documento

Esta característica le permite proteger el documento de Word 2010 de varias formas; por ejemplo, dando solo a algunos usuarios derechos para modificar, realizar comentarios o leer el documento.

Cuando usa Protección del documento, se le pide que especifique los id. de usuario en el documento de Word 2010. Estos id. de usuario podrían tener el formato de una cuenta de dominio de Windows NT (por ejemplo, DOMINIO\nombre de usuario) o de dirección de correo electrónico de id. de Windows Live (por ejemplo, alguien@ejemplo.com). Estos id. de usuario se almacenan cada vez que se otorgan derechos para leer o cambiar un intervalo de texto a un usuario.

Se puede proteger el documento de Word 2010 sin tener que usar ninguna contraseña. Si decide proteger el documento sin contraseña, todos los usuarios que lo lean podrán ver los id. de usuario de aquellas personas a las que se les haya otorgado acceso. Además, si el documento se guarda como XML o HTML, los id. de usuario están disponibles para todas las personas que lean el archivo.

Si desea restringir aún más el acceso a los id. de usuario, puede elegir guardar este archivo con una contraseña o con Information Rights Management (IRM). Solo usted y los usuarios que tengan permisos de acceso pueden ver estos id. de usuario.

Errores en la validación de documento de Office

Al abrir determinadas versiones anteriores de archivos de Word en Microsoft Office, la validación de documento de Office comprueba si la estructura del archivo coincide con la especificación de Microsoft para ese formato de archivo. Si la validación del archivo no se realiza correctamente, Microsoft Office lo abre en una vista protegida.

El archivo problemático que se produce un error de validación de archivo de Office se guarda una copia en el equipo después de salir de Word. Informe de errores de Microsoft periódicamente le pregunta si acepta enviar una copia de estos archivos a Microsoft. Para obtener más información sobre informes de errores de Microsoft, incluida una declaración de privacidad completa, vea la Declaración de privacidad para el servicio informe de errores de Microsoft.

Revisiones automáticas de Office

Word 2010 guarda automáticamente copias de los documentos mientras se editan. Esto ayuda a recuperar un documento en caso de que se cierre por accidente sin que se hayan guardado los cambios. Para que el programa no guarde copias del documento de forma automática, realice el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

3. Haga clic en Guardar.

4. En Guardar documentos, desactive la casilla de verificación Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar.

Puede obtener acceso y eliminar las últimas versiones guardadas de los documentos guardados previamente haciendo clic en la pestaña archivo, haciendo clic en información y, a continuación, haga clic en el documento que desee en versiones. Obtener acceso y eliminar las últimas versiones guardadas automáticamente para documentos recién creados haciendo clic en la pestaña archivo, haga clic en información, haciendo clic en Administrar versiones y haga clic en Recuperar documentos sin guardar. Word 2010 elimina periódicamente los documentos guardados automáticamente si no se abre y usarlos. Para obtener más información, vea recuperar archivos de Office.

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