Optimizar la combinación de correspondencia

Sugerencias de combinación de correspondencia de nivel intermedio

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Vaya más allá de los aspectos básicos de la combinación de correspondencia. Importe listas de Excel y use las herramientas de números y datos de Excel. Personalice su combinación de correspondencia con mensajes personalizados.

Combinar correspondencia con una hoja de cálculo de Excel

La combinación es más rápida si toda la información que desea incluir está preparada, de modo que debe asegurarse de que:

  • Las columnas de la hoja de cálculo coinciden con los campos que desea usar en la combinación. Por ejemplo, para dirigir a los lectores por su nombre, asegúrese de que tiene columnas independientes para los nombres y apellidos.

  • Todos los datos que desea combinar están en la hoja de cálculo.

  • El formato de los números no cambiará. Si la hoja de cálculo incluye fechas, horas, valores de monedas o códigos postales que empiezan por 0, vea Dar formato a números, fechas y otros valores de la combinación de correspondencia.

Cuando los datos están listos, se puede iniciar la combinación de correspondencia

  1. En Word, abra un documento nuevo.

  2. Haga clic en Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia y luego haga clic en el tipo de combinación de correspondencia que desee usar.

  3. Haga clic en Seleccionar destinatarios > Lista existente.

  4. Busque la hoja de cálculo de Excel y haga clic en Abrir. Si Word lo solicita, seleccione Hoja1$ y haga clic en Aceptar. De esta forma, la hoja de cálculo de Excel queda conectada al documento de combinación de correspondencia que esté creando en Word.

  5. A continuación, puede insertar campos de combinación de correspondencia que extraen la información de la hoja de cálculo y la colocan en el documento. Por ejemplo, para agregar una línea de saludo a un mensaje de correo electrónico o a una carta, haga clic en Envíos > Línea de saludo. También puede agregar direcciones desde su lista haciendo clic en Envíos > Bloque de direcciones.

  6. Cuando el documento esté listo, haga clic en Vista previa de resultados y, luego, en las flechas para ver cada una de las copias del documento.

  7. Para finalizar la combinación, haga clic en Finalizar y combinar y después en Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico.

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