Administrar datos con consultas

Crear consultas básicas

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Para búsquedas rápidas y preguntas, cree una consulta básica para encontrar los datos que necesita y obtener sus respuestas.

Crear una consulta en la vista Diseño

La vista Diseño le da más control sobre la consulta que crea que el Asistente para consultas.

  1. Abra la vista Diseño de consulta

    • Para empezar, seleccione Crear > Diseño de consulta.

      Icono de cinta de opciones de diseño de consulta

  2. Agregar orígenes de datos

    En primer lugar, agregue la tabla o consulta que contiene los datos que desea ver. (Sí, puede crear nuevas consultas a partir de consultas guardadas. Por ejemplo, supongamos que creó una consulta que busca todos los productos de los proveedores y los ordena de mayor a menor según sus cifras de ventas. Puede usar esa consulta como origen de datos para una nueva que, por ejemplo, busque ventas de productos de proveedores de una región específica).

    1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione la pestaña Ambas.

    2. Seleccione los orígenes de datos que quiera y, después de cada origen, seleccione Agregar.

    3. Cierre el cuadro de diálogo.

  3. Agregar campos de salida

    Los campos de salida son los datos que desea mostrar o incluir en el conjunto de resultados de la consulta.

    • Arrastre los campos que desee desde el origen de datos en el panel superior hacia abajo a una celda vacía en la fila Campo del panel inferior.

      Captura de pantalla de la vista de todos los objetos de Access

    Usar una expresión como un campo de salida

    Para realizar cálculos o usar una función para dar como resultado de la consulta, incluya una expresión como un campo de salida. La expresión puede usar los datos de cualquiera de los orígenes de datos de la consulta, además de funciones, como Formato o InStr y puede contener operadores constantes y aritméticos.

    1. En una columna vacía de la cuadrícula de diseño de consulta, seleccione la fila Campo.

    2. En la pestaña Diseño, en el grupo Configuración de consultas, seleccione Generador.

    3. Escriba o pegue la expresión. Anteponer la expresión con el nombre que desea utilizar en la expresión de salida, seguido de dos puntos. Por ejemplo, para etiquetar la expresión "Última actualización", inicie la expresión con: Última actualización:

      También puede usar el Generador de expresiones para crear su expresión con Elementos de expresión, Categorías de expresión y Valores de expresión.

    Nota: Las expresiones son eficaces y flexibles, con muchas opciones. Para obtener más información, vea generar una expresión.

  4. Especificar criterios (opcional)

    Usar criterios para limitar (a los valores de campo) los registros que devuelve la consulta. Por ejemplo, podría desear ver solo los productos con un precio unitario inferior a 10 $.

    1. Para especificar los criterios, arrastre primero los campos que contienen los valores en el panel inferior.

      Sugerencia: De forma predeterminada, al agregar un campo, sus datos aparecen en los resultados de la consulta. Si ya ha agregado el campo que desea, no es necesario agregarlo de nuevo para aplicarle criterios.

    2. Si no desea que el contenido del campo aparezca en los resultados, desactive la casilla Mostrar del campo.

    3. En la fila Criterios del campo, escriba una expresión que deben cumplir los valores de campo (si el registro se incluirá en los resultados). Por ejemplo: <10. (Para ver más ejemplos, consulte Ejemplos de criterios de consulta).

    4. Especifique los criterios alternativos en la fila O, bajo la fila Criterios.

    Si especifica criterios alternativos, se seleccionan registros si el valor del campo cumple alguno de los criterios de la lista. Por ejemplo, si ha incluido el campo Estado de la tabla Clientes, especificado CA como criterio e incluido filas O para Id. y WA, obtendrá los clientes que viven en cualquiera de los tres estados detallados.

  5. Resumir datos (opcional)

    Puede que desee resumir los datos, especialmente si los datos son numéricos. Por ejemplo, podría desea ver el precio promedio o ventas totales.

    1. Si es necesario, agregue la fila Total a la cuadrícula de diseño de consulta en el panel inferior. En la vista Diseño, en la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, elija Totales.

    2. Para cada campo que desee resumir, seleccione en la fila Total la función que se usará. Las funciones disponibles dependen del tipo de datos del campo.

  6. Ejecutar o guardar la consulta

    • Para ejecutar la consulta, en el grupo Resultados, en la pestaña Diseño, seleccione Ejecutar.

    • Para guardar la consulta para su uso posterior, seleccione Guardar Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido. Escriba un nombre descriptivo para la consulta y, a continuación, seleccione Aceptar.

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En este vídeo aprenderá a usar el Diseñador de consultas para crear una consulta de selección desde cero.

Seleccionará el origen de datos y los campos del origen de datos.

Según sea necesario, agregará criterios para filtrar los resultados y se asegurará de que los tipos de datos coinciden.

Después ejecutará la consulta y ajustará la vista de los resultados de la consulta para mostrar lo que quiere ver.

Nuestra consulta responderá a esta pregunta: "¿Cuántos pedidos ha realizado TailSpin Toys el mes pasado?"

Empecemos.

En la cinta de opciones, seleccione Crear y después Diseño de consulta.

Se abrirá el Diseñador de consultas.

Puede usar el cuadro de diálogo Mostrar tabla para agregar tablas o consultas como un origen de datos, o bien puede simplemente arrastrar un origen desde el panel de navegación.

Vamos a usar la tabla Pedidos para nuestro origen de datos. Para responder a nuestra pregunta, necesitamos en concreto nombres de clientes y fechas de pedidos.

Puede hacer doble clic para agregar un campo a la cuadrícula de diseño, aquí, o puede arrastrarlo.

Si ejecuta la consulta ahora, verá que devuelve todos los pedidos de todos los clientes y aquí puede usar las herramientas de filtrado para restringir los resultados.

Pero, si agrega criterios a una consulta, puede obtener el mismo resultado siempre.

Lo cierto es que agregar criterios resulta algo más complicado y conviene tener en cuenta un par de reglas.

La primera regla es: conozca los datos.

A modo de demostración, abra la tabla Pedidos,...

...seleccione Campos en la cinta,...

...y después seleccione los campos en nuestra consulta.

El campo Fecha de pedido es un campo del tipo de datos Fecha y hora,...

... pero el campo Clientes no es un campo de texto, es un campo de tipo de datos Número.

Esto lleva a la segunda regla: los criterios han de coincidir con el tipo de datos del campo que se use para filtrar.

Por ejemplo, solo se pueden especificar valores de fecha en un campo de fecha y hora, números en un campo de número, etc.

Entonces, ¿cómo sabemos qué número se corresponde con TailSpin Toys?

Seleccione Herramientas de base de datos, Relaciones. En el panel Relaciones, verá que los Clientes de los Pedidos se relacionan mediante los campos Id. e Id. de cliente.

Seleccione Herramientas de base de datos, Relaciones. En el panel Relaciones, verá que los Clientes y Pedidos se relacionan mediante los campos Id. e Id. de cliente.

Si abre la tabla Clientes y busca TailSpin Toys, verá que tiene un valor de Id. de 23.

Vuelva ahora a la consulta y escriba 23 en la fila de criterios del campo Id. de cliente.

Después, expanda el campo Fecha del pedido y agregue un par de operadores lógicos: "between" y "and". Escriba una fecha de inicio aquí y una fecha de finalización aquí.

Como puede ver, he rodeado los valores de fecha con signos de almohadilla. Access los necesita para identificar el valor como una fecha y no como texto.

Ejecute la consulta y ahora obtendrá los resultados que buscaba: solo los pedidos realizados por TailSpin el mes pasado.

Ahora, vuelva y observe un momento el Diseñador de consultas.

¿Ve estas casillas? Si las desactiva, ocultará el campo del resultado, así.

El campo sigue estando en la consulta, pero no puede verlo en los resultados.

Además, si quiere devolver una parte del resultado (por ejemplo, los cinco valores principales o quizá el 25 por ciento inferior del conjunto de datos), seleccione un valor de la lista devuelta.

Después, en la cuadrícula de diseño, vaya a la fila Ordenar y seleccione Ascendente o Descendente. El orden ascendente devuelve los artículos de la parte inferior, mientras que el orden descendente devuelve los artículos de la parte superior.

Después, observe el botón Totales. Esta es una forma rápida de agregar sumas, promedios u otros cálculos a una consulta.

Este es un ejemplo. Como puede ver, hay tres tablas con un campo cada una. Si ejecuta la consulta tal y como está, obtendrá muchas categorías repetidas.

Así que vuelva a la vista Diseño.

Seleccione Totales... y observe cómo Access agrega la fila de total a la cuadrícula de consultas y establece los tres campos en Agrupar por.

Imagine que quiere ver cuántos artículos se solicitaron de cada categoría. Quite el campo Fecha de pedido de la consulta.

Establezca el campo Cantidad en Suma y deje el campo Categoría en Agrupar por.

Después, mueva el campo Categoría para que sea el primer campo de la izquierda.

Ahora, al ejecutar la consulta, calculará el número de artículos que se vendieron en cada categoría.

Ordene los resultados y podrá ver las categorías que más se venden o las que menos.

Acaba de crear una consulta de selección con el Diseñador de consultas.

Ya conoce cómo seleccionar el origen de datos y los criterios, además de ejecutar y ajustar los resultados de la consulta.

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