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Uso compartido de archivos o carpetas de SharePoint

Uso compartido de archivos o carpetas de SharePoint

Los archivos que se almacenan en un sitio de SharePoint suelen estar disponibles para todos los usuarios con permisos para el sitio, pero es posible que desee compartir carpetas o archivos específicos con personas que, de otra forma, tienen acceso al sitio. Al compartir archivos y carpetas, puede decidir si desea permitir que los usuarios editen o solo verlos. Puede ver con quién se comparte un archivo de SharePointy dejar de compartir archivos o carpetas de SharePoint, o cambiar permisos, en cualquier momento.

(¿Desea compartir todo el sitio?)

Sugerencia: Check out these YouTube videos from SharePoint community experts to learn more about working in SharePoint!

Compartir un archivo o carpeta

A continuación se muestra cómo compartir archivos o carpetas en SharePoint:

  1. Seleccione el archivo que desee compartir y elija Compartir.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo de uso compartido en el que se muestra un vínculo para compartir con personas de la organización.

  2. Faculta Haga clic en la lista desplegable para cambiar el tipo de vínculo. Se abre el panel de detalles, en el que puede cambiar quién tiene acceso al vínculo y si los usuarios pueden editar el elemento que está compartiendo.

    Opciones de Usuarios que pueden utilizar este vínculo (estas opciones varían según la configuración de administración):

    • Cualquiera da acceso a cualquier persona que reciba este vínculo, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona. Se incluyen personas de fuera de su organización.

      Nota: Esta opción no está disponible en SharePoint Server 2019.

    • Personas de <su organización> da acceso al vínculo a cualquier persona de su organización, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona.

    • Usuarios con acceso existente puede usarse con usuarios que ya tienen acceso al documento o carpeta. Use esta opción si quiere enviar un vínculo a alguien que ya tiene acceso. 

    • Determinadas personas da acceso a las personas que especifique, aunque es posible que otras personas ya tengan acceso. Si alguien reenvía la invitación para uso compartido, solo aquellas personas que ya tengan acceso al elemento podrán usar el vínculo.

    Nota: Si se ha desactivado una opción de uso compartido, puede que los administradores de la organización la hayan restringido. Por ejemplo, pueden optar por deshabilitar la opción Cualquiera para evitar que se envíen vínculos a otras personas.

    La opción Permitir edición está activada de manera predeterminada. Si desea que los usuarios solo puedan ver sus archivos, anule la selección de la casilla.

    Cuando haya terminado, haga clic en Aplicar.

  3. Indique los nombres de las personas con las que desea compartir archivos y escriba un mensaje, si así lo desea.

  4. Cuando tenga todo listo para enviar el vínculo, seleccione Enviar.

Nota: Al compartir un archivo, si selecciona la opción de Outlook, solo podrá incluir un vínculo al archivo en el mensaje de correo electrónico. Si desea adjuntar el archivo real, debe descargar una copia local de SharePoint y, a continuación, adjuntar el archivo al correo electrónico.

Obtener un vínculo a un archivo o carpeta que se pueda copiar

También puede compartir de la manera siguiente: obtenga un vínculo a un archivo o carpeta que se pueda copiar y péguelo en un mensaje de texto o en un sitio web. Los usuarios con los que comparta estos vínculos también pueden reenviar el vínculo a otras personas.

  1. En SharePoint, haga clic en Copiar vínculo. El vínculo se copia automáticamente en el Portapapeles.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo de copiar vínculo

  2. Faculta Haga clic en la lista desplegable para cambiar el tipo de vínculo. Se abre el panel de Detalles, en el que puede cambiar quién tiene acceso al vínculo y si los usuarios pueden editar el elemento que está compartiendo.

    Opciones de Usuarios que pueden utilizar este vínculo (estas opciones varían según la configuración de administración):

    • Cualquiera da acceso a cualquier persona que reciba este vínculo, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona. Se incluyen personas de fuera de su organización.

    • Personas de <su organización> da acceso al vínculo a cualquier persona de su organización, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona.

    • Usuarios con acceso existente puede usarse con usuarios que ya tienen acceso al documento o carpeta. No cambia los permisos del elemento. Use esta opción si quiere enviar un vínculo a alguien que ya tiene acceso. 

    • Determinadas personas da acceso a las personas que especifique, aunque es posible que otras personas ya tengan acceso. Si alguien reenvía la invitación para uso compartido, solo aquellas personas que ya tengan acceso al elemento podrán usar el vínculo.

    La opción Permitir edición está activada de manera predeterminada. Si desea que los usuarios solo puedan ver sus archivos, anule la selección de la casilla. Esto se puede restringir aún más al seleccionar la opción de Bloquear descarga, lo que significa que no se puede guardar una copia local.

    Cuando haya terminado, haga clic en Aplicar.

  3. Pegue el vínculo (CTRL+V) donde desee, como en un mensaje de texto o en un sitio web.

Notas: 

  • Los permisos concedidos con un vínculo para compartir son válidos hasta que el vínculo caduque. Por ejemplo, el acceso se revoca cuando un vínculo está deshabilitado. No obstante, es posible que los usuarios aún tengan acceso al archivo de otra manera.

  • Si Permitir edición está seleccionado: Tras iniciar sesión, los usuarios de su organización pueden editar, copiar o descargar los archivos. Cuando la opción Permitir edición no está seleccionada, los usuarios de su organización pueden ver y es posible que puedan copiar o descargar los archivos.

  • Los administradores del sitio pueden restringir el uso compartido para que solo los propietarios de los archivos y los sitios puedan compartirlos.

  • Si los administradores del sitio no tienen restringido el uso compartido a los propietarios del sitio, cualquier usuario con permisos de edición para un archivo o carpeta puede compartir ese archivo o carpeta con otros usuarios haciendo clic en compartir o Copiar vínculo. Los usuarios que no tengan permisos de edición pueden usar Copiar vínculo para obtener un vínculo que funcionará para los usuarios que ya tienen permisos para el archivo o la carpeta.

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Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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