Use los recursos de equipos en Project Online

Use los recursos de equipos en Project Online

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Los recursos de equipo son los activos humanos asignados a un proyecto y son responsables de completar tareas específicas. El administrador de recursos agrega en primer lugar a todos los miembros de la organización que están disponibles para trabajar con el proyecto en el centro de recursos de Project Online. A continuación, los jefes de proyecto crean los equipos del proyecto eligiendo de este grupo de recursos. Con el equipo del proyecto en su lugar, el jefe de proyecto asigna recursos a las tareas. Los recursos del equipo completan sus tareas y pueden usar Project Online para enviar hojas de horas y actualizaciones de progreso.

Contenido

Agregar recursos de equipo como usuarios de Project online

La mayoría de los recursos del equipo necesitan acceso a Project Online (junto con una licencia) para ver las tareas asignadas, enviar partes de horas y especificar el progreso. Por lo tanto, el primer paso necesario para configurar los recursos del equipo es agregarlos como usuarios Project Online. Puede Agregar empleados permanentes internos, así como contratistas externos o personal temporal.

Sugerencia: En el procedimiento siguiente se describe cómo agregar usuarios a Project Online de una en una. Si su organización usa Active Directory o Exchange, es posible que pueda importar automáticamente la mayoría de los usuarios o todos ellos, junto con su información de contacto. Hable con el administrador de Project Online para obtener más información.

  1. Vaya a Centro de administración de Office 365. Si Project Online o cualquiera de tus aplicaciones Office 365 están abiertas en el explorador, elige el iniciador de aplicaciones en la esquina superior izquierda de la página y, a continuación, elige Administrador. Si desea abrir el centro de administración en una pestaña independiente del explorador, mantenga presionada la tecla Ctrl y elija Administrador.

    Sugerencia: Si Project Online u otra aplicación Office 365 no está abierta, en la barra de direcciones del explorador, escribe http://portal.Office.com y presiona entrar. Después de iniciar sesión, se abrirá la Página principal de Office Online y el iniciador de aplicaciones estará disponible en la esquina superior izquierda.

  2. En el panel izquierdo, seleccione usuarios y, después, seleccione usuarios activos.

  3. En la página usuarios activos, elija Agregar un usuario.

  4. Complete los campos del cuadro de diálogo nuevo usuario, incluidos el nombre, la información de contacto, la información de contraseña de la cuenta, el rol Project Online y la información de licencia de Project Online. Elija Guardar.

  5. En el cuadro de diálogo el usuario se ha agregado, asegúrese de que la casilla de verificación enviar contraseña por correo electrónico está activada. Escriba las direcciones de correo electrónico en el cuadro de texto y, a continuación, elija Enviar correo electrónico y cerrar. Si prefiere no enviar la contraseña por correo electrónico, desactive la casilla y seleccione cerrar.

    Sugerencia: Si decide enviar el correo electrónico de la contraseña, el nuevo usuario recibirá un correo electrónico del equipo de Microsoft Online Services con el asunto "información de cuenta de usuario nueva o modificada". O bien, puede hacer que el correo electrónico de contraseña se le envíe a continuación al nuevo usuario.

  6. Repita este proceso para todos los usuarios que desee agregar a Project Online.

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Configurar recursos en el centro de recursos de Project online

Cuando se hayan agregado los usuarios, vuelva a Project Online y identifiquelos como recursos en el fondo de recursos del proyecto de la organización. Identificarlos como recursos permite que se agreguen a los equipos del proyecto y que tengan tareas asignadas.

Sugerencia: Si su organización usa Active Directory, puede identificar automáticamente a los usuarios como recursos a través de la sincronización de Active Directory. Para obtener más información, consulte configurar el centro de recursos. Sin embargo, sin la sincronización de Active Directory, es necesario configurar los recursos de uno en uno.

  1. Elija el iniciador de aplicaciones en la esquina superior izquierda de la página y, a continuación, elija proyecto.

  2. En Project Online, en el inicio rápido, elija recursos.

  3. En la pestaña recursos, elija nuevo.

  4. En la sección información de identificación, seleccione la casilla asociar recurso con una cuenta de usuario.

  5. En la sección autenticación de usuario, en el cuadro cuenta de inicio de sesión de usuario, escriba el nombre o la dirección de correo electrónico del usuario como lo escribió en el centro de administración.

  6. Escriba cualquier otra información sobre el recurso. Elija Guardar. El recurso se agrega al centro de recursos.

  7. Repita este proceso para todos los usuarios que desee identificar como recursos.

Es posible que no tenga toda la información sobre un recurso con el que empezar, pero siempre puede devolver y agregar o refinar información más adelante. Especialmente importante para los recursos de equipo y sus jefes de proyecto son información sobre los conjuntos de aptitudes, la disponibilidad, el costo, el Departamento y los códigos de trabajo. Use este procedimiento para editar un recurso que ya está en la lista del centro de recursos.

  1. En Project Online, en el inicio rápido, elija recursos. Se abre la página centro de recursos. En el centro de recursos se muestran todos los recursos del grupo de recursos de su organización que están configurados en Project Web App.

  2. Active la casilla situada junto al nombre del recurso cuya información desea actualizar.

  3. En la pestaña recursos, en el grupo recursos, elija Editar. Se abrirá la página Editar recurso, que muestra los detalles sobre el recurso seleccionado.

  4. Agregue información a los campos de toda la página. Cuando termine, elija Guardar.

    Sugerencia: Los recursos de equipo se consideran recursos de trabajo de Project Online, como los recursos de equipo. Otros tipos de recursos incluyen recursos materiales y recursos de costo. Consulte Agregar un recurso a Project Web App para obtener más información sobre los distintos tipos de recursos.

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Crear un equipo de proyecto

Después de agregar usuarios de Project online al centro de recursos, se identifican como recursos y los administradores de proyectos pueden agregarlos a sus proyectos específicos como recursos de equipo.

  1. En Project Online, en el inicio rápido, elija proyectos.

  2. En el centro de proyectos, elija el nombre del proyecto para el que desea crear el equipo.

  3. En la pestaña proyecto, en el grupo navegar, elija crear equipo. El lado izquierdo de la página crear equipo muestra todo el grupo de recursos de Project online. El lado derecho está en blanco, pero pronto aparecerá una lista de los recursos de equipo seleccionados para el proyecto actual.

    Build_Project_Team

    Sugerencia: Puede especificar que la lista muestre recursos que cumplan características específicas. Por ejemplo, para mostrar solo los recursos de trabajo (sin materiales o recursos de costo), en la pestaña equipo, en el grupo datos, elija el cuadro vista con la etiqueta todos los recursos y, a continuación, elija recursos de trabajo. Del mismo modo, para filtrar por una característica, en la pestaña equipo, en el grupo datos, seleccione el cuadro filtro y, a continuación, especifique el filtro. Por último, para agrupar los recursos por una característica, en la pestaña equipo, en el grupo datos, seleccione el cuadro Agrupar por y, a continuación, elija una agrupación como el primer tipo de reserva o disponible.

  4. En la tabla de la izquierda, active las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los recursos que desee agregar al equipo.

    Sugerencia: La tabla equipo de compilación muestra ciertos campos que pueden ayudarle a decidir quién agregar al equipo. Algunos ejemplos son el tipo, el centro de costo y la fecha más temprana disponible. Para obtener más información acerca de un recurso, especialmente de sus conjuntos de habilidades y costos, vaya al centro de recursos. En Inicio rápido, elija recursos. Active la casilla situada junto al nombre del recurso. En la pestaña recursos, en el grupo recursos, elija Editar. Se abrirá la página Editar recurso, que muestra los detalles sobre el recurso seleccionado.

  5. Entre las dos tablas, elija Agregar.

  6. En la pestaña equipo, en el grupo equipo, elija Guardar & cerrar. Los recursos seleccionados se agregan ahora como los recursos de equipo del proyecto en el lado derecho de la página. Estos recursos ya están listos para asignar tareas.

    Build_Project_Team_2

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Asignar los recursos a las tareas

Con el equipo creado, ahora puede empezar a orientar los miembros del equipo con el proyecto y mantener la reunión de lanzamiento. En Project Online, puede asignar los recursos a las tareas.

  1. En Project Online, en el inicio rápido, elija proyectos.

  2. En el centro de proyectos, elija el nombre del proyecto en el que desea asignar recursos a las tareas.

  3. Organice el diagrama de Gantt para que pueda trabajar fácilmente con la columna nombre del recurso. Puede arrastrar la barra de división a la derecha para poder ver el nombre de la tarea y el nombre del recurso al mismo tiempo. O bien, coloque el mouse sobre la columna nombre del recurso hasta que el puntero se convierta en una flecha de cuatro puntas y, a continuación, arrastre la columna a la izquierda, más cerca de la columna nombre de tarea.

  4. Para empezar a asignar un recurso a una tarea, haga clic en el campo nombre del recurso de la tarea. Haga clic en él una segunda vez para abrir el menú desplegable que enumera todos los recursos de equipo.

    Assign_Resource_To_Task_1

  5. Active las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los recursos que desee asignar a la tarea actual. Presione entrar.

  6. Repita este proceso para todas las tareas que es necesario asignar. Tenga en cuenta que puede asignar recursos únicamente al nivel más bajo de subtareas en el esquema de tareas, y no a cualquier nivel de las tareas de Resumen de arriba. Más información sobre subtareas y tareas de Resumen.

  7. En la pestaña tarea, en el grupo proyecto, elija Guardar.

  8. En la pestaña tarea, en el grupo proyecto, elija publicar. Tan pronto como publique el proyecto, los recursos de equipo tendrán acceso a sus tareas asignadas. Después de iniciar sesión en Project Online, pueden elegir tareas en el inicio rápido para ver sus asignaciones.

    Assign_Resource_To_Task_2

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Configurar informes de tiempo y progreso para recursos del equipo

Puede configurar Project Online para que los recursos de equipo informen de las actualizaciones de tareas de una de estas tres maneras:

  • En un parte de horas, con horas reales de trabajo en cada tarea asignada

  • En el progreso de la tarea, con el porcentaje completado en cada tarea asignada

  • En un parte de horas de una sola entrada que incluya las horas reales y el porcentaje completado de cada tarea asignada

También puede configurar si los recursos del equipo pueden actualizar la programación del proyecto con sus horas reales o el porcentaje completado y si necesita aprobar sus actualizaciones.

  1. En Project Online, elija configuración y, a continuación, elija configuración de PWA.

  2. En Administración de horas y tareas, seleccione vínculos como períodos fiscales o períodos fiscales de tiempo para establecer los parámetros basados en tiempo para la elaboración de informes.

    Setup_Time_And_Progress

  3. Elija configuración y valores predeterminados y configuración de la planilla de horas trabajaDas y pantallas para especificar cómo desea que aparezcan los partes de horas, la información sobre la que deben informar los recursos de equipo y si necesitan enviar los informes para su aprobación.

  4. En la parte inferior de cada página, elija Guardar para implementar los cambios.

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Vea también

Configurar el centro de recursos

Agregar un recurso a Project Web App

Aplicar o anular la sangría a tareas en su proyecto

Configurar los partes de horas

¿Qué pueden hacer los miembros del equipo en Project Online?

Ampliar sus conocimientos de Office
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