Usar una tabla o consulta como origen de datos de combinación de correspondencia

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Puede crear una operación de combinación de correspondencia mediante el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word. Este asistente también está disponible en Access y le permite configurar un proceso de combinación de correspondencia que use una tabla o una consulta en una base de datos de Access como origen de datos para cartas modelo, mensajes de correo electrónico, etiquetas postales, sobres o directorios.

En este tema se explica cómo iniciar el Asistente para combinar correspondencia desde Access y cómo crear un vínculo directo entre una tabla o una consulta y un documento de Microsoft Word. En este tema se trata el proceso para escribir letras. Para obtener información paso a paso sobre cómo configurar un proceso de combinación de correspondencia, consulte la ayuda de Microsoft Word.

Usar una tabla o consulta como origen de datos

  1. Abra la base de datos de origen y, en el panel de navegación, seleccione la tabla o consulta que desee usar como origen de datos de combinación de correspondencia.

  2. En la pestaña datos externos , en el grupo exportar , haga clic en combinar palabras

    Se inicia el Asistente para combinar correspondencia con Microsoft Word.

  3. Seleccione si desea crear el vínculo en un documento existente o en un documento nuevo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Si decide vincular a un documento existente, en el cuadro de diálogo seleccionar un documento de Microsoft Word , busque y seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en abrir.

    Se inicia Word. En función de su elección, Word abre el documento que especificó o un documento nuevo.

  5. En el panel combinación de correspondencia , en Seleccionar tipo de documento, haga clic en cartas y, a continuación, haga clic en siguiente: inicie el documento para continuar con el paso 2.

  6. En el paso 2, haga clic en siguiente: seleccionelos destinatarios.

    En el paso 3, cree el vínculo entre el origen de datos en Access y el documento de Word. Como inició el asistente desde Access, este vínculo se crea automáticamente. En seleccionarlos destinatarios, observe que está seleccionada la opción usar una lista existente y se muestra el nombre del origen de datos en utilizar una lista existente.

    Origen de datos de la combinación de correspondencia

  7. Haga clic en Editar lista de destinatarios si desea personalizar el contenido de la tabla o consulta.

    Editar lista de destinatarios

    Puede filtrar, ordenar y validar los datos. Haga clic en Aceptar para continuar.

  8. Haga clic en siguiente: escriba la carta para continuar. Siga las instrucciones restantes en el panel combinar correspondencia y, en el paso 5, haga clic en siguiente: complete la combinación.

Otras maneras de usar una tabla o consulta como origen de datos

Puede especificar de otra manera una tabla o una consulta como origen de datos. Por ejemplo, puede exportar la tabla o consulta de Access a una base de datos ODBC, un archivo de Microsoft Excel, un archivo de texto o cualquier otro formato de archivo que sea compatible con Word y, a continuación, crear un vínculo al archivo resultante mediante el Asistente para combinar correspondencia de Word.

  1. Si aún no ha exportado la tabla o la consulta, hágalo. En Access, en el panel de navegación, seleccione la tabla o consulta que desee usar y, en la pestaña datos externos , en el grupo exportar , haga clic en el formato al que desea exportar y, a continuación, siga las instrucciones.

  2. En Word, si no se muestra el panel combinar correspondencia, en el grupo iniciar combinar correspondencia de la pestaña correspondencia , haga clic en la flecha situada bajo iniciar combinaciónde correspondencia y, a continuación, haga clic en paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. Aparece el panel combinar correspondencia .

  3. En el paso 3 del panel combinación de correspondencia , en usar una lista existente, haga clic en examinar o en Editar listade destinatarios.

  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos , especifique el archivo de datos que ha creado en Access y, a continuación, haga clic en abrir.

  5. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo siguientes. En el cuadro de diálogo destinatarios de combinar correspondencia, revise y personalice el contenido del archivo. Puede filtrar, ordenar y validar el contenido antes de continuar.

  6. Haga clic en Aceptary, a continuación, haga clic en siguiente: escriba la carta en el panel combinar correspondencia . Para obtener más información sobre cómo personalizar la combinación de correspondencia, consulte la ayuda de Word.

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