Usar una casilla u otro control para mostrar un valor Sí/No

Usar una casilla u otro control para mostrar un valor Sí/No

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En Access, un campo sí/no almacena solo dos valores: sí o no. Si usa un cuadro de texto para mostrar un campo sí/no, el valor se muestra como-1 para sí y como 0 para no. Estos valores no son muy significativos para la mayoría de los usuarios, por lo que Access proporciona casillas de verificación, botones de opción y botones de alternancia que puede usar para mostrar y especificar valores sí/no. Estos controles proporcionan una representación gráfica del valor sí/no que es fácil de usar y fácil de leer.

En este artículo se describen las aplicaciones de cada uno de estos controles y se indica cómo agregarlos a los formularios e informes.

¿Qué desea hacer?

Decidir qué control usar

Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternancia enlazado

Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternancia independiente

Comprender los grupos de opciones

Crear un grupo de opciones

Agregar una nueva opción a un grupo de opciones existente

Decidir qué control usar

Para la mayoría de las situaciones, una casilla de verificación es el mejor control para representar un valor sí/no. Este es el tipo de control predeterminado que se crea al agregar un campo sí/no a un formulario o informe. Por el contrario, los botones de opción y los botones de alternancia se usan más a menudo como parte de un grupo de opciones. Para obtener más información sobre los grupos de opciones, vea la sección comprender los grupos de opciones.

En la ilustración siguiente se muestran los tres controles y cómo representan los valores sí y no. La columna muestra el control tal y como aparece cuando está seleccionado, y la columna sin muestra el control tal y como aparece cuando está desactivada.

Controles sí/no

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Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternancia enlazado

Puede crear rápidamente una casilla de verificación arrastrando un campo sí/no del panel lista de campos al formulario o informe.

  1. Abra el formulario o informe en la vista presentación o la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el panel de navegación y, a continuación, haciendo clic en la vista que desee en el menú contextual.

  2. Si aún no se muestra el panel lista de campos , presione Alt + F8 para mostrarlo.

  3. Si es necesario, exPanda las listas de tablas haciendo clic en los signos más (+) situados junto a los nombres de tabla.

  4. Arrastre el campo sí/no del panel lista de campos al formulario o informe.

    Según la configuración de la propiedad de control de pantalla del campo, se crea una casilla, un cuadro de texto o un cuadro combinado y se enlaza al campo. Cuando se crea un nuevo campo sí/no en una tabla, el valor predeterminado de la propiedad control de pantalla del campo es casilla de verificación.

Si lo desea, puede cambiar el control de casilla de verificación a un botón de opción o un botón de alternancia. Para ello, haga clic con el botón secundario en la casilla de verificación, seleccione cambiar a en el menú contextual y, a continuación, haga clic en botón de alternancia Imagen del botón o botón de opción Imagen del botón .

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Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternancia independiente

Puede usar una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternancia sin enlazar en un cuadro de diálogo personalizado para aceptar la entrada del usuario y, a continuación, llevar a cabo una acción basada en esos datos.

  1. Abra el formulario o informe en la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el panel de navegación y, a continuación, haciendo clic en vista Diseño en el menú contextual.

  2. En la pestaña diseño , en el grupo controles , haga clic en la herramienta del control que desee (casilla Imagen del botón , botón de opción Imagen del botón o botón de alternancia Imagen del botón ).

  3. Haga clic en el formulario o informe donde desee colocar el control.

    Access coloca el control en el formulario o informe.

Aunque no es necesario, es posible que desee cambiar el nombre del control para que tenga un nombre más significativo. Esto no cambia la etiqueta que se muestra junto al control, pero puede hacer que sea más fácil de hacer referencia a él en expresiones o macros.

Cambiar el nombre del control

  1. Asegúrese de que el control está seleccionado.

  2. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

  3. Escriba un nuevo nombre en el cuadro de la propiedad nombre del control.

Si lo desea, puede cambiar la casilla de verificación a un botón de opción o un botón de alternancia. Para ello, haga clic con el botón secundario en la casilla de verificación, seleccione cambiar a en el menú contextual y, a continuación, haga clic en botón de alternancia Imagen del botón o botón de opción Imagen del botón .

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Comprender los grupos de opciones

Una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternar individual puede estar enlazado o no enlazado, o puede formar parte de un grupo de opciones. Un grupo de opciones muestra un conjunto limitado de alternativas y solo se puede seleccionar una opción de un grupo de opciones a la vez. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo y un conjunto de casillas de verificación, botones de alternancia o botones de opción.

Si un grupo de opciones está enlazado a un campo, solo el marco del grupo se enlaza al campo, no los controles contenidos dentro del marco. En lugar de establecer la propiedad origen del control para cada control del grupo de opciones, se establece la propiedad valor de la opción de cada control en un número que sea significativo para el campo del que depende el marco del grupo. Al seleccionar una opción en un grupo de opciones, Access establece el valor del campo del que depende el grupo de opciones en el valor de la propiedad valor de la opción de la opción seleccionada.

El valor de un grupo de opciones solo puede ser un número, no texto. Access almacena este número en la tabla subyacente. Un grupo de opciones también se puede establecer en una expresión o puede ser independiente. Puede usar un grupo de opciones independiente en un cuadro de diálogo personalizado para aceptar la entrada del usuario y, a continuación, llevar a cabo una acción basada en esa entrada.

Se recomienda usar las casillas de verificación para los campos sí/no y los botones de opción o los botones de alternar para los grupos de opciones. Sin embargo, esto es solo una sugerencia y puedes usar cualquiera de los tres controles para cualquier propósito.

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Crear un grupo de opciones

Puede crear rápidamente un grupo de opciones mediante el Asistente para grupos de opciones. Antes de empezar, decida si desea que el valor de la opción se almacene en una tabla. Si es así, debe tener un campo con el tipo de datos número designado para este propósito.

Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una tabla, vea el artículo crear una tabla y agregar campos.

  1. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic con el botón derecho en el panel de navegación y, a continuación, haciendo clic en vista Diseño Imagen del botón .

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, asegúrese de que esté seleccionada la opción Utilizar Asistentes para controlesImagen del botón . Imagen del botón

  3. En el mismo grupo, haga clic en grupo de opciones Imagen del botón .

  4. Haga clic en el formulario en el que desea colocar el grupo de opciones.

  5. Siga las instrucciones del asistente. En la última página, haga clic en Finalizar.

    Access coloca el grupo de opciones en el formulario.

Cambiar el nombre del grupo de opciones    Aunque no es necesario, es posible que desee cambiar el nombre del grupo de opciones para que tenga un nombre más significativo. Esto no cambia la etiqueta que se muestra junto al grupo de opciones, pero puede hacer que sea más fácil hacer referencia al control en expresiones o macros.

  1. Asegúrese de que el grupo de opciones está seleccionado haciendo clic en el marco del grupo.

  2. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

  3. Escriba un nuevo nombre en el cuadro de la propiedad nombre del grupo de opciones.

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Agregar una nueva opción a un grupo de opciones existente

Puede agregar nuevos controles de opción a un grupo de opciones a medida que cambian sus necesidades. Puede crear un nuevo control en el grupo, o puede cortar un control existente de otro lugar del formulario y pegarlo en el grupo.

  1. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic con el botón derecho en el panel de navegación y, a continuación, haciendo clic en vista Diseño Imagen del botón .

  2. Haga clic en el marco del grupo de opciones para seleccionarlo y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño del marco para dejar espacio para el nuevo control de la opción.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Crear un nuevo control en el grupo    

      1. En la pestaña diseño , en el Grupo controles , haga clic en la herramienta del tipo de control que desee agregar ( Imagen del botón decasilla de verificación, botón de opción Imagen del botón o botón de alternancia Imagen del botón ).

      2. Mueva el puntero para que se coloque dentro del marco del grupo de opciones. El marco cambia de color para indicar que el nuevo control pasará a formar parte del grupo de opciones.

      3. Haga clic para colocar el control en el grupo.

    • Mover un control existente al grupo    

      Simplemente arrastrar un control a un grupo de opciones no hace que forme parte del grupo. Debe cortar y pegar el control en el grupo para que se convierta en una opción.

      1. Seleccione el control que desee mover al grupo de opciones.

      2. En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, haga clic en Cortar. Imagen del botón

      3. Seleccione el grupo de opciones haciendo clic en el marco que rodea al grupo.

      4. En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, haga clic en Pegar. Imagen del botón

        Access agrega el control al grupo.

  4. Es probable que tenga que mover el control y su etiqueta para que se alineen con los controles y etiquetas existentes.

  5. Seleccione el control que acaba de agregar y, a continuación, presione F4 para abrir la hoja de propiedades del control.

  6. Ten en cuenta el valor de la propiedad valor de opción del control que acaba de agregar. Según sus necesidades, puede dejar el valor que sugiere Access o puede cambiarlo a un valor diferente.

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