Usar un sitio del Centro de documentación

Usar un sitio del Centro de documentación

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SharePoint ofrece numerosas características para administrar el contenido y se adapta bien a su escala. Si tiene cientos o miles de documentos, vídeos y otros elementos que tiene que administrar, le recomendamos que se plantee la posibilidad de usar una plantilla del sitio del Centro de documentación (incluida con SharePoint de forma predeterminada). Esta plantilla está optimizada para la administración de documentos a gran escala. La plantilla del sitio del Centro de documentación de SharePoint puede ahorrarle tiempo y ayudarle a ser más eficiente. La plantilla tiene integradas características clave, como las versiones de documentos, los identificadores de documento, los conjuntos de documentos, la navegación por metadatos y los tipos de contenido.

Un sitio del Centro de documentación funciona en estos dos escenarios:

  • Entorno de creación    En un entorno de creación del Centro de documentación, los usuarios crean y modifican miles de documentos o recursos multimedia almacenados en un repositorio central.

  • Archivo de contenido    En un archivo de contenido, como una base de conocimientos, los usuarios almacenan o ven documentos.

En este artículo se explican las características de una plantilla del sitio del Centro de documentación y cómo crear un sitio del Centro de documentación.

Para crear un centro de documentación, vea usar plantillas para crear diferentes tipos de sitios de SharePoint

Contenido de un sitio del Centro de documentación

La plantilla del sitio del Centro de documentación contiene características que facilitan y aumentan la eficacia la creación y administración de grandes conjuntos de documentos. En la mayoría de casos, un propietario del sitio puede agregar cada una de estas características por separado. Pero una plantilla del sitio del Centro de documentación habilita automáticamente las características de administración de documentos recomendadas. En las secciones siguientes se describen brevemente estas características.

Puede usar un sitio del Centro de documentación como entorno de creación o como archivo de contenido. En un entorno de creación, los usuarios protegen y desprotegen frecuentemente los archivos y crean estructuras de carpetas para los archivos. El control de versiones está habilitado y puede haber 10 versiones anteriores o más de cada documento. Además, los flujos de trabajo pueden controlar los ciclos de vida de los documentos.

Por el contrario, en un archivo de contenido hay muy pocas actividades de creación. Los usuarios solo ven o cargan documentos. La plantilla del sitio del Centro de documentación admite la creación de un tipo de archivo de contenido denominado archivos de base de conocimientos. Normalmente, las bases de conocimientos contienen versiones únicas de los documentos y un sitio puede llegar a contener 10 millones de archivos. En un escenario típico, como un centro de soporte técnico de una organización grande, es posible que 10.000 usuarios tengan acceso al contenido, principalmente para leerlo. Un subconjunto de 3.000 a 4.000 usuarios podría cargar contenido nuevo en el sitio.

A continuación se describen algunas de las características de SharePoint que puede incluir en un sitio del Centro de documentación. Esta lista describe solamente varias de las características posibles. Además de estas capacidades, la mayoría de empresas personalizan la apariencia y la navegación del Centro de documentación e incluyen elementos web personalizados para las funciones exclusivas de su empresa.

Los metadatos administrados son un sistema que asigna ciertos términos a los documentos de SharePoint. Luego puede usar estos términos para clasificar los documentos. También puede usar metadatos para crear una eficaz herramienta de navegación para los usuarios que les permita encontrar lo que desean rápidamente.

Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene un repositorio de base de conocimientos que contiene artículos que ayudan a los usuarios a solucionar problemas en los productos. Podría crear términos de metadatos que permitan a los usuarios filtrar la información por producto, por tipo de problema o por otras características.

En un sitio del Centro de documentación, cada elemento de contenido obtiene un identificador único que no está relacionado con la ubicación del documento, como un vínculo URL. Esto significa que si mueve el documento o cambia su nombre, el identificador no se modifica. Por lo tanto, puede usar el identificador para crear una especie de vínculo permanente al documento y minimizar el potencial de pérdida de tiempo de vínculos que no funcionan.

Las versiones de documento se habilitan automáticamente en un sitio del Centro de documentación. Esto significa que dispone automáticamente de un historial de todas las versiones de un documento. En un proceso de revisión de documentos, por ejemplo, esto significa que dispone de un registro de todas las actualizaciones hechas durante el ciclo de revisión. Puede hacer un seguimiento de las actualizaciones, las personas de contacto que han respondido, etc. Además, si surge un problema en la versión actual de un artículo, puede devolverlo rápidamente a la última versión correcta conocida.

Un tipo de contenido es una clase de contenido concreta, junto con un grupo de opciones de configuración del contenido. Cuando alguien crea un documento de un tipo de contenido definido, el documento recibe automáticamente todas las opciones de configuración adecuadas para ese tipo de contenido. Por ejemplo, un Centro de documentación podría tener una colección de tipos de contenido: distintos tipos de documentos, vídeos, plantillas, etc.

El organizador de contenido no se incluye automáticamente en un sitio del Centro de documentación, pero muchos usuarios lo agregan. El organizador de contenido es una característica de SharePoint que le permite administrar la organización y estructura globales de los elementos. Con metadatos o tipos de contenido, el organizador de contenido puede redirigir automáticamente los documentos y otros elementos a ubicaciones específicas. Por ejemplo, en una base de conocimientos, podría hacer que el organizador de contenido redirigiera automáticamente todos los envíos nuevos a una biblioteca especial que recopilara los artículos de un producto concreto.

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