Usar un lector de pantalla para hacer que los datos de Excel tengan acceso a bases de datos de escritorio

Usar un lector de pantalla para hacer que los datos de Excel tengan acceso a bases de datos de escritorio

Símbolo de lectura en voz alta con la etiqueta de contenido del lector de pantalla. Este tema trata sobre el uso de un lector de pantalla con Office

Este artículo va dirigido a usuarios con alguna deficiencia visual que usen un programa de lector de pantalla con los productos de Office y que forme parte del conjunto de contenido de accesibilidad de Office. Para obtener ayuda más general, consulte la página principal de soporte técnico de Office.

Use Access con el teclado y un lector de pantalla para importar una hoja de cálculo de Excel a Access o un vínculo de una base de datos de Access escritorio a una hoja de cálculo de Excel. Lo hemos probado con narrador, JAWS y NVDA, pero es posible que funcione con otros lectores de pantalla siempre y cuando sigan las normas y técnicas de accesibilidad comunes.

Notas: 

Contenido

Preparar la hoja de cálculo de Excel para importar o vincular

Antes de incorporar datos de una hoja de cálculo Excel a Access, dedique un momento a revisar la hoja de cálculo y decida cómo desea importar los datos.

  • Decida si desea vincular o importar toda la hoja de cálculo o solo una parte de ella. Si desea trasladar solo una parte de una hoja de cálculo a Access, puede definir un rango con nombre que incluya solo las celdas que desee incluir. Para obtener instrucciones, vaya a usar un lector de pantalla para asignar un nombre a una celda o un rango de datos en Excel.

  • Asegúrese de que la hoja de cálculo Excel está en formato de archivo plano para que el asistente pueda controlar fácilmente los datos que la componen. Por ejemplo, corrija posibles valores de error, quite filas y columnas en blanco innecesarias y compruebe que cada columna contiene el mismo tipo de datos en cada fila. Para obtener información más detallada sobre cómo prepararse para importar o vincular, consulte preparar la hoja de cálculo, preparar los datos de Excel y solucionar secciones de valores que faltan o son incorrectos en importar o vincular a los datos de un libro de Excel.

Preparar la base de datos de Access de destino para la importación

Antes de importar datos de una hoja de cálculo de Excel, dedique un momento a comprobar que la base de datos de destino Access está lista para la importación y decida cómo desea almacenar los datos importados.

  • Asegúrese de que la base de datos de destino Access no es de solo lectura y de que tiene permisos para realizar cambios en la base de datos.

  • Decida si desea almacenar los datos en una tabla nueva o existente:

    • Si decide almacenar los datos en una tabla nueva, Access crea una tabla y agrega los datos importados a esta tabla. Si ya existe una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el contenido de la tabla con los datos importados.

    • Si elige agregar los datos a una tabla existente, las filas de la hoja de cálculo de Excel se anexan a la tabla especificada.

  • Si decide anexar los datos de Excel a una tabla de Access existente, asegúrese de que la estructura y la configuración de campo en los datos de origen en Excel coinciden con las de la tabla de destino de Access. Para abrir la tabla Access en la vista Diseño y, después, presione Alt + H, W, D. Compruebe la tabla con la lista de comprobación en la sección preparar la base de datos de destino, paso 2, en importar o vincular a los datos de un libro de Excel.

Importar los datos

Al importar datos, Access crea una copia de los datos en una tabla nueva o existente sin cambiar la hoja de cálculo de Excel de origen.

Nota: Es posible que necesite un compañero para ayudarle en el paso 9 para seleccionar el campo que desea editar.

  1. Cierre el libro de Excel de origen, si está abierto.

  2. Abra la base de datos de destino Access donde se guardarán los datos importados.

    Sugerencia: Si desea crear una base de datos en blanco nueva, presione Alt + F, N, L.

  3. Para abrir el cuadro de diálogo obtener datos externos-hoja de cálculo de Excel , siga uno de estos pasos en función de la Access versión que esté usando:

    • En la versión de suscripción de Office 365 o Access 2019, presione ALT + X, N, 1, después F y X.

    • En Access 2016 oAccess 2013, presione ALT + X para ir a la pestaña datos externos . Presione la tecla TAB para desplazarse hasta el grupo importar & vínculo , presione la tecla de dirección derecha hasta que oiga "Excel" y presione Entrar.

    Se abre el cuadro de diálogo obtener datos externos-hoja de cálculo de Excel .

  4. En el cuadro de diálogo obtener datos externos-hoja de cálculo de Excel , siga uno de estos procedimientos para especificar el archivo de Excel que contiene los datos que desea importar:

    • Para colocar el foco en el campo de texto de nombre de archivo , presione F y, a continuación, pegue o escriba la ruta de acceso al archivo de Excel.

    • Para buscar el archivo, presione R. Se abrirá el cuadro de diálogo Abrir archivo . Navegue hasta el archivo que quiera y, en el archivo, presione Entrar para seleccionarlo.

  5. Para especificar cómo desea almacenar los datos importados, siga uno de estos procedimientos:

    • Si desea almacenar los datos en una tabla nueva, presione I para desplazarse y seleccione la opción importar el origen de datos en una nueva tabla en la base de datos actual . Se le pedirá que dé un nombre posteriormente a esta tabla.

    • Si desea anexar los datos a una tabla existente, presione a para desplazarse a y seleccione la opción anexar una copia de los registros a la tabla . Para seleccionar la tabla, presione la tecla TAB una vez. El foco se desplazará a la lista tablas. Presione Alt + flecha abajo para expandir la lista, presione la tecla de dirección arriba o abajo hasta que oiga la tabla que quiera y presione Entrar para seleccionarla. Esta operación no está disponible si la base de datos no contiene ninguna tabla.

  6. Presione la tecla TAB para desplazarse hasta el botón Aceptar y presione Entrar. Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo .

    Sugerencia: Si el lector de pantalla no lee automáticamente las ventanas del asistente, presione la tecla SR + W.

  7. Si el origen Excel libro solo tiene una hoja de cálculo y no tiene rangos, puede continuar con el paso siguiente. Si el libro contiene más de una hoja de cálculo o rango con nombre, siga uno de estos procedimientos para seleccionar la hoja de cálculo o el rango que desea importar:

    • Para seleccionar una hoja de cálculo, presione Alt + W, presione la tecla TAB una vez, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga la hoja de cálculo que quiera y, después, presione Entrar para seleccionarla.

    • Para seleccionar un rango con nombre, presione Alt + R, presione la tecla TAB una vez, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el rango que quiera y, después, presione Entrar para seleccionarlo.

    Se abrirá la siguiente ventana del asistente.

  8. Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campo, presione I para desplazarse y seleccione la opción la primera fila contiene encabezados de columna . Presione Entrar para mover el foco a la siguiente ventana del asistente.

    Si va a anexar datos a una tabla existente, puede continuar con el paso 11.

  9. En la ventana nuevo asistente, puede especificar información sobre cada campo que vaya a importar, si es necesario. Se selecciona el primer campo de la hoja de cálculo o el rango. Puede hacer lo siguiente:

    • Para cambiar el nombre del campo actual, presione Alt + M y escriba el nuevo nombre.

    • Para cambiar el tipo de datos del campo, presione Alt + T. El foco se desplazará a la lista tipo de datos . Para expandir la lista, presione Alt + flecha abajo. Presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el valor que quiere y, después, presione la tecla TAB una vez.

    • Para cambiar si el campo está indizado o no, presione Alt + I. Escuchas el valor actual. Para expandir la lista, presione Alt + flecha abajo. Presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el valor que quiere y, después, presione la tecla TAB una vez.

    • Si no desea importar el campo actual, presione Alt + S para desplazarse y seleccione la opción no importar campo .

    Para seleccionar otro campo, Presione F6 hasta que oiga "panel" y pida a un compañero que le ayude a seleccionar el campo que desee. Modifique los campos según se describe anteriormente. Una vez que haya terminado, pulse Entrar para ir a la siguiente ventana del asistente.

  10. Agregue una clave principal para la nueva tabla. La clave principal identifica los registros de la tabla para que pueda recuperar los datos más rápidamente. Siga uno de los siguientes procedimientos:

    • Para permitir que Access agregue la clave principal, presione A.

    • Para elegir una clave principal propia, presione C. Para definir la tecla que se va a usar, presione la tecla TAB una vez. El foco se desplazará a la lista de claves. Para expandir la lista, presione Alt + flecha abajo. Presione la tecla de dirección arriba o abajo hasta que oiga la tecla que quiera.

    • Si no desea usar las claves principales, presione O.

    Para mover la última ventana del asistente, presione Entrar.

  11. Se abrirá la ventana final del asistente. El foco está en el cuadro importar a la tabla y escucha el nombre actual de la tabla de destino. Si desea cambiar el nombre de la tabla, escriba un nombre nuevo y presione Entrar para finalizar la importación.

    Nota: Si oye una alerta que indica que la tabla ya existe y desea sobrescribir la tabla existente con los datos importados, presione s. Si desea cambiar el nombre de la tabla, presione N. Presione Alt + I para volver a mover el foco al cuadro importar a tabla , escriba otro nombre de tabla y presione Entrar.

  12. Si la importación ha sido completa o parcialmente completada, Access muestra el estado de la importación. Access también le preguntará si desea guardar los pasos de la importación para repetirlos rápidamente sin el Asistente para la importación. Para seleccionar esta opción, presione ALT + V. Para asignar un nombre a los pasos de la importación, presione Alt + A y escriba un nombre para la operación de importación. Para guardar los pasos de la importación, presione Alt + S.

    Si se produce un error en la importación, oirá "se produjo un error al intentar importar el archivo" seguido del nombre de archivo. Pulse Entrar para salir del mensaje de alerta.

Crear un vínculo a los datos en Excel

Use el Asistente para vincular hojas de cálculo para crear un vínculo desde una base de datos Access a la de Excel, de modo que pueda usar las herramientas de consultas e informes de Access sin tener que mantener una copia de los datos de Excel en la base de datos.

Al vincular a una hoja de cálculo de Excel o un rango con nombre, Access crea una tabla nueva que está vinculada a las celdas de origen. Los cambios que realice en las celdas de origen en Excel aparecen en la tabla vinculada en Access. Sin embargo, no puede modificar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar, modificar o eliminar datos, debe realizar los cambios en el archivo de Excel de origen.

Una base de datos puede contener varias tablas vinculadas.

Iniciar el Asistente para vincular hojas de cálculo

En Access, hay dos formas de seleccionar el Excel libro al que desea vincular e iniciar el Asistente para vincular hojas de cálculo. Puede abrir el libro Excel en Access o usar el cuadro de diálogo obtener datos externos-hoja de cálculo de Excel .

Abrir el libro de Excel en Access

  1. Abra el Access base de datos en la que desea crear el vínculo.

  2. Presione Alt + F, O para ir al menú abrir .

  3. Para buscar el libro, presione O. Se abrirá el cuadro de diálogo abrir de Windows.

  4. Para cambiar el tipo de archivo, presione la tecla TAB hasta que oiga "archivos de tipo, Microsoft Access" y presione Alt + tecla de dirección abajo. Presione la tecla de flecha arriba hasta que escuche "todos los archivos" y presione Entrar.

  5. Busque el libro que desee y, a continuación, presione Entrar para seleccionarlo e iniciar el Asistente para vincular hojas de cálculo.

Usar el cuadro de diálogo obtener datos externos-hoja de cálculo de Excel

  1. Abra el Access base de datos en la que desea crear el vínculo.

    Sugerencia: Si no desea establecer un vínculo a una base de datos existente, presione Alt + F, N, L para crear una nueva base de datos en blanco.

  2. Para abrir el cuadro de diálogo obtener datos externos-hoja de cálculo de Excel , siga uno de estos pasos en función de la Access versión que esté usando:

    • En la versión de suscripción de Office 365 o Access 2019, presione ALT + X, N, 1, después F y X.

    • En Access 2016 o Access 2013, presione ALT + X para ir a la pestaña datos externos . Presione la tecla TAB para desplazarse hasta el grupo importar & vínculo , presione la tecla de dirección derecha hasta que oiga "Excel" y presione Entrar.

    Se abre el cuadro de diálogo obtener datos externos-hoja de cálculo de Excel .

  3. En el cuadro de diálogo obtener datos externos-hoja de cálculo de Excel , siga uno de estos procedimientos para especificar el archivo de Excel con el que desea crear el vínculo:

    • Para colocar el foco en el campo de texto de nombre de archivo , presione F y, a continuación, pegue o escriba la ruta de acceso al archivo de Excel.

    • Para buscar el archivo, presione R. Se abrirá el cuadro de diálogo Abrir archivo . Navegue hasta el archivo que quiera y, en el archivo, presione Entrar para seleccionarlo.

  4. Presione Alt + L para desplazarse a y seleccione el vínculo al origen de datos creando una opción de tabla vinculaday presione Entrar. Se inicia el Asistente para vincular hojas de cálculo .

Usar el Asistente para vincular hojas de cálculo para crear un vínculo a datos de Excel

El Asistente para vincular hojas de cálculo le guiará a través del proceso de vinculación. Solo tiene que seleccionar las opciones que necesita y tener los Excel datos vinculados a la base de datos en poco tiempo.

Sugerencia: Si el lector de pantalla no lee automáticamente las ventanas del asistente, presione la tecla SR + W.

  1. Si el origen Excel libro solo tiene una hoja de cálculo y no tiene rangos, puede continuar con el paso siguiente. Si el libro contiene más de una hoja de cálculo o rango con nombre, siga uno de estos procedimientos para seleccionar la hoja de cálculo o el rango:

    • Para seleccionar una hoja de cálculo, presione Alt + W, presione la tecla TAB una vez, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga la hoja de cálculo que quiera y, después, presione Entrar para seleccionarla.

    • Para seleccionar un rango, presione Alt + R, presione la tecla TAB una vez, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el rango que quiera y, después, presione Entrar para seleccionarlo.

    Se abrirá la siguiente ventana del asistente.

  2. Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campo, presione I para desplazarse y seleccione la opción la primera fila contiene encabezados de columna . Presione Entrar para mover el foco a la siguiente ventana del asistente.

  3. Se abrirá la ventana final del asistente. El foco está en el cuadro Nombre de la tabla vinculada y oirá el nombre actual de la tabla vinculada. Si desea cambiar el nombre de la tabla, escriba un nuevo nombre de tabla y presione Entrar para finalizar la importación.

    Nota: Si oye una alerta que indica que la tabla ya existe y desea sobrescribir la tabla existente con los datos importados, presione s. Si desea cambiar el nombre de la tabla de destino, presione N. Presione Alt + I para volver a mover el foco al cuadro importar a tabla , escriba otro nombre de tabla y presione Entrar.

  4. Si el vínculo se realizó correctamente, oirá "se ha terminado de vincular la tabla a un archivo" seguido del nombre del archivo Excel. Presione Entrar para salir de la notificación. Vaya a la tabla vinculada y revise su contenido. Para obtener información sobre la solución de problemas, vaya a solución de problemas #Num! y otros valores incorrectos en una tabla vinculada en importar o vincular a los datos de un libro de Excel.

    Si se produjo un error al vincular, vuelva a comprobar el archivo de origen de la Excel en la lista de comprobación de la sección preparar la base de datos de destino, paso 2, en importar o vincular a los datos de un libro de Excel.

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Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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