Usar un lector de pantalla para exportar una tabla de Access a un libro de Excel

Usar un lector de pantalla para exportar una tabla de Access a un libro de Excel

Símbolo de lectura en voz alta con la etiqueta de contenido del lector de pantalla. Este tema trata sobre el uso de un lector de pantalla con Office

Este artículo va dirigido a usuarios con alguna deficiencia visual que usen un programa de lector de pantalla con los productos de Office y que forme parte del conjunto de contenido de accesibilidad de Office. Para obtener ayuda más general, consulte la página principal de soporte técnico de Office.

Use Access con el teclado y un lector de pantalla para exportar datos a un formato de archivo que Excel pueda leer. Lo hemos probado con narrador, JAWS y NVDA, pero es posible que funcione con otros lectores de pantalla siempre y cuando sigan las normas y técnicas de accesibilidad comunes. Aprenderá a usar el Asistente para exportación para exportar datos, como una tabla, consulta, formulario, informe o registros seleccionados en una vista de varios registros, como una hoja de datos a un archivo compatible con Excel.

Notas: 

Contenido

Preparar los datos para la exportación

Antes de exportar los datos, dedique un momento a revisar los datos y decida cómo desea exportarlos.

  • Asegúrese de que los datos no contienen indicadores de error ni valores de error. De lo contrario, pueden surgir problemas durante la exportación y los valores nulos se pueden insertar en Excel celdas de la hoja de cálculo. Para obtener información sobre la solución de problemas, vaya a la sección solucionar valores que faltan o son incorrectos en exportar datos a Excel.

  • Decida si desea exportar una tabla o una consulta con o sin formato. Esta decisión afecta a la cantidad de datos que se exportan y al formato de presentación de los datos. Para obtener más información sobre el resultado de la exportación de datos con formato o sin formato, vaya a la sección prepararse para la operación de exportación en exportar datos a Excel.

  • Elija el libro de destino y el formato de archivo. Si exporta una tabla, una consulta, un formulario o un informe con formato a un libro existente, el libro se sobrescribirá.

    Nota: Los informes solo se pueden exportar en el formato de archivo *. xls más antiguo, no en el formato de archivo *. xlsx más reciente.

Exportar los datos

Al exportar formularios, informes u hojas de datos que contienen subformularios, subinformes u hojas secundarias de datos, solo se exporta el formulario, el informe o la hoja de datos principales. Debe repetir la operación de exportación para cada subformulario, subinforme y hoja secundaria de la que desee exportar a Excel.

Solo puede exportar un objeto de base de datos en cada operación de exportación. Sin embargo, puede combinar varias hojas de cálculo en Excel después de completar las operaciones de exportación individuales.

Si no tiene un libro listo, se creará durante la exportación. Los datos siempre se agregan a una hoja de cálculo nueva.

en la actualidad,Access no admite la exportación de macros o módulos a Excel.

  1. Si tiene un destino Excel libro listo, ciérrelo.

  2. Vaya a la base de datos de origen y seleccione el objeto que desea exportar.

    Si el objeto es una tabla, una consulta o un formulario y solo desea exportar una parte de los datos, abra el objeto en la vista Hoja de datos y seleccione los registros que desee. Para obtener instrucciones, vaya a abrir un objeto en la vista Hoja de información.

    Nota: No puede exportar una parte de un informe. Sin embargo, puede seleccionar o abrir la tabla o consulta en la que se basa el informe y, después, exportar una parte de los datos de ese objeto.

  3. Para iniciar el Asistente para exportación de una Excel exportación, presione ALT + X, X. Se abrirá el cuadro de diálogo Exportar-Hoja de cálculo de Excel .

  4. Siga uno de los siguientes procedimientos:

    • Si desea crear una hoja de cálculo nueva durante la exportación, presione Alt + F para mover el foco al campo de texto nombre de archivo . Access sugiere el nombre del objeto de origen como el nombre de archivo del archivo exportado. Para cambiar el nombre, elimine el nombre sugerido y escriba un nombre nuevo.

    • Si tiene un archivo de Excel existente al que desea exportar los datos, presione Alt + R para abrir el cuadro de diálogo Guardar archivo y busque el archivo que desee. Cuando esté en el archivo, presione Entrar para seleccionarlo. Se cerrará el cuadro de diálogo y el foco volverá al cuadro de diálogo Exportar-Hoja de cálculo de Excel .

  5. Presione Alt + T para desplazar el foco a la lista de formatos de archivo . Escuchas el formato actual. Para seleccionar el formato de archivo que desea, presione la barra espaciadora para expandir la lista y, después, presione la tecla de dirección arriba o abajo hasta que oiga el formato que quiera y, después, presione Entrar para seleccionarlo.

  6. Si va a exportar una tabla o una consulta y desea exportar datos con formato, presione Alt + W para desplazarse y seleccione la opción exportar datos con formato y diseño .

    Nota: Si va a exportar un formulario o informe, esta opción está seleccionada de forma predeterminada y no puede anular la selección.

  7. Si desea que el destino Excel libro se abra automáticamente después de la exportación, presione Alt + A para desplazarse y seleccione la opción abrir el archivo de destino una vez completada la operación de exportación .

  8. Si el objeto de origen está abierto y ha seleccionado uno o más registros en la vista antes de iniciar la exportación, y estos son los registros que desea exportar, presione Alt + S para desplazarse y seleccione la opción exportar solo los registros seleccionados . Si desea exportar todos los registros que se muestran en la vista, no seleccione esta opción.

    Nota: Si no hay ningún registro seleccionado, esta opción no está disponible.

  9. Para iniciar la exportación, presione la tecla TAB hasta que llegue al botón Aceptar y presione Entrar.

  10. Si la exportación se realizó correctamente, Access le pedirá que guarde los pasos de exportación para repetirlos rápidamente sin el Asistente para exportación. Para seleccionar esta opción, presione ALT + V. Para asignar un nombre al archivo, presione Alt + A y escriba un nombre de archivo. Para guardar el archivo de pasos, presione Alt + e.

    Si se produce un error en la exportación debido a un error, Access muestra un mensaje que describe la causa del error.

    Si seleccionó abrir automáticamente el destino Excel libro, presione Alt + Tab hasta que oiga el nombre del libro y revise su contenido.

Abrir un objeto en la vista Hoja de información

Si el objeto que desea exportar es una tabla, una consulta o un formulario y solo desea exportar una parte de los datos, debe abrir el objeto en la vista Hoja de datos para seleccionar los registros que desee.

  1. Desplácese hasta el objeto en el árbol de navegación.

  2. Cuando esté en el objeto, presione Mayús + F10 para abrir el menú contextual.

  3. En el menú, presione la tecla TAB para desplazarse hasta la opción vista Hoja de información y presione Entrar para seleccionarla. El objeto se abre en la vista Hoja de información.

    Si la opción vista Hoja de información no está disponible, debe habilitar la vista para el objeto. Para obtener instrucciones, vaya a Habilitar la vista Hoja de comentarios de un objeto.

Habilitar la vista Hoja de información para un objeto

  1. Cuando esté en el objeto en el árbol de navegación, presione Mayús + F10 para abrir el menú contextual.

  2. En el menú, presione D para abrir la vista Diseño.

  3. En la vista Diseño, presione F4 para abrir el panel hoja de propiedades .

  4. Presione F6 una vez. El foco se mueve a una fila de propiedad en el panel hoja de propiedades . Oirá el número de fila, seguido del contenido de la celda de la propiedad.

  5. Para mover el foco a la lista desplegable tipo de selección , presione MAYÚS + TAB hasta que oiga "campo completo", seguido del valor actual y "edición combinada". Si el valor actual es formulario, puede continuar con el paso siguiente. De lo contrario, presione Alt + flecha abajo para expandir la lista y, después, presione la tecla de dirección arriba o abajo hasta que oiga "formulario" y presione Entrar para seleccionarlo.

  6. En el panel hoja de propiedades , presione la tecla TAB hasta que oiga el elemento de pestaña seleccionado, por ejemplo, "elemento de pestaña datos, seleccionado". Si la pestaña actual es la pestaña formato , puede continuar con el paso siguiente. En caso contrario, presione la tecla de dirección izquierda o derecha hasta que oiga: "elemento de pestaña formato". Se muestran las propiedades de la pestaña formato .

  7. En la pestaña formato , presione la tecla TAB hasta que oiga: "fila cuatro, no, contraído". El foco se encuentra en la propiedad permitir la vista Hoja de información . Para establecer la propiedad en , presione Alt + flecha abajo, después presione la tecla de flecha arriba una vez y, después, presione Entrar para seleccionar el nuevo valor.

  8. Para cerrar el panel hoja de propiedades , presione F4.

  9. Para abrir el objeto seleccionado en la vista Hoja de información, presione ALT + J, D, W y, después, H.

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