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Usar un lector de pantalla para crear una consulta en bases de datos de escritorio de Access

Usar un lector de pantalla para crear una consulta en bases de datos de escritorio de Access

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Este artículo va dirigido a usuarios con alguna deficiencia visual que usen un programa de lector de pantalla con los productos de Office y que forme parte del conjunto de contenido de accesibilidad de Office. Para obtener ayuda más general, consulte la página principal de soporte técnico de Office.

Use Access con el teclado y un lector de pantalla para crear una consulta. Lo hemos probado con narrador, JAWS y NVDA, pero es posible que funcione con otros lectores de pantalla siempre y cuando sigan las normas y técnicas de accesibilidad comunes.

Una consulta hace que sea más fácil ver, agregar, eliminar o cambiar datos en la base de datos de escritorio de Access. También resultan útiles cuando se quiere encontrar rápidamente datos específicos, calcular o resumir datos, o automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar periódicamente los datos más actualizados.

Notas: 

Contenido

Tipos de consultas

En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren presentar mediante un formulario o informe suelen encontrarse en varias tablas. Una consulta extrae la información de varias tablas y la ensambla para su presentación en un formulario o informe. Existen dos tipos principales de consultas, consulta de selección y consulta de acciones. El tipo de consulta que se crea depende de la tarea que se quiera realizar.

Seleccionar consultas

Una consulta de selección es una solicitud de resultados de datos. Una consulta de selección le ayuda a obtener solo los datos que necesita en la vista hoja de datos. Use una consulta de selección para hacer lo siguiente:

  • Revisar solo los datos de determinados campos de una tabla

  • Revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez

  • Revisar los datos en función de determinados criterios

  • Hacer cálculos

  • Combinar datos de diferentes tablas

Por ejemplo, si una tabla de productos tiene varios campos (columnas), puede crear una consulta de selección para obtener una vista despejada que se Centre en los campos (columnas) que necesita. También puede agregar criterios para filtrar el número de filas que se devuelven, para que, por ejemplo, solo se devuelvan las filas que contienen productos que cuestan más de 10,00 dólares.

Consultas de acción

Una consulta de acciones es una solicitud de acción en los datos. Use una consulta de acciones para agregar, cambiar o eliminar datos de la base de datos. Cada tarea, como la adición o eliminación de datos, tiene un tipo específico de consulta de acciones.

Crear una consulta de selección

Para realizar una consulta simple, use el Asistente para consultas. Para agregar criterios a la consulta, use el diseñador de consultas.

Usar el Asistente para consultas

  1. Presione ALT + C, Q, Z. Se abrirá la ventana nueva consulta , con el Asistente para consultas sencillas seleccionado.

    Sugerencias: 

    • Si aún no ha guardado la tabla en la que quiere crear una consulta, se le pedirá que lo haga antes de que se abra el Asistente para consultas.

    • También puede usar el Asistente para consultas para crear otros tipos de consultas: consultade tabla de referencias cruzadas, buscar duplicados para buscar registros con valores de campo duplicados en una sola tabla y buscar una consulta no coincidentes para buscar registros (filas) en una tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla.

  2. Presione Entrar. Se abrirá la ventana Consulta sencilla, con el foco en el cuadro de lista Campos disponibles.

  3. Para ir al cuadro combinado de edición Tablas/Consultas, presione Alt+T o Mayús+Tab.

  4. Para abrir una lista desplegable, presione Alt + flecha abajo. En la lista desplegable, para seleccionar la tabla en la que desea ejecutar la consulta, use las teclas de flecha arriba y abajo.

  5. Para ir al cuadro de lista Campos disponibles, presione la tecla Tab. Para seleccionar el campo en el que desea ejecutar la consulta, use la tecla de flecha abajo.

  6. Para agregar el campo a la consulta, presione ALT+S. El foco se desplaza al cuadro de lista Campos seleccionados.

  7. Presione la tecla TAB hasta que oiga "botón mayor que" y presione Entrar.

    Si desea agregar todos los campos, presione Alt + S y, después, presione la tecla TAB hasta que oiga: "botón mayor que". Presione la tecla Tab una vez. Se oirá: "Botón". Con JAWS, escuchará: "botón de flecha doble derecha". Presione Entrar para realizar la selección.

    Para agregar otras tablas a la consulta, presione ALT+T. El foco se desplaza al campo de edición Tablas/Consultas. Repita los pasos del 4 al 7 según sea necesario.

  8. Cuando termine de especificar todas las tablas y campos, presione Alt+N para ir a la página siguiente del asistente.

    Sugerencia: Según la información que especifique, es posible que las páginas siguientes del asistente varíen. Por ejemplo, puede que se le pida que seleccione una versión de detalle o de resumen de la consulta. Realice la selección y, para ir a la página siguiente del asistente, presione Alt+N.

  9. En la página nuevo asistente, oirá: "¿qué título desea usar para la consulta?" Presione Mayús + Tab. El foco se mueve al campo de edición del título . Escriba un nombre para la consulta.

  10. Compruebe, modifique y guarde la consulta.

    • Para guardar la consulta y abrirla para ver la información, presione ALT + O y, después, presione Entrar. Para cerrar la consulta, presione F6.

    • Para guardar la consulta y salir del asistente sin mostrar los resultados de la consulta, presione Alt + F, S. Cuando se cierra el asistente, la consulta aparece en una pestaña nueva, con el foco en la primera celda.

    • Para modificar el diseño de la consulta, presione Alt + M y, después, presione Entrar. La consulta se abre en la vista diseño .

Usar el Diseñador de consultas

  1. Presione ALT + C, Q, D. Se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla con la pestaña tablas seleccionada y escucha "cuadro de diálogo Mostrar tabla".

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , para seleccionar una tabla y agregarla a la consulta, use la tecla de flecha abajo y, a continuación, presione Alt + a cuando escuche el nombre de la tabla que desea. La tabla se pega en el área de trabajo, encima de la cuadrícula de diseño.

  3. Para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla , presione ALT + C.

  4. El foco está en la cuadrícula de diseño, en el cuadro de edición de fila campo . Escuchará: "Access, fila 1, columna 1". Con JAWS, escuchará: "diseño, autonumeración, tipo y texto". Para agregar un campo a la cuadrícula de diseño, presione Alt + flecha abajo. Se abrirá una lista desplegable de campos disponibles.

  5. Para desplazarse a la lista desplegable con JAWS, presione Ctrl + flecha arriba. Con narrador, el foco se mueve automáticamente a la lista desplegable.

  6. Para seleccionar un campo de la lista desplegable, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el nombre del campo que quiera y, después, presione Entrar para seleccionarlo. El campo seleccionado aparecerá en la columna. El foco se desplaza automáticamente a la columna siguiente.

  7. Para agregar otro campo a la consulta, repita los pasos del 4 al 6.

  8. Para agregar un criterio a un campo:

    1. En la columna del campo en el que desea agregar un criterio, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga lo siguiente: "fila 11, columna 1". Con JAWS, escuchará: "criterios".

    2. Especifique un criterio. Por ejemplo, para un campo Price de una tabla Products, escriba el corchete angular de cierre, es igual a Symbol y el número 10 (> = 10) para mostrar una lista de productos con un precio mayor o igual que $10,00.

  9. Para ver los resultados de la consulta, presione Alt, J, Q, G.

  10. Para guardar la consulta, presione Ctrl+G. En el cuadro de diálogo Guardar como , escriba un nombre para la consulta y presione Entrar.

Nota: Puede usar el Diseñador de consultas para revisar simultáneamente datos de varias tablas relacionadas. Por ejemplo, si tiene una base de datos con una tabla de clientes y una tabla de pedidos, y cada tabla tiene un campo Id. de cliente, que es la base de una relación uno a varios entre las dos tablas, puede crear una consulta que devuelva los pedidos de clientes de una ciudad determinada. Para crear una consulta que revise simultáneamente los datos de varias tablas, use el procedimiento indicado aquí, pero repita los pasos del 2 al 8 para agregar más tablas, campos y criterios a la consulta.

Crear una consulta de parámetros

Si ejecuta variaciones de una consulta concreta con frecuencia, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando inicia una consulta de este tipo, la consulta pide los valores de los campos y, después, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.

  1. En el panel de navegación, seleccione la consulta en la que quiere basar la consulta de parámetros.

  2. Presione Mayús + F10. Se abrirá el menú contextual.

  3. Presione D. La consulta se abrirá en la vista Diseño, con el foco en la primera fila del primer campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.

  4. Para desplazarse hasta el campo que desea modificar, presione la tecla de dirección derecha hasta que oiga el nombre del campo que desee.

  5. Para desplazarse hasta la fila criterios , presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga: "fila 11, columna 1". Con JAWS, escuchará: "criterios".

  6. En la celda, elimine cualquier información existente y escriba una cadena de parámetro. Por ejemplo, si desea crear una consulta de parámetros para una consulta para buscar clientes en Nueva York, elimine "Nueva York" y escriba ¿qué ciudad?. No se pueden usar ni puntos (.) ni signos de exclamación (!) como texto en la petición de datos del parámetro.

    La cadena de ¿qué ciudad? es el símbolo del sistema. Los corchetes indican que desea que la consulta pregunte por las entradas, y el texto (en este caso, ¿qué ciudad?) es la pregunta que aparece en el símbolo del sistema.

  7. Para ejecutar la consulta, presione Alt, J, Q, G. Se abrirá la ventana Introduzca el valor del parámetro , con el foco en el campo de edición. Escriba un valor, por ejemplo, Nueva York.

  8. Presione la tecla TAB para desplazarse hasta el botón Aceptar y, después, presione Entrar. En este ejemplo, aparecerán los pedidos de clientes de Nueva York.

Especificar los tipos de datos de los parámetros

También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro. Puede establecer el tipo de datos de cualquier parámetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de datos en los datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando especifique el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios recibirán un mensaje de error más útil si escriben un tipo de datos incorrecto, como texto, cuando se espera una moneda.

Nota: Si se establece un parámetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpreta como texto y no aparece ningún mensaje de error.

  1. Abra la consulta de parámetros. Para cambiar a la vista diseño , presione Alt + H, W, D. Se abre la cuadrícula de diseño.

  2. Presione Alt, J, Q, S, P. Se abre el cuadro de diálogo parámetros de consulta , con el foco en la columna parámetro .

  3. Escriba la petición de datos para cada parámetro cuyo tipo de datos desea especificar. Asegúrese de que cada parámetro coincida con la petición de datos que usa en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de consulta. Por ejemplo, si especificó ¿qué ciudad?, debe escribir el mismo mensaje en el cuadro de diálogo parámetros de la consulta .

  4. Para ir a la columna Tipo de datos, presione la tecla Tab.

  5. Para abrir una lista desplegable, presione Alt + flecha abajo.

  6. Para seleccionar el tipo de datos de un parámetro, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el que desea.

  7. Para guardar y salir del cuadro de diálogo, presione Entrar.

Para obtener más información sobre el uso de parámetros, vaya a usar parámetros para pedir información al ejecutar una consulta.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Cuando quiera reestructurar los datos de resumen para facilitar su lectura y comprensión, use una consulta de tabla de referencias cruzadas. Las consultas de tabla de referencias cruzadas calculan una función suma, promedio u otra función de agregado, y luego agrupan los resultados en dos conjuntos de valores: uno en un lado de la hoja de datos y el otro en la parte superior. Puede usar al Asistente para consultas si desea crear rápidamente una consulta de tabla de referencias cruzadas.

El Asistente para consultas de referencias cruzadas le hace elegir una sola tabla o consulta como origen de registros para la consulta. Si una única tabla no tiene todos los datos que desea incluir en la consulta, comience por crear una consulta de selección que devuelva los datos que quiera.

  1. Presione ALT + C, Q, Z. Se abrirá el cuadro de diálogo nueva consulta , con el Asistente para consultas sencillas seleccionado.

    Sugerencia: Si aún no ha guardado la tabla en la que quiere crear una consulta, se le pedirá que lo haga antes de que se abra el Asistente para consultas.

  2. Presione la tecla Flecha abajo. Oirá "Asistente para consultas de referencias cruzadas".

  3. Presione Entrar o Alt+N. El Asistente para consultas de referencias cruzadas se abre con el botón de radio tablas seleccionado y el foco en el cuadro de lista tablas.

  4. Seleccione los objetos que quiera usar para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas:

    • Para seleccionar una tabla, use la tecla de flecha abajo.

    • Presione Alt+Q para seleccionar una consulta. Presione Mayús + Tab para ir al cuadro de lista. Para seleccionar una consulta, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el nombre de la consulta que desea.

    • Presione Alt+O para seleccionar las tablas y las consultas. Presione Mayús + Tab para ir al cuadro de lista. Para seleccionar las tablas y consultas que desee, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga los que quiera.

  5. Presione Entrar o Alt+N para ir a la página siguiente.

  6. Se abrirá la página siguiente con el foco en el cuadro de lista Campos disponibles. Para seleccionar el campo que contiene los valores que desea usar como encabezados de fila, presione la tecla de flecha abajo.

  7. Presione la tecla Tab y luego Entrar para agregar el campo seleccionado. Repita este procedimiento para cada campo que quiera agregar.

    Sugerencias: 

    • Puede seleccionar hasta 3 campos para usar como orígenes de encabezados de fila, pero cuantos menos encabezados de fila use, más fácil será leer la hoja de información general.

    • Si elige más de un campo para los encabezados de fila, el orden en que elija los campos determinará el orden predeterminado en el que se ordenarán los resultados.

  8. Presione Entrar o Alt+N para ir a la página siguiente del asistente.

  9. En la página siguiente, para seleccionar el campo que contiene los valores que desea usar como encabezados de columna, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el campo que quiera.

    Sugerencia: En general, debe elegir un campo que contenga pocos valores para facilitar la lectura de los resultados. Por ejemplo, puede ser preferible usar un campo que solo tenga algunos valores posibles (por ejemplo, sexo) que usar un campo que pueda contener muchos valores diferentes (por ejemplo, edad).

  10. Si el campo que elige para los encabezados de columna tiene un tipo de datos de fecha y hora, el asistente agregará un paso que le permitirá especificar cómo agrupar las fechas por intervalos. Puede especificar Año, Trimestre, Mes, Fecha, o Fecha y hora. Si no elige un campo de fecha y hora para los encabezados de columna, el asistente omitirá esta página.

  11. Presione Entrar o Alt+N para ir a la página siguiente. Cuando la página se abra, el primer campo estará seleccionado en el cuadro de lista Campos y el foco estará en el cuadro de lista Funciones.

  12. Para ir al cuadro de lista campos , para seleccionar un campo diferente, presione Mayús + Tab. Oirá: "campos, seleccionado". Con JAWS, escuchará: "campos, dos puntos, cuadro de lista" y el nombre del primer campo.

  13. Para seleccionar un campo, use la tecla de flecha abajo.

  14. Para ir al cuadro de lista Funciones, presione la tecla Tab. Oirá: "funciones, seleccionada". Con JAWS, escuchará: "funciones, dos puntos, cuadro de lista" y el nombre de la primera función.

  15. Para seleccionar una función para calcular valores de Resumen, use la tecla de flecha abajo. El tipo de datos del campo seleccionado determina las funciones que están disponibles.

  16. Cuando haya terminado de realizar las selecciones, presione la tecla TAB para desplazarse hasta la casilla sí, incluir sumas de filas . Presione la barra espaciadora para seleccionarlo o desactivarlo.

    Si incluye sumas de fila, la consulta de tabla de referencias cruzadas tendrá un encabezado de fila adicional que usa el mismo campo y función que el valor del campo. Al incluir una suma de fila se inserta una columna adicional que resume las demás columnas. Por ejemplo, si la consulta calcula el promedio de edad por ubicación y sexo (con encabezados de columna de sexo), la columna adicional calcula el promedio de edad por ubicación para todos los sexos.

    Sugerencia: Puede cambiar la función que se usa para generar sumas de filas mediante la edición de la consulta de referencias cruzadas en la vista diseño .

  17. Presione Entrar o Alt+N para ir a la página siguiente del asistente.

  18. En la página siguiente, para asignarle un nombre a la consulta, presione Mayús+Tab y escriba un nombre. El nombre predeterminado contiene un carácter de subrayado seguido del sufijo "general".

  19. Ver, modificar y guardar la consulta.

    • Para ver la consulta de tabla de referencias cruzadas, presione Entrar.

    • Para modificar el diseño de la consulta, presione Alt + M y, después, presione Entrar.

    • Para guardar la consulta y salir del asistente, presione Alt+F.

Crear una consulta de eliminación

Cuando quiera quitar simultáneamente registros (filas) completos de una tabla o de dos tablas relacionadas, utilice una consulta de eliminación. Las consultas de eliminación resultan útiles porque le permiten especificar criterios para encontrar y eliminar los datos rápidamente. También pueden ahorrarle tiempo, porque podrá reutilizar una consulta guardada.

Notas: 

  • Antes eliminar ningún dato o ejecutar una consulta de eliminación, asegúrese de que tiene una copia de seguridad de la base de datos de escritorio de Access. Una consulta de eliminación le ofrece la posibilidad de revisar las filas que se van a eliminar antes de eliminarlas.

  • Si solo desea eliminar solo cuantos registros, no es necesario que haga una consulta. Basta con que abra la tabla en la vista Hoja de datos, seleccione los campos (columnas) o los registros (filas) que desea eliminar y, luego, presione Supr. Se le pedirá que confirme la eliminación permanente.

Crear una consulta de eliminación para eliminar todas las filas vacías de una tabla o un campo

  1. Presione ALT + C, Q, D. Se abrirá el cuadro de diálogo Mostrar tabla .

  2. Para seleccionar una tabla, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el nombre de la tabla que quiera. Presione Alt+A. Repita este procedimiento para cada tabla en la que quiera eliminar registros.

  3. Para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla , presione ALT + C. La tabla aparecerá como una ventana en la sección superior izquierda de la cuadrícula de diseño de consulta, con todos los campos.

  4. Presione ALT + J, Q, X. Se abre la cuadrícula de diseño, con el foco en el primer campo. En la cuadrícula de diseño, las filas ordenar y Mostrar ya no están disponibles, pero la fila eliminar ahora está disponible.

  5. Presione Alt + tecla de dirección abajo para abrir la lista desplegable.

  6. Presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el campo que quiera y, después, presione Entrar. El foco se desplaza a la columna siguiente.

  7. Para desplazarse a la columna anterior, presione la tecla de flecha izquierda.

  8. Para desplazarse hasta la fila eliminar , presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga "eliminar dos puntos" y, después, presione Alt + tecla de dirección abajo para abrir una lista desplegable.

  9. Para seleccionar "Dónde", presione la tecla de flecha arriba y, después, presione Entrar. El foco se desplaza a la columna siguiente.

  10. Para desplazarse a la columna anterior, presione la tecla de flecha izquierda.

  11. Presione la tecla de flecha abajo para desplazarse hasta la fila criterios.

  12. Cuando oiga "criterios" o "fila 11, columna 1", escriba IsNull (true).

  13. Para comprobar que la consulta devuelve los registros que desea eliminar, presione Alt + H, W, H.

  14. Para ejecutar la consulta:

    1. Para cambiar a la vista diseño , presione Alt + H, W, D.

    2. En la vista diseño , presione ALT + J, Q, G. Se abrirá una ventana de confirmación en la que se le pedirá que confirme la eliminación de filas.

    3. Presione Entrar para eliminar las filas.

  15. Para guardar la consulta, presione Ctrl+G. En el cuadro de diálogo Guardar como , escriba un nombre y presione Entrar.

Crear una consulta de eliminación con criterios específicos

  1. Presione ALT + C, Q, D. Se abrirá el cuadro de diálogo Mostrar tabla .

  2. Para seleccionar una tabla, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el nombre de la tabla que quiera. Presione Alt+A. Repita este procedimiento para cada tabla en la que quiera eliminar registros.

  3. Para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla , presione ALT + C. La tabla aparecerá como una ventana en la sección superior izquierda de la cuadrícula de diseño de consulta, con todos los campos.

  4. Presione ALT + J, Q, X. Se abre la cuadrícula de diseño, con el foco en el primer campo. En la cuadrícula de diseño, las filas ordenar y Mostrar ya no están disponibles, pero la fila eliminar ahora está disponible.

  5. Presione Alt + tecla de dirección abajo para abrir la lista desplegable.

  6. Para seleccionar el campo con los criterios que desea eliminar, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga el campo que quiera y, después, presione Entrar.

  7. Para desplazarse a la fila eliminar , presione la tecla de flecha abajo. Presione Alt + tecla de dirección abajo y, después, para seleccionar "Dónde", presione la tecla de flecha abajo y, después, presione Entrar. El foco se desplaza a la columna siguiente.

  8. Para desplazarse a la columna anterior, presione la tecla de flecha izquierda.

  9. Presione la tecla de flecha abajo para desplazarse hasta la fila criterios .

  10. Especifique los criterios. Para obtener un ejemplo de lista de criterios de consultas, vea Crear y ejecutar una consulta de eliminación.

  11. Para desplazarse hasta la fila Mostrar , presione la tecla de flecha arriba.

  12. Presione la barra espaciadora para desactivar la casilla Mostrar para cada criterio.

  13. Para comprobar que la consulta devuelve los registros que desea eliminar, presione Alt + H, W, H.

  14. Para ejecutar la consulta:

    1. Para cambiar a la vista diseño , presione Alt + H, W, D.

    2. En la vista diseño , presione ALT + J, Q, G. Se abre una ventana de confirmación, que le pide que confirme la eliminación de un número X de filas.

    3. Presione Entrar para eliminar las filas.

  15. Para guardar la consulta, presione Ctrl+G. En el cuadro de diálogo Guardar como , escriba un nombre y presione Entrar.

Hacer copia de seguridad del correo electrónico

  1. Presione Alt + F, A. Se abre el panel Guardar como , con la base de datos guardar como seleccionada.

  2. Para hacer una copia de seguridad de la base de datos, presione B y, después, presione Entrar. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como , con el cuadro de texto nombre de archivo seleccionado. Si quiere, escriba otro nombre para la base de datos y luego presione Entrar.

Si está usando un archivo de solo lectura o una base de datos creada en una versión anterior de Access, es posible que aparezca un mensaje que indica que no es posible crear una copia de seguridad de la base de datos.

Revertir a una copia de seguridad

  1. Cierre y cambie el nombre del archivo original para que la copia de seguridad pueda usar el nombre de la versión original.

  2. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad.

  3. Abra la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.

Vea también

Usar un lector de pantalla para iniciar Access

Usar un lector de pantalla para crear una consulta en bases de datos de escritorio de Access

Métodos abreviados de teclado de Access

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