Usar un flujo de trabajo con tres estados

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El flujo de trabajo de tres estados realiza un seguimiento del estado de un elemento de lista a través de tres estados (fases). Puede usar para administrar procesos empresariales que requieren que las organizaciones a realizar un seguimiento de un gran volumen de asuntos o elementos, como las incidencias de soporte técnico, clientes potenciales o las tareas del proyecto. Por ejemplo, podría ser los tres estados para una tarea de proyecto, no iniciado, en curso y terminado.

En este artículo

¿Cómo funciona el flujo de trabajo de tres Estados?

Configurar una lista para usar con un flujo de trabajo de tres Estados

Crear una lista de seguimiento de asuntos para su uso con un flujo de trabajo de tres Estados

Crear una lista personalizada para usarla con un flujo de trabajo de tres Estados

Personalizar una lista personalizada para usarla con un flujo de trabajo de tres Estados

Agregar un flujo de trabajo de tres Estados a una lista

Iniciar manualmente un flujo de trabajo de tres estados en un elemento

Completar una tarea de flujo de trabajo en un flujo de trabajo de tres Estados

¿Cómo funciona el flujo de trabajo de tres Estados?

El flujo de trabajo de tres estados es compatible con los procesos empresariales que requieren que las organizaciones a realizar un seguimiento del estado de un asunto o elemento a través de tres estados y dos transiciones entre los Estados. Con cada transición entre estados, el flujo de trabajo asigna una tarea a una persona y le envía una alerta por correo electrónico sobre la tarea. Una vez completada la tarea, el flujo de trabajo actualiza el estado del elemento y pasa a la siguiente fase. El flujo de trabajo de tres estados funciona con la plantilla de lista Seguimiento de asuntos . Sin embargo, puede usarse con cualquier lista que se ha configurado para contener una columna de elección con tres o más valores. Los valores de esta columna de elección servirán como los Estados que realiza un seguimiento del flujo de trabajo.

Una lista puede tener más de una columna de elección y la columna de elección puede tener más de tres valores. Sin embargo, el flujo de trabajo de tres estados sólo puede configurarse para usar una de las columnas de elección y sólo tres de los valores de la columna de la opción seleccionada. Cuando agrega un flujo de trabajo de tres Estados a la lista o biblioteca, seleccione una columna de elección y tres de los valores de proporcionan por la columna. Para obtener información sobre cómo trabajar con columnas de una lista, vea crear una columna en una lista o biblioteca o Eliminar una columna de una lista o biblioteca.

El flujo de trabajo de tres estados puede utilizarse para administrar procesos empresariales que requieren que las organizaciones a realizar un seguimiento de un gran volumen de asuntos o elementos, como las incidencias de soporte técnico, clientes potenciales o las tareas del proyecto. Por ejemplo, los empleados de una pequeña empresa de planeación de eventos pueden utilizar una lista de seguimiento de asuntos y un flujo de trabajo de tres estados personalizado para administrar las muchas tareas relacionadas con los eventos que están planificando. El flujo de trabajo de tres estados realiza un seguimiento de las tareas de planificación de eventos a través de tres estados: activo, listo para revisióny completado. Todas las tareas de preparación de eventos relacionadas con un evento específico se compilan en una lista de seguimiento de asuntos que se creó para ese evento y marcada como activa. El Coordinador de eventos asigna tareas individuales a los integrantes del grupo y, a continuación, inicia el flujo de trabajo de tres estados en estos elementos para comenzar el trabajo en la tarea de evento.

Cuando se inicie el flujo de trabajo, crea una tarea para la persona designada. Cuando un miembro del equipo recibe una tarea, debe realizar el trabajo necesario para completar la tarea. Esto puede ser trabajo que se produce fuera de la lista o sitio donde se encuentra la lista de seguimiento de asuntos. Por ejemplo, si un miembro del equipo recibe una tarea de flujo de trabajo para desarrollar un plan de cocina, pueda una empresa cocina de contactos y, a continuación, se trabaja con ellos para desarrollar un plan. Cuando se redacta el plan de cocina, el miembro del equipo marca su tarea de flujo de trabajo como completado. En este momento, el flujo de trabajo actualiza el estado de la tarea del evento en la lista de seguimiento de asuntos de activo a listo para revisióny crea una segunda tarea para el coordinador del evento revise el plan de cocina. Después de que el Coordinador de eventos revise y apruebe el plan de cocina, marcará su tarea de flujo de trabajo como completada y el flujo de trabajo actualiza el estado de la tarea de listo para revisión a completado.

Nota: Un participante de flujo de trabajo puede completar una tarea de flujo de trabajo en un flujo de trabajo de tres estados de dos maneras. Un participante puede editar la tarea de flujo de trabajo para marcar como completada o un participante puede cambiar el estado del elemento de flujo de trabajo en la lista (si el participante tiene permiso para cambiar esta lista). Si un participante actualiza manualmente el estado del elemento de flujo de trabajo en la lista, se completa la tarea de flujo de trabajo. Si el participante edita la tarea de flujo de trabajo para marcar como completada, el estado del elemento de flujo de trabajo en la lista se actualiza en completado.

Las acciones del flujo de trabajo de tres estados en el ejemplo anterior siguen el proceso de seguimiento:

Diagrama de flujo de trabajo con tres estados de ejemplo

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Configurar una lista para usar con un flujo de trabajo de tres Estados

Antes de poder usar un flujo de trabajo de tres estados, deberá configurar una lista para usar el flujo de trabajo. Esta lista debe contener los elementos que se va a realizar un seguimiento o administrar utilizando el flujo de trabajo. La plantilla de lista Seguimiento de asuntos funciona con el flujo de trabajo de tres estados. Sin embargo, también puede crear una lista personalizada para utilizarla con estos flujos de trabajo. Si crea una lista personalizada para usarla con el flujo de trabajo de tres estados, asegúrese de que la lista contiene al menos una columna opción que incluya tres o más valores de opción. Cuando configura un flujo de trabajo de tres estados para su uso con la lista, debe especificar la columna opción que contiene los valores de estado que hará un seguimiento del flujo de trabajo.

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Crear una lista de seguimiento de asuntos para su uso con un flujo de trabajo de tres Estados

De forma predeterminada, puede usar un flujo de trabajo de tres estados con cualquier lista creada a partir de la plantilla de lista Seguimiento de asuntos .

  1. En el menú Acciones del sitio , haga clic en Ver todo el contenido del sitio.

  2. En la página todo el contenido del sitio, haga clic en crear.

  3. En el cuadro de diálogo crear , haga clic en Seguimiento de asuntosy escriba un nombre para la lista. El nombre de la lista es obligatorio.

    Nota: Nombre de la lista aparece en la parte superior de la página de lista, pase a formar parte de la dirección Web de la página de lista y aparece en elementos de exploración que ayudan a los usuarios buscar y abrir la lista.

  4. Si desea proporcionar una descripción para la lista o especificar que si un vínculo a la lista se muestra en el inicio rápido, el valor predeterminado es Sí, haga clic en Más opciones.

    • En el cuadro Descripción , escriba una descripción del propósito de la lista. Las descripciones son opcionales.

    • Para agregar un vínculo a esta lista en Inicio rápido, haga clic en en la sección navegación .

  5. En la parte inferior del cuadro de diálogo Crear, haga clic en crear.

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Crear una lista personalizada para usarla con un flujo de trabajo de tres Estados

Si desea crear una lista personalizada para usarla con un flujo de trabajo de tres estados, deberá agregar al menos una columna de elección que contiene al menos tres valores de estado que hará un seguimiento del flujo de trabajo.

  1. En el menú Acciones del sitio , haga clic en Ver todo el contenido del sitio.

  2. En la página todo el contenido del sitio, haga clic en crear.

  3. En el cuadro de diálogo Crear, haga clic en Lista personalizaday escriba un nombre para la lista. El nombre de la lista es obligatorio.

    Nota: Nombre de la lista aparece en la parte superior de la página de lista, pase a formar parte de la dirección Web de la página de lista y aparece en elementos de exploración que ayudan a los usuarios buscar y abrir la lista.

  4. Si desea proporcionar una descripción para la lista o especificar que si un vínculo a la lista se muestra en el inicio rápido, el valor predeterminado es Sí, haga clic en Más opciones.

  5. En el cuadro Descripción , escriba una descripción del propósito de la lista. Las descripciones son opcionales.

  6. Para agregar un vínculo a esta lista en Inicio rápido, haga clic en en la sección navegación .

  7. En la parte inferior del cuadro de diálogo Crear, haga clic en crear.

Inicio de la página

Personalizar una lista personalizada para usarla con un flujo de trabajo de tres Estados

  1. En la lista personalizada, en la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.

  2. En columnas, haga clic en Crear columna.

  3. En la sección nombre y tipo , en nombre de columna, escriba el nombre de columna que desee usar para especificar los valores de estado del flujo de trabajo.

  4. En el tipo de información de esta columna es, seleccione opción (menú del que elegir).

  5. En la sección Configuración de columna adicional , en Descripción, escriba una descripción opcional de la columna.

  6. En esta columna debe contener información, haga clic en .

  7. En el cuadro de lista en Escriba cada opción en una línea independiente, escriba tres o más valores de opción que desee para esta columna. Estos valores se convertirán en los Estados del flujo de trabajo.

  8. En Mostrar opciones con, seleccione Menú desplegable o Botones de opción.

  9. En Permitir opciones de "Rellenar", haga clic en No.

  10. Especifique si desea un valor predeterminado específico para esta columna o si desea agregar a la vista predeterminada de la lista.

  11. Haga clic en Aceptar.

Principio de página

Agregar un flujo de trabajo de tres Estados a una lista

Debe agregar un flujo de trabajo de tres Estados a una lista antes de poder usarla en elementos de esa lista. Al agregar un flujo de trabajo de tres Estados a una lista, especifique la columna en la lista que contiene los valores de estado que desea que el flujo de trabajo para realizar un seguimiento. También especificar información sobre lo que desea que se producen en cada fase del flujo de trabajo. Por ejemplo, puede especificar el asunto y el texto de las alertas de correo electrónico que reciben los destinatarios de la tarea.

El flujo de trabajo de tres estados está habilitado de forma predeterminada en la mayoría de los tipos de sitios. Sin embargo, un administrador de colección de sitios puede deshabilitar la característica. Si el flujo de trabajo de tres estados no está disponible, póngase en contacto con su administrador de colección de sitios.

Importante: Debe tener el permiso Administrar listas para agregar un flujo de trabajo a una lista.

  1. Abra la lista a la que desea agregar un flujo de trabajo de tres estados. En la lista personalizada, en la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista y haga clic en Configuración de la listao bien, haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

  2. En Permisos y directivas, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

    Si ya se han agregado flujos de trabajo a esta lista, biblioteca o tipo de contenido, este paso le lleva directamente a la página Cambiar la configuración de flujo de trabajo y haga clic en Agregar un flujo de trabajo para ir a la página de un flujo de trabajo. Si no hay flujos de trabajo se han agregado a esta lista, biblioteca o tipo de contenido, este paso le lleva directamente a la página de un flujo de trabajo.

  3. Si ya existe un flujo de trabajo para la lista, en la página Cambiar la configuración de flujo de trabajo, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

  4. En la página Agregar un flujo de trabajo en la sección flujo de trabajo , haga clic en tres estados en seleccionar una plantilla de flujo de trabajo.

  5. En la sección Nombre, escriba un nombre único para el flujo de trabajo.

  6. En la sección Lista de tareas , especifique una lista de tareas para usarla con el flujo de trabajo.

    Notas: 

    • Puede usar la lista de tareas predeterminada o puede crear uno nuevo. Si usa la lista Tareas predeterminada, los participantes del flujo de trabajo podrán buscar y ver sus tareas del flujo de trabajo fácilmente mediante la vista Mis tareas de la lista Tareas.

    • Crear una nueva lista de tareas si las tareas para este flujo de trabajo revelarán datos confidenciales o importantes que desea mantener separados de la lista general tareas.

    • Crear una nueva lista de tareas si la organización tiene varios flujos de trabajo o si los flujos de trabajo implican muchas de las tareas. En este caso, que desea crear listas de tareas para cada flujo de trabajo.

  7. En la sección Lista de historial, seleccione una lista de historial para utilizarla con este flujo de trabajo. La lista de historial muestra todos los eventos que se producen durante cada instancia del flujo de trabajo.

    Puede usar la lista historial predeterminada o puede crear uno nuevo. Si su organización tiene varios flujos de trabajo, desea crear una lista de historial independiente para cada flujo de trabajo.

  8. En la sección Opciones de inicio , siga uno de estos procedimientos:

    • Si desea permitir que el flujo de trabajo se inicie manualmente, seleccione la casilla de verificación Permitir que este flujo de trabajo se inicie manualmente por un usuario autenticado con permisos de participar . Seleccione la casilla de verificación de permisos requiere administrar listas para iniciar el flujo de trabajo si desea requerir permisos adicionales para iniciar el flujo de trabajo.

    • Si desea que el flujo de trabajo se inicie automáticamente cuando se creen nuevos elementos, active la casilla de verificación Iniciar este flujo de trabajo cuando se cree un nuevo elemento.

  9. Haga clic en Siguiente.

  10. En la sección Estados de flujo de trabajo , en Seleccione un campo 'Opción', seleccione la columna de elección de la lista que contiene los valores que desea usar para los Estados en el flujo de trabajo y, a continuación, seleccione los valores de columna que desee para el Estado inicial, medioy estado Final del flujo de trabajo.

  11. En las dos secciones Especifique qué desea que suceda al inicia un flujo de trabajo (opciones de la primera tarea del flujo de trabajo) y Especifique qué desea que suceda cuando un flujo de trabajo cambia a su estado medio (opciones para la segunda tarea del flujo de trabajo) Especifique la información siguiente:

    Detalles de la tarea

Descripción de la tarea:

Escriba la información que desea incluir en la descripción de la tarea. Si selecciona la casilla de verificación Incluir campo de lista , el campo que selecciona se agrega al final del mensaje. Si selecciona la casilla de verificación Insertar vínculo al elemento de lista , se incluye un vínculo al elemento de lista en la descripción.

Vencimiento de la tarea fecha:

Si desea especificar una fecha de vencimiento de la tarea, active la casilla de verificación Incluir campo de lista y, a continuación, seleccione la columna fecha de la lista que contiene la información de fecha que desee usar para la fecha de vencimiento.

Tarea asignada a:

Para asignar la tarea a una persona especificada en la lista, haga clic en Incluir campo de listay, a continuación, seleccione la columna de la lista que contiene la información de usuario que desea usar. Cuando se inicia este flujo de trabajo, la primera tarea se asigna a la persona cuyo nombre aparece en esta columna para el elemento de flujo de trabajo.

Para asignar esta tarea en todas las instancias de este flujo de trabajo a una persona que especifique, haga clic en personalizadoy, a continuación, escriba o seleccione el nombre de la persona a quien desea asignar la tarea.

  1. Active la casilla de verificación Enviar mensaje de correo electrónico si desea que los participantes del flujo de trabajo reciban alertas por correo electrónico acerca de las tareas de flujo de trabajo.

    Nota: Si desea asegurarse de que los participantes reciben alertas de correo electrónico y recordatorios sobre sus tareas del flujo de trabajo después de que se inician flujos de trabajo, póngase en contacto con su administrador de colección de sitios para comprobar que el correo electrónico está habilitado para su sitio.

    Detalles del mensaje de correo electrónico

Para

Escriba el nombre de la persona a quien desea una alerta de correo electrónico acerca de la tarea de flujo de trabajo que se envíen. Active la casilla de verificación Incluir tarea asignada a si desea enviar una alerta de correo electrónico al propietario de la tarea.

Asunto

Escriba el asunto que desea usar para la alerta de correo electrónico. Si desea agregar el título de la tarea a la línea de asunto del mensaje de correo electrónico, seleccione la casilla de verificación Utilizar título de tarea .

Cuerpo

Escriba la información que desea que aparezcan en el cuerpo del mensaje de alerta de correo electrónico. Si desea incluir un vínculo al elemento de lista en el mensaje, seleccione la casilla de verificación Insertar vínculo al elemento de lista .

  1. Haga clic en Aceptar.

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Iniciar manualmente un flujo de trabajo de tres estados en un elemento

Un flujo de trabajo de tres estados en primer lugar debe agregarse a una lista para que esté disponible para su uso en elementos de esa lista. Consulte las secciones anteriores para obtener más información.

Un flujo de trabajo de tres estados puede estar configurado para iniciarse automáticamente cuando se agregan nuevos elementos a una lista o se puede configurar para permitir que a los usuarios que tienen permisos específicos para iniciar el flujo de trabajo de forma manual. Algunos flujos de trabajo podrían permitir ambas opciones.

Para iniciar manualmente un flujo de trabajo de tres estados en un elemento de lista, siga estos pasos. Debe tener permiso para editar elementos de la lista. Algunos flujos de trabajo requieren que tenga el permiso Administrar listas.

Nota: Si desea asegurarse de que los participantes del flujo de trabajo reciban alertas por correo electrónico y recordatorios sobre sus tareas del flujo de trabajo después de iniciar un flujo de trabajo, póngase en contacto con su administrador de colección de sitios para comprobar que el correo electrónico está habilitado para su sitio.

  1. Abra la lista que contiene el elemento en el que desea iniciar un flujo de trabajo de tres estados.

  2. Seleccione el elemento en el que desea iniciar un flujo de trabajo, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en flujos de trabajo.

    Nota: El comando flujos de trabajo está disponible únicamente cuando el elemento se encuentra en una lista o biblioteca que tiene asociado al menos un flujo de trabajo.

  3. En el menú Acciones del sitio , haga clic en Ver todo el contenido del sitio.

  4. Iniciar un nuevo flujo de trabajo, haga clic en el nombre del flujo de trabajo de tres estados que desea iniciar.

    El flujo de trabajo se inicia inmediatamente.

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Completar una tarea de flujo de trabajo en un flujo de trabajo de tres Estados

Para completar una tarea de flujo de trabajo en un flujo de trabajo de tres estados que debe tener al menos permiso para editar elementos para las tareas listas donde se registran las tareas de flujo de trabajo.

  1. Abra la lista de tareas del sitio y, a continuación, seleccione Mis tareas en el menú Ver para localizar la tarea de flujo de trabajo.

    Nota: Si el flujo de trabajo no usa la lista predeterminada Tareas, es posible que la tarea del flujo de trabajo no aparezca en la lista Tareas. Para localizar la tarea del flujo de trabajo, vaya a la lista o biblioteca donde se ha guardado el elemento del flujo de trabajo. Elija el nombre del elemento que desea completar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo. En la página Estado del flujo de trabajo, en Flujos de trabajo en ejecución, haga clic en el nombre del flujo de trabajo en el que esté participando. En Tareas, localice la tarea del flujo de trabajo.

  2. Abra la lista que contiene el elemento en el que desee marcar como completado.

  3. Elija el nombre de la tarea que desee completar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Editar elemento.

  4. En el cuadro de diálogo tareas , escriba o seleccione la información solicitada para completar la tarea y, a continuación, haga clic en Guardar.

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