Usar un campo Memo para almacenar grandes cantidades de información

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Un campo Memo puede ser útil para almacenar grandes cantidades información alfanuméricos. Algunos usos típicos de este tipo de datos sería una nota, comentarios, descripción o campo de dirección, tipo de datos Memo la permite hasta 65.536 caracteres alfanuméricos con opciones para establecer varias propiedades, como el formato de texto enriquecido. Al utilizar el tipo de datos Memo en una base de datos, los valores que contienen más de 8.192 caracteres se truncan.

En este tema se explica cómo agregar un campo memo a tablas en una nueva o existente de Microsoft Access 2010 para la base de datos de cliente.

¿Qué desea hacer?

Entender el tipo de datos Memo

Formas de agregar un campo Memo

Agregar un campo Memo en la vista Diseño

Eliminar un campo Memo

Referencia de propiedades de campo Memo

Entender el tipo de datos Memo

Si es nuevo en Access, recuerde que los datos en una base de datos se almacenan en una o más tablas. Puede utilizar diferentes vistas para mostrar los datos como por ejemplo, un Vista de hoja de datos, un formulario o un informe. Cada tabla consta de un conjunto de campos (columnas) y cada propiedad de campo está configurado para aceptar un tipo de datos específicos. Por ejemplo, para almacenar el conjunto de fechas y horas escriba la propiedad de campo a los datos de fecha y hora. Puede introducir grandes cantidades de texto y datos numéricos en el campo Memo. Además, si el Diseñador de base de datos establece el campo para que admita el formato de texto enriquecido, puede aplicar los tipos de formato que se encuentran normalmente en los programas de procesamiento de texto, como Word. Por ejemplo, puede aplicar diferentes fuentes y tamaños de fuente a caracteres específicos del texto y que estén en negrita o cursiva y así sucesivamente. También puede agregar etiquetas de lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) a los datos. Para obtener más información sobre cómo configurar las propiedades de una tabla, vea Introducción a las tablas.

Especificaciones de campo Memo

Campos de memorando en Access 2010 pueden almacenar hasta 1 gigabyte de caracteres, o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un cuadro de texto de control en un formulario o informe. Además, ahora puede aplicar formato de texto enriquecido a los datos en un campo Memo. Por ejemplo, puede establecer colores, cambiar las fuentes y aplicar datos negrita o cursiva.

Formas de agregar un campo Memo

Access proporciona varias maneras de agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente. Puede agregar el campo de la vista Hoja de datos o la vista Diseño de una tabla nueva o existente en la base de datos de Access. Al usar la vista Diseño para agregar un campo Memo, también puede establecer varias propiedades de campo como formato de texto enriquecido, una lista de valores de búsqueda. Para obtener más información acerca de las propiedades que se pueden establecer para un campo Memo, vea la sección referencia de propiedad de campo Memo.

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Agregar un campo Memo en la vista Hoja de datos

Los siguientes pasos explican cómo colocar un nuevo campo Memo en una tabla de la vista Hoja de datos.

Agregar un campo Memo al final de una tabla

  1. Abra la tabla en la vista Hoja de datos.

  2. Haga clic en el encabezado de columna, haga clic en Agregar y seleccione Memo.

  3. Haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el nuevo campo.

insertar un nuevo campo en una tabla

Agregar un campo Memo entre dos campos

  1. Haga clic en la columna a la derecha de la posición donde desea agregar el nuevo campo Memo y seleccione Insertar campo.

  2. Seleccione el campo y haga clic en el Campos ficha

  3. Haga clic en Más campos y seleccione Memorando .

  4. Haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el nuevo campo.

localizar el tipo de datos de campo Memo debajo de más campos

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Agregar un campo Memo en la vista Diseño

También puede usar la vista Diseño para agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente. A diferencia de la vista Hoja de datos, la vista Diseño le permite controlar todos los campos y propiedades en una tabla. En esta sección se explica cómo agregar un campo Memo a tablas nuevas y existentes y cómo se configura el campo Memo de edición de texto enriquecido.

Agregar un campo Memo a una tabla existente

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla que desea agregar el campo Memo y haga clic en Vista Diseño.

  2. En la columna Nombre de campo del diseñador, escriba el nombre del campo Memo. Por ejemplo: "Dirección", "Notas" o "Comentarios".

  3. Haga clic en la columna Tipo de datos junto al nombre de campo y elija memorandode la lista.

    agregar un nuevo campo a una tabla en la vista de diseño

  1. Guarde los cambios.

    Nota: Use el panel de Propiedades de campo para definir propiedades para campos individuales. Por ejemplo, puede usar el panel para cambiar el formato de texto a texto Rich o cambiar los valores de un campo de búsqueda.

Agregar un campo Memo a una tabla nueva

  1. En la pestaña archivo, haga doble clic en Abrir.

  2. En lacuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

  4. Haga clic en la pestaña de documento para la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  5. Si aparece el cuadro de diálogo Guardar como, proporcione un nombre para la nueva tabla.

  6. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo. Normalmente, los nombres como "Comentarios" o "Notas" se aplican a un campo Memo.

  7. Haga clic en la columna Tipo de datos junto al nombre de campo y elija Memo de la lista.

  8. Guarde los cambios.

    Sugerencia: Use el panel de Propiedades de campo para definir propiedades para campos individuales. Por ejemplo, puede usar el panel para cambiar el formato de texto a texto Rich o cambiar los valores de un campo de búsqueda.

Si enlaza un cuadro de texto al campo memo, también debe establecer el propiedad Formato de texto del cuadro de texto para Texto enriquecido.

Para obtener más información sobre cómo dar formato a los datos como texto enriquecido, vea escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido.

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Eliminar un campo Memo

Puede usar la vista Hoja de datos o la vista Diseño para quitar un campo Memo de una tabla.

Advertencia: 

Al eliminar un campo Memo que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente y no se puede deshacer la eliminación. Debe hacer copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos de tabla u otros componentes de base de datos.

Eliminar un campo Memo en la vista Hoja de datos

  1. Abra la base de datos y en el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que desea cambiar.

  2. Busque el campo Memo, haga clic en la fila de encabezado (el nombre) y haga clic en Eliminar campo.

  3. Haga clic en para confirmar la eliminación.

Eliminar un campo Memo en la vista Diseño

  1. Abra la base de datos y en el panel de navegación, haga clic en la tabla que desea cambiar y haga clic en Vista Diseño.

  2. Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo Memo y haga clic en Eliminar filas.

  3. Haga clic en para confirmar la eliminación.

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Referencia de propiedades de campo Memo

Al usar la vista Diseño para agregar un campo Memo a una tabla, puede establecer y cambiar un número de propiedades del campo. Esta tabla enumera las propiedades de campo Memo y describe lo que hace cada uno de ellos, como las implicaciones de establecer o cambiar las propiedades.

Propiedad

Uso

Formato

Escriba los caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentación. Formatos definidos aquí aparecen en las hojas de datos, formularios e informes.

Título

Especifica el nombre de campo de texto. Propiedad acepta hasta 2048 caracteres. Si no especifica un título, Access aplica el nombre de campo predeterminado.

Valor predeterminado

El valor especificado se asigna automáticamente a este campo cuando se agrega un nuevo registro. Por ejemplo, si se especifica un valor como "Escriba hasta 65 KB de texto." Si lo hace, ¿recordar a los usuarios que pueden introducir 255 caracteres.

Regla de validación

Especifica los requisitos de los datos introducidos en un registro, campo o control. Cuando escribe datos que infringe la regla definida para el campo, puede usar la propiedad texto de validación para especificar el mensaje de error resultante. Longitud máxima: 2048 caracteres.

Para obtener más información sobre el uso de reglas de validación, vea el artículo restringir la entrada de datos mediante una regla de validación.

Texto de validación

Especifica el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validación. Para obtener más información sobre cómo crear reglas de validación, vea el artículo restringir la entrada de datos mediante una regla de validación.

Necesario

Cuando se establece en , debe escribir un valor en el campo o en los controles enlazados al campo y el valor no puede ser Null.

Permitir longitud cero

Cuando se establece en Sí, puede escribir cadenas de longitud cero en un campo. Una cadena de longitud cero no contiene caracteres y usarlos para indicar que sabe que no hay ningún valor para un campo. Escriba una cadena de longitud cero escribiendo dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").

Indizado

Puede usar índices para acelerar las consultas, ordenar, y las operaciones de agrupamiento se ejecuten en grandes cantidades de datos. También puede usar índices para impedir que los usuarios especifiquen información duplicada. Opciones:

  • No: desactiva la indización (predeterminado)

  • Sí (con duplicados): Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede tener nombres y apellidos duplicados.

  • Sí (sin duplicados):  Indiza el campo y no permite valores duplicados.

Compresión Unicode

Access usa Unicode para representar datos en los campos de texto, Memo e hipervínculo. Unicode ocupa más espacio de almacenamiento porque usa 2 bytes por carácter en lugar de uno. Para reducir el tamaño de archivo, el valor predeterminado de la propiedad Compresión Unicode para un campo de texto, Memo o hipervínculo es . Cuando se establece en , cualquier carácter cuyo primer byte es 0 se comprimen cuando se almacenan y sin comprimir cuando se recuperan.

Datos de un campo Memo no se comprimen a menos que requiera 4.096 bytes o menos de espacio de almacenamiento tras la compresión. Como resultado, el contenido de un campo Memo se comprima en un registro, pero no se comprima en otro registro.

Modo IME

Especifica un Editor de métodos de entrada, una herramienta para usar las versiones de Access en inglés con archivos creados en japonés o coreano. Valor predeterminado: Sin Control. Para obtener más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.

Modo de oraciones IME

Especifica el tipo de datos que se puede escribir con un Editor de métodos de entrada. Para obtener más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.

Etiquetas inteligentes

Especifique una o más etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Etiquetas inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos en un campo y le permiten realizar acciones en función de ese tipo. Por ejemplo, en un campo de dirección de correo electrónico, una etiqueta inteligente puede iniciar un nuevo mensaje de correo o agregar la dirección a una lista de contactos.

Haga clic en Botón Generador para ver una lista de etiquetas inteligentes disponibles.

Formato del texto

Habilita o deshabilita la edición de texto enriquecido. Seleccione Texto enriquecido para habilitar la edición de texto enriquecido.

Nota: Si habilita la edición de texto enriquecido para el campo y, a continuación, enlaza un control de cuadro de texto al campo, también debe habilitar la edición de texto enriquecido del control.

Alineación del texto

Especifica la alineación de los datos en un campo Memo. Tiene estas opciones:

  • General: Alinea el texto a la izquierda, números y fechas a la derecha

  • Izquierda: alinea el texto, fechas y números a la izquierda

  • Center: centra todos los números, fechas y texto

  • Derecha: alinea el texto, fechas y números a la derecha

  • Distribuir: justifique todo texto, fechas y números uniformemente con respecto a ambos lados del cuadro de texto o campo

Sólo anexar

Determina si se va a realizar un seguimiento de los cambios de valor de campo.

Existen dos opciones:

  • : seguimiento de los cambios. Para ver el historial de valor de campo, haga clic en el campo y, a continuación, haga clic en Mostrar historial de columna.

  • No: no se realiza un seguimiento de cambios.

Advertencia: Establecer esta propiedad en No elimina el historial de valor de campo existente.


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