Usar un buzón de sitio para colaborar y coordinar el correo electrónico del equipo

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Las organizaciones y los equipos dentro de las organizaciones suelen tener varios subprocesos de correo electrónico cada uno. Es fácil que las líneas se crucen, la información se pierda o se deseche y para que la comunicación se interrumpa. Los buzones de sitio pueden ayudarle a coordinar y almacenar el correo electrónico del equipo o del proyecto en un solo lugar, para que todos los miembros del equipo puedan ver toda la comunicación.

Importante: La característica de buzón de sitio en SharePoint Online está en desuso a partir de marzo de 2017. Esta característica se quitará por completo en una versión futura. Las nuevas organizaciones de SharePoint Online ya no tienen acceso a la característica de buzón de sitio. Las organizaciones de SharePoint Online existentes ya no pueden crear nuevos buzones de sitio. Cualquier buzón de sitio que se configure e implementó antes de marzo, 2017 seguirá funcionando.
Le proporcionaremos un proceso para ayudar a la transición de sus sitios de buzones de sitio existentes a un grupo de Office 365 en septiembre de 2017. Si actualmente usa la característica de buzón de sitio en SharePoint Online, debería considerar cambiar a Office 365 grupos en su lugar para admitir escenarios de colaboración de correo electrónico. Para obtener más información, vea usar los grupos de Office 365 en lugar de los buzones del sitio.

Nota: La característica de buzón de sitio seguirá siendo compatible, pero está en desuso en los productos de SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 y SharePoint Server 2010. Se recomienda a los clientes explorar los buzones compartidos como una alternativa a los buzones del sitio.

En el Inicio rápido, haga clic en Buzón.

Buzón en el Inicio rápido

El buzón de sitio se abre como una segunda e independiente estructura de carpetas y bandeja de entrada junto a su cuenta de correo electrónico personal. El correo enviado a y desde la cuenta de buzón de sitio se comparte entre todos los usuarios que tengan permisos de colaborador en el sitio de SharePoint.

Configuración del buzón del sitio

Puede Agregar un buzón de sitio como destinatario de correo, enviar correo desde el buzón o agregarlo a sus favoritos. Para agregar un buzón a un sitio, vea Agregar una aplicación de buzón de sitio para mantener el correo electrónico en contexto en un sitio. El sitio debe estar habilitado para correo. Si no lo está, póngase en contacto con el administrador.

Cuando incluye el buzón de sitio en una conversación de correo electrónico importante, se almacena una copia de la información de ese subproceso en una ubicación a la que puede acceder cualquier usuario del equipo.

Agregue el buzón de sitio en la línea para, CC o CCO de un mensaje de correo electrónico.

Mensaje de correo electrónico con el buzón de sitio incluido en el campo CC.

Puede Agregar la dirección de correo electrónico del buzón del sitio a cualquier grupo de contactos del equipo o a las listas de distribución. De este modo, el correo electrónico relevante se almacena automáticamente en el buzón del sitio del equipo.

Al escribir y enviar correo electrónico desde el buzón del sitio, aparece como si lo proviniera de usted.

Todos los usuarios con permisos de colaborador en un sitio pueden tener acceso al buzón de sitio, por lo que varias personas pueden trabajar en conjunto para redactar un mensaje de correo electrónico.

Para redactar un mensaje, haga clic en nuevo correo.

Botón Correo nuevo en los buzones de sitio.

Se abrirá un nuevo mensaje en el buzón del sitio.

Agregar direcciones a un correo electrónico en el buzón del sitio

Si usa la lista Favoritos en Outlook, le resultará útil incluir carpetas del buzón de sitio en la lista Favoritos.

En Outlook, puede hacer clic con el botón secundario en una carpeta del buzón del sitio, como la bandeja de entrada, y hacer clic en Mostrar en favoritos. Si tiene dos carpetas en la lista de favoritos con el mismo nombre (por ejemplo, dos bandejas de entrada), Outlook agrega automáticamente el nombre del buzón al nombre de la carpeta (por ejemplo, "bandeja de entrada: HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") para que pueda identificar qué carpeta es que.

Para obtener más información sobre los favoritos de Outlook, vea mantener carpetas de correo de uso frecuente en favoritos.

Colaborar con el equipo mediante el buzón de sitio

Su equipo puede usar un buzón de sitio para colaborar en la redacción de un mensaje de correo electrónico importante o en la recopilación de conversaciones de correo electrónico de nivel relevante. Su equipo también puede compartir documentos importantes de forma segura mediante un buzón de sitio.

Después de configurar un buzón de sitio para el sitio, se crea una nueva cuenta de correo con el nombre del sitio. Por ejemplo, un sitio de grupo usa la dirección URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. La dirección de correo electrónico de ese buzón de sitio es HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Mosaico de elemento web

Muchos equipos tienen conversaciones a través de mensajes de correo electrónico regularmente. A menudo, estas conversaciones dan como resultado información que puede resultar útil en cualquier parte de la línea. Puede reenviar el correo electrónico más útil dentro del subproceso al buzón del sitio para conservarlo. Todos los usuarios que tengan permisos de colaboración en el sitio podrán abrir el buzón del sitio y ver el mensaje. Los miembros del equipo pueden abrir más tarde el buzón del sitio, buscar en el correo electrónico capturado en esa cuenta y ver el historial del problema en cuestión.

Otra idea para recopilar estas conversaciones de correo electrónico de nivel de equipo es enviar la dirección de correo electrónico del buzón del sitio al enviar un mensaje de correo electrónico al equipo. También puede Agregar la dirección de correo electrónico del buzón del sitio a un grupo de contactos o a una lista de distribución para que se incluya automáticamente siempre que envíe correo al equipo.

Mensaje de correo electrónico con el buzón de sitio incluido en el campo CC.

Si almacena los documentos de su equipo en el sitio de SharePoint, puede usar la aplicación de buzón de sitio para compartir esos documentos con los usuarios que tienen acceso al sitio.

Importante: Cuando los usuarios ven un buzón del sitio en Outlook, ven una lista de todos los documentos de las bibliotecas de documentos de ese sitio. Los buzones de sitio presentan la misma lista de documentos a todos los usuarios, por lo que algunos usuarios pueden ver documentos que no tienen acceso para abrir.

Si está usando Exchange, los documentos también aparecen en una carpeta de Outlook, lo que facilita aún más la retransmisión de documentos a otros usuarios.

Reenviar un documento desde el buzón de sitio

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