Usar un buzón de sitio para colaborar y coordinar el correo electrónico de grupo

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Organizaciones y equipos dentro de las organizaciones, suelen tienen varios subprocesos de correo electrónico distinta, vaya a la vez. Es fácil para líneas a cruz, información para obtener perdidos o que se pasa por alto y para la comunicación dividir. Buzones del sitio pueden ayudarle a coordinar y almacenar grupo o correo electrónico relacionado con el proyecto en un solo lugar, para que todos los miembros del equipo puedan ver todas las comunicaciones.

Importante: La característica de buzón de sitio en SharePoint Online que se está obsoleta a partir de marzo de 2017. Esta característica se quitarán por completo en una versión futura. Nuevas SharePoint Online organizaciones ya no tienen acceso a la característica de buzón de sitio. Organizaciones de SharePoint Online existente ya no pueden crear nuevos buzones de sitio. Cualquier buzón de sitio que se ha configurado e implementado antes de marzo de 2017 seguirán funcionando.
Proporcionamos un proceso para ayudar a sus sitios de buzón de sitio existente para un grupo de Office 365 de transición en septiembre de 2017. Si actualmente usa la característica de buzón de sitio en SharePoint Online, considere la posibilidad de cambiar a Office 365 grupos en su lugar para admitir los escenarios de colaboración de correo electrónico. Para obtener más información, vea Usar Office 365 grupos en lugar de buzones del sitio.

Nota: La característica de buzón de sitio sigue estando disponible en productos de SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 y SharePoint Server 2010.

En el Inicio rápido, haga clic en Buzón.

Buzón en el Inicio rápido

Se abre el buzón del sitio como una estructura de bandeja de entrada y la carpeta independiente, segunda junto a su cuenta de correo electrónico personal. Correo enviado a y desde la cuenta de buzón de sitio se comparte entre todos los que tienen permisos de colaborador en el sitio SharePoint.

Configurar el buzón de sitio

Puede agregar un buzón de sitio como un destinatario de correo, enviar correo desde el buzón de correo o agregar a Favoritos. Para agregar un buzón de sitio, vea Agregar una aplicación de buzón de sitio para mantener el correo electrónico en contexto en un sitio. El sitio debe estar habilitado para correo. Si no es, póngase en contacto con el administrador.

Cuando se incluye en un subproceso de correo electrónico importantes, una copia de la información del buzón del sitio en que subproceso se almacena en una ubicación que puede tener acceso a cualquier persona en el equipo.

Agregar el buzón del sitio en la línea para, CC o CCO de un mensaje de correo electrónico.

Mensaje de correo electrónico con el buzón de sitio incluido en el campo CC.

Puede agregar la dirección de correo electrónico del buzón de sitio a los grupos de contactos de grupo o listas de distribución. De este modo, correo electrónico relevante automáticamente se almacena en buzón del sitio del equipo.

Al escribir y enviar correo electrónico desde el buzón del sitio, parece que proviene de usted.

Todos los usuarios con permisos de colaborador en un sitio pueden tener acceso al buzón del sitio, para que varias personas puedan trabajar conjuntamente para hacer un borrador de un mensaje de correo electrónico.

Para redactar un mensaje, haga clic en Nuevo correo.

Botón Correo nuevo en los buzones de sitio.

Se abrirá un nuevo mensaje en su buzón de sitio.

Agregar direcciones a un correo electrónico en el buzón del sitio

Si usa la lista Favoritos en Outlook, le resultará útil incluir carpetas del buzón de sitio en la lista Favoritos.

En Outlook, puede haga clic en una carpeta de buzón de sitio, como la Bandeja de entrada y, a continuación, haga clic en Mostrar en Favoritos. Si tiene dos carpetas en la lista de favoritos con el mismo nombre (por ejemplo, dos bandejas de entrada), Outlook agrega automáticamente el nombre del buzón en el nombre de carpeta (por ejemplo, "Bandeja de entrada: HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") para que pueda identificar qué carpeta es que.

Para obtener más información sobre los favoritos de Outlook, vea las carpetas de correo de mantener usado en Favoritos.

Colaborar con su equipo con el buzón del sitio

Su equipo puede usar un buzón de sitio para colaborar en redactar un mensaje de correo electrónico importantes o recopilar conversaciones de correo electrónico de nivel de grupo relevantes. Su equipo también puede compartir documentos importantes segura mediante un buzón del sitio.

Después de un buzón de sitio está configurado para su sitio, una nueva cuenta de correo electrónico se crea con el nombre del sitio. Por ejemplo, un sitio de grupo utiliza la dirección URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. La dirección de correo electrónico de dicho buzón de sitio es HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Mosaico de elemento web

Muchos equipos Converse a través de mensajes de correo electrónico de forma regular. A menudo estas conversaciones resultado información que puede ser una referencia útil en algún lugar hacia abajo de la línea. Puede reenviar el correo electrónico más útil desde el subproceso al buzón de sitio para mantenerlo. Todos los usuarios que tiene permisos de colaborador para el sitio, a continuación, están posible abrir el buzón del sitio y ver el mensaje. Los miembros del equipo más adelante pueden abrir el buzón del sitio, buscar por correo electrónico capturada en esa cuenta y ver el historial del problema en cuestión.

Otra idea para recopilar estas conversaciones de correo electrónico de nivel de grupo es CC: la dirección de correo electrónico del buzón de sitio cuando envía un mensaje de correo electrónico al equipo. También puede agregar la dirección de correo electrónico del buzón de sitio a un grupo de contactos o una lista de distribución, para que se incluyen automáticamente cada vez que envía un mensaje a su equipo.

Mensaje de correo electrónico con el buzón de sitio incluido en el campo CC.

Si almacenar los documentos de su equipo en el sitio de SharePoint, puede aprovechar la aplicación de buzón de sitio para compartir los documentos con aquellos que tienen acceso al sitio.

Importante: Cuando los usuarios ven un buzón de sitio en Outlook, verán una lista de todos los documentos en bibliotecas de documentos del sitio. Buzones del sitio presentan la misma lista de documentos a todos los usuarios, por lo que algunos usuarios pueden ver los documentos no tienen acceso al abrir.

Si usa Exchange, aparecen los documentos en una carpeta de Outlook, facilitará aún reenviar documentos a otras personas.

Reenviar un documento desde el buzón de sitio

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