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Usar tareas de proyecto en Business Contact Manager

Para ayudarle a completar un proyecto profesional, puede dividirlo en una serie de tareas de proyecto que se pueden organizar en el orden en que se deben realizar y se pueden asignar a los miembros del equipo.

Para cada tarea, asigne una fecha de inicio y una fecha de vencimiento. A medida que avance en una tarea, puede actualizar el nivel de finalización. Con esta información, puede ver el proyecto profesional como un gráfico de barras que se muestra en una escala de tiempo. Esto te ofrece un aspecto visual de dónde estás en el proceso y cuánto más te parece.

En este artículo se explica cómo crear, asignar, actualizar y realizar un seguimiento de las tareas del proyecto.

Para obtener información sobre cómo eliminar registros, incluidas las tareas del proyecto, vea eliminar registros de Business Contact Manager.

¿Qué desea hacer?

Crear y asignar una tarea de proyecto

Actualizar una tarea de proyecto que está asignada a usted

Realizar un seguimiento de las tareas del proyecto que están vinculadas a su proyecto profesional

Gráfico de tareas del proyecto en una escala de tiempo

Crear y asignar una tarea de proyecto

Al crear un proyecto profesional, como una presentación de ventas, puede incluir varias tareas del proyecto. Por ejemplo:

  • Organizar un espacio de presentación

  • Proporcionar actualizaciones representadas

  • Crear, producir y entregar materiales de ventas.

Puede asignar estas tareas a cualquier persona con la que haya compartido su base de datos de Business Contact Manager.

Nota: No puede vincular archivos o mensajes de correo electrónico a las tareas del proyecto, pero puede adjuntar elementos como archivos y mensajes de correo electrónico en la sección Comentarios de un registro de tareas de proyecto.

Crear una nueva tarea de proyecto

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de proyectos.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo nuevo , haga clic en nueva tarea de proyecto.

Completar el formulario de tareas de proyecto

El formulario de tareas de proyecto incluye páginas generales y de detalles . La página general se muestra de forma predeterminada.

Página general

Puede usar esta vista para registrar información sobre su tarea de proyecto, como a quién está asignada la tarea de proyecto, el proyecto profesional vinculado y la fecha de vencimiento, el estado.

Sección información de la tarea del proyecto
  1. En el cuadro asunto , escriba un nombre para la tarea de proyecto (obligatorio).

  2. Asignar la tarea de proyecto a un miembro del equipo o empleado    Haga clic en el nombre de la persona en la lista asignado a .

    Nota: Los nombres de la lista asignada a son los empleados con los que ha compartido la base de datos de Business Contact Manager. Para obtener información sobre cómo compartir la base de datos, vea compartir los datos de Business Contact Manager con otros usuarios.

Sección de proyecto vinculado
  1. Haga clic en el botón vincular a para seleccionar el proyecto profesional al que está vinculada esta tarea de proyecto (obligatorio).

    Nota: Una tarea de proyecto solo se puede vincular a un proyecto profesional. Si ha creado esta tarea de proyecto desde un formulario de proyecto profesional, esta información ya se ha introducido.

Sección configuración de la tarea del proyecto
  1. En los cuadros fecha de Inicio y fecha de vencimiento , escriba las fechas de inicio y de vencimiento de la tarea.

    La información sobre la fecha de inicio se agrega a la parte superior del registro, debajo de la cinta de opciones.

  2. Haga clic en una descripción del estado de la tarea de proyecto en el cuadro Estado .

  3. En el cuadro % completado , escriba un número entre 0 y 100.

  4. Seleccione la casilla requiere atención si esta tarea de proyecto requiere atención de la persona a la que está asignada.

La tarea se agrega a la lista de tareas de la persona en la barra de tareas pendientes de Outlook.

  1. En el cuadro prioridad , seleccione un nivel de prioridad, baja, normal o alta, para la tarea de proyecto.

Para personalizar la lista, haga clic en editar esta lista

  1. Active la casilla aviso para establecer un aviso para el propietario de esta tarea de proyecto y, a continuación, haga clic en la flecha y seleccione una fecha y hora.

Sección Comentarios
  1. Escriba o pegue comentarios o adjunte archivos u otros elementos de Outlook, como mensajes de correo electrónico, en el campo comentarios .

    Nota: Los archivos adjuntos y los elementos de Outlook aparecen en el campo Comentarios. Los elementos no se enumeran en la página historial del proyecto profesional vinculado.

  2. Haga clic en el botón Agregar marca de tiempo para agregar la fecha y la hora a los comentarios.

  3. Si ya ha terminado de especificar información sobre la tarea de proyecto, haga clic en guardar & cerrar. En caso contrario, continúe con la siguiente sección de este artículo.

Página de detalles

Puede usar esta página para registrar la fecha de finalización, las horas de trabajo completadas y cualquier kilometraje que se pueda reembolsar o al que deba realizarse un seguimiento.

  1. Para mostrar la página detalles, en la cinta de opciones, en el grupo Mostrar , haga clic en detalles.

  2. Escriba la fecha en la que se completó la tarea de proyecto en el cuadro fecha de finalización .

  3. Escriba el número de horas de trabajo total estimado para esta tarea en el cuadro trabajo total .

  4. Escriba el número de horas de trabajo real en el cuadro trabajo real .

  5. En el cuadro kilometraje , especifique el kilometraje facturable para esta tarea de proyecto.

  6. Haga clic en Guardar y cerrar.

Sugerencia: Después de guardar la tarea de proyecto, los detalles de esa tarea se muestran en la sección información de tareas del proyecto del proyecto profesional vinculado.

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Asignar una tarea de proyecto

Nota: Solo puede asignar una tarea de proyecto a otra persona si la base de datos de Business Contact Manager se comparte con otros usuarios. Para obtener más información sobre la base de datos, vea compartir datos de Business Contact Manager con otros usuarios.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de proyectos.

  2. En el panel lista, haga clic en la pestaña tareas de proyecto y, a continuación, haga doble clic en la tarea de proyecto para abrirla.

  3. En el registro de tareas de proyecto, en la lista asignada a , haga clic en un nombre.

    Nota: Solo verá los nombres en la lista asignada a si ha compartido la base de datos con otros usuarios.

  4. Haga clic en Guardar y cerrar.

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Actualizar una tarea de proyecto que está asignada a usted

Para mantener el progreso del proyecto profesional actualizado, es necesario actualizar las tareas del proyecto cuando usted y sus compañeros de trabajo realicen el trabajo en esas tareas. Cuando se le asigna una tarea de proyecto, puede verla en la barra tareas pendientes de Outlook.

¿Cómo?

  1. En Outlook, en la cinta de opciones, haga clic en la pestaña vista .

  2. En el grupo diseño , haga clic en barra tareas pendientesy, a continuación, haga lo siguiente:

  3. Si no se muestra la barra tareas pendientes, haga clic en normal.

  4. Si la lista de tareas no está incluida en la barra tareas pendientes, repita los pasos anteriores y, a continuación, haga clic en lista de tareas.

Actualizar una tarea de proyecto

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de proyectos.

  2. En el panel lista, en la pestaña tareas de proyecto , haga doble clic en la tarea de proyecto para abrirla.

  3. En la sección configuración de la tarea del proyecto , actualice el estado actual, el porcentaje completado y si la tarea necesita atención del propietario del proyecto profesional.

  4. En la sección comentarios , puede pegar Comentarios de otros archivos o escribir directamente comentarios en este campo. Haga clic en el botón Agregar marca de tiempo para agregar una fecha y una hora a los comentarios.

  5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Nota: Después de guardar el registro de tareas de proyecto, la información más reciente de esta tarea se muestra en la sección información de tareas del proyecto del registro de proyecto profesional vinculado.

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Realizar un seguimiento de las tareas del proyecto que están vinculadas a su proyecto profesional

Si es el propietario de un proyecto profesional, puede realizar un seguimiento del progreso de las tareas del proyecto visualizando los gadgets de tareas de proyecto, como tareas de proyecto-vencido o consultando las tareas del proyecto en la sección información de tareas del proyecto de un registro de proyecto profesional.

El gadget tareas de proyecto muestra información acerca de todas las tareas de proyectos de todos los proyectos profesionales.

Para obtener información sobre cómo mostrar los gadgets en el área de trabajo administración de proyectos, vea usar gadgets en Business Contact Manager.

Ver las tareas del proyecto en un proyecto profesional individual

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de proyectos.

  2. En el panel lista, en la pestaña proyectos profesionales , haga doble clic en el proyecto profesional que desea revisar.

    En la sección información de tareas del proyecto , se muestra información sobre cada tarea del proyecto. Puede hacer doble clic en cualquier tarea de proyecto para abrirla y ver información más detallada.

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Gráfico de tareas del proyecto en una escala de tiempo

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de proyectos.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Informes.

  3. En el grupo Administración de proyectos , haga clic en tareas de proyectoy, a continuación, seleccione tareas de proyecto-todas.

  4. En la ventana del informe, en la cinta de opciones, en el grupo ordenar y filtrar , haga clic en filtro.

  5. En el cuadro de diálogo filtrar tareas de proyecto , haga clic en la pestaña filtro avanzado .

  6. En la lista nombre de campo , haga clic en vinculado a. En la lista comparación , haga clic en es iguala y, a continuación, en el cuadro Comparar con , escriba el nombre del proyecto profesional del que está realizando un seguimiento.

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar , haga clic en gráfico.

    Las tareas de proyecto del proyecto profesional se muestran como barras de tareas verdes en una escala de tiempo. Una línea negra dentro de una barra de tareas indica el porcentaje de la tarea que se ha completado.

Sugerencia: Puede mostrar elementos adicionales del gráfico. En la cinta de opciones, en el grupo gráfico , haga clic en etiquetasy, a continuación, seleccione las etiquetas que desea mostrar.

Para obtener más información acerca de los informes y los filtros, consulte usar informes y gráficos en Business Contact Manager y filtrar registros en Business Contact Manager.

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Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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