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Usar reglas para crear un mensaje de Fuera de la oficina

Usar reglas para crear un mensaje de Fuera de la oficina

Solo determinados tipos de cuentas admiten la característica Respuestas automáticas (Fuera de la oficina). Si no ve el botón Respuestas automáticas, la cuenta de correo electrónico no admite esta característica. Pero si deja en ejecución Outlook mientras está ausente, puede usar reglas para responder automáticamente a los mensajes de correo electrónico. Las reglas también permiten reenviar mensajes de correo a otra cuenta, marcarlos como leídos o moverlos a una carpeta automáticamente. Para más información sobre cómo trabajar con reglas, vea Administrar mensajes de correo electrónico con reglas.

Usar reglas para responder a correos electrónicos entrantes cuando está ausente

Al hacer clic en Archivo en Outlook, debería ver una pantalla con un aspecto similar al siguiente:

Si no ve Respuestas automáticas, seleccione Reglas y alertas.

Si ve un botón que indica Respuestas automáticas, vea Enviar respuestas automáticas "Fuera de la oficina" en Outlook para PC. En caso contrario, siga estos pasos para crear una plantilla para responder a los mensajes y configure Outlook para responder a todos los mensajes que reciba.

Crear una plantilla de Fuera de la oficina

  1. En Outlook, cree un mensaje de correo electrónico.

  2. Escriba un asunto y cuerpo del mensaje para la plantilla de Fuera de la oficina.

    Cree una plantilla para las respuestas de Fuera de la oficina.
  3. Seleccione Archivo > Guardar como.

  4. Asigne un nombre a la plantilla y, en la lista desplegable Guardar como tipo, seleccione Plantilla de Outlook (*.oft).

  5. Puede cambiar la ubicación de la plantilla, pero también puede elegir la ubicación predeterminada, que suele ser c:\usuarios\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Haga clic en Guardar.

Puede crear una plantilla siempre que esté fuera de la oficina o volver a usar una plantilla existente. Ahora ya puede usar esa plantilla para crear la regla de Fuera de la oficina.

Crear una regla de Fuera de la oficina

  1. Seleccione Archivo > Administrar reglas y alertas.

  2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas de la pestaña Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.

    Cree una nueva regla
  3. En Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Aplicar regla a los mensajes que reciba y, después, en Siguiente.

  4. Para responder a todos los mensajes de correo que reciba, deje los cuadros Paso 1 y Paso 2 sin cambiar y haga clic de nuevo en Siguiente. Haga clic en cuando Outlook le pregunte si quiere aplicar esta regla a todos los mensajes.

  5. En "¿Qué desea hacer con el mensaje?", en Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione reenviarlo usando una plantilla determinada:

  6. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en el texto subrayado para una plantilla determinada.

  7. En el cuadro Buscar en en la parte superior del cuadro Seleccione una plantilla de respuesta, seleccione Plantillas del usuario en el sistema de archivos.

  8. Seleccione la plantilla que creó anteriormente y, después, haga clic en Abrir y Siguiente.

  9. Puede agregar todas las excepciones necesarias y, después, hacer clic en Siguiente.

  10. Asigne un nombre a la regla, por ejemplo, “Fuera de la oficina”.

    De forma predeterminada, la opción Activar esta regla está seleccionada. Si está listo para activar la respuesta de Fuera de la oficina, haga clic en Finalizar. En caso contrario, desactive esta casilla. Puede activar la regla en una fecha posterior.

Nota: Para que la regla envíe respuestas automáticas a los mensajes de correo electrónico mientras está ausente, debe dejar Outlook en ejecución.

Activar una regla

Si creó la plantilla y la regla de Fuera de la oficina varios días antes de que la necesitara, active la regla mediante los pasos siguientes.

  1. Seleccione Archivo > Administrar reglas y alertas.

  2. En la pestaña Reglas de correo electrónico del cuadro de diálogo Reglas y alertas, busque la regla que ha creado y active la casilla situada a la izquierda de la regla. Después, haga clic en Aceptar.

Crear una plantilla de Fuera de la oficina

  1. En Outlook, cree un mensaje de correo electrónico.

  2. Escriba un asunto y cuerpo del mensaje para la plantilla de Fuera de la oficina.

    Cree una plantilla para las respuestas de Fuera de la oficina.
  3. Seleccione Archivo > Guardar como.

  4. Asigne un nombre a la plantilla y, en la lista desplegable Guardar como tipo, seleccione Plantilla de Outlook (*.oft).

  5. Puede cambiar la ubicación de la plantilla, pero también puede elegir la ubicación predeterminada, que suele ser c:\usuarios\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Haga clic en Guardar.

Puede crear una plantilla siempre que esté fuera de la oficina o volver a usar una plantilla existente. Ahora ya puede usar esa plantilla para crear la regla de Fuera de la oficina.

Crear una regla de Fuera de la oficina

  1. Seleccione Herramientas > Reglas y alertas.

  2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas de la pestaña Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.

    Cree una nueva regla
  3. En Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Aplicar regla a los mensajes que reciba y, después, en Siguiente.

  4. Para responder a todos los mensajes de correo que reciba, deje los cuadros Paso 1 y Paso 2 sin cambiar y haga clic de nuevo en Siguiente. Haga clic en cuando Outlook le pregunte si quiere aplicar esta regla a todos los mensajes.

  5. En "¿Qué desea hacer con el mensaje?", en Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione reenviarlo usando una plantilla determinada:

  6. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en el texto subrayado para una plantilla determinada.

  7. En el cuadro Buscar en en la parte superior del cuadro Seleccione una plantilla de respuesta, seleccione Plantillas del usuario en el sistema de archivos.

  8. Seleccione la plantilla que creó anteriormente y, después, haga clic en Abrir y Siguiente.

  9. Puede agregar todas las excepciones necesarias y, después, hacer clic en Siguiente.

  10. Asigne un nombre a la regla, por ejemplo, “Fuera de la oficina”.

    De forma predeterminada, la opción Activar esta regla está seleccionada. Si está listo para activar la respuesta de Fuera de la oficina, haga clic en Finalizar. En caso contrario, desactive esta casilla. Puede activar la regla en una fecha posterior.

Nota: Para que la regla envíe respuestas automáticas a los mensajes de correo electrónico mientras está ausente, debe dejar Outlook en ejecución.

Activar una regla

Si creó la plantilla y la regla de Fuera de la oficina varios días antes de que la necesitara, active la regla mediante los pasos siguientes.

  1. Seleccione Herramientas > Reglas y alertas.

  2. En la pestaña Reglas de correo electrónico del cuadro de diálogo Reglas y alertas, busque la regla que ha creado y active la casilla situada a la izquierda de la regla. Después, haga clic en Aceptar.

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