Usar Office 365 grupos en lugar de buzones del sitio

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Buzones del sitio se han utilizado por muchas organizaciones como su herramienta de colaboración de elección. Venía con un buzón común para ayudarle a coordinar y almacenar el equipo o un proyecto de correo electrónico relacionado en una ubicación y un sitio de SharePoint para almacenar todos los archivos comunes. Sin embargo, tal y como se ha cambiado la forma personas colaboraron con los años, los clientes han solicitado una solución que promueve una forma más activa de colaboración. Por lo tanto, se han descartado buzones del sitio y aliente a mover a Office 365 grupos que proporcionan una experiencia de colaboración mucho más rica.

Para obtener más información acerca de esa decisión, vea Desaprobación de buzones del sitio.

Grupos en Office 365 le permiten elegir un conjunto de personas que desea colaborar con y configurar fácilmente una colección de recursos para aquellas personas a compartir. No tiene que preocuparse por asignar permisos manualmente a todos los recursos porque proporciona agregar miembros al grupo automáticamente les proporciona los permisos que necesitan para las herramientas de su grupo.

Office 365 grupos ir más allá de lo que ofrecen e incluirán buzones del sitio:

  • Acceso de invitado: con buzones del sitio que no pudo proporcionar personas fuera de su organización acceso. Con los grupos pueden ofrecer acceso de los invitados a las conversaciones de correo electrónico, archivos e incluso OneNote Bloc de notas compartido.

  • Bandeja de entrada compartida - donde producirá las conversaciones que tradicionalmente tiene en el buzón. Esta bandeja de entrada compartida es que permite realizar búsqueda, por lo que crea un archivo de vida de los mensajes del grupo. Pueden buscar nuevos en el grupo o desplazarse hacia atrás por el historial para ponerse al día rápidamente en lo que se se comunica con el grupo de previamente.

  • Biblioteca de archivos compartidos - su grupo dispone de una biblioteca de archivos de SharePoint donde los usuarios pueden almacenar, compartir y colaborar en documentos, libros, presentaciones, imágenes o cualquier otro tipo de archivo que necesitan para trabajar en.

  • Calendario compartido - su grupo obtiene un calendario compartido para publicar los eventos relacionados con el grupo. Cada miembro que se ha suscrito al grupo automáticamente recibe una invitación a eventos publicados en el calendario para que los eventos también pueden aparecer en los calendarios de Office 365 si lo desean.

  • Bloc de notas de OneNote compartido - el grupo automáticamente tiene un bloc de notas de OneNote compartido donde los miembros del grupo pueden recopilar y colaboren en la información. Muchos grupos usar el Bloc de notas para crear un wiki vivos con las preguntas más frecuentes y otros recursos.

  • El contenido es reconocible: grupos en Outlook son públicos dentro de su organización de forma predeterminada, lo que significa que es fáciles a otras personas de su organización descubrir y unirse a o revisar los materiales en el grupo. Si el contenido del grupo es más sensible puede cambiar el grupo en privado, que oculta el contenido de miembros no y requiere que el propietario del grupo apruebe a cualquier solicitud para unirse a.

  • Creación de autoservicio: los administradores no tienen que obtener atasca por solicitudes de los usuarios para crear grupos. Los usuarios pueden crear sus propios grupos según sea necesario. Si desea controlar qué usuarios de su organización pueden crear grupos vea controlar quién puede crear grupos de Office 365.

Administración de directorios

Mantener el directorio bajo control es un problema de todos los administradores. Estas son algunas de las herramientas de que Office 365 grupos ofrecen para facilitar que:

  • Las políticas de nomenclatura, las políticas de nomenclatura le permiten definir qué son y no son aceptables nombres para los grupos. Que impide que los usuarios que le da irreverentes o prohibidos nombres a grupos. Además, puede aplicar prefijos estándar de la empresa o sufijos a los nombres de grupo.

  • Pertenencia dinámica - pertenencia dinámica le permite establecer la pertenencia a grupos por la regla, que agrega (o quita) los miembros del grupo basados en los metadatos (como el departamento o el rol) en active directory.

  • Oculta la pertenencia a grupos - si tiene una razón para que desee de la lista de miembros del grupo confidencial, por ejemplo, si los miembros son los estudiantes, puede ocultar la lista de miembros de terceros.

  • Permisos de creación - allí podrán que algunas personas de su organización que no desea que puedan crear nuevos grupos. Existen varias técnicas para administrar permisos de creación en el directorio.

  • Registros - de auditoría puede tener más confianza lo que permite a los usuarios crear grupos y administrar la pertenencia, registros de auditoría de grupos de Office 365 le permiten rastrear la persona que creó o eliminar un grupo determinado o realizado cambios en la pertenencia como miembro del grupo.

Administración de entrega

Administración de entrega le ofrece algunos métodos para controlar cómo deben enviarse o recibidos por el grupo de mensajes. Además, hay herramientas para supervisar el flujo de los mensajes.

  • Enviar como o enviar en nombre de: esta configuración permite que los usuarios especificados enviar correos electrónicos como si proceden o está en nombre del grupo.

  • Restricciones de remitente - estas opciones permiten controlar quién puede enviar mensajes al grupo. El grupo puede estar configurado para permitir que el correo electrónico de terceros, pero desea restringir a solo los participantes externos específicos.

  • Compatibilidad con usuarios externos - invitando a los invitados a su grupo que puede elegir que incluirlos en las conversaciones de correo electrónico en el grupo.

  • Reglas de transporte - funcionan las reglas de transporte para grupos simplemente como para Exchange. Pueden buscar las reglas para los mensajes que cumplan ciertas condiciones y, a continuación, pueden actuar en los mensajes.

  • Sugerencias de correo electrónico - sugerencias de correo electrónico son mensajes informativos que se muestra a los usuarios mientras está redactando un mensaje. Puede ayudar a reducir NDR al mensaje de advertencia de un usuario si su mensaje es probable que vaya a terceros o supere las cuotas de mensaje.

  • Varias direcciones proxy - un grupo puede tener alias como hace un buzón de usuario. Las direcciones del proxy adicionales pueden ser útil para aceptar los mensajes enviados a los otros alias o para facilitar la llegar a un grupo que lleva mucho tiempo o difíciles de nombre de la revisión ortográfica.

  • Capacidad máxima de enviar y recibir tamaño: estas cuotas pueden ayudar a reducir los problemas con el grupo recepción (o enviarlos) mensajes muy grandes para mejor administración requisitos de almacenamiento y ancho de banda.

Directivas de contenido

Office 365 proporciona algunas herramientas para administrar el tipo de contenido que obtiene compartido en su grupo.

Instrucciones de uso - podrá definir instrucciones sobre el uso de grupos de Office 365: informar a los usuarios sobre los procedimientos recomendados que le ayudan a conservar sus grupos eficaces y las conozcan directivas de contenido internas. Ver un ejemplo: Instrucciones sobre el uso de Microsoft clientes y socios.

Clasificación de datos - podrá crear un sistema de clasificación de datos que se puede personalizar para los grupos de Office 365 que permite separar de grupos por tipo de directiva (por ejemplo, "sin clasificar", "corporativa confidencial" o "máximo secreto"). De esta manera, los grupos pueden provocar las directivas de otro contenido de su organización. Directiva extensible permite a su organización configurar un extremo que se llama siempre que se cree o modifique un grupo, y, a continuación, puede implementar sus propias directivas para la creación de grupos o cambiar.

¿Por qué ¿estamos haciendo este cambio?

Buzones del sitio invita a una forma pasiva de colaboración. Con cada vez más importantes para equipos moderna de colaboración, nuestros clientes han solicitado cada vez más para las soluciones que proporcionan una experiencia de colaboración más activa. Por lo tanto, hemos decidido retirar buzones del sitio y promover el uso de grupos.

Introducción a grupos es fácil y se puede ejecutar en minutos.

Crear un sitio de grupo de SharePoint Online que viene con un grupo Office 365 siguiendo estos pasos:

  1. Ir a SharePoint Online. Puede acceder a ellos iniciar sesión en el portal de Office 365 en https://www.office.com, a continuación, haga clic en el iniciador de aplicaciones en la esquina superior derecha del explorador.

  2. Haga clic en Crear sitio + en la página de inicio de SharePoint y elija Sitio de grupo

  3. Escriba el nombre del nuevo sitio de grupo y la descripción, en el panel que aparece. Rellene los campos su organización requiere y haga clic en siguiente.

  4. Agregue los propietarios y miembros al sitio en el panel siguiente y haga clic en Finalizar. Puede agregar los mismos miembros que pertenecen a su clásica experiencia sitio de grupo.

El sitio de grupo de SharePoint Online recién creado ahora está listo para usar. Para obtener más detalles, vea crear un sitio de grupo de SharePoint Online .

Para obtener acceso a los grupos, haga clic en el iniciador de aplicaciones y vaya a correo. Encontrará una pestaña de grupos en carpetas y se creará un grupo para con el mismo nombre que el nombre del sitio en SharePoint. Este grupo aloja el buzón compartido en forma de un espacio de conversación, en la pestaña archivos que le ofrece una vista rápida de la página documentos desde el sitio de SharePoint, un calendario de grupo y un bloc de notas que también se puede ver desde el sitio de SharePoint.

Ya está listo para usar el grupo.

¿Qué sucede con Mis buzones del sitio existente?

Comprendemos que algunos usuarios pueden tener datos críticos en los buzones de sitio que necesitará para continuidad de las operaciones. Los buzones de sitio existentes continuarán funcionando como antes por el momento.

¿Qué pasa si estoy usando Project Online?

Si es un cliente de Project Online no podrá conectar con el sitio de grupo de SharePoint Online. Sin embargo, aún puede usar el sitio de grupo de proyecto de experiencia clásica que continuará funcionando menos la capacidad para crear un nuevo buzón de sitio. Si necesita una solución postal junto con el sitio, se recomienda que cree un nuevo grupo de Office 365 y utilizarlo para el correo electrónico. Para obtener más detalles, vea crear un grupo en Outlook .

Se está trabajando en una solución a largo plazo y se le notificará una vez que tenemos una resolución.

¿Qué es el siguiente?

Nos hemos iniciado para dar a conocer las herramientas de administración de inquilinos para conectar los sitios de grupo de SharePoint existentes a nuevos grupos de Office 365. Para obtener más información, vea esta entrada.

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En este artículo se actualizó por última vez en 10 de julio de 2018 como resultado de sus comentarios. Si se encuentra esta información útil y especialmente no tenía, utilice los siguientes controles de comentarios para hacernos saber cómo podemos hacerlo mejor.

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