Usar los filtros para modificar una vista de SharePoint

Usar los filtros para modificar una vista de SharePoint

El filtrado reduce el número de elementos que aparecen en una vista, de modo que solo se muestren los que se quiera ver. Un filtro selecciona los elementos que cumplan criterios específicos, como la ubicación, el tipo de elemento o un intervalo de precios. El uso de índices y filtros también puede ayudarle a volver a sus datos o evitar que superen el Umbral de vista de lista. Un filtro puede devolver datos por si mismo y también puede agruparse u ordenarse para obtener un mejor formato.

Los índices funcionan con filtros para aumentar su rendimiento. Si el número de elementos de la lista o biblioteca supera el Umbral de vista de lista, pero sigue siendo inferior a los 20 000 elementos, normalmente puede agregar índices a las columnas existentes. Después puede aplicar filtros para visualizar los datos de 5000 elementos en el Umbral de vista de lista.

Los filtros reducen la cantidad de datos devueltos seleccionando elementos en función de operaciones (como mayor o menor que) y datos coincidentes. Al crear una vista filtrada, la primera columna indexada en la expresión de filtro debería reducir el conjunto de datos en la mayor medida. Por ejemplo, filtrar un campo de fecha o de estado suele reducir considerablemente el conjunto de datos. Si tiene 15 000 elementos, es preferible que el primer índice devuelva menos de 5000 elementos. Si el conjunto de datos no tiene más de 5000 elementos, sigue siendo recomendable.

SharePoint selecciona la primera columna indexada de una consulta y usa luego el resto de las columnas para seleccionar los datos. Otras columnas que especifique en el filtro de vista se pueden o no indexar, pero la vista no usa esos índices, incluso si el resultado de la vista filtrada devuelve menos que el Umbral de vista de lista.

Por ejemplo, tiene una consulta: tamaño = grande AND color = rojo. En la lista, el tamaño no está indexado, pero el color sí. Siempre y cuando haya menos de 5000 elementos "rojos" en la lista, la consulta se realiza correctamente en una gran lista. Pero si tiene una consulta tamaño = grande OR color = rojo, aunque la base de datos pueda encontrar todos los elementos rojos, tendrá analizar la lista completa para encontrar todos los elementos grandes. Si se devuelven más de 5000 elementos, la consulta está limitada.

Si usa dos o más columnas en la expresión de filtro, el índice o índices determinantes deben usar un operador AND. Por ejemplo, si quiere devolver Perros desde una gran lista de animales. Tiene una columna no indexada denominada Especies donde tiene Perro como un valor. Si solo consulta Especies = Perro, la consulta está limitada. Pero si tiene una columna indexada con el nombre Clase, la consulta se convierte en Clase = Mamíferos AND Especies = Perro. También puede buscar gatos y perros con la consulta Clase = Mamíferos AND (Especies = PERRO OR Especies = Gatos). La segunda consulta selecciona todos los mamíferos y, después, filtra para perros y gatos.

Nota: Si mueve elementos a la Papelera de reciclaje, esos elementos se seguirán contando al determinar si la expresión de filtro supera el umbral de vista de lista. Si vacía la Papelera de reciclaje ya no se contarán. Para obtener más información, consulte Vaciar la papelera de reciclaje o restaurar archivos.

Si las columnas que va a usar para filtrar no tienen índices, deberá empezar creando índices. Para obtener más información, vea Agregar un índice a una columna de SharePoint.

Después de indizar una columna, puede agregarla cuando cree o modifique una vista y luego usarla para filtrar la vista. Antes de crear una vista, es posible que desee agregar más columnas a la lista para permitir mayor flexibilidad al ordenar, agrupar y filtrar. Para ordenar y filtrar, puede elegir columnas que estén en el conjunto de datos, pero no se visualicen.

Crear una vista

  1. Abra la lista o biblioteca donde quiera crear una vista.

  2. Según la versión, siga uno de estos procedimientos:

    • En SharePoint 2016, 2013, 2010 o en el modo clásico SharePoint Online, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca y, después, haga clic en Crear vista.

      El botón Crear vista de la biblioteca de SharePoint en la cinta.
    • En SharePoint Online o SharePointconectado al grupo, haga clic en la flecha abajo del botón Opciones de vista y, después, haga clic en Administrar vistas o Editar la vista actual.

      Menú de selección de vista con Administrar vistas seleccionado
      Editar la vista actual
  3. Desplácese hacia abajo hasta la sección Vistas y, después, haga clic en Crear vista.

  4. En la página Tipo de vista, haga clic en la vista que quiera usar. Si no está seguro, elija Vista estándar.

    Página Tipos de vistas
  5. Escriba un nombre de vista.

    Indicar un nombre y, opcionalmente, un nombre de archivo para la vista
  6. Edite la dirección web de la vista o acepte el valor predeterminado. Puede volver y cambiarlo más tarde.

  7. En la sección Filtro, haga clic en Mostrar elementos solo cuando se cumpla lo siguiente y, a continuación, elija la forma en que desea filtrar los elementos a partir de una de las columnas indizadas.

    Por ejemplo, para crear una vista únicamente de elementos que cambiaron hoy, elija la columna Modificado (indizado) y la condición es igual a y, a continuación, escriba [Hoy].

    En SharePoint Online, seleccione un campo indexado

    Nota: Si no ve ninguna columna que muestre (Indizado) después del nombre, significa que no tiene ninguna columna indizada disponible para esa lista o biblioteca. Primero deberá crear un índice simple o compuesto.

  8. Para limitar el número de elementos que se muestran en cada página, desplácese hacia abajo hasta Límite de elementos y establezca el valor Número de elementos que desea mostrar. Cuando se crea una vista, el número predeterminado de elementos que se mostrará es 30.

    Establecer el número de elementos para mostrar en la página Ver configuración
  9. Al establecer el límite de elementos en una página hay dos opciones:

    • Mostrar los elementos en lotes del tamaño especificado, que crea una presentación de los datos página por página que es de utilidad cuando se examinan los elementos de un modo no interactivo.

      Cuando hay más elementos que la configuración del límite, la visualización se pagina.

      Estilo Agrupar por

    • Limitar el número total de elementos mostrados a la cantidad especificada, crea un límite rígido que es posible que devuelva o no los resultados completos de la operación de filtrado. Esto puede ser útil al probar la vista, crear un prototipo o cuando solo quiere recuperar los valores principales en una vista.

  10. En Estilo, puede elegir Panel de vista previa para ver toda la información de los elementos de la lista en un formato de panel vertical. El panel de vista previa es uno de los Estilos de vista que puede elegir en Estilo al editar o crear una vista.

    Opciones de estilos en la página Ver configuración

    Puede desplazarse por los datos más rápidamente manteniendo el cursor sobre el título del elemento en un área a la izquierda de la página que permite el desplazamiento y así ver todos los valores de la columna del elemento actual en una lista vertical a la derecha de la página. Se muestran menos datos iniciales y esto ayuda a mostrar la vista más rápidamente. Este estilo también es muy útil cuando la lista es extensa o tiene muchas columnas, y es necesario desplazarse horizontalmente para ver los datos.

    Estilo Agrupar por

  11. Haga clic en Aceptar.

En una vista puede seguir algunos pasos más, pero esto es suficiente para ver los datos que han superado el Umbral de vista de lista si está bloqueado. También puede ordenar o agrupar por totales del conjunto, expandir carpetas y optimizar la visualización de vistas con un dispositivo móvil.

Para modificar una vista

  1. Abra la lista o biblioteca donde quiera crear una vista.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • En SharePoint 2016, 2013, 2010, o en el modo clásico SharePoint Online, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca, seleccione la vista en Vista actual y, después, haga clic en Modificar vista.

      Pestaña Biblioteca con Modificar vista resaltado
    • En SharePoint Online, haga clic en la flecha hacia abajo del botón Opciones de vista y, después, haga clic en Administrar vista actual.

      Menú de selección de vista con Administrar vistas seleccionado
  3. Desplácese hacia abajo hasta la sección Vistas y, después, haga clic en una vista.

  4. Después puede cambiar la configuración como se describe anteriormente en los pasos 5 a 9 del procedimiento Crear una vista.

  5. Haga clic en Aceptar.

Para que una vista filtre rápidamente a través de muchos elementos, la primera columna del filtro debe estar indexada. Otras columnas especificadas en el filtro de vista pueden o no estar indexadas, pero la vista no usa dichos índices. La primera columna del filtro debería devolver menos elementos que el Umbral de vista de lista.

Si la primera columna del filtro devuelve más elementos que el Umbral de vista de lista, puede usar un filtro con dos o más columnas. Cuando define una vista filtrada que usa dos o más columnas, use un operador Y para limitar el número total de elementos devueltos. Pero aun en ese caso, debe especificar como primera columna del filtro la columna que más probablemente devuelva la menor cantidad de datos. Cuando se usa un filtro O, casi siempre aumenta el número de elementos devueltos, lo que no sería eficaz en estas circunstancias.

Para obtener más información sobre las vistas, consulte Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.

Importante:  Aunque puede indexar una única columna de búsqueda para mejorar el rendimiento, no puede usar una columna de búsqueda indexada para evitar superar el Umbral de vista de lista. Use otro tipo de columna como índice primario o secundario.

Importante:  Si filtra una lista por un campo indexado, compruebe si hay elementos eliminados de la lista o la biblioteca en la papelera de reciclaje. Los elementos de la papelera de reciclaje cuentan en el Umbral de vista de lista y no se eliminan completamente de la base de datos back-end hasta que se quitan de la papelera de reciclaje. Si la cantidad total de elementos filtrados en la lista y en la papelera de reciclaje es superior al límite del Umbral de la lista, es posible que obtenga un conjunto incompleto de resultados, o que esté bloqueado. Para obtener más información, consulte Vaciar la papelera de reciclaje o restaurar archivos.

Puede usar dos palabras clave para filtrar según el día actual [Hoy] o el usuario actual [Yo]. Son dinámicas, ya que cambian con el usuario o la fecha.

Usar [Yo] puede ser útil si solo quiere ver sus documentos en una biblioteca de gran tamaño. [Yo] funciona en las columnas basadas en usuarios, como Creado por o Modificado por. Por ejemplo, para ver todos los documentos que ha creado, establezca un filtro en la columna Creado por con la expresión "es igual a" [Yo]. Si es un editor y quiere ver los últimos archivos en los que trabajó, establezca un filtro en la columna Modificado por con la expresión "es igual a" [Yo]. Para ver ambos, cree dos filtros conectados mediante O.

Filtros mediante [Yo]
Filtro que captura los documentos que usted ha creado o modificado.

La palabra clave [Hoy] funciona en las columnas basadas en la fecha. Puede usar reglas matemáticas para obtener rangos que cambien con la fecha de hoy. Por ejemplo, para ver todos los documentos modificados en los últimos 30 días, puede crear un filtro en la columna Fecha con la expresión "es mayor o igual a" [Hoy] - 30. Para no incluir el día actual, establezca un segundo filtro en la columna Fecha con la expresión "es menor que" [Hoy], y conéctelos con Y.

Filtrar mediante [Hoy]
Filtro que captura los archivos modificados en los últimos 30 días

También puede filtrar rápidamente desde la lista o biblioteca, sin añadir la sobrecarga de otra vista. Aquí no tiene la flexibilidad de configurar operadores tales como Mayor que o Es igual a. La lista de filtros procede de los datos de la columna. Por ejemplo, con una columna de departamentos, puede filtrar por departamento de recursos humanos o de TI.

  1. En la lista o biblioteca, mueva el puntero sobre el encabezado de la columna que quiere filtrar y haga clic en la flecha abajo.

  2. En la sección inferior del cuadro desplegable, haga clic en los valores que quiera aplicar al filtro. Si no aparece inicialmente, se mostrará una casilla de verificación con su selección.

    Haga clic en el encabezado de columna y elija el valor por el cual desea filtrar.
    SharePoint 2010, 2013 o 2016
    Haga clic en el encabezado de una columna para filtrar rápidamente
    SharePoint Online o en sitios conectados a grupos de SharePoint
  3. Cuando haya acabado y quiera que se vuelvan a mostrar todos los valores, haga clic en la flecha abajo, después haga clic en Borrar filtros [en el nombre de columna] y después haga clic en Cerrar.

A continuación se incluyen algunas sugerencias para las vistas típicas que funcionarían bien con columnas indizadas:

Para filtrar por:

Indizar la:

Por ejemplo:

Elementos modificados recientemente

Columna Modificado

Para ver solo los elementos que cambiaron en la última semana, aplique el filtro Modificadoes mayor que[Hoy]-7.

Nuevos elementos

Columna Creado

Para crear una vista únicamente con los elementos que se agregaron en la última semana, aplique el filtro Creadoes mayor que[Hoy]-7.

Mis elementos

Columna Creado por

Para crear una vista únicamente con los elementos agregados por usted, aplique el filtro Creado pores igual a[Yo].

Elementos que vencen hoy

Columna Fecha de vencimiento (creada personalmente en una lista o biblioteca)

Para crear una vista únicamente con los elementos que vencen hoy, aplique el filtro Fecha de vencimientoes igual a[Hoy].

Actualizaciones del panel de discusión

Columna Última actualización

Para crear una vista únicamente de las discusiones actualizadas en el último mes, aplique el filtro Última actualización es mayor que [Hoy]-30.

Almacenar archivos en una biblioteca de documentos

Fecha de modificación

Para crear una vista de los documentos que no cambiaron desde el año 2016 (que quiera archivar después), aplique el filtro La fecha de modificación es menor que el 31 de diciembre de 2016.

Buscar un subconjunto de datos financieros

Región, Año (como dos índices simples)

Para crear una vista de los datos financieros para la región noreste en 2015, aplique el filtro Región es igual a "NE" Y Año es igual a 2015 porque es probable que la columna Región tenga menos valores que la columna Año.

Nota: Incluso cuando se crea una vista filtrada en función de los índices de columna, si está sobre el Umbral de vista de lista, determinadas operaciones adicionales aún podrían bloquearse porque requieren tener acceso a toda la lista o biblioteca. Estas operaciones incluyen: agregar o eliminar un índice, crear una ordenación en la definición de vista; mostrar un total de columna; y agregar, actualizar o eliminar campos calculados. Si sucede esto, intente ejecutar la operación durante el Intervalo diario de horas, cuando los límites se levantan.

Tipos de columna admitidos

  • Una línea de texto

  • Opción (valor único)

  • Número

  • Moneda

  • Fecha y hora

  • Persona o grupo (valor único)

  • Metadatos administrados

  • Sí/No

  • Búsqueda

Tipos de columna no admitidos

  • Varias líneas de texto

  • Opción (multivalor)

  • Calculada

  • Hipervínculo o imagen

  • Columnas personalizadas

  • Persona o grupo (valor múltiple)

  • Datos externos

Le escuchamos

Creado el 30 de abril de 2017

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