Usar la plantilla de seguimiento de activos de Access

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Use la plantilla de seguimiento de activos de Access para realizar un seguimiento de los equipos, equipos de oficina o cualquier otro propietario o mantenimiento de los usuarios. Esta versión de una plantilla de Access popular también le permite buscar detalles de activos, mostrar u ocultar columnas, enviar mensajes de correo electrónico y asignar direcciones de propietarios de activos.

¿Desea ver un vídeo sobre cómo usar esta plantilla? Vea este artículo, use la plantilla base de datos de seguimiento de activos.

Nota: La plantilla de base de datos de seguimiento de activos se ha actualizado en los últimos años. Estas instrucciones hacen referencia a la última versión de la plantilla disponible para su descarga. Si los pasos siguientes no coinciden con lo que está viendo, probablemente esté utilizando una versión anterior de la plantilla.

Introducción

En este artículo, se describen los pasos básicos para usar la plantilla de seguimiento de activos.

Preparar la base de datos para su uso

  • Al abrir la base de datos por primera vez, Access muestra el formulario de bienvenida. Para evitar que este formulario se muestre la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla Mostrar la pantalla de bienvenida cuando se abra esta base de datos .

    Cierre el formulario de bienvenida para empezar a usar la base de datos.

  • Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, en la barra de mensajes, haga clic en habilitar este contenido.

    Para obtener más información sobre cómo habilitar el contenido de base de datos, vea el artículo decidir si se debe confiar en una base de datos.

Mostrar u ocultar activos retirados

Los activos reTirados son elementos que tienen una fecha de retirada o anterior a la fecha actual. Los activos pueden retirarse cuando están anticuados, han sido rotos o no se usan de algún otro modo. Puede mostrar u ocultar activos retirados en el formulario lista de activos.

  • En el formulario lista de activos , Active o desactive la casilla de verificación Mostrar retirado .

Buscar un activo o un contacto

El cuadro de búsqueda rápida le permite encontrar rápidamente un activo en el formulario lista de activos y un contacto en el formulario lista de contactos .

  • Escriba el texto que desea buscar en el cuadro búsqueda rápida y, a continuación, presione Entrar.

    Access filtra la lista para mostrar solo los registros que contienen el texto que ha buscado. Para volver a la lista completa, haga clic en borrar la búsqueda actual. (Se trata de la X dentro del cuadro de búsqueda).

Filtrar la lista de activos

En el formulario lista de activos , puede filtrar la lista de activos y guardar sus filtros favoritos para usarlos en el futuro.

  1. Aplique filtros haciendo clic con el botón secundario en el formulario y seleccionando los filtros que desee.

  2. Haga clic en Guardar filtro.

  3. En el formulario detalles de filtro , escriba un nombre de filtro y una descripción y, a continuación, haga clic en cerrar.

  4. Use el cuadro filtrar favoritos para aplicar un filtro guardado o haga clic en (borrar filtro) para quitar el filtro.

Mostrar u ocultar columnas

En el formulario lista de activos y el formulario lista de contactos , algunos campos (columnas) están ocultos de manera predeterminada. Para cambiar los campos que se muestran:

  1. Haga clic en Mostrar u ocultar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas , active la casilla de verificación situada junto a cada columna que desee mostrar. DesActive la casilla para ocultar la columna.

Mostrar detalles de activos o contactos

El formulario detalles de activos y el formulario detalles de contacto le permiten ver y escribir más información sobre un elemento. Para mostrar los datos de activos o el formulario detalles de contacto :

  • En el formulario lista de activos o en el formulario lista de contactos , haga clic en abrir junto al elemento que desea ver.

Agregar una imagen

En el formulario detalles de activos y el formulario detalles de contacto , puede Agregar imágenes y otros datos adjuntos.

  • Debajo del marco de imagen en el formulario detalles de activos , haga clic en Agregar o quitar datosadjuntos.

    Debajo del marco de imagen en el formulario detalles de contacto , haga clic en Editar imagen.

  • En el cuadro de diálogo datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  • En el cuadro de diálogo elegir archivo , vaya a la carpeta que contiene el archivo.

  • Seleccione el archivo que desee agregar y, a continuación, haga clic en abrir.

  • En el cuadro de diálogo datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos para cada elemento, incluidos tipos de archivo diferentes, como documentos u hojas de cálculo.

Agregar contactos de Microsoft Outlook

Si usa Microsoft Outlook, puede agregar contactos o propietarios de activos de ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario lista de contactos , haga clic en Agregar desde Outlook.

  2. En el cuadro de diálogo seleccionar nombres para agregar , seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

  3. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Mostrar un mapa de la dirección de un contacto

En el formulario detalles de contacto , si ha escrito una dirección postal para el contacto, puede mostrar un mapa de esa ubicación:

  • Haga clic en asignar esta dirección.

Mostrar informes

El seguimiento de activos incluye varios informes, incluidos todos los activos, detallesde activos, activosretirados, Libreta de direcciones de contactosy mucho más. Para mostrar un informe:

  • En el panel de navegación, en informes, haga doble clic en el informe que desea mostrar.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo crear un informe simple.

Modificar la base de datos de seguimiento de activos

Puede personalizar la base de datos de seguimiento de activos si agrega un nuevo campo a la tabla activos y, a continuación, agrega ese campo al formulario lista de activos , el formulario detalles de activos y el informe detalles de activos .

Agregar un campo a la tabla activos

  1. Cierre todas las pestañas abiertas.

  2. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla activos .

  3. Desplácese hacia la derecha hasta que vea la columna denominada Agregar nuevo campo. Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nombre del campo.

La primera vez que introduzca datos en la columna, Access establecerá automáticamente el tipo de datos.

Agregar un campo a un formulario o informe

Una vez que se ha agregado un campo a una tabla, puede agregarlo a un formulario o informe.

  1. Haga clic con el botón secundario en el formulario o informe en el panel de navegación y luego haga clic en vista presentación.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.

  3. Arrastre el campo que desee de la lista de campos al formulario o informe.

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×