Usar la plantilla de base de datos de activos de Access

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Usar la plantilla de base de datos de activos de Access para realizar un seguimiento de equipos, equipos de oficina o nada que es propietario o se mantienen los usuarios. Esta versión de una plantilla de Access popular también le permite buscar detalles de activos, mostrar u ocultar columnas, enviar mensajes de correo electrónico y asignar direcciones de los propietarios de activos.

Uso de la plantilla de base de datos Activos

Introducción

En este artículo se tratan los pasos básicos del uso de la plantilla de base de datos de activos.

Preparar la base de datos para su uso

  • Primera vez que abra la base de datos, Access muestra la página de introducción. Para impedir que esta página que muestra la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla de verificación Mostrar Introducción al abre esta base de datos.

    Cierre la página de introducción para empezar a utilizar la base de datos.

  • Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, utilice el procedimiento siguiente:

    1. En la Barra de mensajes, haga clic en Opciones.

    2. En el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Para obtener más información acerca de cómo habilitar el contenido de la base de datos, vea el artículo decidir si debe confiar en una base de datos.

Recopilar datos a través del correo electrónico

Puede recopilar información de activos de usuarios de correo electrónico mediante el envío de un formulario de entrada de datos en un mensaje de correo electrónico. Cuando los usuarios devuelvan el formulario completado, los datos se pueden procesar y almacenados en la lista de activos.

  1. En el formulario Lista de activos, haga clic en Recopilar datos.

  2. 2. siga las instrucciones del Asistente para recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico para recopilar datos de los destinatarios de correo electrónico especificada.

Mostrar u ocultar activos retirados

Activos retirados son elementos que tengan una fecha retirado iguales o anteriores a la fecha actual. Activos pueden convertirse en retiren cuando estén obsoleta, roto o lo contrario, sin usar. Puede mostrar u ocultar retirados activos en el formulario de lista de activos.

  • En el formulario Lista de activos, active o desactive la casilla de verificación Mostrar retirado.

Buscar un contacto o un activo

El cuadro de Búsqueda rápida le permite buscar rápidamente un activo en el formulario de Lista de activos y un contacto en el formulario Lista de contactos.

  • Escriba el texto que desea buscar en el cuadro de Búsqueda rápida y, a continuación, presione ENTRAR o haga clic en Ir.

    Access filtra la lista para mostrar solo los registros que contienen el texto que ha buscado. Para volver a la lista completa, haga clic en Mostrar todos los registros.

Filtrar la lista de activos

En el formulario Lista de activos, puede filtrar la lista de activos y guardar los filtros favoritos para usos futuros.

  1. Aplicar filtros haciendo clic en el formulario y seleccionar los filtros que desee.

  2. Haga clic en Guardar filtro.

  3. En el formulario Detalles del filtro, escriba un nombre de filtro y una descripción y, a continuación, haga clic en Cerrar.

  4. Use el cuadro de Favoritos de filtro para aplicar un filtro guardado, o haga clic en (Borrar filtro) para quitar el filtro.

Mostrar u ocultar columnas

En el formulario de Lista de activos y el formulario Lista de contactos, algunos campos (columnas) están ocultas de forma predeterminada. Para cambiar los campos que se muestran:

  1. Haga clic en Mostrar u ocultar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active la casilla de verificación junto a cada columna que desea mostrar. Desactive la casilla de verificación para ocultar la columna.

Detalles de activos de visualización o contacto

El formulario Detalles de activos y el formulario Detalles de contactos le permiten ver e introducir más información sobre un elemento. Para mostrar los Detalles de activos o el formulario Detalles de contacto:

  • En el formulario de Lista de activos o el formulario Lista de contactos, haga clic en Abrir junto al elemento que desea ver.

Agregar una imagen

En el formulario Detalles de activos y el formulario Detalles de contactos, puede agregar imágenes y otros datos adjuntos.

  • En el marco de imagen, haga clic en + / – imágenes.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  • En el cuadro de diálogo Elegir archivo, vaya a la carpeta que contiene el archivo.

  • Seleccione el archivo que desea agregar y, a continuación, haga clic en Abrir.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos para cada elemento, incluidos los distintos tipos de archivos, como documentos o las hojas de cálculo.

Agregar contactos de Microsoft Office Outlook 2007

Si usa Office Outlook 2007, puede agregar contactos o propietarios de activos desde ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario Lista de contactos, haga clic en Agregar desde Outlook.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar, seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

  3. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Mostrar un mapa de la dirección de un contacto

En el formulario Detalles de contactos, si ha especificado una dirección para el contacto, puede mostrar un mapa de esa ubicación:

  • Haga clic en mapa.

Mostrar informes

La base de datos de activos incluye varios informes, incluidos Todos los activos, Detalles de activos, Activos retirado, Libreta de direcciones de contacto y mucho más. Para mostrar un informe:

  • En el panel de navegación, en informes, haga doble clic en el informe que desea mostrar.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo crear un informe sencillo.

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×