Usar la plantilla de base de datos de Access Management Task

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Use la plantilla de base de datos de administración de tareas de Access para realizar un seguimiento de un grupo de elementos de trabajo que usted o su grupo deben completar. También puede buscar y filtrar detalles de la tarea, mostrar u ocultar columnas, enviar mensajes de correo electrónico y asignar direcciones de propietarios de tareas.

¿Desea ver un vídeo sobre cómo usar esta plantilla? Vea este artículo, use la plantilla de base de datos administración de tareas.

Nota: La plantilla de la base de datos de administración de tareas se ha actualizado en los últimos años. Estas instrucciones hacen referencia a la última versión de la plantilla disponible para su descarga. Si los pasos siguientes no coinciden con lo que está viendo, probablemente esté utilizando una versión anterior de la plantilla.

Uso de la base de datos

En este artículo, se describen los pasos básicos para usar la plantilla de base de datos de administración de tareas.

Preparar la base de datos para su uso

  • Al abrir la base de datos por primera vez, Access muestra el formulario de bienvenida. Para evitar que este formulario se muestre la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla Mostrar la pantalla de bienvenida cuando se abra esta base de datos .

    Cierre el formulario de bienvenida para empezar a usar la base de datos.

  • Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, en la barra de mensajes, haga clic en habilitar este contenido.

    Para obtener más información sobre cómo habilitar el contenido de base de datos, vea el artículo decidir si se debe confiar en una base de datos.

Buscar una tarea o un contacto

El cuadro de búsqueda rápida le permite encontrar rápidamente una tarea en el formulario lista de tareas o un contacto en el formulario lista de contactos .

  • Escriba el texto que desea buscar en el cuadro búsqueda rápida y, a continuación, presione Entrar.

    Access filtra la lista para mostrar solo los registros que contienen el texto que ha buscado. Para volver a la lista completa, haga clic en borrar la búsqueda actual. (Se trata de la X dentro del cuadro de búsqueda).

Filtrar la lista de tareas

En el formulario lista de tareas , puede filtrar la lista de tareas y guardar sus filtros favoritos para usarlas en el futuro.

  1. Aplique filtros haciendo clic con el botón secundario en el formulario y seleccionando los filtros que desee.

  2. Haga clic en Guardar filtro.

  3. En el formulario detalles de filtro , escriba un nombre de filtro y una descripción y, a continuación, haga clic en cerrar.

  4. Use el cuadro filtrar favoritos para aplicar un filtro guardado o haga clic en (borrar filtro) para quitar el filtro.

Mostrar u ocultar columnas

En el formulario de la lista de tareas y el formulario lista de contactos , algunos campos (columnas) están ocultos de manera predeterminada. Para cambiar los campos que se muestran:

  1. Haga clic en Mostrar u ocultar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas , seleccione el casilla de verificación junto a cada columna que desee mostrar. DesActive la casilla para ocultar la columna.

Mostrar detalles de tarea o contacto

El formulario detalles de la tarea y el formulario detalles de contacto le permiten ver y escribir más información sobre un elemento. Para mostrar el formulario detalles de la tarea o el formulario detalles de contacto :

  • En el formulario detalles de la tarea o en el formulario detalles de contacto , haga clic en abrir junto al elemento que quiera ver.

Agregar datos adjuntos

En el formulario detalles de la tarea y el formulario detalles de contacto , puede Agregar imágenes y otros datos adjuntos.

  • Debajo del marco de imagen en el formulario detalles de tarea , haga clic en Agregar o quitar datosadjuntos.

    Debajo del marco de imagen en el formulario detalles de contacto , haga clic en Editar imagen.

  • En el cuadro de diálogo datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  • En el cuadro de diálogo elegir archivo , vaya a la carpeta que contiene el archivo.

  • Seleccione el archivo que desee agregar y, a continuación, haga clic en abrir.

  • En el cuadro de diálogo datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos para cada elemento, incluidos tipos de archivo diferentes, como documentos u hojas de cálculo.

Agregar contactos de Microsoft Outlook

Si usa Microsoft Outlook, puede Agregar a los propietarios de tareas o contactos desde ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario lista de contactos , haga clic en Agregar desde Outlook.

  2. En el cuadro de diálogo seleccionar nombres para agregar , seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

  3. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Mostrar un mapa de la dirección de un contacto

En el formulario detalles de contacto , si ha escrito una dirección postal para el contacto, puede mostrar un mapa de esa ubicación:

  • Haga clic en haga clic para asignar.

Mostrar informes

La base de datos de tareas incluye varios informes, como tareas activas, detalles de tareas, Libreta de direcciones de contactosy mucho más. Para mostrar un informe:

  • En el panel de navegación, en informes, haga doble clic en el informe que desea mostrar.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo crear un informe simple.

Modificar la plantilla de la base de datos de administración de tareas

Personalice la base de datos de tareas agregando un nuevo campo a la tabla tareas y, a continuación, agregando ese campo al formulario lista de tareas , el formulario detalles de tarea y el informe detalles de tarea .

Agregar un campo a la tabla tareas

  1. Cierre todas las pestañas abiertas.

  2. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla tareas .

  3. Desplácese hacia la derecha hasta que vea la columna denominada Agregar nuevo campo. Haga doble clic en el encabezado de columna y, a continuación, escriba el nombre del campo.

La primera vez que introduzca datos en la columna, Access establecerá automáticamente el tipo de datos.

Agregar un campo a un formulario o informe

Una vez que se ha agregado un campo a una tabla, puede agregarlo a un formulario o informe.

  1. Haga clic con el botón secundario en el formulario o informe en el panel de navegación y luego haga clic en vista presentación.

  2. En la pestaña Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

  3. Arrastre el campo que desee de la lista de campos al formulario o informe.

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