Usar la plantilla de base de datos de Access de proyectos

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Por Michael Groh, MVP de acceso

Utilice la base de datos de administración de proyecto de Access 2007 para administrar proyectos y sus tareas asociadas y empleados. También puede buscar y filtrar los detalles del proyecto, escriba las tareas comunes y enviar o recibir datos a través de mensajes de correo electrónico.

La plantilla de la base de datos Proyectos

Uso de la base de datos

En este artículo se tratan los pasos básicos del uso de la plantilla de base de datos de escritorio de proyectos.

Preparar la base de datos para su uso

Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, utilice el procedimiento siguiente:

  1. En la Barra de mensajes, haga clic en Opciones.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para obtener más información acerca de cómo habilitar el contenido de la base de datos, vea el artículo decidir si debe confiar en una base de datos.

Agregar empleados

Para empezar a usar la plantilla de base de datos de proyectos, el primer paso es agregar a empleados, para que haya una persona para asignar los proyectos y las tareas a. Use este procedimiento para agregar manualmente los empleados o vea la siguiente sección para agregar a empleados de sus contactos de Outlook 2007.

  1. En el formulario Lista de proyectos, haga clic en Lista de empleados.

  2. En el formulario de Lista de empleados, rellene la información de cada empleado.

  3. Para escribir información más detallada sobre un empleado, haga doble clic en el nombre del empleado en el formulario de Lista de empleados y escriba la información en el formulario de Detalles del empleado .

  4. Haga clic en Cerrar para volver al formulario de Lista de proyectos.

Agregar contactos de Microsoft Office Outlook 2007

Si usa Office Outlook 2007, puede agregar a empleados desde ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario Lista de proyectos, haga clic en Lista de empleados.

  2. En el formulario de Lista de empleados, haga clic en Agregar desde Outlook.

  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar, seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

  4. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Agregue un nuevo proyecto

  1. En el formulario Lista de proyectos, haga clic en Nuevo proyecto.

  2. En el formulario de Detalles del proyecto, rellene la información del proyecto y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Editar un proyecto existente

  1. En el formulario Lista de proyectos, haga doble clic en el proyecto que desea editar.

  2. En el formulario de Detalles del proyecto, agregar o editar los detalles del proyecto.

    Agregar una tarea

    • En el formulario de Detalles del proyecto, haga clic en Nueva tarea.

    • En el formulario Detalles de la tarea, rellene la información de la tarea y, a continuación, haga clic en Cerrar.

      Access muestra el nuevo proyecto en la lista de Tareas del proyecto en el formulario de Detalles del proyecto.

      Editar una tarea

    • En el formulario de Detalles del proyecto, haga clic en la pestaña Tareas de proyecto.

    • Haga doble clic en la tarea que desea editar.

    • En el formulario Detalles de la tarea, modificar los detalles de la tarea y, a continuación, haga clic en Cerrar.

      Agregar una tarea común

      Tareas comunes son las tareas que se suelen usar en diferentes proyectos, como presupuestos o formación. Después de escribir una tarea común, pueden agregarse en cualquier proyecto de la base de datos de proyecto sin tener que volver a escribir los detalles de la tarea.

    • En el formulario de Detalles del proyecto, haga clic en Tareas comunes.

    • Seleccione la casilla de verificación situada junto a cada tarea común que desea agregar al proyecto. Agregar nuevas tareas comunes al final de la lista.

    • Haga clic en Cerrar para volver al formulario de Detalles del proyecto.

Recopilar datos a través del correo electrónico

Puede recopilar datos sobre proyectos o empleados de usuarios de correo electrónico mediante el envío de un formulario de entrada de datos en un mensaje de correo electrónico. Cuando los usuarios devuelvan el formulario completado, los datos se pueden procesar y almacenados en la lista de tareas.

  1. En el formulario Lista de proyecto o Empleado, haga clic en Recopilar datos.

  2. Siga las instrucciones del Asistente para recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico para recopilar datos de los destinatarios de correo electrónico especificada.

Filtrar la lista de proyectos

En el formulario Lista de proyectos, puede filtrar la lista de proyectos y guardar los filtros favoritos para usos futuros.

  1. Aplicar filtros haciendo clic en el formulario y seleccionar los filtros que desee.

  2. Haga clic en Guardar filtro.

  3. En el formulario Detalles del filtro, escriba un nombre de filtro y una descripción y, a continuación, haga clic en Cerrar.

  4. Use el cuadro de Favoritos de filtro para aplicar un filtro guardado, o haga clic en (Borrar filtro) para quitar el filtro.

Mostrar detalles del proyecto o empleado

El formulario de Detalles del proyecto y los formularios de Detalles del empleado le permiten ver e introducir más información acerca de un proyecto o empleado. Para mostrar el formulario de Detalles del proyecto o el formulario de Detalles del empleado:

  • En el formulario de Lista de proyectos o el formulario de Lista de empleados, haga doble clic en el elemento que desea ver.

Agregar datos adjuntos

En el formulario de Detalles del proyecto, el formulario de Detalles de la tarea y el formulario de Detalles del empleado, puede agregar imágenes y otros datos adjuntos.

  • En ningún formulario de Detalles, haga doble clic en el campo de datos adjuntos (en el formulario Detalles del empleado, haga doble clic en el icono de imagen).

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  • En el cuadro de diálogo Elegir archivo, vaya a la carpeta que contiene el archivo.

  • Seleccione el archivo que desea agregar y, a continuación, haga clic en Abrir.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos para cada elemento, incluidos los distintos tipos de archivos, como documentos o las hojas de cálculo.

Mostrar informes

La base de datos de proyectos incluye varios informes, incluidos los Proyectos abiertos, Detalles de la tarea, Libreta de direcciones de empleado y más. Para mostrar un informe:

  • En el formulario Lista de proyectos, seleccione el informe que desea que aparezca en la lista de informes.

Para imprimir un informe:

  • Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, después, en Imprimir.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo crear un informe sencillo.

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×