Usar la plantilla de base de datos de Access de administración de tareas

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Usar la plantilla de base de datos de administración de tareas de Access 2007 para realizar un seguimiento de un grupo de elementos de trabajo que usted o su grupo deben completar. También puede buscar y filtrar los detalles de la tarea, mostrar u ocultar columnas, enviar mensajes de correo electrónico y asignar direcciones de los propietarios de la tarea.

La plantilla de base de datos Tareas de Access 2007

Uso de la base de datos

En este artículo se tratan los pasos básicos del uso de la plantilla de base de datos de administración de tareas.

Preparar la base de datos para su uso

  • Primera vez que abra la base de datos, Access muestra la página de introducción. Para impedir que esta página que muestra la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla de verificación Mostrar Introducción al abre esta base de datos.

    Cierre la página de introducción para empezar a utilizar la base de datos.

  • Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, utilice el procedimiento siguiente:

    1. En la Barra de mensajes, haga clic en Opciones.

    2. En el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Para obtener más información acerca de cómo habilitar el contenido de la base de datos, vea el artículo decidir si debe confiar en una base de datos.

Recopilar datos a través del correo electrónico

Puede recopilar información de la tarea de usuarios de correo electrónico mediante el envío de un formulario de entrada de datos en un mensaje de correo electrónico. Cuando los usuarios devuelvan el formulario completado, los datos se pueden procesar y almacenados en la lista de tareas.

  1. En el formulario de Lista de tareas, haga clic en Recopilar datos.

  2. Siga las instrucciones del Asistente para recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico para recopilar datos de los destinatarios de correo electrónico especificada.

Buscar una tarea o un contacto

El cuadro de Búsqueda rápida le permite buscar rápidamente una tarea en el formulario de Lista de tareas o un contacto en el formulario Lista de contactos.

  • Escriba el texto que desea buscar en el cuadro de Búsqueda rápida y, a continuación, presione ENTRAR o haga clic en Ir.

    Access filtra la lista para mostrar solo los registros que contienen el texto que ha buscado. Para volver a la lista completa, haga clic en Mostrar todos los registros.

Filtrar la lista de tareas

En el formulario de Lista de tareas, puede filtrar la lista de tareas y guardar los filtros favoritos para usos futuros.

  1. Aplicar filtros haciendo clic en el formulario y seleccionar los filtros que desee.

  2. Haga clic en Guardar filtro.

  3. En el formulario Detalles del filtro, escriba un nombre de filtro y una descripción y, a continuación, haga clic en Cerrar.

  4. Use el cuadro de Favoritos de filtro para aplicar un filtro guardado, o haga clic en (Borrar filtro) para quitar el filtro.

Mostrar u ocultar columnas

En el formulario de Lista de tareas y el formulario Lista de contactos, algunos campos (columnas) están ocultas de forma predeterminada. Para cambiar los campos que se muestran:

  1. Haga clic en Mostrar u ocultar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, seleccione la casilla de verificación junto a cada columna que desea mostrar. Desactive la casilla de verificación para ocultar la columna.

Tarea de visualización o detalles de contacto

El formulario de Detalles de la tarea y el formulario Detalles de contactos le permiten ver e introducir más información sobre un elemento. Para mostrar el formulario de Detalles de la tarea o el formulario Detalles de contacto:

  • En el formulario de Detalles de la tarea o el formulario Detalles de contactos, haga clic en Abrir junto al elemento que desea ver.

Agregar datos adjuntos

En el formulario de Detalles de la tarea y el formulario Detalles de contactos, puede agregar imágenes y otros datos adjuntos.

  • En el formulario de detalles, haga clic en + / – imágenes.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  • En el cuadro de diálogo Elegir archivo, vaya a la carpeta que contiene el archivo.

  • Seleccione el archivo que desea agregar y, a continuación, haga clic en Abrir.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos para cada elemento, incluidos los distintos tipos de archivos, como documentos o las hojas de cálculo.

Agregar contactos de Microsoft Office Outlook 2007

Si usa Office Outlook 2007, puede agregar contactos o tareas propietarios desde ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario Lista de contactos, haga clic en Agregar desde Outlook.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar, seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

  3. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Mostrar un mapa de la dirección de un contacto

En el formulario Detalles de contactos, si ha especificado una dirección para el contacto, puede mostrar un mapa de esa ubicación:

  • Haga clic en mapa.

Mostrar informes

La base de datos de tareas incluye varios informes, incluidas las Tareas activas, Detalles de la tarea, Libreta de direcciones de contacto y más. Para mostrar un informe:

  • En el panel de navegación, en informes, haga doble clic en el informe que desea mostrar.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo crear un informe sencillo.

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