Usar la plantilla de base de datos de Access de administración de contacto

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Usar la plantilla de base de datos de administración de contacto de Access 2007 para realizar un seguimiento de los nombres, direcciones, números de teléfono y otra información. Esta nueva versión de una plantilla de Access popular también le permite clasificar cada contacto, enviar mensajes de correo electrónico y crear mapas de direcciones.

La base de datos de Administración de contactos

Uso de la base de datos

En este artículo se tratan los pasos básicos del uso de la plantilla de base de datos de administración de contacto.

Preparar la base de datos para su uso

  • Primera vez que abra la base de datos, Access muestra la página de introducción. Para impedir que esta página que muestra la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla de verificación Mostrar Introducción al abre esta base de datos.

    Cierre la página de introducción para empezar a utilizar la base de datos.

  • Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, utilice el procedimiento siguiente:

    1. En la Barra de mensajes, haga clic en Opciones.

    2. En el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Para obtener más información acerca de cómo habilitar el contenido de la base de datos, vea el artículo decidir si debe confiar en una base de datos.

Agregar contactos de Microsoft Office Outlook 2007

Si usa Office Outlook 2007, puede agregar contactos desde ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario Lista de contactos, haga clic en Agregar desde Outlook.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar, seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

  3. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Buscar un contacto

El cuadro de Búsqueda rápida le permite buscar un contacto en el formulario Lista de contactos.

  • En el formulario Lista de contactos, en el cuadro de Búsqueda rápida, escriba el texto que desea buscar y, a continuación, presione ENTRAR o haga clic en Ir.

    Access filtra la lista para mostrar solo los registros que contienen el texto que ha buscado. Para volver a la lista completa, haga clic en Mostrar todos los registros.

Mostrar u ocultar columnas

En el formulario Lista de contactos, de forma predeterminada se ocultan algunos campos (columnas). Para cambiar los campos que se muestran:

  1. Haga clic en Mostrar u ocultar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active la casilla de verificación junto a cada columna que desea mostrar. Desactive la casilla de verificación para ocultar la columna.

Mostrar informes

La base de datos de administración de contactos incluye dos informes: directorio y la Libreta de teléfonos. Para mostrar un informe:

  • En el panel de navegación, en informes, haga doble clic en el informe que desea mostrar.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo crear un informe sencillo.

Mostrar detalles de contacto

El formulario Detalles de contactos le permite ver y especificar más información acerca de cada contacto. Para mostrar el formulario Detalles de contacto:

  • En el formulario Lista de contactos, haga clic en Abrir junto al contacto que desea ver.

Agregar una imagen

En el formulario Detalles de contactos, puede agregar una imagen del contacto.

  1. En el marco de imagen, haga clic en + / – imágenes.

  2. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  3. En el cuadro de diálogo Elegir archivo, vaya a la carpeta que contiene el archivo.

  4. Seleccione el archivo que desea agregar y, a continuación, haga clic en Abrir.

  5. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos a cada contacto, incluidos los tipos de archivo diferente, como documentos o las hojas de cálculo.

Mostrar un mapa de la dirección de un contacto

En el formulario Detalles de contactos, si ha especificado una dirección para el contacto, puede mostrar un mapa de esa ubicación:

  • Haga clic en mapa.

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