Usar la plantilla de base de datos de acceso de los estudiantes

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Usar la plantilla de base de datos de estudiantes de Access 2007 para realizar un seguimiento de información acerca de los alumnos, incluidos los contactos para emergencias, información médica e información sobre sus tutores. También puede buscar y los estudiantes de filtro, realizar un seguimiento de asistencia de alumnos, mostrar u ocultar columnas y asignar direcciones de los estudiantes.

La plantilla de la base de datos Estudiantes

Uso de la base de datos

En este artículo se tratan los pasos básicos del uso de la plantilla de base de datos de estudiantes.

Preparar la base de datos para su uso

  • Primera vez que abra la base de datos, Access muestra la página de introducción. Para impedir que esta página que muestra la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla de verificación Mostrar Introducción al abre esta base de datos.

    Cierre la página de introducción para empezar a utilizar la base de datos.

  • Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, utilice el procedimiento siguiente:

    1. En la Barra de mensajes, haga clic en Opciones.

    2. En el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Para obtener más información acerca de cómo habilitar el contenido de la base de datos, vea el artículo decidir si debe confiar en una base de datos.

Recopilar datos a través del correo electrónico

Puede recopilar información de estudiante de usuarios de correo electrónico mediante el envío de un formulario de entrada de datos en un mensaje de correo electrónico. Cuando los usuarios devuelvan el formulario completado, los datos se pueden procesar y almacenados en la lista de estudiantes.

  1. En el formulario Lista de activos, haga clic en Recopilar datos.

  2. Siga las instrucciones del Asistente para recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico para recopilar datos de los destinatarios de correo electrónico especificada.

Búsqueda de un alumno

El cuadro de Búsqueda rápida le permite buscar rápidamente un alumno en el formulario de Lista de estudiantes.

  • Escriba el texto que desea buscar en el cuadro de Búsqueda rápida y, a continuación, presione ENTRAR o haga clic en Ir.

    Access filtra la lista para mostrar solo los registros que contienen el texto que ha buscado. Para volver a la lista completa, haga clic en Mostrar todos los registros.

Filtrar la lista de estudiantes

En el formulario Lista de estudiantes, puede filtrar la lista de estudiantes y guardar los filtros favoritos para usos futuros.

  1. Aplicar filtros haciendo clic en el formulario y seleccionar los filtros que desee.

  2. Haga clic en Guardar filtro.

  3. En el formulario Detalles del filtro, escriba un nombre de filtro y una descripción y, a continuación, haga clic en Cerrar.

  4. Use el cuadro de Favoritos de filtro para aplicar un filtro guardado, o haga clic en (Borrar filtro) para quitar el filtro.

Mostrar u ocultar columnas

En el formulario Lista de estudiantes, algunos campos (columnas) están ocultas de forma predeterminada. Para cambiar los campos que se muestran:

  1. Haga clic en Mostrar u ocultar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active la casilla de verificación junto a cada columna que desea mostrar. Desactive la casilla de verificación para ocultar la columna.

Mostrar detalles de alumnos

El formulario Detalles de alumnos le permite ver e introducir más información acerca de un alumno, como imágenes, tutores, información de emergencia y asistencia. Para mostrar el formulario Detalles de alumnos:

  • En el formulario Lista de estudiantes, haga clic en Abrir junto al elemento que desea ver.

Agregar una imagen

En el formulario Detalles de alumnos, puede agregar imágenes y otros datos adjuntos.

  • En el marco de imagen, haga clic en + / – imágenes.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  • En el cuadro de diálogo Elegir archivo, vaya a la carpeta que contiene el archivo.

  • Seleccione el archivo que desea agregar y, a continuación, haga clic en Abrir.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos para cada elemento, incluidos los distintos tipos de archivos, como documentos o las hojas de cálculo.

Agregar alumnos de Microsoft Office Outlook 2007

Si usa Office Outlook 2007, puede agregar alumnos desde ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario Lista de estudiantes, haga clic en Agregar desde Outlook.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar, seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

  3. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Mostrar un mapa de direcciones de un alumno

En el formulario Detalles de alumnos, si ha especificado una dirección para los estudiantes, puede mostrar un mapa de esa ubicación:

  • Haga clic en mapa.

Mostrar informes

La base de datos de estudiantes incluye varios informes, incluidos Todos los estudiantes, alergias y medicación, Información de contacto de emergencia, Información de Guardian y más. Para mostrar un informe:

  • En el panel de navegación, en informes, haga doble clic en el informe que desea mostrar.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo crear un informe sencillo.

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