Usar la plantilla de base de datos Access Projects

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Use la base de datos de administración de proyectos de Access para administrar proyectos y sus tareas y empleados asociados. También puede buscar y filtrar detalles del proyecto, especificar tareas comunes y enviar o recibir datos a través de mensajes de correo electrónico.

Nota: La plantilla de la base de datos de administración de proyectos se ha actualizado en los últimos años. Estas instrucciones hacen referencia a la última versión de la plantilla disponible para su descarga. Si los pasos siguientes no coinciden con lo que está viendo, probablemente esté utilizando una versión anterior de la plantilla.

Uso de la base de datos

En este artículo, se describen los pasos básicos para usar la plantilla de base de datos de escritorio de proyectos.

Preparar la base de datos para su uso

Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, use el siguiente procedimiento:

  • Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, en la barra de mensajes, haga clic en habilitar este contenido.

    Para obtener más información sobre cómo habilitar el contenido de base de datos, vea el artículo decidir si se debe confiar en una base de datos.

Agregar empleados

Para empezar a usar la plantilla de base de datos Projects, el primer paso es agregar empleados, de modo que alguien pueda asignar proyectos y tareas a. Use este procedimiento para agregar manualmente empleados o vea la siguiente sección para agregar empleados desde los contactos de Outlook.

  1. En el formulario lista de proyectos , haga clic en lista de empleados.

  2. En el formulario lista de empleados , rellene los detalles de cada empleado.

  3. Para especificar información más detallada sobre un empleado, haga doble clic en el nombre del empleado en el formulario lista de empleados y escriba la información en el formulario detalles del empleado .

  4. Haga clic en cerrar para volver al formulario lista de proyectos .

Agregar contactos de Microsoft Outlook

Si usa Microsoft Outlook, puede Agregar empleados desde ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario lista de proyectos , haga clic en lista de empleados.

  2. En el formulario lista de empleados , haga clic en Agregar desde Outlook.

  3. En el cuadro de diálogo seleccionar nombres para agregar , seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

  4. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Agregar un nuevo proyecto

  1. En el formulario lista de proyectos , haga clic en nuevo proyecto.

  2. En el formulario detalles del proyecto , rellene los detalles del proyecto y, a continuación, haga clic en cerrar.

Editar un proyecto existente

  1. En el formulario lista de proyectos , haga doble clic en el proyecto que desea editar.

  2. En el formulario detalles del proyecto , agregue o edite los detalles del proyecto.

    Agregar una tarea

    • En el formulario detalles del proyecto , haga clic en Agregar tarea.

    • En el formulario detalles de tarea , rellene los detalles de la tarea y, a continuación, haga clic en cerrar.

      Access muestra el nuevo proyecto en la lista tareas del proyecto en el formulario detalles del proyecto .

      Editar una tarea

    • En el formulario detalles del proyecto , haga clic en la pestaña tareas del proyecto .

    • Haga doble clic en la tarea que desea editar.

    • En el formulario detalles de tarea , edite los detalles de la tarea y, a continuación, haga clic en cerrar.

      Agregar una tarea común

      Las tareas comunes son tareas que se usan con frecuencia en muchos proyectos diferentes, como el presupuesto o el aprendizaje. Después de escribir una tarea común, se puede Agregar a cualquier proyecto de la base de datos de Project sin tener que volver a especificar los detalles de la tarea.

    • En el formulario detalles del proyecto , haga clic en tareas comunes.

    • Active la casilla situada junto a cada una de las tareas comunes que desee agregar al proyecto. Agregar nuevas tareas comunes al final de la lista.

    • Haga clic en cerrar para volver al formulario detalles del proyecto .

Filtrar la lista de proyectos

En el formulario lista de proyectos , puede filtrar la lista de proyectos y guardar sus filtros favoritos para usarlos en el futuro.

  1. Aplique filtros haciendo clic con el botón secundario en el formulario y seleccionando los filtros que desee.

  2. Haga clic en Guardar filtro.

  3. En el formulario detalles de filtro , escriba un nombre de filtro y una descripción y, a continuación, haga clic en cerrar.

  4. Use el cuadro filtrar favoritos para aplicar un filtro guardado o haga clic en (borrar filtro) para quitar el filtro.

Mostrar detalles del proyecto o del empleado

El formulario detalles del proyecto y los formularios de detalles de empleados le permiten ver y especificar más información sobre un proyecto o empleado. Para mostrar el formulario detalles del proyecto o el formulario detalles del empleado :

  • En el formulario lista de proyectos o el formulario lista de empleados , haga doble clic en el elemento que desea ver.

Agregar datos adjuntos

En el formulario detalles del proyecto , el formulario detalles de la tarea y el formulario detalles del empleado , puede Agregar imágenes y otros datos adjuntos.

  • En cualquier formulario de detalles , haga doble clic en el campo de datos adjuntos (en el formulario detalles de empleado , haga doble clic en el icono de imagen).

  • En el cuadro de diálogo datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  • En el cuadro de diálogo elegir archivo , vaya a la carpeta que contiene el archivo.

  • Seleccione el archivo que desee agregar y, a continuación, haga clic en abrir.

  • En el cuadro de diálogo datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos para cada elemento, incluidos tipos de archivo diferentes, como documentos u hojas de cálculo.

Mostrar informes

La base de datos de proyectos incluye varios informes, como proyectos abiertos, detalles de la tarea, Libreta de direcciones de empleadosy mucho más. Para mostrar un informe:

  • En el formulario lista de proyectos , seleccione el informe que desea mostrar en la lista informes .

Para imprimir un informe:

  • Haga clic en Archivo y en Imprimir.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo crear un informe simple.

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