Usar la plantilla de base de datos Access de contactos

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Use la plantilla de base de datos de contactos de Access para realizar un seguimiento de los nombres, las direcciones, los números de teléfono y otra información. Esta nueva versión de una plantilla de Access popular también le permite categorizar cada contacto, enviar mensajes de correo electrónico y crear mapas de direcciones.

¿Desea ver un vídeo sobre cómo usar esta plantilla? Vea este artículo, use la plantilla de base de datos de contactos.

Nota: La plantilla de base de datos de contactos se ha actualizado en los últimos años. Estas instrucciones hacen referencia a la última versión de la plantilla disponible para su descarga. Si los pasos siguientes no coinciden con lo que está viendo, probablemente esté utilizando una versión anterior de la plantilla.

Introducción

En este artículo, se describen los pasos básicos para usar la plantilla de base de datos de contactos.

Preparar la base de datos para su uso

  • Al abrir la base de datos por primera vez, Access muestra el formulario de bienvenida. Para evitar que este formulario se muestre la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla Mostrar la pantalla de bienvenida cuando se abra esta base de datos .

    Cierre el formulario de bienvenida para empezar a usar la base de datos.

  • Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, en la barra de mensajes, haga clic en habilitar este contenido.

    Para obtener más información sobre cómo habilitar el contenido de base de datos, vea el artículo decidir si se debe confiar en una base de datos.

Agregar contactos de Microsoft Outlook

Si usa Microsoft Outlook, puede agregar contactos de ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario lista de contactos , haga clic en Agregar desde Outlook.

  2. En el cuadro de diálogo seleccionar nombres para agregar , seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

  3. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Buscar un contacto

El cuadro de búsqueda rápida le permite encontrar rápidamente un contacto en el formulario lista de contactos .

  • En el formulario lista de contactos , en el cuadro búsqueda rápida , escriba el texto que desea buscar y, a continuación, presione Entrar.

    Access filtra la lista para mostrar solo los registros que contienen el texto que ha buscado. Para volver a la lista completa, haga clic en borrar la búsqueda actual. (Se trata de la X dentro del cuadro de búsqueda).

Mostrar u ocultar columnas

En el formulario lista de contactos , algunos campos (columnas) están ocultos de manera predeterminada. Para cambiar los campos que se muestran:

  1. Haga clic en Mostrar u ocultar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas , active la casilla de verificación situada junto a cada columna que desee mostrar. DesActive la casilla para ocultar la columna.

Mostrar detalles de contacto

El formulario detalles de contacto le permite ver y escribir más información sobre cada contacto. Para mostrar el formulario detalles de contacto:

  • En el formulario lista de contactos , haga clic en abrir junto al contacto que desea ver.

Agregar una imagen

En el formulario detalles de contacto , puede Agregar una imagen para el contacto.

  1. En el marco de imagen, haga clic en Editar imagen.

  2. En el cuadro de diálogo datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  3. En el cuadro de diálogo elegir archivo , vaya a la carpeta que contiene el archivo.

  4. Seleccione el archivo que desee agregar y, a continuación, haga clic en abrir.

  5. En el cuadro de diálogo datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos a cada contacto, incluidos tipos de archivo diferentes, como documentos u hojas de cálculo.

Mostrar un mapa de la dirección de un contacto

En el formulario detalles de contacto , si ha escrito una dirección postal para el contacto, puede mostrar un mapa de esa ubicación:

  • Haga clic en haga clic para asignar.

Mostrar informes

La base de datos de contactos incluye dos informes: directorio y Libreta de teléfonos. Para mostrar un informe:

  • En el panel de navegación, en informes, haga doble clic en el informe que desea mostrar.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo crear un informe simple.

Modificar la base de datos de contactos

Puede personalizar la base de datos de contactos si agrega un nuevo campo a la tabla contactos y, a continuación, agrega ese campo al formulario lista de contactos y al formulario detalles de contacto .

Agregar un campo a la tabla contactos

  1. Cierre todas las pestañas abiertas.

  2. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla contactos .

  3. Desplácese hacia la derecha hasta que vea la columna denominada Agregar nuevo campo. Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nombre del campo.

La primera vez que introduzca datos en la columna, Access establecerá automáticamente el tipo de datos.

Agregar un campo a un formulario

Una vez que se ha agregado un campo a una tabla, puede agregarlo a un formulario.

  1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y luego haga clic en vista presentación.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.

  3. Arrastre el campo que desee de la lista de campos al formulario.

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