Usar la búsqueda y los campos multivalor en consultas

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En Access, puede crear un campo multivalor que contenga varios valores (hasta 100). También puede crear un campo de búsqueda que muestre un valor descriptivo del usuario enlazado a un valor de otro origen de datos. Al consultar una búsqueda o un campo multivalor, hay consideraciones únicas. Para obtener más información, vea crear o eliminar un campo multivalor y crear o eliminar un campo de búsqueda.

En este artículo

Ver el valor enlazado de un campo de búsqueda en una consulta

Usar el valor de presentación de un campo de búsqueda en una consulta

Usar un campo multivalor en una consulta

Agregar criterios a un campo multivalor en una consulta

Agregar varios criterios a un campo multivalor en una consulta

Agrupar y contar un campo multivalor en una consulta

Usar una consulta de datos anexados con un campo multivalor

Usar una consulta de actualización con un campo multivalor

Usar una consulta de eliminación con un campo multivalor

Ver el valor enlazado de un campo de búsqueda en una consulta

El valor de presentación de un campo de búsqueda se muestra automáticamente en la vista Hoja de información de la consulta de forma predeterminada. Al crear una consulta, puede invalidar este comportamiento para que se muestre el valor enlazado en su lugar. En este ejemplo, supongamos que desea ver el valor enlazado de un campo de búsqueda en una tabla Headquarters que "busca" un nuevo nombre de estado de Inglaterra.

Las tablas de campos de búsqueda
  1. Abra la consulta en la vista Diseño.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , haga clic en la tabla que contiene el campo de búsqueda, haga clic en el otro origen de datos utilizado en el campo de búsqueda, haga clic en Agregary, a continuación, haga clic en cerrar. En este ejemplo, agregue las tablas Headquarters y NewEngland .

    Las dos tablas deberían estar combinadas.

    El esquema del campo de búsqueda

    Para obtener más información, consulte combinar tablas y consultas.

  3. Arrastre el campo a junto con el campo de búsqueda a la cuadrícula de diseño de la consulta. En este ejemplo, agregue el campo ciudad y NEState .

  4. Haga clic en el campo de búsqueda y, a continuación, en la pestaña diseño , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en hoja de propiedades. En este ejemplo, use el campo NEState .

  5. En la hoja de propiedades, seleccione la pestaña búsqueda y, a continuación, en la propiedad control de pantalla , seleccione cuadro de texto.

    Propiedad Control de pantalla en un diseño de consulta

Resultado   Ahora, cuando vea la consulta en la vista Hoja de información, verá el valor enlazado correspondiente del valor de presentación.

Resultado de la consulta que muestra el valor enlazado

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Usar el valor de presentación de un campo de búsqueda en una consulta

Cuando se crea un campo de búsqueda, se crea una combinación entre el valor enlazado y el valor de presentación. Aunque no puede usar directamente el valor de presentación en una consulta, puede usar el valor correspondiente del otro origen de datos. En este ejemplo, supongamos que desea usar el valor para mostrar del campo de búsqueda, NEState, en la tabla Headquarters de una consulta como criterios.

  1. Abra la consulta en la vista Diseño.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , haga clic en la tabla que contiene el campo de búsqueda, haga clic en el otro origen de datos utilizado en el campo de búsqueda, haga clic en Agregary, a continuación, haga clic en cerrar. En este ejemplo, agregue las tablas Headquarters y NewEngland .

    Las dos tablas deberían estar combinadas. Para obtener más información, consulte combinar tablas y consultas.

  3. Arrastre los campos que desee usar a la cuadrícula de la consulta. En este ejemplo, arrastre City de la tabla Headquarters a la primera columna, NEState de la tabla Headquarters a la segunda columna y StateName de la tabla NewEngland a la tercera columna.

  4. DesActive la casilla Mostrar de la StateName en la cuadrícula de la consulta.

  5. En la cuadrícula de la consulta, en StateName, en la fila criterios, escriba Vermont.

    Cuadrícula de la consulta que muestra el valor enlazado de un campo de búsqueda

    Los criterios de la consulta se basan en la columna StateName , que, por supuesto, es el mismo valor que el valor para mostrar, NEState, pero que no se muestra en la vista Hoja de información.

  6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Resultado    Solo se muestra la fila que contiene Vermont .

Resultados de la consulta

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Usar un campo multivalor en una consulta

Cuando se muestra un campo multivalor en una consulta, puede mostrar el campo multivalor completo que contiene todos los valores separados por comas en una fila o datos alisados con una fila diferente para cada valor. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla problemas que contiene un campo de título para cada problema y un campo multivalor AsignadoA para asignar problemas a personas.

Mostrar todos los valores de un campo multivalor en una fila

  1. Abra la consulta en la vista Diseño.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , haga clic en la tabla que contiene el campo multivalor, haga clic en Agregary, a continuación, haga clic en cerrar. En este ejemplo, agregue la tabla problemas .

  3. Arrastre los campos a la cuadrícula de diseño de la consulta. En este ejemplo, arrastre el campo título y el campo multivalor AsignadoA .

  4. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Resultado    Como cabría esperar, una columna muestra el campo de título y la segunda columna muestra el campo multivalor AsignadoA :

Consulta de campos multivalor con resultados no simplificados

Mostrar cada valor de un campo multivalor en una fila (la vista alisada)

  1. Abra la consulta en la vista Diseño.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , haga clic en la tabla que contiene el campo multivalor, haga clic en Agregary, a continuación, haga clic en cerrar. En este ejemplo, agregue la tabla problemas .

  3. Arrastre los campos a la cuadrícula de la consulta. En este ejemplo, arrastre los campos título y AsignadoA. valor multivalor.

    El formato <Fieldname>. Value anexa la propiedad Value como cadena . Valor para el campo AsignadoA.

  4. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Resultado    Los datos se acoplan de modo que el campo de título se repite y cada valor del campo de multivalor AsignadoA se muestre en una fila correspondiente:

Consulta de campos multivalor con resultados acoplados

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Agregar criterios a un campo multivalor en una consulta

La colocación de los mismos criterios en la cuadrícula de la consulta en diferentes columnas de la cuadrícula tiene un gran impacto en los resultados de la consulta.

Agregar criterios que muestren todos los valores de un campo multivalor de una fila

En primer lugar, Access crea un conjunto de resultados y, a continuación, agrega los criterios.

  1. Abra la consulta en la vista Diseño.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , haga clic en la tabla que contiene el campo multivalor, haga clic en Agregary, a continuación, haga clic en cerrar. En este ejemplo, agregue la tabla problemas .

  3. Arrastre los campos a la cuadrícula de la consulta. En este ejemplo, arrastre los campos título , AsignadoA multivalor y AsignadoA . valor de campo multivalor.

  4. DesActive la casilla Mostrar del valor AsignadoA. en la cuadrícula de la consulta.

  5. En la cuadrícula de la consulta, en AsignadoA. Value, en la fila criterios , escriba "no" David Hamilton ".

    Cuadrícula de diseño de la consulta con un campo de búsqueda recta

    Es útil ver la vista SQL:

    Seleccione título, AsignadoA de problemas donde no AsignadoA. Value = "David Hamilton";

  6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Resultado    Los tres problemas que no se asignan a David Hamilton se muestran en un valor predeterminado.

Resultados de un campo multivalor con <Fieldname>

Agregar criterios que muestren cada valor de un campo multivalor en una fila (la vista alisada)

En primer lugar, Access crea un conjunto de resultados acoplado y, a continuación, agrega los criterios.

  1. Abra la consulta en la vista Diseño.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , haga clic en la tabla que contiene el campo multivalor, haga clic en Agregary, a continuación, haga clic en cerrar. En este ejemplo, agregue la tabla problemas .

  3. Arrastre los campos a la cuadrícula de la consulta. En este ejemplo, arrastre los campos título y AsignadoA. valor multivalor.

  4. En la cuadrícula de la consulta, en AsignadoA. Value, en la fila criterios , escriba not "David Hamilton".

    Cuadrícula de diseño de la consulta con. Formato de valor para el campo de búsqueda

    Es útil ver la vista SQL:

    Seleccione problemas. título, AsignadoA. Value de problemas por los que no se firmó. Value = "David Hamilton"

  5. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Resultado    Cada problema no asignado a David Hamilton se muestra en un valor alisado.

Resultados de un campo multivalor con <Fieldname>. Eje

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Agregar varios criterios a un campo multivalor en una consulta

En ocasiones, es necesario buscar una coincidencia en más de un valor dentro de un campo multivalor. Por ejemplo, supongamos que desea ver los problemas en los que tanto "Kelly Rollin" como "Lisa Miller" se encuentran entre los valores del campo AsignadoA

  1. Abra la consulta en la vista Diseño.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , haga clic en la tabla que contiene el campo multivalor, haga clic en Agregary, a continuación, haga clic en cerrar. En este ejemplo, agregue la tabla problemas .

  3. Arrastre los campos a la cuadrícula de la consulta. En este ejemplo, arrastre el campo título y el campo multivalor AsignadoA .

  4. En la cuadrícula de la consulta , en AsignadoA, en la fila criterios , escriba "Kelly Rollin" y "Lisa Miller".

  5. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Resultado    Se muestran los dos problemas asignados a "Kelly Rollin" y "Lisa Miller".

Resultado de la consulta que muestra el uso de AND en un campo multivalor

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Agrupar y contar un campo multivalor en una consulta

Para realizar cálculos, agrupar y ordenar los valores almacenados en un campo multivalor, use el <Fieldname>. Campo de valor. Para obtener más información sobre las consultas de grupo, vea contar datos mediante una consulta.

Para contar el número de asuntos asignados a cada persona

  1. Abra la consulta en la vista Diseño.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , haga clic en la tabla que contiene el campo multivalor, haga clic en Agregary, a continuación, haga clic en cerrar. En este ejemplo, agregue la tabla problemas .

  3. Arrastre los campos que desee usar a la cuadrícula de la consulta. En este ejemplo, arrastre AsignadoA. Value a la primera columna y el título a la segunda columna.

  4. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

    Aparece la fila total en la cuadrícula de la consulta. Agrupar por aparece de forma predeterminada en la celda total debajo de cada campo de la consulta.

  5. En la cuadrícula de la consulta, en título, en la fila total , haga clic en recuento.

  6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Resultado    El recuento de problemas asignados por persona se muestra en una vista plana.

Consulta que cuenta los asuntos asignados a cada persona

Para contar el número de personas asignadas a cada problema

  1. Abra la consulta en la vista Diseño.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , haga clic en la tabla que contiene el campo multivalor, haga clic en Agregary, a continuación, haga clic en cerrar. En este ejemplo, agregue la tabla problemas .

  3. Arrastre los campos que desee usar a la cuadrícula de la consulta. En este ejemplo, arrastre título a la primera columna y arrastre AsignadoA a la segunda columna.

  4. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

    Aparece la fila total en la cuadrícula de la consulta. Agrupar por aparece de forma predeterminada en la celda total bajo el campo título de la consulta. Expresión aparece de forma predeterminada en la celda total bajo el campo AsignadoA porque no puede realizar una operación agrupar por directamente en un campo multivalor, solo un <Fieldname>. Campo de valor.

  5. En la cuadrícula de la consulta , en AsignadoA, en la fila total , haga clic en recuento.

  6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Resultado    El recuento de personas asignadas por problema se muestra en una vista plana.

Resultado de la consulta que muestra la cuenta del número de personas por asunto

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Usar una consulta de datos anexados con un campo multivalor

Puede insertar un valor único en un campo multivalor mediante una consulta de datos anexados. Por ejemplo, supongamos que desea agregar a "Tom Michaels" al campo multivalor AsignadoA de la tabla problemas.

Nota   Este es el único tipo de consulta de datos anexados que funciona con un campo multivalor.

  1. Abra la consulta en la vista Diseño.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , agregue la tabla problemas y, a continuación, haga clic en cerrar.

  3. En la pestaña diseño , haga clic en anexar.

  4. En el cuadro de diálogo Anexar, seleccione problemasy, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. En la fila anexar a de la cuadrícula de diseño, seleccione AsignadoA. Value.

  6. En la fila campo de la cuadrícula de diseño, escriba "Tom Michaels".

  7. Para limitar la operación de anexión a problemas específicos, agregue un campo a la cuadrícula de diseño, como título, quite el título de la fila anexar a y, a continuación, escriba criterios como "problema 3".

  8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Es posible que Access le pida que confirme si desea anexar la fila seleccionada. Haga clic en para insertar la fila o en no para cancelar.

Resultado    Ahora, "Tom Michaels" se agrega al campo AsignadoA para el problema 3.

Importante    No puede usar una consulta de datos anexados que hace referencia a una tabla que contiene un campo multivalor. Por ejemplo, la siguiente consulta no es válida:

INSERT INTO [NewIssues] ( ID, Title, AssignedTo ) SELECT Issues.ID, Issues.Title, Issues.AssignedTo FROM Issues;

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Usar una consulta de actualización con un campo multivalor

Puede usar una consulta de actualización para cambiar un único valor de un campo multivalor a otro valor. En este ejemplo, desea actualizar el campo multivalor AsignadoA para reemplazar "Kelly Rollin" por "Lisa Miller".

  1. Abra la consulta en la vista Diseño.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , agregue la tabla problemas y, a continuación, haga clic en cerrar.

  3. En la pestaña diseño , haga clic en Actualizar.

  4. Arrastre ensignedto. Value a la cuadrícula de la consulta.

  5. En la fila actualizar a , escriba "Lisa Miller".

  6. En la fila criterios , escriba "Kelly Rollin".

  7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Es posible que Access le pida que confirme si desea anexar la fila seleccionada. Haga clic en para insertar la fila o en no para cancelar.

Resultado    Lisa Miller reemplaza a Kelly Rollin en el campo AsignadoA para todos los problemas correspondientes.

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Usar una consulta de eliminación con un campo multivalor

Al trabajar con una tabla que contiene un campo multivalor, puede usar una consulta de eliminación para eliminar los registros que contengan un valor específico en un campo multivalor o para eliminar un valor específico de un campo multivalor en todos los registros de la tabla. En el siguiente ejemplo, supongamos que desea eliminar "David Hamilton" de la tabla problemas.

Importante    Cuando usa una consulta de eliminación para eliminar un campo multivalor que contiene datos, pierde esos datos de forma permanente; no se puede deshacer la eliminación. Por este motivo, debería realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos de tabla u otros componentes de la base de datos.

Para eliminar un valor específico de un campo multivalor en todos los registros

  1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , agregue la tabla problemas y, a continuación, haga clic en cerrar.

  3. Abra la consulta en la vista Diseño.

  4. En la pestaña diseño , haga clic en eliminar.

  5. En la fila criterios , escriba "David Hamilton".

  6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Es posible que Access le pida que confirme si desea eliminar los registros. Haga clic en para eliminar los registros o en no para cancelar.

Resultado    David Hamilton se elimina de para todos los problemas correspondientes.

Eliminar registros que contengan un valor determinado en un campo multivalor

  1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , agregue la tabla problemas y, a continuación, haga clic en cerrar.

  3. Abra la consulta en la vista Diseño.

  4. En la pestaña diseño , haga clic en eliminar grupo.

  5. En la pestaña diseño , en el grupo resultados , haga clic en la flecha situada debajo de vista y, a continuación, haga clic en vista SQL.

  6. Escriba la siguiente instrucción SQL:

    DELETE FROM Issues WHERE (((Issues.AssignedTo.Value)="David Hamilton"));

    Nota    En este caso, solo puede usar una instrucción SQL, no la cuadrícula de diseño. Si cambia a la vista de cuadrícula de diseño, Access agrega un asterisco (*) después de la instrucción DELETE, que debe quitar de la vista SQL.

  7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Es posible que Access le pida que confirme si desea eliminar los registros. Haga clic en para eliminar los registros o en no para cancelar.

Resultado    Todos los problemas a los que se asigna David Hamilton se quitan.

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