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Usar el Asistente para programación y el buscador de salas para reuniones en Outlook

Si usa una cuenta de Office 365 o Microsoft Exchange con Outlook, puede usar el Asistente para programación y el buscador de salas para facilitar la programación de las reuniones.

Usar el Asistente para programación

  1. En la bandeja de entrada, seleccione nuevos elementos > reunión o, en el calendario, seleccione nueva reunión. También puede usar el método abreviado de teclado Ctrl + Mayús + Q para crear una nueva convocatoria de reunión.

  2. Agregue asistentes en el cuadro para .

  3. En el cuadro asunto , escriba una descripción de la reunión o el evento.

  4. Seleccione Asistente para programación en la cinta de opciones. Verá una fila para cada destinatario que escribió en el cuadro para. Si desea agregar más asistentes, puede escribir su nombre en cualquier fila en blanco del Asistente para programación.

  5. Las horas en las que los asistentes están ocupados se muestran en azul marino. Las horas en las que los asistentes tienen una cita provisional se muestran en un bloque hash claro de color azul, y las horas que se encuentran fuera del horario laboral de los asistentes se muestran en gris claro. Seleccione una hora disponible para todos los asistentes.

  6. Para seleccionar un momento óptimo para todos los asistentes, use el buscador de salas en la columna de la derecha. Puede ver las veces que los asistentes tienen conflictos.

Usar el buscador de salas 

  1. En una nueva reunión, seleccione el botón Asistente para programación en la cinta de opciones.

  2. Use el menú desplegable Mostrar una lista de salas para elegir una lista de salas. Estas listas las configura su administrador de Microsoft Exchange o Office 365. 

    Use el buscador de salas para ver salas de conferencias disponibles para su reunión.

  3. Seleccione una sala disponible para agregar la sala al Asistente para programación y a la reunión como destinatario. 

  4. El panel horas sugeridas localiza la mejor hora para la reunión, que se define como la hora en la que la mayoría de los asistentes están disponibles. La mejor hora para la reunión aparece en la parte superior del panel. Para seleccionar cualquiera de las horas sugeridas, haga clic en la sugerencia de tiempo en el panel horas sugeridas . También puede seleccionar manualmente una hora en la cuadrícula de disponibilidad.

    Use el selector de horas sugeridas para ver cuándo están disponibles los asistentes.

    1. Si desea que la reunión sea periódica, en el menú reunión , en el grupo Opciones , haga clic en periodicidad, seleccione el patrón de repetición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Al agregar un patrón de periodicidad a una convocatoria de reunión, el menú reunión cambia a una reunión periódica.

  5. Cuando haya terminado de configurar la reunión, haga clic en Enviar.

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