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Usar el Asistente para programación y buscador de salas de reuniones de Outlook

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Si usa una cuenta de Office 365 o de Microsoft Exchange con Outlook, puede usar el Asistente para programación y buscador de salas para ayudar a programar las reuniones.

Usar el Asistente para programación

  1. Del Bandeja de entrada, de seleccionar Nuevos elementos > reunión o en el calendario, seleccione Nueva reunión. También puede usar el método abreviado de teclado Ctrl + Mayús + Q para crear una nueva solicitud de reunión.

  2. Agregar a asistentes en el cuadro para .

  3. En el cuadro asunto , escriba una descripción de la reunión o el evento.

  4. Seleccione Asistente para programación de la cinta de opciones. Verá una fila para cada destinatario que haya escrito en el cuadro para. Si desea agregar a más asistentes, puede escribir su nombre en cualquier fila en blanco en el Asistente para programación.

  5. Veces que los asistentes están ocupados se muestran en azul oscuro. Períodos que los asistentes tengan una cita provisional se muestran en un bloque de hash azul claro y horas fuera del horario laboral de los asistentes se muestran en gris claro. Seleccione una hora disponible para todos los asistentes.

  6. Para seleccionar un tiempo óptimo para todos los asistentes, use el Buscador de salas en la columna derecha. Puede ver qué horas los asistentes tienen conflictos.

Usar el buscador de salas

  1. En una reunión nueva, seleccione el botón Asistente para programación en la cinta de opciones.

  2. Use la presentación de una lista desplegable de salas para elegir una lista de salones. Estas listas están configuradas por el Administrador de Microsoft Exchange u Office 365. 

    Use el buscador de salas para ver las salas de conferencias disponibles para su reunión.

  3. Seleccione un espacio disponible para agregar el salón para el Asistente para programación y a la reunión como un destinatario.

  4. El panel Horas sugeridas muestra la mejor hora para la reunión, que se define como la hora en la mayoría de los asistentes estén disponible. La mejor hora de reunión aparece en la parte superior del panel. Para seleccionar una sugerencia de horas, haga clic en la sugerencia de tiempo en el panel Horas sugeridas . Puede seleccionar manualmente una vez en la cuadrícula de disponibilidad.

    Use el selector de horas sugeridas para ver cuándo están disponibles los asistentes.

    1. Si desea que la reunión sea periódica, en el menú de la reunión , en el grupo Opciones , haga clic en Periodicidad, seleccione el patrón de periodicidad y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Cuando se agrega un patrón de periodicidad a una convocatoria de reunión, en el menú reunión cambia a Reunión periódica.

  5. Cuando haya terminado la configuración de la reunión, haga clic en Enviar.

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